JPH10187941A - 電子ファイリングシステムおよび同システムにおけるイメージデータ管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】ページ数の多い文書を電子化して登録した場合
でも、その文書中の目的箇所を容易に見つ出すことが可
能な電子ファイリングシステムを実現する。 【解決手段】文書は画像入力装置１などを用いてイメー
ジデータに変換されてイメージデータ記憶装置３に記録
されるが、この場合、書籍などの複数ページから構成さ
れる文書については、その文書情報を検索するための文
書名などが文書情報管理部１０として記録されると共
に、その文書情報を構成する要素毎、例えば章などの単
位で、その章タイトルなどの検索キーを含む情報もイメ
ージデータ管理部１１として記録される。したがって、
複数ページから構成される文書を検索する場合には、イ
メージデータ管理部１１の検索用情報を用いることによ
りその文書の中から目的とする箇所のイメージデータを
容易に検索することが可能となる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は文書情報をイメー
ジデータに変換して記録および管理する電子ファイリン
グシステムおよび同システムにおけるイメージデータ管
理方法に関し、特に書籍などページ数の多い文書を効率
良く記録および管理することができる電子ファイリング
システムおよびイメージデータ管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、電子ファイリングシステムにお
いては、紙の上に印刷された文書がスキャナなどを用い
てページ単位でイメージデータとして読み取られ、それ
が光ディスク装置などに記録される。そして、光ディス
ク内のイメージデータを検索することにより、必要な文
書が読み出されて画面表示または印刷出力される。

【０００３】このように文書を電子化して電子ファイリ
ングシステムに記録する際には、通常、記録する文書に
対して検索のキーとなるタイトルや日付などの情報が付
けられる。文書に付けられたこのようなタイトルや日付
などの情報は、光ディスク内のイメージデータの検索に
使用され、該当する文書に対応するイメージデータを読
み出すことができる。

【０００４】しかし、例えば書籍など数十〜数百ページ
にも及ぶ大量な文書を記録した場合には、その文書に付
けられたタイトルや日付などによってその文書を検索す
ることはできるものの、その文書中の目的とする箇所に
ついては再度利用者が目視などによって探すことが必要
となり、目的の箇所を見つけるまでに多くの時間を要す
るという問題があった。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】上述のように、従来の
電子ファイリングシステムでは、記録する文書単位でし
か検索情報を付加してないため、ページ数の少ない文書
の場合には問題ないが、数十〜数百ページにも及ぶ大量
な文書の場合には、文書中の目的の箇所を見つけるまで
に多くの時間を要するという問題があった。

【０００６】この発明はこのような点に鑑みてなされた
ものであり、複数ページから構成されている文書情報の
中からそれを構成する要素毎にイメージデータを検索で
きるようにし、数十〜数百ページにも及ぶ大量な文書を
登録した場合でも目的の箇所を容易に見つ出すことが可
能な電子ファイリングシステムおよびイメージデータ管
理方法を提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】この発明は、文書情報を
イメージデータに変換して記録および管理する電子ファ
イリングシステムにおいて、イメージデータに変換され
る文書情報毎にそのイメージデータを検索するための第
１の検索情報を登録する手段と、前記イメージデータに
変換される文書情報が複数ページから構成されていると
き、その文書情報を構成する要素毎にそのイメージデー
タを検索するための第２の検索情報を登録する手段とを
具備し、前記第２の検索情報を使用することにより、複
数ページから構成されている文書情報の中からそれを構
成する要素毎にイメージデータを検索できるように構成
されていることを特徴とする。

【０００８】この電子ファイリングシステムにおいて
は、文書情報がスキャナなどを用いてイメージデータに
変換されて記録されるが、この場合、書籍などの複数ペ
ージから構成される文書情報については、その文書情報
を検索するための第１の検索情報のみならず、その文書
情報を構成する要素毎、例えば節や章などの単位、ある
いは文字、図形といったコンテンツ単位で、そのイメー
ジデータを検索するための第２の検索情報も登録され
る。この第２の検索情報の登録は、例えば、検索情報登
録用画面を表示してユーザがキーボードなどから検索キ
ーとなる情報を入力することなどによって行うことがで
きる。したがって、複数ページから構成される文書情報
を検索する場合には、例えば第１の検索情報を用いてそ
の文書情報を検索した後、第２の検索情報を用いた検索
を行うことによりその文書情報の中から目的とする箇所
のイメージデータを容易に検索することが可能となる。

【０００９】前記第２の検索情報としてはユーザからの
入力情報を利用しても良いが、前記各要素に対応するイ
メージデータを縮小するイメージ縮小手段や、各要素に
対応するイメージデータからその一部を切り出すイメー
ジ切り出し手段を利用することにより、複数ページから
構成される前記文書情報をイメージデータに変換して記
録するときに、各要素の縮小イメージや部分イメージを
自動生成してそれを第２の検索情報として登録すること
が好ましい。これにより、第２の検索情報となる検索キ
ーを入力する手間が省けるようになり、さらなる効率化
を図ることが可能となる。

