JPH08329111A - 資料の郵送貸出支援システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 利用者からの資料郵送依頼における業務の負
担を軽減すること。 【構成】 図書館の資料の郵送貸出処理を行い、入出力
装置を備えた郵送処理装置と、前記郵送処理装置と通信
回線を介して接続された端末と、図書館の利用者のデー
タ、資料のデータ、郵送料金のデータ、貸出依頼に関す
るデータを格納するデータファイルとを備えた資料の郵
送貸出支援システムであって、前記郵送処理装置は、前
記資料データを基に資料の検索を行う資料検索手段と、
その資料検索手段を介して貸出依頼に関するデータを取
得し、依頼書データを作成する依頼書データ作成手段
と、郵送貸出を依頼された資料の郵送料金を抽出する資
料の郵送料金抽出手段と、前記依頼書データを基に依頼
者の宛名ラベルを作成する宛名ラベル作成手段と、依頼
書データをデータファイルに格納する依頼書データ格納
手段と、依頼書データを依頼書として出力装置に出力す
る依頼書データ出力手段とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、図書館の資料貸出処理
を行うシステムに関し、特に、資料の郵送貸出処理を支
援する資料の郵送貸出支援システムに適用して有効な技
術に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年では、オフィスや遠隔地の各家庭に
設置してある専用回線や公衆回線等で接続された端末で
図書館の資料データベースを検索してその資料が貸し出
し可能であるかを来館しなくてもチェックすることが可
能であり、そのチェック後に来館して借りたい資料を借
りたり、利用者が直接来館できないときには、郵送して
もらったりすることができた。

【０００３】資料を郵送してもらうときには、図書館職
員に直接電話をかけていた。

【０００４】上述した端末を用いた図書館の資料データ
ベースの検索を可能にするシステムは、特開平５−１２
８１５５号公報に開示されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】本発明者は、上記従来
技術を検討した結果、以下の問題点を見いだした。

【０００６】上記従来技術のシステムでは、遠隔地の利
用者が端末から資料検索を行ってある資料を探し出すこ
とは可能であるが、資料の郵送を依頼することができ
ず、依頼する場合には、図書館職員に直接電話をかけて
いた。

【０００７】このため、特に、多数の利用者から資料の
郵送を依頼される場合、図書館職員は、その依頼に対す
る受け付け応答や、郵送料金徴収管理等の業務を行わな
ければならず、負担がかかるという問題点があった。

【０００８】本発明の目的は、利用者からの資料郵送依
頼における業務の負担を軽減することが可能な技術を提
供することにある。

【０００９】本発明の前記ならびにその他の目的と新規
な特徴は、本明細書の記述及び添付図面によって明らか
になるであろう。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本願において開示される
発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、
下記のとおりである。

【００１１】図書館の資料の郵送貸出処理を行い、入出
力装置を備えた郵送処理装置と、前記郵送処理装置と通
信回線を介して接続された端末と、図書館の利用者のデ
ータ、資料のデータ、郵送料金のデータ、貸出依頼に関
するデータを格納するデータファイルとを備えた資料の
郵送貸出支援システムであって、前記郵送処理装置は、
前記資料データを基に資料の検索を行う資料検索手段
と、その資料検索手段を介して貸出依頼に関するデータ
を取得し、依頼書データを作成する依頼書データ作成手
段と、郵送貸出を依頼された資料の郵送料金を抽出する
資料の郵送料金抽出手段と、前記依頼書データを基に依
頼者の宛名ラベルを作成する宛名ラベル作成手段と、依
頼書データをデータファイルに格納する依頼書データ格
納手段と、依頼書データを依頼書として出力装置に出力
する依頼書データ出力手段とを備える。

【００１２】

【作用】上述した手段によれば、利用者からの郵送依頼
を受け付けて依頼書を作成し、その依頼書を基に郵送す
るための宛名ラベルを印刷することにより、図書館職員
は、郵送する資料を取りに行き、梱包して宛名ラベルを
貼り付けて郵送するだけでよく、利用者からの郵送依頼
を受け付ける業務を行う必要がなくなるので、利用者か
らの資料郵送依頼における業務の負担を軽減することが
可能となる。

