JPH0728680A - 文書ファイル管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目 的】 電子文書ファイルおよび物理文書ファイル
が文書管理体系の運用にのみ依存することなく、死蔵化
された文書を少なくし、効率的なファイリングを支援す
る文書ファイル管理システム。 【構 成】 ファイル保持手段には、作成された電子文
書ファイルおよび物理文書ファイルが識別情報および管
理情報を付与することによって保持されている。そし
て、作成された電子文書ファイルあるいはファイル保持
手段に保持されている電子文書ファイルを物理文書ファ
イルとして出力する際に、識別情報と共に管理情報が書
き込まれる。また、ファイル利用状況監視手段は、前記
電子文書ファイルおよび物理文書ファイルを利用する際
に、前記識別情報および管理情報を読み取って、電子文
書ファイルおよび物理文書ファイルの利用状況を監視す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ハードコピーやマイク
ロフイルム等からなる物理文書ファイル、および文字
列、画像、表、図形等を含む文書からなる電子文書ファ
イルを統一的に管理する文書ファイル管理システムに関
するものである。

【０００２】

【従来の技術】たとえば、特開平３−６３７３４号公報
に示されたファイル管理運用方式は、ファイル利用状況
監視手段が設けられており、このファイル利用状況監視
手段でファイル情報、当該ファイルの格納場所に関する
情報、当該ファイルの利用状況データ等を管理してい
る。すなわち、ユーザは、上記各情報が格納されている
キャッシングホルダを開く動作を行なうと、前記ファイ
ル利用状況データがディスプレイに表示される。

【０００３】特開平４−３２５８号公報、特開平４−３
２６２号公報、特開平４−３２６４号公報、特開平４−
３２６６号公報、特開平４−７７８８号公報に示された
画像形成記憶装置は、ユーザの登録時に一枚毎に印刷さ
れた文書を確認するもの、抄録を横長に切り出して並べ
るもの、光ファイリングの暗証を登録時につけるもの、
抄録の形式を指定できるもの、文書の一枚毎にする／し
ないの確認を行なうもの等があり、検索時に引き換えシ
ートとなる紙が印刷される。そして、上記画像形成記憶
装置は、それぞれの紙によるフォームを利用した処理を
行なうことができる。

【０００４】特開平３−１１２２６５号公報に示された
電子ファイリング装置は、原稿情報とマーキング情報と
が読み取られ、このマーキング情報に基づいて原稿情報
を登録する。そして、電子ファイリング装置におけるフ
ァクシミリ情報認識手段は、ファクシミリ情報を認識す
ると、ファクシミリ送信手段がそのファクシミリ情報に
基づいて、上記登録した原稿情報をファクシミリ装置を
介してファクシミリ送信する。上記マーキング情報が付
けられた原稿情報は、登録されているため、原稿情報の
検索にも使用できる。

【０００５】また、紙からなる文書やマイクロフイルム
等の物理的に情報を乗せた文書である物理文書ファイル
を管理する方法として、ファイリングシステムがある。
ファイリングシステムが詳細に説明された文献として
は、たとえば、三沢 仁 著「五訂 ファイリングシス
テム」日本経営協会総合研究所、野口 靖夫 「ファイ
リングの進め方」日経文庫 がある。ファイリングシス
テムでは、物理文書ファイルを的確に検索するために、
予めファイル管理体系が決められている。そして、物理
文書ファイルを利用する全ての者が、予め決められたフ
ァイル管理体系の運用を守ることが文書管理の前提とな
っている。また、このファイリングシステムは、予め決
められたファイル管理体系を守るために、ファイリング
クラークと呼ばれる特殊な技能を身に付けた人が必要で
ある。