【００１０】また、イメージデータに変換された文書情
報を記録するための記録メディアとして光ディスクなど
の交換自在なリムーバブルメディアを用いる場合には、
それらリムーバブルメディア毎に管理情報を登録してお
いたのでは、目的とする文書およびその文書内の該当個
所を検索するためにリムーバブルメディアを何度も交換
するといった作業が必要になる。これを解決するため、
文書情報とリムーバブルメディアとの対応関係を示すメ
ディア管理情報、および各リムーバブルメディアにイメ
ージデータとして記録されている各文書情報に関する前
記第１および第２の検索情報は、前記電子ファイリング
システムのハードディスクなどの記憶装置に登録してお
くことが好ましい。これにより、多数のリムーバブルメ
ディアがある場合でも、それらに記録されたイメージデ
ータを一元管理でき、且つ文書中の該当する箇所を容易
に検索することが可能となる。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照してこの発明の
実施形態を説明する。図１には、この発明の第１実施形
態に係る電子ファイリングシステムの構成が示されてい
る。この電子ファイリングシステムは、紙に印刷された
文字や図形、写真などを含む文書情報を電子化してファ
イリングするためのものであり、図示のように、スキャ
ナなどから構成される画像入力装置１、コンピュータ本
体２、および光ディスク装置などのイメージデータ記憶
装置３、コンピュータ本体２のディスプレイモニタおよ
び入力装置としてそれぞれ使用されるＣＲＴディスプレ
イ５およびキーボード６，マウス７から構成される。

【００１２】画像入力装置１は、入力対象の文書を例え
ばページ単位などでイメージデータに変換して読み込む
装置であり、その紙面上を走査して光電変換によりイメ
ージデータを取り込む。読み込まれたイメージデータは
コンピュータ本体２に送られて、そこでイメージデータ
管理のための処理が施された後、イメージデータ記憶装
置３に記録される。

【００１３】イメージデータ記憶装置３の記憶領域は、
図示のように、文書情報管理部１０、イメージデータ管
理部１１、およびイメージデータ部１２が割り当てられ
る。文書情報管理部１０には、イメージデータ記憶装置
３にイメージデータに変換されて登録された文書情報毎
にその検索キーとなる文書名、登録日時などの文書検索
用情報と、イメージデータ記憶装置３上のデータ格納位
置を示すアドレス情報が記録される。文書名、登録日時
などの文書検索用情報は、例えば、コンピュータ本体２
のＣＰＵで実行される電子ファイリングプログラムの制
御の下で画面表示される入力ウインドウ上に、ユーザが
キーボード６やマウス７を用いてそれら情報を入力する
ことによって与えられる。

【００１４】イメージデータ管理部１１には、イメージ
データ記憶装置３にイメージデータに変換されて登録さ
れた文書情報が複数ページから構成されている場合に、
それら各文書情報（文書１，文書２，文書３）を構成す
る要素毎にそのイメージデータを検索するための検索キ
ーと、各要素に対応するイメージデータの格納位置を示
すアドレス情報とが記録される。図においては、章を単
位として検索キーを登録する場合が示されているが、ペ
ージ、節、あるいは文字、図形といったコンテンツ単位
で、検索キーを登録および管理してもよい。どのような
単位で管理するかは、ユーザに選択させることもでき
る。

【００１５】イメージデータ部１２には、実際のイメー
ジデータが記録される。以下、本実施形態の具体的な動
作について画像登録時、画像検索時の二つに分けて説明
する。

【００１６】まず、登録時、画像入力装置１により入力
されたイメージデータはコンピュータ本体２に入力され
る。ユーザ（登録者）は、前述の電子ファイリングプロ
グラムによってＣＲＴ５に画面表示される入力ウインド
ウ上に、文書名、登録日時などの情報をキーボード６お
よびマウス７により入力すると同時に、その文書情報内
の各要素に対してもその検索キーとして章のタイトルな
どを入力する。そして、その文書のイメージデータをイ
メージデータ記憶装置３に記憶する際には、電子ファイ
リングプログラムの制御の下、イメージデータをイメー
ジデータ部１２に記憶するのと同時に、文書情報管理部
１０およびイメージデータ管理部１１にも前述した文書
検索および管理のための情報、および文書内要素の検索
および管理のための情報が記録される。

