JPH1027180A - 文書検索システムおよび文書検索方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】文書を検索するための検索条件が曖昧、不正確
な場合であっても、ユーザの意図する文書が容易に検索
することができるとともに無効な検索処理を防止し文書
検索処理の効率を向上することができる文書管理システ
ムを提供する。 【解決手段】組織名称と組織構成に関する情報を含む組
織データと、氏名と所属組織に関する情報を含む人デー
タを、その過去の変更履歴とともに記憶する人事データ
ベース１０と、文書データを、その属性情報とともに記
憶する文書データベース１１と、この文書データベース
１１に記憶された文書データを検索するための検索条件
として、検索条件入力提示手段２に、前記文書の属性情
報が入力されると、検索条件解釈手段３は、その入力さ
れた検索条件を人事データベース１０に記憶された変更
履歴を基に有効な検索条件に補正し（緩和）、あるいは
限定する（制限）。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、蓄積された文書デ
ータを検索するためにユーザが入力する検索条件を補正
することにより、検索条件の入力を簡易化し、さらに、
検索処理を効率よく行える文書検索システムおよび文書
検索方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、文書の内容自体と種々の付加
情報を計算機上の記憶媒体に電子的に蓄積し、ユーザの
要求に応じてこれを検索し文書データを提供する文書デ
ータベースが、実際の職場に数多く導入され運用されて
いる。

【０００３】文書を検索するための条件として典型的な
ものは、一般には、題名、文書番号、文書種別、キーワ
ード、内容（全文検索）、作成者あるいは所有者（人あ
るいは組織）、登録日時あるいは作成日時、リビジョ
ン、など、文書の属性情報あるいは文書の内容自体に関
する条件の組合せである。

【０００４】文書を検索したいユーザは、これら文書の
属性情報あるいは内容自体に関する検索条件を所定の形
式で入力し、検索要求を文書データベースに発する。検
索要求を受けた文書データベースは、蓄積されている文
書データの各々について、入力された検索条件に合致す
るかどうか演算し、検索条件を満足する文書を検索結果
としてユーザに提示する。

【０００５】ユーザが入力した検索条件には不足や誤り
がある可能性があり、これをそのまま検索条件とした場
合には、ユーザが意図した検索結果は得られない。この
ような問題に対処し、検索条件の不足・誤りを自動的に
修正する方法に関する提案としては、「情報管理装置」
（特開平７−７８１７２号公報）、「データ検索処理装
置」（特開平７−８５０７３号公報）などがある。ま
た、職場における人、組織、文書などに関するデータ
を、過去の変更履歴も含めて蓄積・管理・利用する方法
の研究としては、「Ｔｈｅ Ｂｕｓｉｎｅｓｓ Ｏｂｊ
ｅｃｔ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ」（Ｍ．
Ｓｃｈｌａｔｔｅｒ 他、ＩＢＭ ＳＹＳＴＥＭＳ Ｊ
ＯＵＲＮＡＬ、 Ｖｏｌ ３３、 ＮＯ ２、 １９９
４）などがある。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】「情報管理装置」（特
開平７−７８１７２）では、ユーザが入力した検索条件
の中の検索キーおよびキーワードの表記が、データベー
スが規定する表記と異なる場合に、これを変換するため
の変換情報を用いて、データベースが規定する表記に変
換することにより検索条件を修正する方法が提案されて
いる。この方法によれば、例えば、ある組織が過去どの
ような名称であったかを変換情報として記述しておけ
ば、現在の組織名称をキーワードとして過去の組織名称
で登録されている文書を検索することも可能である。し
かしながら、変換情報を、その時間的有効期間を含めて
記述していないため、実際には無効な、条件を満足する
データが存在し得ないような検索条件で検索処理を実行
してしまう可能性がある。

【０００７】「データ検索処理装置」（特開平７−８５
０７３） では、ユーザが入力した検索条件に不足があ
った場合に、これを補うために追加すべき検索条件を自
動的に抽出してユーザに提案する方法が提案されてい
る。しかしながら、この方法では、追加すべき検索条件
を抽出するために候補のデータ群を一度検索しなければ
ならず、この一度目の検索処理は検索条件を緩和して行
なうため、検索処理の効率が良くないという問題があ
る。

