JPH06326733A - 電子メール送信方式 - Google Patents

電子メール送信方式

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JPH06326733A
JPH06326733A JP5133923A JP13392393A JPH06326733A JP H06326733 A JPH06326733 A JP H06326733A JP 5133923 A JP5133923 A JP 5133923A JP 13392393 A JP13392393 A JP 13392393A JP H06326733 A JPH06326733 A JP H06326733A
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JP
Japan
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network
transmission
keyword
client
document
Prior art date
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Pending
Application number
JP5133923A
Other languages
English (en)
Inventor
Takahiro Kato
毅博 加藤
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Canon Inc
Original Assignee
Canon Inc
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Publication date
Application filed by Canon Inc filed Critical Canon Inc
Priority to JP5133923A priority Critical patent/JPH06326733A/ja
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Abstract

(57)【要約】 【目的】 数に関係なく文書を送信したい相手先に関す
るキーワードを添付するだけで、電子メールの送信を容
易且つ確実に指示できる電子メール送信方式を提供す
る。 【構成】 ネットワークとキーワードとをデータベース
上に登録する登録ステップS2−1と、文書とキーワー
ドとを組にして電子メールの送信を受け付ける送信受付
ステップS2−2と、送信相手先のキーワードを抽出す
るキーワード抽出ステップS2−3と、前記抽出された
キーワードに該当するクライアントを検索するクライア
ント検索ステップS2−4と、前記検索されたクライア
ントに対応するネットワークを抽出するネットワーク抽
出ステップS2−7と、前記抽出されたネットワークと
共に前記文書を送信する送信ステップS2−8とを有す
る。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【産業上の利用分野】本発明は、電子メール送信方式に
関する。
【0002】
【従来の技術】従来の電子メール送信方式では、送信文
書に加えて送信相手先を示すネットワーク上のユニーク
なID(以下、ネットワークIDという)を明示するこ
とで、文書を送りたい送信相手先を特定していた。ここ
で挙げているネットワークIDとは、ネットワーク上の
アドレスを示す数値に限られず、ユーザ名などを示す文
字列なども含んでいる。
【0003】この特定の相手先を表わすネットワークI
Dは、一般に電子メールを利用するネットワーク上の各
クライアント(送信相手先)に割り振られたユニークな
コードであり、このネットワークIDの内容自体には格
別の意味はなく、また、1つのネットワークIDが表わ
すのは、事前に定義されたネットワーク上の1つのクラ
イアントだけである。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】ところが、上述した従
来の電子メール送信方式では、文書を送信したい相手先
を表わすネットワークIDを予め知っておく必要があ
り、もしも知らないときは、送信したい相手に直接会っ
て或は電話で聞くか、ネットワーク管理者に問い合わせ
るかして相手先を表わすネットワークIDを送信前に調
べておかなければならない。
【0005】このように従来の電子メール送信方式で
は、ネットワークIDを事前に把握しているような送信
頻度の高い相手先への送信の場合や単一の相手先への送
信の場合には問題ないが、普段余りアクセスすることの
ない相手先や特定多数に一度に同一文書を送信する場合
には、送信前にネットワークIDを何等かの手段により
調べて、そのネットワークIDの1個或は複数個を送信
文書に添付しなければならないという問題点があった。
【0006】本発明は上記事情に鑑みてなされたもの
で、数に関係なく文書を送信したい相手先に関するキー
ワードを添付するだけで、電子メールの送信を容易且つ
確実に指示できる電子メール送信方式を提供することを
目的とするものである。
【0007】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明は、ネットワークと該ネットワークに対応する
クライアントに関連付けられるキーワードとをデータベ
ース上に登録する登録ステップと、送信文書と任意の前
記キーワードとを組にして電子メールの送信を受け付け
る送信受付ステップと、該送信受付ステップによる前記
電子メールの送信受け付けから送信相手先を示す前記キ
ーワードを抽出するキーワード抽出ステップと、該キー
ワード抽出ステップにより抽出された前記キーワードに
該当する前記クライアントを前記データベースの中から
検索するクライアント検索ステップと、該クライアント
検索ステップにより検索された前記クライアントに対応
する前記ネットワークを前記データベースの中から抽出
するネットワーク抽出ステップと、該ネットワーク抽出
ステップにより抽出された前記ネットワークと共に前記
送信文書を送信する送信ステップとを有することを特徴
とするものである。
【0008】また、同じ目的を達成する上で、前記ネッ
トワーク抽出ステップによる前記ネットワークの抽出に
先立って前記クライアント検索ステップにより検索され
た前記クライアントの情報を一覧するクライアント一覧
ステップと、該クライアント一覧ステップにより一覧表
示された前記クライアントの情報の中から任意の前記ク
ライアントを選択するクライアント選択ステップとを有
することが望ましい。
【0009】
【作用】ネットワークと該ネットワークに対応するクラ
イアントに関連付けられるキーワードとをデータベース
上に登録し、送信文書と任意の前記キーワードとを組に
して電子メールの送信を受け付け、該電子メールの送信
受け付けから送信相手先を示す前記キーワードを抽出
し、該抽出された前記キーワードに該当する前記クライ
アントを前記データベースの中から検索し、該検索され
た前記クライアントに対応する前記ネットワークを前記
データベースの中から抽出し、該抽出された前記ネット
ワークと共に前記送信文書を送信する。これにより、数
に関係なく文書を送信したい相手先に関するキーワード
を添付するだけで、電子メールの送信を容易且つ確実に
指示できる。
【0010】
【実施例】以下、本発明の実施例を図面に基づき説明す
る。
【0011】(第1実施例)図1は、本発明の第1実施
例に係わる電子メール送信方式を実施するための情報処
理システムの構成を示すブロック図であり、同図中、1
は本システム全体を制御する中央処理装置で、該中央処