【０００６】さらに、物理文書ファイルを格納している
マイクロフイルムを収納／管理している自動倉庫（本明
細書において、以下、単に自動倉庫と記載する）は、多
くの文書群を管理しているため、速やかな物理文書ファ
イルの再利用が可能である。また、文書をイメージ入力
し、これらを管理する光ファイルシステムがある。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかし、電子文書ファ
イルは、ワークステーション、パーソナルコンピュータ
を用いて管理されていても、電子文書ファイルと物理文
書ファイルとを統合した状態で管理がなされていない。
たとえば、電子文書ファイルは、印刷されて物理文書と
なってファイリングされ、このファイリングされた物理
文書ファイルの内容が更新されずに高い頻度で使用され
ている場合、電子文書ファイルだけを管理していると、
死蔵化されたものとして、廃棄されるおそれがある。す
なわち、従来のファイリングシステムは、電子文書ファ
イルと物理文書ファイルとの両者に対するアクセス頻度
を計測した管理を行なっておらず、両者を統合した死蔵
化ファイルの増加を防止するものではない。また、上記
各公報に示されている画像形成記憶装置、あるいはファ
イル管理運用方式では、電子文書ファイルおよび物理文
書ファイルの一方だけの管理を考慮しており、上記両者
の統一的な視点による管理が行なわれていない。

【０００８】また、物理文書ファイルを予め決められた
ファイル管理体系によって管理するファイリングシステ
ムでは、文書管理として、通常廃棄期限／保存期間を定
めることによって、文書の死蔵化を防いでいる。しか
し、電子文書あるいは物理文書は、一旦ファイリングさ
れてしまうと、二度と再利用されない文書が多い。この
ような文書は、ファイル管理体系で決められた廃棄期限
が来ないにもかかわらず再利用されずに蓄積されてい
る。さらに、従来のファイリングシステムは、死蔵化さ
れた文書が多くなると、再利用のための文書検索時間、
管理のための労力、あるいは管理場所等多く必要になる
という問題を有した。

【０００９】以上のような問題を解決するために、本発
明は、電子文書ファイルおよび物理文書ファイルが文書
管理体系の運用にのみ依存することなく、死蔵化された
文書を少なくし、効率的なファイリングを支援する文書
ファイル管理システムを提供することを目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】

（第１発明）前記目的を達成するために、本発明の文書
ファイル管理システムは、電子文書ファイルおよび物理
文書ファイルを管理するもので、作成された電子文書フ
ァイルおよび物理文書ファイルに識別情報および管理情
報を付与することによって保持するファイル保持手段
（図１の１１５）と、作成された電子文書ファイルある
いはファイル保持手段（１１５）に保持されている電子
文書ファイルを物理文書ファイルとして出力する際に、
識別情報と共に管理情報を書き込む出力手段（図１の１
２３）と、前記電子文書ファイルおよび物理文書ファイ
ルを利用する際に、前記識別情報および管理情報を読み
取って利用状況を監視するファイル利用状況監視手段
（図１の１１６）と、当該ファイル利用状況監視手段
（１１６）によって得られた電子文書ファイルおよび物
理文書ファイルの利用状況データを作成する情報作成手
段（図１の１１９、１２０）とから構成される。

【００１１】（第２発明）本発明の文書ファイル管理シ
ステムは、ディスプレイ（１１１）上に表示されたファ
イル名またはその相当箇所を指示した際に、それが物理
文書ファイルであった時、その物理文書ファイルが管理
されている格納場所情報を読み出し、実際の物理文書フ
ァイルを取り出すファイル検索手段（図１の１１８）を
備えたことを特徴とする。

【００１２】（第３発明）本発明の文書ファイル管理シ
ステムは、ファイル利用状況データを作成する情報作成
手段（１１９、１２０）により、物理文書ファイル上に
作成されたファイル利用状況データをフォームとして印
刷する印刷手段（図１の１２２）を備えたことを特徴と
する。