【００１３】

【実施例】以下、本発明について、一実施例とともに詳
細に説明する。

【００１４】なお、実施例を説明するための全図におい
て、同一機能を有するものは同一符号を付け、その繰り
返しの説明は省略する。

【００１５】図１は、本発明の一実施例である資料の郵
送貸出支援システムの構成を説明するための図である。

【００１６】図１に示すように、本実施例の資料の郵送
支援システムは、郵送業務に関する処理を行う郵送処理
装置１００と、遠隔地に通信回線を介して設置され、資
料の検索、郵送を依頼する端末２００と、利用者データ
ファイル３０１と資料データファイル３０２と料金デー
タファイル３０３と依頼書データファイル３０４を備え
たデータファイル３００と、依頼書データを出力するデ
ィスプレイ４００とプリンタ５００と、依頼書データを
更新する入力装置６００とから構成される。

【００１７】本実施例の資料の貸出支援システムでは、
利用者は、この端末２００から利用者番号の入力を行
い、登録済みの利用者であることが確認をされた時点で
資料の検索、及び貸出することが可能となる。

【００１８】図１に示した端末２００は、データファイ
ル３００とアクセスする手段を有し、資料の検索、貸出
の処理を行った後で、郵送を希望するかどうかの選択を
入力するためのキーボード及びマウスと、検索した資料
情報の表示や、郵送にかかる料金の表示を行うためのデ
ィスプレイとを備える。

【００１９】図１に示す郵送処理装置１００は、郵送の
手続きを行う郵送手続き手段１１０と、郵送手続きを終
えた依頼書を監視する依頼書監視手段１２０とを備え
る。

【００２０】郵送手続き手段１１０は、利用者が借りた
い資料について資料データファイル３０２を読み込んで
検索する資料検索手段１１１と、その資料検索手段１１
１を介して、郵送依頼に関するデータを取得し、依頼書
データを作成する依頼書データ作成手段１１２と依頼書
データと資料データファイル３０２及び料金データファ
イル３０３のデータから資料の郵送料金を抽出して、依
頼書データにその料金を付与する資料の郵送料金抽出手
段１１３と、郵送する宛名ラベルを作成して印刷する宛
名ラベル作成出力手段１１４と依頼書データを依頼書デ
ータファイル３０４に格納する依頼書データ格納手段１
１５と、依頼書データをディスプレイ４００またはプリ
ンタ５００に出力する依頼書データ出力手段１１６とか
らなる。

【００２１】依頼書監視手段１２０は、依頼書データフ
ァイル３０４の郵送貸出を行った依頼書データから郵送
料金未納者の検索を行う郵送料金未納者検索手段１２１
と、その郵送料金未納者を出力する郵送料金未納者出力
手段１２２とからなる。

【００２２】次に、図２〜図４を用いて上記各データフ
ァイルについて説明する。

【００２３】図２（ａ）は、本実施例における利用者デ
ータファイル３０１の利用者データ３１０の構成を説明
するための図であり、図２（ｂ）は、本実施例における
資料データファイル３０２の資料データ３２０の構成を
説明するための図である。

【００２４】図３（ａ）は、本実施例における料金デー
タファイル３０３の料金テーブル３３０の構成を説明す
るための図であり、図３（ｂ）は、サブ料金テーブルの
構成を説明するための図である。

【００２５】図４は、本実施例における依頼書データフ
ァイル３０４の依頼書データ３４０を説明するための図
である。

【００２６】利用者データ３１０は、図２（ａ）に示す
ように、レコード情報として、検索キー項目となる利用
者番号３１１と、その他に利用者氏名３１２（カナ）、
３１３（漢字）、住所３１４、生年月日３１５、電話番
号３１６および、その利用者に現在貸出中の資料の資料
番号３１７の項目から構成される。

