JPH0855165A - 文書集計装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書群ファイル４に記憶された同一形式の複
数の文書１４ａを各項目毎に集計して一つの集計文書を
自動的に作成する。 【構成】 外部から操作入力された集計項目１６，該当
項目の集計方式１６ｃ及び集計対象文書１４ａの文書名
１４ｂ等からなる集計条件を決定し、決定された集計条
件を集計条件テーブル６に記憶保持し、集計条件テーブ
ル６に記憶された各文書名の文書１４ａを文書群ファイ
ル４から順次読出し、読出される文書に含まれる集計条
件テーブル６に記憶された項目に対して同じく前記集計
条件テーブル５に記憶された集計方式に従って順次集計
処理する。そして、順次集計される各項目毎の集計結果
を集計対象文書の文書名と共に集計結果テーブル７に累
積記憶していき、集計結果テーブル７に累積記憶された
各項目毎の集計結果及び各文書名を集計文書として出力
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は同一形式で作成された複
数の文書を一つの文書にまとめる文書集計装置に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】例えば、ワードプロセッサやパーソナル
コンピュータの表計算機能で作成された文章のなかに
は、商品の売上伝票や、仕入伝票等の一定の形式で記載
された文章もある。このような文書においては、品名，
単価．数量，合計金額等の予め定められた各項目毎に上
述した各数値が記載されている。このような伝票形式の
文書は、毎日、一週間，又は１月等の一定期間経過する
毎に作成される。

【０００３】そして、これらの複数の項目が記載された
各文書を文書群ファイルに記憶保持する場合は、それぞ
れ文書毎に文書名を付す。そして、各文書に記載された
各項目毎の数値等を加算したり、平均する必要が生じた
場合は、前記文書群ファイルに記憶されている関係する
全部の文書を読出してプリンタを用いて印字出力する。
印字出力された各文書（伝票）の各項目に対して電卓等
を用いて各項目毎に集計処理していた。

【０００４】そして、必要あれば、複数枚の文書（伝
票）の項目毎の集計結果を再度ワードプロセッサやパー
ソナルコンピュータの表計算機能を用いて１つの文章
（１枚の伝票）にまとめて記憶保持する。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
た各文章（伝票）の集計方法によれば、文書群ファイル
に記憶された各文章を印字出力させて、さらに同一商品
が記載された文章（伝票）を仕分けして、仕分けされた
各文章（伝票）に対して、各項目毎に手計算で集計計算
を行っていた。

【０００６】したがって、集計者の作業負担が大幅に増
加する。さらに、集計された各項目毎の集計結果を再度
１枚の文書（伝票）に作成して記憶保持するためには、
集計者の作業負担がさらに増大する。

【０００７】また、手計算工程が入るために、計算ミス
等の人為的ミスが発生する確率が高くなる。よって、集
計結果が記載されて新たに作成された文章（伝票）の信
頼性が低下する。

【０００８】本発明はこのような事情に鑑みてなされた
ものであり、外部から操作入力された集計条件に基づい
て各項目が集計された集計文書を自動的に作成でき、集
計者の集計作業負担を大幅に軽減でき、かつ作成された
集計文書の信頼性を向上できる文書集計装置を提供する
ことを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記課題を解消するため
に本発明の文書集計装置においては、同一形式を有し、
それぞれ複数種類の項目を含む複数の文書を記憶する文
書群ファイルと、外部から操作入力された集計項目，該
当項目の集計方式及び集計対象文書の文書名等からなる
集計条件を決定する集計条件決定手段と、集計条件決定
手段にて決定された集計条件を記憶保持する集計条件テ
ーブルと、集計条件テーブルに記憶された各文書名の文
書を文書群ファイルから順次読出す文書読出手段と、文
書読出手段にて順次読出される文書に含まれる集計条件
テーブルに記憶された項目に対して同じく集計条件テー
ブルに記憶された集計方式に従って順次集計処理する項
目集計処理手段と、項目集計処理手段にて順次集計され
る各項目毎の集計結果を集計対象文書の文書名と共に累
積記憶していく集計結果テーブルと、集計結果テーブル
に累積記憶された各項目毎の集計結果及び各文書名を集
計文書として出力する集計文書作成手段とを備えてい
る。

【００１０】

【作用】このように構成された文種集計装置において
は、集計者は集計項目，該当項目の集計方式及び集計対
象文書の文書名等からなる集計条件を入力操作すると、
この入力された集計条件は集計条件テーブルに自動的に
設定される。