【０００８】また、前述「Ｔｈｅ Ｂｕｓｉｎｅｓｓ
Ｏｂｊｅｃｔ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ」
に紹介されているシステムでは、文書などの情報を、過
去の任意の時点での状況に基づいて検索することが可能
であるとの記載があるものの、その検索処理の具体的な
方法は記載されておらず、また、検索時に設定する時間
的な条件が曖昧さを含む場合の対処方法も述べられてい
ない。

【０００９】上記の如き従来技術に基づく文書管理シス
テムにおいては、検索条件が時間の経過に伴い有効でな
くなるという問題が生じる。数年、数十年の長期にわた
って保管すべき文書、例えば、建築物やプラント設備の
設計図面、保守用文書などの文書については、その保管
期間中に、文書の作成者や管理者、所有部所などが改編
・改名・異動される可能性が大きい。文書データベース
に過去に登録された、文書の作成者、所有部所に関する
情報が、現在の人、部所の有無や名称、所属、組織構成
に合致しない場合には、ユーザは、当文書を検索するた
めには、当文書の登録当時の組織の名称、構成、所属を
鑑みて検索条件を入力しなければならない。

【００１０】過去の組織・人に関する情報をユーザが知
らない場合や正確に記憶していない場合には、検索条件
を正しく入力することは不可能であるため、ユーザは、
当文書を検索するためには、これら人・組織に関する条
件以外の検索条件によって検索要求を出すしか方法がな
い。

【００１１】しかしながら、ユーザにとっては、例え
ば、「おそらく１９９２年頃に○○課で作成した報告
書」などのように、正確でない記憶に基づく検索条件に
よって文書を検索したいという要求がある。

【００１２】一方、検索の処理を効率化よく実行するた
めには、このような不正確な検索条件をも有効に活用
し、検索範囲を絞り込むべきである。そこで、本発明
は、文書の検索条件が曖昧、不正確な場合でも、その検
索条件に基づく文書検索に先だって、検索条件から無効
な情報を取り除いて検索条件の制限・緩和を行うことに
より、ユーザは意図する文書が容易に得ることができる
とともに、無効な検索処理を防止し文書検索処理の効率
を向上することができる文書検索システムおよび文書検
索方法を提供することを目的とする。

【００１３】

【課題を解決するための手段】本発明の文書検索システ
ムは、文書の属性情報を、その過去の変更履歴とともに
記憶する属性情報変更履歴記憶手段と、文書データをそ
の属性情報とともに記憶する文書データ記憶手段と、こ
の文書データ記憶手段に記憶された文書データを検索す
るための検索条件として前記文書の属性情報が入力され
ると、その入力された検索条件を前記属性情報変更履歴
記憶手段に記憶された変更履歴を基に有効な検索条件に
補正する補正手段と、前記文書データ記憶手段に記憶さ
れた文書データを検索するための検索条件として前記文
書の属性情報が入力されると、その入力された検索条件
を前記属性情報変更履歴記憶手段に記憶された変更履歴
をもとに限定する限定手段と、前記補正手段で補正され
た検索条件および前記限定手段で限定された検索条件を
提示する提示手段と、この提示手段で提示された検索条
件に基づきユーザにより変更あるいは選択された検索条
件に基づき、前記文書データ記憶手段から文書データを
検索する文書データ検索手段と、を具備することによ
り、文書の検索条件が曖昧、不正確な場合でも、その検
索条件に基づく文書検索に先だって、検索条件から無効
な情報を取り除いて検索条件の制限・緩和を行うことに
より、ユーザは意図する文書が容易に得ることができる
とともに、無効な検索処理を防止し文書検索処理の効率
を向上することができる。