【００１３】

【作 用】

（第１発明）作成された電子文書ファイルは、識別情報
および管理情報が付けられて、電子文書ファイルと共に
ファイル保持手段に保持される。また、保持されている
電子文書ファイルまたは作成された電子文書ファイルを
物理文書ファイルとして出力する際に、たとえばバーコ
ードプリンタのような出力手段によって、識別情報と共
に管理情報が書き込まれる。また、物理文書ファイルに
付けられた識別情報および管理情報は、実体と別にファ
イル保持手段に保持される。ファイル利用状況監視手段
は、電子文書ファイルおよび物理文書ファイルを管理す
るもので、電子文書ファイルおよび物理文書ファイルを
利用する際に、前記識別情報および管理情報を読み取っ
て利用状況を監視する。そして、当該ファイル利用状況
監視手段によって得られた電子文書ファイルおよび物理
文書ファイルの利用状況データは、情報作成手段によっ
て作成される。したがって、電子文書ファイルは、当該
ファイルを利用する際に自動的にその利用状況が把握で
き、物理文書ファイルは、その識別情報および管理情報
を利用の際に読み込むことで、電子文書ファイルと同様
に利用状況を把握できる。

【００１４】電子文書ファイルおよび物理文書ファイル
には、たとえば、各ファイルの保存期間、廃棄期限、参
照回数、参照日時等からなるファイリングシステムを構
築するための管理情報が付けられる。そして、これらの
管理情報を基にして、電子文書ファイルおよび物理文書
ファイルの利用状況データが作成され、必要に応じてデ
ィスプレイ上に表示される。したがって、ユーザは、電
子文書ファイルおよび物理文書ファイルの利用状況デー
タが格納されているホルダーをマウス等でクリックする
だけで、上記電子文書ファイルおよび物理文書ファイル
の利用状況を簡単に把握できる。

【００１５】物理文書ファイルに書き込まれる識別情報
および管理情報は、たとえば赤外線、磁気等の非可視
的、あるいは印刷用のインクからなる可視的情報が印刷
されている。そのため、文書ファイル管理システムは、
ファイルの内容によって、識別情報および管理情報を非
可視的あるいは可視的に印刷することで、ファイルの再
利用の状況を監視することができ、ファイルを効率良く
利用することができる。

【００１６】（第２発明）文書ファイル管理システムに
おいて、ディスプレイ上に表示されたファイル名、また
はディスプレイ上に表示された相当箇所をマウス等でク
リックした際に、ファイル検索手段は、物理文書ファイ
ルの管理されている格納場所情報を読み出し、実際の物
理文書ファイルを取り出す。したがって、識別情報およ
び管理情報が付けられた物理文書ファイルは、効率の良
い管理が可能である。

【００１７】（第３発明）ファイル利用状況データを作
成する情報作成手段は、ファイル利用状況データ、たと
えばアクセス頻度をフォームとして作成し、印刷手段に
よって物理文書ファイル上に印刷する。したがって、物
理文書ファイルは、情報読み取り手段によって印刷され
ているファイル利用状況データを読み取ることで、利用
状況を簡単に把握でき、効率の良い利用が可能である。

【００１８】物理文書ファイルには、印刷手段により識
別情報および管理情報が印刷されているため、表示画面
上に表示されているファイル名または上記情報の相当箇
所を含むフォームに指示を与えると、ファイルの保存期
間、廃棄期限等のファイリングシステムで予め決められ
た処理を実行することが可能である。

【００１９】

【実 施 例】図１は本発明の一実施例で、文書ファイ
ル管理システムのブロック構成図である。図１におい
て、ディスプレイ１１１は、ユーザがマウス１１２等を
操作することにより、電子文書ファイルの作成、あるい
は電子文書ファイルおよび物理文書ファイルの利用状況
を表示することができる。また、図１における文書ファ
イル管理システムは、電子文書ファイルを作成するファ
イル作成手段１１３と、当該ファイル作成手段１１３に
よって作成された電子文書ファイル、または物理文書フ
ァイルにファイル属性となる後述の識別情報および管理
情報を付けて登録するファイル登録手段１１４と、登録
された電子文書ファイルを保持するファイル保持手段１
１５と、登録された電子文書ファイルの識別情報および
管理情報に基づいてファイルの利用状況を監視するファ
イル利用状況監視手段１１６と、当該ファイル利用状況
監視手段１１６によって監視されたファイルの利用状況
に関する情報を格納する記憶エリア１１７と、ユーザが
マウス１１２を使用して、ディスプレイ１１１上にファ
イルを呼び出す指示があると、ファイル保持手段１１５
にアクセスして当該ファイルの検索を行なうファイル検
索手段１１８とから構成されている。