【００１１】次に、この集計条件テーブルに設定された
文書名の文書が文書群ファイルから読出される。この読
出された文書に含まれる集計条件テーブルに記憶された
項目に対して同じく集計条件テーブルに記憶された集計
方式に従って順次集計が自動的に実行される。集計結果
は集計結果テーブルに順次累積記憶されていく。

【００１２】集計条件テーブルに設定された全ての文書
名に対する文書における各項目に対する集計処理が終了
すると、集計結果テーブルに累積記憶された各項目毎の
集計結果が集計文書として出力される。したがって、集
計者は手計算で各項目に対して集計作業を行う必要がな
い。

【００１３】

【実施例】以下本発明の一実施例を図面を用いて説明す
る。図１は実施例の文書集計装置の概略構成を示すブロ
ック図である。文書作成者１によって操作される文書作
成ツール２にて作成された売上伝票や仕入れ伝票等の所
定の同一形式を有した各文章はそれぞれ文書名を付され
て文章集計装置３へ入力される。

【００１４】文書集計装置３は例えばコンピュータ等の
情報処理装置で構成されている。そして、この文書集計
装置３は、文章群ファイル４と集計文書ファイル５と集
計条件テーブル６と集計結果テーブル７との４つのメモ
リと、アプリケーションプログラム上に構成された集計
条件決定部８と文書読出部９と項目集計部１０と集計文
書作部１１との４つのソフト的機構とで構成されてい
る。

【００１５】また、この文書集計装置３に対して、集計
者１２が各種集計条件を入力するためのキーボード１３
ａ及び表示器１３ｂを備えた例えばパーソナルコンピュ
ータ等で構成された端末機１３が接続されている。

【００１６】前記文書群ファイル４内には、図２（ａ）
に示すように、文書作成ツール２から入力された文書１
４ａ及び該当文書１４ａを特定する文書名１４ｂを格納
する複数の領域１５が形成されている。

【００１７】前記文書作成ツール２で作成され、文書群
ファイル４の各領域１５に記憶される文書１４ａには、
例えば図４（ａ）に示すように、［品名］，［単価］，
［数量］，［合価］等の項目名１６ａと［シャープペン
シル］，［１００］，［５］，［５００］等の項目デー
タ１６ｂとからなる複数の項目１６が記載されている。

【００１８】文書作成ツール２で作成される各文章１４
ａは、各項目１６の種類はそれぞれ異なる場合もある
が、全て同一形式（フォーマット）である。集計条件テ
ーブル６内には、例えば図３に示すように、文書名メモ
リ６ａと集計項目メモリ６ｂとが形成されている。集計
文書名メモリ６ａ内には集計対象文書１４ａの文書名１
４ｂが設定される。集計項目メモリ６ｂには、集計対象
となる各項目１６毎に項目名称１６ａと，文章１４ａ上
における行，列，文字幅等の該当項目１６の読取位置情
報１６ｄと、［平均］．［合計］，［最大］，［最
小］，［分散］，［標準偏差］等の集計方法１６ｃが設
定される。

【００１９】なお、初期状態においてはこの集計条件テ
ーブル６の各メモリ６ａ，６ｂ内にはなにも設定されて
いない。また、集計結果テーブル７内には、例えば図５
に示すように、集計結果メモリ７ａと集計項目一覧メモ
リ７ｂとが形成されている。集計結果メモリ７ａ内に
は、集計条件テーブル６内に設定されている各項目毎
に、集計方法１６ｂを記憶するための領域及び集計値を
記憶するための領域が形成されている。さらに、集計項
目一覧メモリ７ｂ内には、集計条件テーブル６に設定さ
れている各文書名１４ｂ毎に、品名，単価及び集計され
た合価が設定される領域が形成されている。

【００２０】以上の構成を有する文書群ファイル４，集
計条件テーブル６及び集計結果テーブル７とを有する文
書集計装置３は、文書群ファイル４に各文書１４ａが記
憶された状態において、集計者１２が端末機１３を介し
て集計条件を指定した集計指令を入力すると、図６に示
す流れ図に従って、文書集計処理を実行する。

【００２１】流れ図が開始されると、Ｐ（プログラム・
ステップ）１において、集計条件決定部８を起動して、
入力された集計条件に従って集計条件テーブル６に各集
計条件を設定する。その後、Ｐ２において、文書読出部
９及び項目集計処理部１０を起動して、集計条件テーブ
ル６に記憶された集計条件に従って、集計対象文書１４
ａの各項目１６に対する集計処理を実施して、集計結果
を集計結果テーブル７に累積記憶する。