【００１４】また、本発明の文書検索システムは、少な
くとも組織名称と組織構成に関する情報を含む組織デー
タと、少なくとも氏名と所属組織に関する情報を含む人
データを、その過去の変更履歴とともに記憶する人事デ
ータベースと、文書データを、少なくともその文書の関
係者および関連組織および文書の登録日時を含む属性情
報とともに記憶する文書データベースと、この文書デー
タベースに記憶された文書データを検索するための検索
条件として、前記文書の属性情報のうち、文書の関係者
および関連組織および文書の登録日時のうち少なくとも
１つが入力されると、その入力された検索条件を前記人
事データベースに記憶された変更履歴を基に有効な検索
条件に補正する補正手段と、前記文書データベースに記
憶された文書データを検索するための検索条件として、
前記文書の属性情報のうち、文書の関係者および関連組
織および文書の登録日時のうち少なくとも１つが入力さ
れると、その入力された検索条件を前記人事データベー
スに記憶された変更履歴をもとに限定する限定手段と、
前記補正手段で補正された検索条件および前記限定手段
で限定された検索条件を提示する提示手段と、この提示
手段で提示された検索条件に基づきユーザにより変更あ
るいは選択された検索条件に基づき、前記文書データベ
ースから文書データを検索する文書データ検索手段と、
を具備することにより、文書の検索条件が曖昧、不正確
な場合でも、その検索条件に基づく文書検索に先だっ
て、検索条件から無効な情報を取り除いて検索条件の制
限・緩和を行うことにより、ユーザは意図する文書が容
易に得ることができるとともに、無効な検索処理を防止
し文書検索処理の効率を向上することができる。

【００１５】また、本発明の文書検索方法は、文書の属
性情報を、その過去の変更履歴とともに記憶する属性情
報変更履歴記憶手段を具備し、文書データをその属性情
報とともに記憶する文書データ記憶手段から文書データ
を検索するための検索条件として文書の属性情報が入力
されると、その入力された検索条件を前記属性情報変更
履歴記憶手段に記憶された変更履歴を基に有効な検索条
件に補正し、あるいは、前記入力された検索条件を前記
属性情報変更履歴記憶手段に記憶された変更履歴をもと
に限定し、前記補正された検索条件および前記限定され
た検索条件を提示して、この提示された検索条件に基づ
きユーザにより変更あるいは選択された検索条件に基づ
き前記文書データ記憶手段から文書データを検索するこ
とにより、文書の検索条件が曖昧、不正確な場合でも、
その検索条件に基づく文書検索に先だって、検索条件か
ら無効な情報を取り除いて検索条件の制限・緩和を行う
ことにより、ユーザは意図する文書が容易に得ることが
できるとともに、無効な検索処理を防止し文書検索処理
の効率を向上することができる。

【００１６】また、本発明の文書検索方法は、少なくと
も組織名称と組織構成に関する情報を含む組織データ
と、少なくとも氏名と所属組織に関する情報を含む人デ
ータを、その過去の変更履歴とともに記憶する人事デー
タベースを具備し、文書データを、少なくともその文書
の関係者および関連組織および文書の登録日時を含む属
性情報とともに記憶する文書データベースから文書デー
タを検索するための検索条件として、前記文書の属性情
報のうち、文書の関係者および関連組織および文書の登
録日時のうち少なくとも１つが入力されると、その入力
された検索条件を前記人事データベースに記憶された変
更履歴を基に有効な検索条件に補正し、あるいは、前記
入力された検索条件を前記人事データベースに記憶され
た変更履歴をもとに限定し、前記補正された検索条件お
よび前記限定された検索条件提示して、この提示された
検索条件に基づきユーザにより変更あるいは選択された
検索条件に基づき、前記文書データベースから文書デー
タを検索することにより、文書の検索条件が曖昧、不正
確な場合でも、その検索条件に基づく文書検索に先だっ
て、検索条件から無効な情報を取り除いて検索条件の制
限・緩和を行うことにより、ユーザは意図する文書が容
易に得ることができるとともに、無効な検索処理を防止
し文書検索処理の効率を向上することができる。

【００１７】すなわち、本発明の文書検索システムは、
文書検索における検索条件のうち、日時に関する検索条
件、例えば、登録日時、作成日時、修正日時、承認日
時、等の条件と、人に関する検索条件、例えば、作成
者、登録者、所有者、回覧者、承認者、等の条件と、組
織に関する検索条件、例えば、作成組織、登録組織、所
有組織、回覧組織、管理組織、等の条件とを、人・組織
の過去の異動・改編・改名の履歴情報に基づいて解釈
し、日時・人・組織に関する検索条件の組合せのうち有
効なものを自動的に生成する。

【００１８】従って、本発明によれば、ユーザが入力す
る文書の検索条件のうち、日時・人・組織に関する条件
が、冗長あるいは不正確な場合にも、文書検索を実行す
る前にその有効さを確かめ、必要に応じて、冗長さを除
くことによって検索条件を制限し、あるいは逆に、不正
確な条件を拡大解釈することによって緩和する。これに
より、ユーザは、不正確な記憶に基づいて検索条件を入
力しても、意図する文書を容易に得ることができる。ま
た、検索条件の解釈の結果、有効な検索条件の候補が複
数得られた場合にも、ユーザは、候補の中から自分の意
図する検索条件を容易に選択することができる。特に、
検索条件の候補を、その有効期間の時間順序に配列して
ユーザに提示することにより、検索条件の選択がより容
易となる。