【００２０】上記構成の文書ファイル管理システムは、
ファイル作成手段１１３によって電子文書ファイルが作
成される。そして、作成された電子文書ファイルは、フ
ァイル登録手段１１４によって、ファイル属性が付けら
れて登録される。図２は本発明の一実施例で、文書ファ
イル管理システムにおけるファイル属性の一例を示す図
である。図２において、ファイル属性は、文書ファイル
管理システムが識別するファイルＩＤ２１と、電子文書
ファイルと物理文書ファイルとの区別２２と、ユーザが
識別するファイル名２３と、ファイルを使用したアクセ
ス頻度２４と、電子文書ファイルの実体２６を格納する
場所を示すポインタからなるファイルの管理場所２５と
から構成されている。

【００２１】電子文書ファイルの作成時に登録されたフ
ァイル属性は、ファイル保持手段１１５に保持されると
共に、電子文書ファイルの実体が図示されていない二次
記憶装置に記憶される。電子文書ファイルがファイル登
録手段１１４において登録される際に、ファイル利用状
況監視手段１１６は、ファイル属性を監視し、これを記
憶エリア１１７に記憶する。また、ユーザは、マウス１
１２の操作によって、電子文書ファイルをディスプレイ
１１１上に呼び出すための指示を行なうと、前記ファイ
ル検索手段１１８がファイル保持手段１１５にアクセス
し、当該電子文書ファイルのファイル属性における管理
場所２５を検索する。そして、当該電子文書ファイル
は、ファイル属性の管理場所２５に記載されているポイ
ンタによって、図示されていない二次記憶装置から読み
出されてディスプレイ１１１に表示される。 さらに、
ファイル利用状況監視手段１１６は、ファイル検索手段
１１８がファイル保持手段１１５にある電子文書ファイ
ルを検索したことにより、前記記憶エリア１１７に格納
されているファイル属性のアクセス頻度２４に１を加算
する。

【００２２】また、文書ファイル管理システムは、上記
構成の他に、ファイル利用状況監視手段１１６によって
監視されている電子文書ファイルのファイル属性のアク
セス頻度２４を、たとえば昇順、降順に並べ換える情報
整理手段１１９と、ユーザによるキャッシングホルダを
開ける処理により、ファイルの利用状況をディスプレイ
１１１に表示するための処理を行なうファイル利用状況
データ読み出し手段１２０と、ユーザの指示によりファ
イルの利用状況データを紙のフォームとして出力するた
めの処理を行なうフォーム作成手段１２１と、当該フォ
ーム作成手段１２１によって作成されたファイルの利用
状況データを印刷する印刷装置１２２とから構成され
る。

【００２３】ユーザは、マウス１１２によって、ディス
プレイ１１１上で、ファイルの利用状況等の情報が格納
されているキャッシングホルダを開けることにより、フ
ァイルの利用状況をアクセス頻度２４の昇順あるいは降
順に表示したり、あるいはファイルの利用状況データを
印刷して紙フォームとして見ることができる。

【００２４】さらに、文書ファイル管理システムは、上
記構成の他に、電子文書ファイルを作成する際にファイ
ル登録手段１１４により登録されたファイル属性を物理
文書ファイルに印刷するバーコードプリンタ１２３と、
ファイル登録手段１１４によって登録されたファイル属
性の管理場所を管理する自動倉庫管理手段１２４と、物
理文書ファイルにイメージ情報として印刷されているフ
ァイル属性を読むためのスキャナ１２５と、当該スキャ
ナ１２５によって読み取られたイメージ情報からファイ
ル属性のアクセス頻度を読み取る情報読み取り手段１２
６と、物理文書ファイルにファイル属性として印刷され
ているバーコードを読み取るバーコードリーダ１２７と
から構成されている。