【００１７】次に、イメージデータの検索動作について
説明する。まず、ユーザ（検索者）が目的とする文書の
文書名などの検索条件をキーボード６およびマウス７を
用いて入力する。この入力に応答して、電子ファイリン
グプログラムの検索ルーチンは、イメージデータ記憶装
置３内の文書情報管理部１０の情報を参照して該当する
文書を検索し、その検索した文書に対応するイメージデ
ータ管理部１１の情報（ここでは、その文書を構成する
章それぞれのタイトル一覧）をＣＲＴ５に表示する。そ
して、検索者がキーボード６およびマウス７を用いて表
示されたタイトル一覧から目的とする箇所に対応する章
を選択すると、その選択された章に対応するイメージデ
ータがイメージデータ記憶装置３から読み出されて、Ｃ
ＲＴ５に画面表示される。

【００１８】このように、複数ページから構成される文
書については、その文書を検索および管理するための情
報のみならず、その文書を例えば章などの単位で、その
検索および管理のための情報も登録しておくことによ
り、複数ページからなる文書の中から目的とする箇所の
イメージデータを容易に検索することが可能となる。

【００１９】次に、図２および図３を参照して、イメー
ジデータ管理部１１に登録される文書内要素検索情報の
他の生成方法について説明する。図２は、文書内要素検
索情報としてユーザから入力される各章のタイトル情報
を用いるのではなく、イメージデータ登録時に例えば各
章の先頭ページについての縮小イメージをイメージデー
タ縮小処理ルーチン１３によって自動生成し、それを文
書内要素検索情報としてイメージデータ管理部１１に登
録するものである。

【００２０】この場合、検索時には、検索された文書を
構成する章それぞれの縮小イメージが一覧表示され、そ
の縮小イメージ一覧から目的とする章がユーザによって
選択されることになる。

【００２１】このように、縮小イメージを自動生成して
それを文書内要素検索情報としてイメージデータ管理部
１１に登録することにより、ユーザが章タイトルなどの
検索キーを入力する手間を省くことができる。

【００２２】図３は、イメージデータ登録時に例えば各
章毎にその先頭ページのイメージデータの一部（例え
ば、見出し情報など）をイメージデータ切り出しルーチ
ン１４によって切り出して部分イメージデータを自動生
成し、それを文書内要素検索情報としてイメージデータ
管理部１１に登録するものである。

【００２３】この場合、検索時には、検索された文書を
構成する章それぞれの部分イメージが一覧表示され、そ
の部分イメージ一覧から目的とする章がユーザによって
選択されることになる。

【００２４】このように、部分イメージを自動生成して
それを文書内要素検索情報としてイメージデータ管理部
１１に登録することによっても、検索キー入力操作の手
間を省くことができる。なお、部分イメージとして見出
し情報を切り出した場合には、その部分イメージをＯＣ
Ｒによって文字認識することにより、見出し情報を文字
コードデータとして記憶しておいても良い。これによ
り、文書内要素検索情報のデータサイズを削減すること
ができる。

【００２５】次に、図４を参照して、この発明の第２実
施形態を説明する。この第２実施形態においては、イメ
ージデータ記憶装置３の記憶メディアとしてリムーバブ
ルメディア、例えば交換可能な光ディスクや光磁気ディ
スクなどが用いられている。このようなリムーバブルメ
ディアを用いた場合には、１枚当たりの記憶データ量の
制限から、多数のリムーバブルメディアが交換しながら
使用されることになる。この場合、それらリムーバブル
メディア毎に前述の文書検索および管理用情報や文書内
要素検索および管理用情報を個々に記録しておいたので
は、目的とする文書およびその文書内の該当するイメー
ジデータを検索するためにリムーバブルメディアを何度
も交換するといった作業が必要になる。

【００２６】そこで、この第２実施形態では、コンピュ
ータ本体２に設けられているハードディスク装置（ＨＤ
Ｄ）４を使用し、各リムーバブルメディアの記憶内容を
一元管理できるように構成している。

【００２７】すなわち、ハードディスク装置（ＨＤＤ）
４には、どの文書がどのリムーバブルメディア（ここで
は、光ディスクとする）に記録しているかを管理するた
めに文書とそれを記録している光ディスクとの対応関係
を示す光ディスク管理情報が記録されている。また、ハ
ードディスク装置（ＨＤＤ）４には、各光ディスク毎に
文書検索および管理用情報と文書内要素検索および管理
用情報とを管理するための文書／イメージ管理部２０が
設けられており、各文書／イメージ管理部２０には、対
応する光ディスクに記録されている文書情報管理部１
０、文書毎のイメージデータ管理部１１、およびイメー
ジデータ部１２の写しが記録される。

【００２８】ハードディスク装置４の文書／イメージ管
理部２０へのこれら情報の記録は、イメージデータ記憶
時に光ディスクへのこれら情報の書き込みと同時に行う
ことができるが、イメージデータ記憶時に光ディスクに
対してのみこれら情報の書き込みを行い、後に、光ディ
スクからハードディスク装置４の文書／イメージ管理部
２０に情報をコピーするようにしても良い。