【００２７】資料データ３２０は、図２（ｂ）に示すよ
うに、レコード情報として、検索キー項目となる資料番
号３２１と、その他に資料名３２２（カナ）、３２３
（漢字）、著者名３２４、出版社３２５、大きさ３２
６、ページ数３２７、郵送サイズ３２８および貸出中か
どうかを示すフラグ３２９の項目から構成される。

【００２８】料金ファイル３０３は、図３（ａ）に示す
料金テーブル３３０と図３（ｂ）に示す複数のサブ料金
テーブルからなる。

【００２９】料金テーブル３３０は、県名とサブ料金テ
ーブル番号を項目としてもっており、それらの関連付け
を行う。

【００３０】サブ料金テーブルは、市町村名と資料の郵
送サイズを項目としてもっており、郵送サイズは、資料
の大きさ及び重量によって、大、中、小に分かれてい
る。この図３（ｂ）では、図３（ａ）のサブテーブル３
３１とサブテーブル３３２について示してある。

【００３１】依頼書データ３４０は、図４に示すよう
に、受け付け番号３４１、利用者番号３４２、資料番号
３４３、郵送フラグ３４４、郵送料金３４５、郵送日３
４６、郵送料金受領フラグ３４７、受付日３４８の項目
から構成される。

【００３２】ここでの郵送フラグは、その資料の貸出が
郵送貸出であるか、図書館に取りに行く通常貸出である
かを示すもので、郵送貸出であれば、”１”、通常貸出
であれば”０”が格納される。

【００３３】郵送料金３４５は、上述した資料の郵送料
金抽出手段１１３によって抽出された料金が格納され
る。

【００３４】郵送日３４６は、資料を郵送した日付が格
納され、図書館職員が郵送時に入力装置６００により入
力する。郵送前には”０”が格納される。

【００３５】郵送料金受領フラグ３４７は、依頼者から
資料郵送料金を受領したどうかを示すフラグで、受領し
たときに、図書館職員が”１”を入力装置６００により
入力する。未受領のときには、”０”が格納される。

【００３６】次に、上述した本実施例の郵送処理装置１
００における郵送手続き手段１１０及び依頼書データ監
視手段１２０の処理手順について図５と図６を用いて説
明する。

【００３７】図５は、本実施例の郵送処理装置１００に
おける郵送手続き手段１１０の処理手順を示すフローチ
ャートである。

【００３８】本実施例の郵送処理装置１００における郵
送手続き手段１１０の処理手順は、まず、端末２００か
らのアクセスにより、資料検索手段１１１は、依頼者の
利用者番号、電話番号、生年月日のデータを取得し（ス
テップ５０１）、取得したデータと利用者データ３１０
のデータと一致するかで正当な利用者からのアクセスで
あるかを確認し（ステップ５０２）、取得したデータが
正当なものでなければ、資料の検索、貸出ができないこ
とを出力する（ステップ５０３）。

【００３９】正当なものであれば、資料を検索するため
の検索キーをその依頼者から取得し（ステップ５０
４）、その検索キーに該当するデータを依頼者に一覧出
力する（ステップ５０５）。

【００４０】そして、その一覧において依頼者から資料
が選択されると、その選択された資料の詳細を出力する
（ステップ５０６）。

【００４１】その後、依頼者からの再検索、終了、貸出
指示を取得する（ステップ５０７）。

【００４２】ここでは、出力した一覧の画面等に各指示
のボタンを設け、そのボタンを押下することによって指
示される。

【００４３】その指示が再検索であれば、ステップ５０
４に戻り、終了指示であれば、資料の検索を終了する。

【００４４】貸出が指示された場合は、依頼書データ作
成手段１１２により、資料データ３２０の貸出フラグ３
２９を貸出中にし、上述した依頼者と資料のデータとか
ら図４に示す依頼書データ３４０を作成する（ステップ
５０８）。