理装置1には、第1記憶装置2、第2記憶装置3、表示
装置4、入力装置5及びネットワーク通信装置6がそれ
ぞれ接続されている。
【0012】第1記憶装置2は後述する各処理ステップ
を実行するためのプログラムを格納するものである。ま
た、第2記憶装置3はクライアントに関する情報等の各
種データを格納するものである。表示装置3は本システ
ムを操作者が入力装置5を用いて操作する際の操作画面
が表示される表示画面を有しており、該表示画面に各種
の情報が表示されるものである。入力装置5はデータを
入力するもので、キーボード或はマウス等からなる。ネ
ットワーク通信装置6は抽出されたネットワークIDに
対して文書の送信を行なうものである。
【0013】次に、本実施例に係わる電子メール送信方
式の動作を、図1〜図4を用いて説明する。図2は、本
実施例に係わる電子メール送信方式の制御手順を示すフ
ローチャート、図3は、同電子メール送信方式により電
子メール送信を行なう際の表示装置4の表示画面に表示
される操作画面の説明図、図4は、同電子メール送信方
式により電子メール送信を行なう際に使用されるネット
ワーク情報データベースの構成を示す図であり、ここに
挙げるのは、一般業務において各業務の担当者を知らな
くても、依頼したい業務内容(作業名)をキーワードと
して与えるだけで、最適な相手先へ文書を送信するため
のものである。このような使い方は、特定の個人に対し
て文書を送信するとき(人を対象とするケース)より
も、何等かの作業を達成するために文書を送信するとき
(目的を対象とするケース)において特に有効である。
【0014】図2における各ステップの実行は、必要な
処理を実現するためのプログラムが第1記憶装置2から
読み出され、中央処理装置1によって順に実行されるも
のであり、また、総ての入力操作は入力装置5によって
行なわれるものである。
【0015】まず、図2における登録ステップS2−1
において、電子メール送信に先立って事前にネットワー
クに接続されている各クライアントに関する情報を第1
記憶装置2にデータベースとして登録する。このクライ
アントに関する情報は、クライアント名(或はユーザ
名))とネットワークID及びそれぞれのクライアント
に関連するキーワードとから構成される。キーワードと
する内容に制限はなく、例えば、所属名や業務内容とい
ったものを任意に登録する。この登録ステップS2−1
による処理時の操作画面は、図3の(a)の状態にな
る。
【0016】次いで、送信受付ステップS2−2に進ん
で、実際に送信のための指示を行なう。このときには、
送信したい文書名と共に、送信相手先に関するキーワー
ドを添付する。このキーワードは、事前に第2記憶装置
3のデータベースに登録してあるものの中から希望する
送信相手先に結びつくと思われるものを指定する。この
送信受付ステップS2−2における処理時の操作画面
は、図3の(b)の状態になる。この後、キーワード抽
出ステップS2−3に進み、直前に送信相手先として指
示された内容の中からキーワードだけを抽出する。
【0017】次いで、クライアント検索ステップS2−
4に進んで、前記キーワード抽出ステップS2−3にお
いて抽出したキーワードを基に第2記憶装置3のデータ
ベースを検索して、前記抽出したキーワードと同一のキ
ーワードが登録されているクライアントを総て送信相手
先として捜し出す。そして、次のクライアント一覧ステ
ップS2−5に進み、送信相手先の総てについて、それ
ぞれのクライアント名を表示装置4の表示画面に一覧表
示する。このときに一覧表示する内容は、クライアント
名だけで十分であるが、前記表示画面の表示領域に余裕
があれば、ネットワークIDや他のキーワード等の情報
をも表示するようにしてもよい。
【0018】次いで、クライアント選択ステップS2−
6に進み、送信指示者は前記表示画面に一覧表示されて
いる送信相手先候補の中から、実際に文書を送信したい
相手先を入力装置5を使って選択する。このとき選択す
る送信相手先は、1個であっても或は複数個であっても
よい。複数個を選択したときには、送信指示時に設定し
た文書をそれぞれに送信する同報送信となる。このクラ
イアント選択ステップS2−6による処理時の操作画面
は、図3の(c)の状態になる。
【0019】この後、ネットワークID抽出ステップS
2−7により、選択された送信相手先の総てについて、
第2記憶装置3のデータベースの中から対応するネット
ワークIDを抽出する。ここで、抽出するネットワーク
IDが、実際にネットワークに対して電子メール送信を
行なう際に必要となる。次いで、送信ステップS2−8
により、抽出された総てのネットワークIDに対して文
書の送信をネットワーク通信装置6を使って行なう (他の実施例)尚、上記第1実施例においては、文書の
送信を行なう電子メール送信について述べたが、本発明
はこれに限定されるものではなく、送信の対象となるも
のは文書だけではなく、一般にネットワーク上で扱われ
ている総ての通信媒体(画像や音声等)の送信において
も有効である。
【0020】また、上記第1実施例においては、ネット
ワークIDやキーワードを登録しておくためのネットワ
ーク情報データベースを送信指示元でそれぞれ1つ宛保
持して、電子メール送信の利用者自身がこのデータベー
スを管理するようにしたが、本発明はこれに限定される
ものではなく、前記ネットワーク情報データベースをネ
ットワーク上の利用者が共有できる記憶装置(例えば、
ファイルサーバ)に置くようにすれば、個々の利用者が
保守しなくてもネットワーク管理者が必要に応じて追加
や変更を行なうことで、最新のネットワーク情報を反映
させることができる。
【0021】
【発明の効果】以上詳述した如く本発明の請求項1に記
載の電子メール送信方式によれば、ネットワークと該ネ
ットワークに対応するクライアントに関連付けられるキ
ーワードとをデータベース上に登録し、送信文書と任意
の前記キーワードとを組にして電子メールの送信を受け
付け、該電子メールの送信受け付けから送信相手先を示
す前記キーワードを抽出し、該抽出された前記キーワー
ドに該当する前記クライアントを前記データベースの中
から検索し、該検索された前記クライアントに対応する
前記ネットワークを前記データベースの中から抽出し、
該抽出された前記ネットワークと共に前記送信文書を送
信するので、数に関係なく文書を送信したい相手先に関
するキーワードを添付するだけで、電子メールの送信を
容易且つ確実に指示できる。
【0022】また、本発明の請求項2に記載の電子メー
ル送信方式によれば、前記ネットワークの抽出に先立っ
て前記検索された前記クライアントの情報を一覧表示
し、該一覧表示された前記クライアントの情報の中から
任意の前記クライアントを選択するので、送信キーワー
ドに該当する送信相手先が複数ある場合において、選択
的に送信指示が行なえるから、より確実に特定相手先に
送信を行なうことができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の第1実施例に係わる電子メール送信方
式を実施するための情報処理システムの構成を示すブロ
ック図である。
【図2】同電子メール送信方式の制御手順を示すフロー
チャートである。
【図3】同電子メール送信方式における操作画面の表示
状態の一例を示す図である。
【図4】同電子メール送信方式において使用されるネッ
トワーク情報データベースの構成を示す図である。
【符号の説明】
S2−1 登録ステップ S2−2 送信受付ステップ S2−3 キーワード抽出ステップ S2−4 クライアント検索ステップ S2−5 クライアント一覧ステップ S2−6 クライアント選択ステップ S2−7 ネットワーク抽出ステップ S2−8 送信ステップ