【００１９】また、ユーザには、文書検索の後、検索さ
れた文書に関する種々の問い合わせを、関係者・関連組
織に対して行ないたいという要求がある。本発明によれ
ば、文書の検索条件を制限・緩和する処理において、文
書に関連する人・組織の情報がすでに取得されている場
合があるので、これを用いて、ユーザが必要とする人・
組織に関する情報を自動的に提示することができる。従
って、ユーザは、別途人事データベースに検索要求を出
して必要な情報を取得するという作業を行なわなくても
よい。

【００２０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。図１は、本実施形態に係る文書検
索システムの構成を概略的に示すブロック図である。

【００２１】図１において、検索条件入力提示手段２
は、ユーザがユーザ・インタフェース１を介して文書検
索の検索条件を入力・修正するためのものである。検索
条件入力提示手段２に入力された検索条件は、ユーザの
検索実行指令により文書データベース１１に送られ、文
書の検索が行なわれる。

【００２２】検索条件解釈手段３は、検索条件入力提示
手段２に入力された検索条件を、人事データベース１０
に蓄えられたデータに基づき解釈するものである。検索
結果提示手段４は、文書データベース１１の文書検索の
結果をユーザ・インタフェース１を介してユーザに提示
するためのものである。検索結果提示手段４にて提示さ
れた検索結果に対して、ユーザが関連情報の提示を要求
した場合には、検索結果提示手段４は、検索条件解釈手
段３を介して人事データベース１０から必要な情報を取
得してユーザに提示する。

【００２３】人事データベース１０は、人／組織のデー
タの過去における変更履歴を管理するための変変更履歴
管理手段６を含む、人／組織データを管理・検索する人
／組織データ管理手段５、人／組織データが過去の変更
履歴も含めて記憶されている人／組織データ記憶手段７
から構成される。

【００２４】文書データベース１０は、文書データを管
理・検索する文書データ管理手８、文書データを記憶す
る文書データ記憶手段９から構成される。なお、従来技
術による文書管理システムと比較して本発明の新規な部
分は、検索条件解釈手段３と、これを介して文書データ
ベース１１と人事データベース１０を連携せしめて利用
する点である。

【００２５】図２〜図４は、図１の人／組織データ記憶
手段７にて記憶される、人・組織に関するデータの、デ
ータ形式および内容の一例を示したものである。図２、
図３は、人事データベース１０に記憶される組織データ
の一例を示したもので、図２（ａ）〜（ｃ）、図３
（ａ）〜（ｂ）はそれぞれ個々の組織データＡ〜Ｅを示
している。

【００２６】各組織データＡ〜Ｅには、「組織名称」
「上位組織」「所在」「電話」等の属性項目が定義され
ており、また、各属性項目のうち過去の変更履歴を記憶
すべき属性項目に関しては、その属性値は、その有効期
間と併せて複数設定され記憶される。

【００２７】例えば、図２の組織データＡの属性項目
「組織名称」２１は、有効期間「８９／４−９５／
３」、すなわち８９年４月から９５年３月までは「営業
部」で、有効期間「９５／４ −」、すなわち９５年４
月以降は「国内営業部」と設定されている。このような
データ形式により、組織名称が「営業部」から「国内営
業部」へと変更されたことが表現されている。

【００２８】同様に、例えば、図２の組織データＣで
は、組織名称「営業４課」という組織が、９５年４月よ
り設立されたことが表現されているし、図３の組織デー
タＤと組織データＥは、元は一つの組織「ソフト開発
課」であったものが、９４年４月以降、二つの組織「ソ
フト開発１課」と「ソフト開発２課」に分割されたこと
を表している。

【００２９】図４は、人事データベース１０に記憶され
る人データの一例を示したもので、図４（ａ）〜（ｃ）
はそれぞれ個々の人データＡ〜Ｃを示している。各人デ
ータＡ〜Ｃには、「氏名」「所属組織」等の属性項目が
定義されており、組織データと同様、各属性項目のうち
過去の変更履歴を記憶すべき属性項目に関して、その属
性値を有効期間と併せて複数設定している。