【００２２】その後、Ｐ３にて、集計文書作成部１１を
起動して、集計結果テーブル７に累積記憶された各項目
毎の集計結果及び各文種名を集計文書として例えば集計
文書ファイル５へ出力する。

【００２３】次に、集計条件決定部８の具体的動作を図
７の流れ図を用いて説明する。流れ図か開始され、Ｑ１
にて、端末機１３から集計員１２の操作による集計要求
が入力されると、文書群ファイル４の各領域１５に記憶
されている文書の文書名１４ｂを読出して図４（ｂ）に
示すフォーマットの文書選択一覧１７として端末機１３
の表示器１３ｂへ表示出力する。

【００２４】Ｑ２にて、表示器１３ｂに文書選択一覧１
７が表示された状態で、集計員１２が集計処理すべき文
書１４ａの文書名１４ｂをキーボード１３ａで選択する
と、各文書名１４ｂに対して［○］［×］で示す選択マ
ーク１８が表示され、かつ集計選択された各文書名１４
ｂが集計条件テーブル６の集計文書名メモリ６ａの空き
領域に格納される。

【００２５】集計条件テーブル６の集計文書名メモリ６
ａに対する各集計対象文書１４ｂの登録処理が終了する
と、登録された一つの文書１４ａを文書群ファイル４か
ら読出して、図４（ａ）に示すように、端末機１３の表
示器１３ｂへ表示する（Ｑ３）。

【００２６】そして、表示された文書１４ａを構成する
一つの項目１６がキーボード１３ａで指定されると、図
４（ｂ）に示すように、指定された項目１６の項目デー
タ１６ｂを反転表示する。同時に反転表示した項目名１
６ａを集計条件テーブル６の集計項目メモリ６ａ内の項
目名に対応する空き領域に設定する。同時に、該当項目
データ１６ｂの文書１４内の行，桁，文字幅等の読取位
置情報１６ｄを検出して、集計項目メモリ６ａ内の対応
する各空き領域に設定する（Ｑ４）。

【００２７】さらに、端末機１３から指定された該当項
目に対する集計方法１６ｃを該当項目の最終欄に設定す
る（Ｑ５）。そして、Ｑ６にて、集計文書名メモリ６ａ
に設定された全ての文書名１４ｂに対する文書１４ａの
必要とする項目１６の集計項目メモリ６ｂに対する設定
処理が終了すると、この集計条件決定部８における集計
条件テーブル６に対する設定処理を終了する。

【００２８】集計条件テーブル６に対する設定処理が終
了すると、集計者１２は端末機１３を介して集計処理の
開始指令を入力する。集計処理の開始指令が入力される
と、文書読出部７，項目集計処理部１０が起動して、図
８の流れ図に示す集計処理を開始する。

【００２９】Ｒ１にて、まだなにも設定されていない集
計結果テーブル７に対して、集計条件テーブル６に設定
されている各集計条件を登録する。すなわち、集計条件
テーブル６の文書名メモリ６ａの各文書名１４ｂを集計
結果テーブル７の集計項目一覧メモリ７ｂの各文書名領
域に設定し、集計項目メモリ６ｂの各項目名１６ａを集
計結果メモリ７ａの項目名の各欄及び集計項目一覧メモ
リ７ｂの各欄に設定する。さらに、集計項目メモリ６ｂ
の各項目の集計方法１６ｃを集計結果メモリ７ａの集計
方法欄に設定する。

【００３０】集計結果テーブル７の初期設定が終了する
と、文書群ファイル４から集計条件テーブル６の集計文
書名メモリ６ａに記憶されている１つの文書名１４ｂに
対応する文書１４ａを読出す（Ｒ４）。そして、読出さ
れた文書１４ａに含まれる集計条件テーブル６の集計項
目メモリ６ｂに登録さている各項目１６の項目データ１
６ｂを読出位置情報１６ｄを用いて抽出する。

【００３１】抽出された項目データ１６ａが品名の項目
データの場合は、そのまま集計項目一覧メモリ７ｂの品
名の領域に書込む。抽出された項目データ１６ａが単価
の項目データ（ｘ_i ）の場合は、集計方法が［平均］で
あるので、一旦図示しないワークメモリに時系列的に書
き込む。また、抽出された項目データ１６ａが合価の項
目データの場合は、集計方法が［合計］であるので、集
計項目一覧メモリ７ｂの合価欄の値に加算する（Ｒ
３）。