【００２５】物理文書ファイルは、ハードコーピーされ
る際にバーコードあるいは可視的あるいは非可視的イメ
ージ情報が印刷されている。そして、本実施例における
ファイリングシステムは、物理文書ファイルを再利用す
る際に、電子文書ファイルと同様に管理するものであ
る。たとえば、物理文書ファイルとして印刷されたハー
ドコピーには、ファイル登録手段１１４によって登録さ
れたファイル属性が、たとえばバーコードとして印刷さ
れる。ユーザがこのハードコピーを再利用する場合、た
とえばファイリングクラークは、バーコードリーダ１２
７によって、印刷されているバーコードをバーコードリ
ーダ１２７によって読み取るための処理を行なう。バー
コードによって読み取られたファイル属性は、ファイル
利用状況監視手段１１６でアクセス頻度２４に１が加算
されて、記憶エリア１１７に格納される。したがって、
上記物理文書ファイルは、前記電子文書ファイルと同様
にファイル利用状況データをディスプレイ１１１上に表
示することができる。

【００２６】ファイル属性がバーコードでない場合、物
理文書ファイルが自動倉庫に格納されたマイクロフイル
ムの場合、ファイル属性をスキャナ１２５によって読み
取り、前記と同様な処理を行なう。次に、バーコード以
外のファイル属性の一例を挙げる。ファイル属性は、た
とえばコード化されて可視的あるいは非可視的に印刷す
ることができる。この可視的に印刷されたインクは、た
とえば投光器から投光された可視光を反射するため、ハ
ードコピーに印刷されたコードからなるファイル属性を
光センサで認識することができる。また、非可視的に印
刷されたインク、たとえば赤外線、放射線、紫外線、電
子線等を含むインクは、ハードコピーに印刷されている
ファイル属性をセンサによって非可視的に認識すること
ができる。

【００２７】物理ファイルがファイリングされているフ
ァイルは、たとえば所定位置にバーコードが印刷される
と共に、ラックに収納されている。また、前記ラックに
は、ファイルが取り出されると、たとえばマイクロ・ス
イッチが作動し、バーコード読取装置が働く。そして、
ファイルの利用者は、前記ラックからファイルを取り出
す際に、前記バーコード読取装置によってファイルのバ
ーコードが読み込まれる。また、利用者が取り出したフ
ァイルは、バーコード読取装置の前を必ず通過させるよ
うなシステムにしてもよい。あるいは利用者がファイル
をラックから取り出して、ラックが設置されている部屋
から退出する際に、ファイルに印刷されたバーコードを
自動的に読み取るようにすることもできる。ファイルに
印刷されたバーコード等の情報を読み取った図１に示す
文書ファイルシステムは、ファイル利用状況監視手段１
１６によって当該物理ファイルの利用状況を把握し、死
蔵ファイルを無くすことができる。

【００２８】図３は本実施例におけるファイル登録手段
のアルゴリズムを説明するためのフローチャートであ
る。図３において、ファイル作成手段１１３によって作
成されたファイルは、図２に示すファイル属性のファイ
ル名が入力され、ファイル登録手段１１４に登録される
（ステップ３１）。また、ファイル登録手段１１４は、
登録する文書が電子文書ファイルであるか否かを調べる
（ステップ３２）。ファイル登録手段１１４は、登録す
る文書が電子文書ファイルであると判断した場合、この
電子文書ファイルをファイル保持手段１１５に保持する
ための処理を行なう（ステップ３３）。ファイル登録手
段１１４は、登録する文書が電子文書ファイルでないと
判断した場合、登録する文書が、たとえばマイクロフイ
ルムであるか否かを調べる（ステップ３４）。