【００３０】例えば、人データＡが記す人物「山田△
男」は、有効期間「９１／４−９５／９」には「営業３
課」に所属し、有効期間「９５／９−」には「営業４
課」に所属していると表現されている。

【００３１】図５は、文書データベース１１に記憶され
る文書データの一例を示した図で、図５（ａ）〜（ｂ）
はそれぞれ個々の文書データＡ〜Ｂを示している。各文
書データＡ〜Ｂには、文書データの内容の他に、「題
名」「文書種別」「登録日時」「作成者」「所有組織」
「キーワード」などの属性項目（付加情報）が定義され
ており、その各々の属性値は、全て文書検索の際の検索
条件に成り得る。

【００３２】本発明では、このうち、「登録日時」「作
成者」「所有組織」など、時間・人・組織に関わる属性
項目をキーとした検索条件を、解釈の対象とする。な
お、本実施形態における文書データには、過去の変更履
歴に関する情報は記述しない。この理由には、（１）文
書データは人データ・組織データと比べ登録件数が多
く、その各々について過去の変更履歴を記憶・管理する
のは容量的に問題があること、（２）組織・人データの
変更は、頻度が比較的少なく、変更時期も、年度初めや
期初、月初めなどに限定されているので、変更履歴のデ
ータ量が少なく、管理も比較的容易なこと、さらに、
（３）文書の変更は、頻度も多く時期も不規則であり、
また、文書の内容に関する変更については、従来よりの
リビジョン管理技術で対処すべき問題で、本発明が解決
しようとする課題とは直接関係はないこと、（４）現在
運用されている文書データベースは、変更履歴を蓄積し
ていないものが多いが、本発明では、これをそのまま組
み入れて利用すべきであること、が挙げられる。

【００３３】次に、図６〜図１１に示すフローチャート
を参照して図１の文書検索システムの処理動作を説明す
る。このうち、図８〜図９は、図６から分岐し再び図６
に合流する処理で、検索条件解釈手段３において検索条
件を制限する処理の流れを表すフローチャート、図１０
〜図１１は、図６から分岐し再び図６に合流する処理
で、検索条件解釈手段３において検索条件の緩和する処
理の流れを表すフローチャートである。

【００３４】また、図１２、図１３、図１４は、検索条
件入力提示手段２における、検索条件の入力・提示例
を、そのユーザ・インタフェース１の画面表示例と併せ
て示した図であり、図１５は、検索結果提示手段４にお
ける、検索結果の提示例を、そのユーザ・インタフェー
ス１の画面表示例と併せて示した図である。以下、これ
ら図１２、図１３、図１４に示す検索条件の例に基づ
き、これらの検索条件を解釈して制限・緩和する処理の
流れを、図６〜図１１のフローチャートを参照して説明
する。

【００３５】ここで、ユーザにより入力された検索条件
を緩和（補正）するとは、人事データベース１０に記憶
された変更履歴を含む組織データ、人データを基に、そ
の入力された検索条件を他の時間区間においても有効で
あるような記述に変換することにより、より多くの文書
が満足する検索条件を求めることをいう。

【００３６】一方、ユーザにより入力された検索条件を
制限（限定）するとは、人事データベース１０に記憶さ
れた変更履歴を含む組織データ、人データを基に、その
入力された検索条件のうち、有効でない記述、すなわ
ち、条件を満足する文書が存在し得ないことがあらかじ
め判明している記述を取り除き、有効な検索条件のみを
求めることをいう。

【００３７】本実施形態の文書検索システムは、まず、
ユーザからの文書検索条件の入力を受け付け（図６のス
テップＳ５０１）、その後、検索条件を制限するか緩和
するかをユーザに問い合わせる（ステップＳ５０２）。

【００３８】検索条件の入力・変更と、その制約／緩和
の問い合わせは、図１２、図１３、図１４に画面例を示
した検索条件入力提示手段２にて行なう。図１２（ａ）
中、８０１、８０２、８０４は、各々、文書データの属
性項目「文書種別」「登録日時」「所有組織」に対して
ユーザが入力した検索条件である。「作成者」に対する
検索条件８０３は、ここでは入力されていない。入力し
た検索条件の制限／緩和（ステップＳ５０２）は、図１
２（ａ）に示すように、のボタン「検索条件制限」８０
６、ボタン「検索条件緩和」８０７を押すことにより起
動される。同様に、検索の実行（図７のステップＳ５０
７）、全処理の終了（図７のステップＳ５１５）は、そ
れぞれ、図１２（ａ）のボタン「検索実行」８０５、ボ
タン「終了」８０８を押すことによって行なわれる。