【００４５】その後、資料の郵送料金抽出手段１１３に
より、依頼書データ３４０の郵送フラグ３４４が”１”
である場合に、資料番号３４３を取り出し、資料データ
ファイル３０２において、その資料番号３４３における
資料の郵送サイズ３２８を取り出し、続いて、依頼書デ
ータ３４０の利用者番号３４２に該当する住所を利用者
データ３１０の住所３１４から取り出し、その郵送サイ
ズ３２８と住所３１４に対する郵送料金を図３に示すよ
うな料金テーブル３３０から抽出し、郵送料金３４８に
その料金を格納され、依頼書データ３４０の郵送フラグ
が”０”である場合には、”ー”が格納される（ステッ
プ５０９）。

【００４６】その後、宛名ラベル作成印刷手段１１４に
より、依頼書データ３４０の郵送フラグ３４４が”１”
である場合、その依頼書データ３４０における利用者番
号３４２を基に、利用者データ３１０から氏名３１３と
住所３１４を取り出し、その氏名３１３と住所３１４に
資料番号３４３を添えた宛名ラベル印刷し（ステップ５
１０）、依頼書データ格納手段１１５により、依頼書デ
ータ３４０を依頼書データファイル３０４に格納する
（ステップ５１１）。

【００４７】その後、図書館職員は、その印刷されたラ
ベル、または依頼書データ出力手段１１６によりプリン
タ５００に出力される依頼書データの一覧を基に資料を
取りに行き、その取りに行った資料を梱包し、宛名ラベ
ルを貼り付けて郵送料金の請求書と共に依頼者に郵送す
る。

【００４８】そして、図書館職員は、依頼書データ出力
手段１１６により、ディスプレイ４００上に依頼書デー
タファイル３０４に格納された依頼書データ３４０を図
７に示すような依頼書７００として表示し、その表示画
面上で入力装置６００を用いて郵送日３４６や郵送料金
受領フラグ３４７の入力を行う。

【００４９】また、そのディスプレイ４００に表示され
た依頼書を依頼書データ出力手段１１７により、プリン
トアウトすることも可能である。

【００５０】さらに、ステップ５１０において、宛名ラ
ベル印刷時に、郵送料金３４５を基に料金の振り込み用
紙を同時に印刷するようにして、資料と一緒にその振り
込み用紙を郵送するようにしてもよい。

【００５１】したがって、上述した本実施例の資料の郵
送貸出支援システムにおける郵送処理装置１００では、
利用者からの郵送依頼を受け付けて依頼書を作成し、そ
の依頼書を基に郵送するための宛名ラベルを印刷するこ
とにより、図書館職員は、郵送する資料を取りに行き、
梱包して宛名ラベルを貼り付けて郵送するだけでよく、
利用者からの郵送依頼を受け付ける業務を行う必要がな
くなるので、利用者からの資料郵送依頼における業務の
負担を軽減することが可能となる。

【００５２】また、宛名ラベルに資料番号を共に印刷す
ることにより、図書館職員は資料を梱包する際に、その
宛名ラベルを見るだけで郵送先と同時に郵送する資料も
確認できるので、誤って違う資料を郵送したりすること
を防止でき、郵送貸出の業務を容易に、かつ、正確に行
うことができる。

【００５３】次に、本実施例の郵送処理装置１００にお
ける依頼書データ監視手段１２０の処理手順について説
明する。

【００５４】図６は、本実施例の郵送処理装置１００に
おける依頼書データ監視手段１２０の処理手順を示すフ
ローチャートである。

【００５５】本実施例の郵送処理装置１００における依
頼書データ監視手段１２０の処理手順は、まず、郵送料
金未納者検索手段１２１により依頼書データファイル３
０４に郵送フラグ３４４が”１”の依頼書データ３４０
がある場合に（ステップ６０１）、その依頼書データ３
４０を取得し（ステップ６０２）、その取得した依頼書
データ３４０の郵送料金受領フラグ３４７が、”０”で
あるかチェックし、”０”でなければステップ６０１に
戻り、”０”であれば、次のステップ６０４に進み（ス
テップ６０３）、続いて、郵送日３４９を取り出して郵
送日から所定日数以上経過しているかチェックし（ステ
ップ６０４）、経過している場合、郵送料金未納者出力
手段１２２により、その依頼書データをプリンタ５００
に出力し、経過していない場合はステップ６０１に戻る
（ステップ６０５）。