【００３２】登録された一つの項目に対する集計処理が
終了すると、登録された他の項目１６に対する集計処理
を行う。そして、読出した１つの文書１４ａに対する登
録された全ての項目１６に対する集計処理が終了すると
（Ｒ４）、Ｒ２へ戻り、集計条件テーブル６の集計文書
名メモリ６ａに記憶されている他の文書名１４ｂに対応
する文書１４ａを読出して、集計処理を開始する。

【００３３】Ｒ５にて、集計条件テーブル６の集計文書
名メモリ６ａに記憶されている全ての文書名１４ｂに対
応する文書１４ａの集計処理が終了すると、Ｒ６へ進
み、各集計項目１６毎に、集計条件テーブル６に設定さ
れた集計方法で集計結果を算出する。そして、算出され
た各集計結果を集計結果テーブル７ａの対応する項目欄
に設定する。

【００３４】集計結果テーブル７の集計結果一覧メモリ
７ｂの全ての項目欄に対応す集計結果が書込まれると
（Ｒ７）、この項目集計処理を終了する。図９に、集計
結果テーブル７に対して途中まで集計結果が書込まれた
状態を示し、図１０に、集計処理が終了して集計結果テ
ーブル７に対して全ての集計結果が書込まれた状態を示
す。

【００３５】次に、具体的な集計方法を説明する。ａ）
集計方法が［平均］と指定されていた場合は、集計値
Ｘは(1) 式で示される。

【００３６】 Ｘ＝Σｘ_i ／ｎ …（１） Ｘ ：集計値（平均） ｘ_ｉ ：文書毎の項目データ（ｉ＝１〜ｎ） ｎ ：集計文書数 ｂ） 集計方法が［合計］と指定されていた場合は、集
計値Ｘは(2) 式で示される。

【００３７】 Ｘ＝Σｘ_i …(2) Ｘ ：集計値（合計） ｘ_i ：文書毎の項目データ（ｉ＝１〜ｎ） ｎ ：集計文書数 ｃ） 集計方法が［最大］と指定されていた場合は、集
計値Ｘは(3) 式で示される。

【００３８】 Ｘ＝ｍａｘ（ｘ_i ） …(3) Ｘ ：集計値（最大） ｘ_i ：文書毎の項目データ（ｉ＝１〜ｎ） ｎ ：集計文書数 ｍａｘ（ ）は要素の最大値をその値として採用する。

【００３９】ｄ） 集計方法が［最小］と指定されてい
た場合は、集計値Ｘは(4) 式で示される。 Ｘ＝ｍｉｎ（ｘ_i ） …(4) Ｘ ：集計値（最小） ｘ_i ：文書毎の項目データ（ｉ＝１〜ｎ） ｎ ：集計文書数 ｍａｘ（ ）は要素の最小値をその値として採用する。

【００４０】ｅ） 集計方法が［分散］と指定されてい
た場合は、集計値Ｘは(5) 式で示される。 Ｘ＝［ｎΣｘ_i ² −（Σｘ_i ）² ］／ｎ² …(5) Ｘ ：集計値（分散） ｘ_i ：文書毎の項目データ（ｉ＝１〜ｎ） ｎ ：集計文書数 ｆ） 集計方法が［標準偏差］と指定されていた場合
は、集計値Ｘは(6) 式で示される。

【００４１】 Ｘ＝［｛ｎΣｘ_i ² −（Σｘ_i ）² ］｝／ｎ² ］^1/2 …(6) Ｘ ：集計値（標準偏差） ｘ_i ：文書毎の項目データ（ｉ＝１〜ｎ） ｎ ：集計文書数 以上説明した集計処理でもって、図１０に示すような最
終の集計結果テーブル７が作成されると、図１の集計文
書作成部１１が起動されて、集計結果テーブル７の記憶
内容が、集計結果テーブル７と同一フォーマットの集計
文書として作成されて、集計文書メモリ５へ格納され
る。

【００４２】集計者１２及び文書作成者１は、必要に応
じて、集計文書メモリ５に書込まれた集計文書を端末機
１３及び文書作成ツール２の表示画面に読出したり、印
字出力することが可能である。

【００４３】このように構成された文書集計装置におい
ては、集計者１２は、端末機１３を介して、集計対象文
書１４の文書名１４ａ，集計対処項目名１６ａ，集計方
法１６ｃ等の集計条件を操作入力するのみで、該当集計
条件は集計条件テーブル６内に設定される。