【００２９】ファイル登録手段１１４は、登録する文書
がマイクロフイルムであった場合、自動倉庫の新しいエ
ントリを自動倉庫管理手段１２４からもらう（ステップ
３５）。フイルム登録手段１１４は、登録する文書がマ
イクロフイルムでないと判断した場合、物理文書ファイ
ルの格納場所をユーザに指示してもらう（ステップ３
６）。ステップ３３によってファイル保持手段１１５に
保持された電子文書ファイル、ステップ３５によって自
動倉庫に保持されたマイクロフイルム、およびステップ
３６によって格納場所を指示したマイクロフイルム以外
の物理文書ファイルは、ファイル登録手段１１４によっ
て、ファイル名、格納場所、格納時間等を記載したファ
イル属性が新たに作成される（ステップ３７）。

【００３０】図４は本実施例におけるファイル利用状況
監視手段のアルゴリズムを説明するためのフローチャー
トである。図４において、ファイル利用状況監視手段１
１６は、電子文書ファイル、マイクロフイルム、あるい
はその他の物理文書ファイルがアクセスされたか否かを
監視している（ステップ４１）。ファイル利用状況監視
手段１１６は、上記各ファイルの内のいずれかのファイ
ルがアクセスされたと判断した場合、アクセスされたフ
ァイルのファイル名に対応させて、アクセス事項、アク
セス回数を記憶エリア１１７に記憶する（ステップ４
２）。ファイル利用状況監視手段１１６は、ステップ４
１でファイルがアクセスされていると判断した場合、お
よびステップ４２の処理を終了した場合、ファイル利用
状況の監視処理を終了させる。

【００３１】図５は本実施例における情報整理手段のア
ルゴリズムを説明するためのフローチャートである。図
５において、情報整理手段１１９は、電子文書ファイ
ル、マイクロフイルム、あるいはその他の物理文書ファ
イルのアクセスが高頻度であるか否かを調べる（ステッ
プ５１）。情報整理手段１１９は、上記各ファイルのア
クセスが高頻度であると判断した場合、ファイル利用状
況監視手段１１６中に管理されているファイル群をアク
セスの高頻度順に並べ換える（ステップ５２）。情報整
理手段１１９は、上記各ファイルのアクセスが高頻度で
ないと判断した場合、ファイル利用状況監視手段１１６
中に管理されているファイル群をアクセスの低頻度順に
並べ換える（ステップ５３）。情報整理手段１１９は、
ステップ５２およびステップ５３において、頻度順を並
べ変えた後、情報を整理する処理を終了させる。

【００３２】図６は本実施例における情報読み取り手段
のアルゴリズムを説明するためのフローチャートであ
る。図６において、情報読み取り手段１２６は、マイク
ロフイルム、あるいはその他の物理文書ファイルに印刷
されているファイル属性を読み取り、そのフォームＩＤ
を認識する（ステップ６１）。情報読み取り手段１２６
は、フォームの電子原稿と紙フォームとの比較を行なう
（ステップ６２）。情報読み取り手段１２６は、紙フォ
ーム上にユーザ指示があるか否かを調べる（ステップ６
３）。情報読み取り手段１２６は、紙フォーム上にユー
ザ指示があると判断した場合、紙フォーム上のユーザ指
示を認識する（ステップ６４）。情報読み取り手段１２
６は、ユーザ指示に応じた処理を行なう（ステップ６
５）。情報読み取り手段１２６は、ステップ６３におい
て、紙フォーム上にユーザの指示がないと判断した場
合、およびステップ６５の処理を終了した場合、情報読
み取り処理を終了させる。

【００３３】以上、本発明の実施例を詳述したが、本発
明は、前記実施例に限定されるものではない。そして、
特許請求の範囲に記載された本発明を逸脱することがな
ければ、種々の設計変更を行うことが可能である。たと
えば、本発明における読み取り手段、検索手段、登録手
段の処理、情報整理手段における昇順、降順の並べ換え
等の処理は、公知あるいは周知の如何なる手段を使用し
てもよい。また、ファイル利用状況監視手段は、アクセ
ス頻度がある閾値以下あるいは以上の場合に廃棄あるい
は保存処理を行なうこともできる。上記閾値以下あるい
は以上の場合に電子文書ファイルを自動的に廃棄あるい
はゴミ箱に移動させることもできる。さらに、上記の場
合に、電子文書は、廃棄されずに、不要文書リストとし
て自動的あるいは定期的にユーザに知らせることもでき
る。同様に、アクセス頻度の少ない物理文書ファイルに
ついても廃棄勧告がディスプレイを通じて表示、あるい
は紙による印刷でユーザに知らせることができる。