【００２９】なお、この第２実施形態においても、実施
形態１と同様にして、図２の縮小イメージ生成処理およ
び図３のイメージ切り出し処理を適用することにより、
文書内要素検索用情報を自動生成しても良い。

【００３０】

【発明の効果】以上説明したように、この発明によれ
ば、複数ページから構成されている文書情報の中からそ
れを構成する要素毎にイメージデータを検索できるよう
になり、数十〜数百ページにも及ぶ大量な文書を登録し
た場合でも目的の箇所を容易に見つけ出すことが可能と
なる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の第１実施形態に係る電子ファイリン
グシステムの構成を示すブロック図。

【図２】同第１実施形態の電子ファイリングシステムに
適用される縮小イメージ自動生成処理の原理を説明する
ための図。

【図３】同第１実施形態の電子ファイリングシステムに
適用されるイメージデータ切り出し処理の原理を説明す
るための図。

【図４】この発明の第２実施形態に係る電子ファイリン
グシステムの構成を示すブロック図。

【符号の説明】

１…画像入力装置、２…コンピュータ本体、３…イメー
ジデータ記憶部、４…ハードディスク装置、５…ＣＲＴ
ディスプレイ、６…キーボード、７…マウス、１０…文
書情報管理部、１１…イメージデータ管理部、１２…イ
メージデータ部、２０…文書／イメージ管理部。

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書情報をイメージデータに変換して記
   録および管理する電子ファイリングシステムにおいて、 イメージデータに変換される文書情報毎にそのイメージ
   データを検索するための第１の検索情報を登録する手段
   と、 前記イメージデータに変換される文書情報が複数ページ
   から構成されているとき、その文書情報を構成する要素
   毎にそのイメージデータを検索するための第２の検索情
   報を登録する手段とを具備し、 前記第２の検索情報を使用することにより、複数ページ
   から構成されている文書情報の中からそれを構成する要
   素毎にイメージデータを検索できるように構成されてい
   ることを特徴とする電子ファイリングシステム。
2. 【請求項２】 前記第２の検索情報を登録する手段は、 複数ページから構成される前記文書情報をイメージデー
   タに変換して記録するとき、前記各要素に対応するイメ
   ージデータを縮小するイメージ縮小手段を含み、 このイメージ縮小手段によって縮小された縮小イメージ
   データを前記第２の検索情報として登録してイメージデ
   ータの検索に使用することを特徴とする請求項１記載の
   電子ファイリングシステム。
3. 【請求項３】 前記第２の検索情報を登録する手段は、 複数ページから構成される前記文書情報をイメージデー
   タに変換して記録するとき、前記各要素に対応するイメ
   ージデータからその一部を切り出すイメージ切り出し手
   段を含み、 このイメージ切り出し手段によって切り出された部分イ
   メージデータを前記第２の検索情報として登録してイメ
   ージデータの検索に使用することを特徴とする請求項１
   記載の電子ファイリングシステム。
4. 【請求項４】 前記電子ファイリングシステムによって
   イメージデータに変換された各文書情報を記録するため
   の記録メディアはリムーバブルメディアであり、 文書情報とリムーバブルメディアとの対応関係を示すメ
   ディア管理情報、および各リムーバブルメディアにイメ
   ージデータとして記録されている各文書情報に関する前
   記第１および第２の検索情報は、前記各リムーバブルメ
   ディアの記憶内容を一元管理するために、前記電子ファ
   イリングシステムの記憶装置に登録されていることを特
   徴とする請求項１記載の電子ファイリングシステム。
5. 【請求項５】 文書情報をイメージデータに変換して記
   録および管理する電子ファイリングシステムで使用され
   るイメージデータ管理方法であって、 イメージデータに変換される文書情報毎にそのイメージ
   データを検索するための第１の検索情報を登録し、 前記イメージデータに変換される文書情報が複数ページ
   から構成されているとき、その文書情報を構成する要素
   毎にそのイメージデータを検索するための第２の検索情
   報を登録し、 前記第２の検索情報を使用することにより、複数ページ
   から構成されている文書情報の中からそれを構成する要
   素毎にイメージデータを検索できるようにしたことを特
   徴とする電子ファイリングシステムのイメージデータ管
   理方法。
6. 【請求項６】 複数ページから構成される前記文書情報
   をイメージデータに変換して記録するとき、前記各要素
   に対応するイメージデータを縮小して、その縮小イメー
   ジデータを前記第２の検索情報として登録することを特
   徴とする請求項５記載のイメージデータ管理方法。
7. 【請求項７】 複数ページから構成される前記文書情報
   をイメージデータに変換して記録するとき、前記各要素
   に対応するイメージデータからその一部を切り出し、そ
   の切り出した部分イメージデータを前記第２の検索情報
   として登録することを特徴とする請求項５記載のイメー
   ジデータ管理方法。