【００５６】このときの所定日数における期間は、利用
する図書館毎に設定されるものであり、本実施例の依頼
書データ監視手段１２０は、この期間単位で自動的に動
作し、プリンタ５００に郵送料金未納者を出力する。

【００５７】したがって、上述したように、本実施例の
郵送処理装置１００に依頼書データ監視手段１２０を備
えることにより、図書館職員は、資料を郵送した料金の
徴収における管理を容易におこなうことが可能となる。

【００５８】以上、本発明者によってなされた発明を、
前記実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は、前
記実施例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱し
ない範囲において種々変更可能であることは勿論であ
る。

【００５９】

【発明の効果】本願において開示される発明のうち代表
的なものによって得られる効果を簡単に説明すれば、下
記のとおりである。

【００６０】１．利用者からの資料郵送依頼における業
務の負担を軽減することが可能となる。

【００６１】２．資料を郵送した料金の徴収における管
理を容易におこなうことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例である資料の郵送貸出支援シ
ステムの構成を説明するための図である。

【図２】本実施例のデータファイル３００について説明
するための図である。

【図３】本実施例のデータファイル３００について説明
するための図である。

【図４】本実施例のデータファイル３００について説明
するための図である。

【図５】本実施例の郵送処理装置１００における郵送手
続き手段１１０の処理手順を示すフローチャートであ
る。

【図６】本実施例の郵送処理装置１００における依頼書
データ監視手段１２０の処理手順を示すフローチャート
である。

【図７】本実施例における依頼書の出力例を示した図で
ある。

【符号の説明】

１００…郵送処理装置、１１０…郵送手続手段、１１１
…資料検索手段、１１２…依頼書データ作成手段、１１
３…資料の郵送料金抽出手段、１１４…宛名ラベル作成
出力手段、１１５…依頼書データ格納手段、１１６…依
頼書データ出力手段、１２０…依頼書データ監視手段、
１２１…郵送料金未納者検索手段、１２２…郵送料金未
納者出力手段、２００…端末、３００…データファイ
ル、３０１…利用者データファイル、３０２…資料デー
タファイル、３０３…料金データファイル、３０４…依
頼書データファイル、４００…ディスプレイ、５００…
プリンタ、６００…入力装置。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 図書館の資料の郵送貸出処理を行い、入
   出力装置を備えた郵送処理装置と、前記郵送処理装置と
   通信回線を介して接続された端末と、図書館の利用者の
   データ、資料のデータ、郵送料金のデータ、貸出依頼に
   関するデータを格納するデータファイルとを備えた資料
   の郵送貸出支援システムであって、 前記郵送処理装置は、前記資料データを基に資料の検索
   を行う資料検索手段と、その資料検索手段を介して貸出
   依頼に関するデータを取得し、依頼書データを作成する
   依頼書データ作成手段と、郵送貸出を依頼された資料の
   郵送料金を抽出する資料の郵送料金抽出手段と、前記依
   頼書データを基に依頼者の宛名ラベルを作成する宛名ラ
   ベル作成手段と、依頼書データをデータファイルに格納
   する依頼書データ格納手段と、依頼書データを依頼書と
   して出力装置に出力する依頼書データ出力手段とを備え
   たことを特徴とする資料の郵送貸出支援システム。
2. 【請求項２】 前記請求項１に記載の資料の郵送貸出支
   援システムにおいて、前記郵送処理装置は、データファ
   イルに格納された前記依頼書データから郵送料金未納者
   を検索する郵送料金未納者検索手段と、その郵送料金未
   納者を出力する郵送料金未納者出力手段とを備えたこと
   を特徴とする資料の郵送貸出支援システム。