【００３４】

【発明の効果】本発明によれば、電子文書ファイルおよ
び物理文書ファイルを統合的に管理することによって、
これらの文書ファイルの保存期限あるいは廃棄期限等の
利用状況データを作成して、ディスプレイ上に表示、ま
たはプリンタで印刷することができる。したがって、電
子文書ファイルおよび物理文書ファイルの死蔵化を防止
することができると共に、蓄積されるファイルの量を減
少させることができるため、ファイルの検索時間および
ファイリングの手間を節約できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施例で、文書ファイル管理シス
テムのブロック構成図である。

【図２】 本発明の一実施例で、文書ファイル管理シス
テムにおけるファイル属性の一例を示す図である。

【図３】 本実施例におけるファイル登録手段のアルゴ
リズムを説明するためのフローチャートである。

【図４】 本実施例におけるファイル利用状況監視手段
のアルゴリズムを説明するためのフローチャートであ
る。

【図５】 本実施例における情報整理手段のアルゴリズ
ムを説明するためのフローチャートである。

【図６】 本実施例における情報読み取り手段のアルゴ
リズムを説明するためのフローチャートである。

【符号の説明】

１１１・・・ディスプレイ １１２・・・マウス １１３・・・ファイル作成手段 １１４・・・ファイル登録手段 １１５・・・ファイル保持手段 １１６・・・ファイル利用状況監視手段 １１７・・・記憶エリア １１８・・・ファイル検索手段 １１９・・・情報整理手段 １２０・・・ファイル利用状況データ読み出し手段 １２１・・・フォーム作成手段 １２２・・・印刷装置 １２３・・・バーコードプリンタ １２４・・・自動倉庫管理手段 １２５・・・スキャナ １２６・・・情報読み取り手段 １２７・・・バーコードリーダ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 稲垣 政富 神奈川県川崎市高津区坂戸３丁目２番１号 ＫＳＰＲ＆Ｄビジネスパークビル 富士 ゼロックス株式会社内

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子文書ファイルおよび物理文書ファイ
   ルを管理する文書ファイル管理システムにおいて、 作成された電子文書ファイルおよび物理文書ファイルに
   識別情報および管理情報を付与することによって保持す
   るファイル保持手段と、 作成された電子文書ファイルあるいはファイル保持手段
   に保持されている電子文書ファイルを物理文書ファイル
   として出力する際に、識別情報と共に管理情報を書き込
   む出力手段と、 前記電子文書ファイルおよび物理文書ファイルを利用す
   る際に、前記識別情報および管理情報を読み取って利用
   状況を監視するファイル利用状況監視手段と、 当該ファイル利用状況監視手段によって得られた電子文
   書ファイルおよび物理文書ファイルの利用状況データを
   作成する情報作成手段と、 から構成されることを特徴とする文書ファイル管理シス
   テム。
2. 【請求項２】 ディスプレイ上に表示されたファイル名
   またはその相当箇所を指示した際に、それが物理文書フ
   ァイルであった時、その物理文書ファイルが管理されて
   いる格納場所情報を読み出し、実際の物理文書ファイル
   を取り出すファイル検索手段を備えたことを特徴とする
   請求項１記載の文書ファイル管理システム。
3. 【請求項３】 ファイル利用状況データを作成する情報
   作成手段により、物理文書ファイル上に作成されたファ
   イル利用状況データをフォームとして印刷する印刷手段
   を備えたことを特徴とする請求項１記載の文書ファイル
   管理システム。