Claims (2)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 ネットワークと該ネットワークに対応す
    るクライアントに関連付けられるキーワードとをデータ
    ベース上に登録する登録ステップと、送信文書と任意の
    前記キーワードとを組にして電子メールの送信を受け付
    ける送信受付ステップと、該送信受付ステップによる前
    記電子メールの送信受け付けから送信相手先を示す前記
    キーワードを抽出するキーワード抽出ステップと、該キ
    ーワード抽出ステップにより抽出された前記キーワード
    に該当する前記クライアントを前記データベースの中か
    ら検索するクライアント検索ステップと、該クライアン
    ト検索ステップにより検索された前記クライアントに対
    応する前記ネットワークを前記データベースの中から抽
    出するネットワーク抽出ステップと、該ネットワーク抽
    出ステップにより抽出された前記ネットワークと共に前
    記送信文書を送信する送信ステップとを有することを特
    徴とする電子メール送信方式。
  2. 【請求項2】 前記ネットワーク抽出ステップによる前
    記ネットワークの抽出に先立って前記クライアント検索
    ステップにより検索された前記クライアントの情報を一
    覧するクライアント一覧ステップと、該クライアント一
    覧ステップにより提示された前記クライアントの情報の
    中から任意の前記クライアントを選択するクライアント
    選択ステップとを有することを特徴とする請求項1記載
    の電子メール送信方式。
JP5133923A 1993-05-12 1993-05-12 電子メール送信方式 Pending JPH06326733A (ja)

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