【００４４】そして、この集計条件テーブル６に設定さ
れた集計条件に従って文書群ファイル４に記憶保持され
た集計対象文書１４ａにおける各項目１６に対する集計
処理が自動的に実行される。そして、集計結果は所定の
文書フォーマットを有した集計結果テーブル７に自動的
に記憶される。さらに、この集計結果テーブル７の記憶
内容が同一フォーマットで集計文書として文書作成され
て集計文書ファイル５へ格納される。

【００４５】よって、集計者は前記(1) 〜(6) に示す実
際の集計演算を電卓等を用いて手計算する必要ない。し
たがって、集計作業能率を大幅に向上できる。また、計
算誤り等の人為的ミスの発生確率を大幅に低減できる。

【００４６】さらに、集計文書ファイル５に記憶された
集計文書を印字出力させることによって、この集計文書
を売上げや仕入れ報告書としてそのまま採用できる。ま
た、集計文書の集計データをグラフ作成時のデータとし
て使用することも可能である。

【００４７】なお、本発明は上述した実施例装置に限定
されるものではない。例えば、図１１に示すように、文
書作成ツール２が接続されていない文章集計装置であっ
てもよい。この場合は、文書群ファイル４内には、別の
装置で作成された文書が何等かの手法で書込まれる。

【００４８】また、実施例の文書集計装置で取扱う文書
は例えば商店で使用する売上げや仕入れの伝票であると
したが、特に伝票に限定される必要はなく、他の定型的
な形式で記載された他の種類の文書にも適用できること
は言うまでもない。

【００４９】

【発明の効果】以上説明したように本発明の文書集計装
置においては、外部から操作入力された集計条件を集計
条件テーブルに一旦設定し、この集計条件テーブルに設
定された各集計条件に従って、集計対象の各文書の項目
に対する集計処理を自動的に実行している。

【００５０】したがって、各項目が集計された集計文書
を自動的に作成できるので、集計者の集計作業負担を大
幅に軽減でき、かつ人為的ミスを未然に排除できるの
で、作成された集計文書の信頼性を向上できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施例に係わる文書集計装置の概
略構成を示すブロック図

【図２】 同実施例装置における文書群ファイル及び文
書一覧を示す図

【図３】 同実施例装置内に形成された集計条件テーブ
ルを示す図

【図４】 同実施例装置の端末機に表示された文書を示
す図

【図５】 同実施例装置内に形成された集計結果テーブ
ルを示す図

【図６】 同実施例装置の概略動作を示す流れ図

【図７】 同実施例装置における集計条件の設定動作を
示す流れ図

【図８】 同実施例装置における集計処理動作を示す流
れ図

【図９】 同実施例装置内に形成された集計結果テーブ
ルに対する集計処理の途中状態を示す図

【図１０】 同実施例装置内に形成された集計結果テー
ブルに対する集計処理の最終状態を示す図

【図１１】 本発明の他の実施例に係わる文書集計装置
の概略構成を示すブロック図

【符号の説明】

１…文書作成者、２…文書作成ツール、３…文書作成装
置、４…文書群ファイル、５…集計文書ファイル、６…
集計条件テーブル、７…集計結果テーブル、８…集計条
件決定部、９…文書読出部、１０…項目集計処理部、１
１…集計文書作製部、１２…集計者、１３…端末機、１
４ａ…文書、１４ｂ…文書名、１５…領域、１６…項
目、１６ａ…項目名、１６ｂ…項目データ、１６ｃ…集
計方法、１６ｄ…読出位置情報

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 同一形式を有し、それぞれ複数種類の項
   目を含む複数の文書を記憶する文書群ファイルと、 外部から操作入力された集計項目，該当項目の集計方式
   及び集計対象文書の文書名等からなる集計条件を決定す
   る集計条件決定手段と、 この集計条件決定手段にて決定された集計条件を記憶保
   持する集計条件テーブルと、 この集計条件テーブルに記憶された各文書名の文書を前
   記文書群ファイルから順次読出す文書読出手段と、 この文書読出手段にて順次読出される文書に含まれる前
   記集計条件テーブルに記憶された項目に対して同じく前
   記集計条件テーブルに記憶された集計方式に従って順次
   集計処理する項目集計処理手段と、 この項目集計処理手段にて順次集計される各項目毎の集
   計結果を前記集計対象文書の文書名と共に累積記憶して
   いく集計結果テーブルと、 この集計結果テーブルに累積記憶された各項目毎の集計
   結果及び各文書名を集計文書として出力する集計文書作
   成手段とを備えた文書集計装置。