【００３９】さて、ステップＳ５０２にて、検索条件の
制限が選択された場合には、図８のステップＳ６０１に
進む。まず、日時に関する検索条件ＣＴがあるかどうか
を調べる。図１２（ａ）の場合、検索条件の項目「登録
日時」に「９４−」が入力されている（図１２の８０
２）。すなわち、「９４年以降に登録された文書」とい
う期間が設定されているので、 ＣＴ＝「９４−」 とする。

【００４０】ＣＴが設定されていなければ、ＣＴを、本
システムにとって有効な全期間（たとえば、人／組織デ
ータの履歴が存在するのが８９年４月以降で、現在が９
６年５月１５日とすると、ＣＴ＝「８９／４−９６／５
／１５」）とする（ステップＳ６０２）。

【００４１】次に、組織に関する検索条件ＣＧが設定さ
れているかどうかを調べる（ステップＳ６０３）。図１
２（ａ）では、文書の「所有組織」が「営業４課」であ
るという条件が設定されているので、 ＣＧ＝「営業４課」 である。

【００４２】次に、この条件を期間ＣＴで満足する組織
データを、人／組織データ管理手段７を用いて検索する
（ステップＳ６０４）。ここでは、組織データの検索
は、組織データの属性項目「組織名称」をキーにして行
なうこととする。例えば、図２（ｃ）の組織データＣが
ＣＧを有効期間「９５／４−」（図２の２２１）で満足
し、かつ、期間「９５／４−」はＣＴと重複があるの
で、これをＧ１とする（ｉ＝１のみ）。

【００４３】次に、ステップＳ６０４で検索された全て
の組織Ｇｉについて、ＧｉがＣＧを満足する期間とＣＴ
との重複期間ＣＴｉを求める（ステップＳ６０５）。こ
こでは、Ｇ１がＣＧを満たすのは有効期間「９５／４
−」であるので、これとＣＴすなわち「９４−」との重
複期間は、 ＣＴ１＝「９５／４−」 となる。

【００４４】また、ステップＳ６０５では、ＣＧが複数
の条件の選言（ＯＲ）から成る場合に、このうちＧｉが
満足する条件のみを選びＣＧｉとする。本例では、ＣＧ
は単一の条件から成るので、 ＣＧ１＝ＣＧ＝「営業４課」 となる。

【００４５】次に、人に関する検索条件が設定されてい
るかどうかを調べる（図９のステップＳ６０６）。ここ
では、設定されていないので（図１２の８０３）、図９
のステップＳ６１１に進む。

【００４６】ステップＳ６１１では、文書の検索条件
を、( ＣＴｉand ＣＧｉ) のｉについての選言とする。
本例では、文書の検索条件は、ｉ＝１のみなので、 ( ＣＴ１and ＣＧ１) ＝( 「９５／４−」and 「営業４
課」) となる。

【００４７】以上のようにして制限された検索条件のユ
ーザへの提示は、図６ステップＳ５０３で行なわれる。
図１２（ｂ）は、その提示画面の一例を示す。図１２
（ｂ）では、図１２（ａ）の「登録日時」の条件８０２
が、８１２のように制限されている。これは、「営業４
課」という組織名称が９５年４月以降で有効であるとい
う情報から、「営業４課」が所有する文書の登録日時は
全て９５年４月以降であると解釈して、検索条件を制限
した結果である。この結果、登録日時に関する検索条件
の冗長さが除かれる。

【００４８】図１３は、文書の「作成者」の条件９０２
も設定された例である。この場合、検索条件の制限を行
なう処理は、図９のステップＳ６０６からステップＳ６
０７へと処理が移行する。この場合、ステップＳ６０６
までに算出されるＣＴ、ＣＧ、Ｇｉ、ＣＴｉ、ＣＧｉ、
およびＣＰは、各々、 ＣＴ＝「−９６／３」 ＣＧ＝( 「営業３課」ｏｒ「営業４課」) Ｇ１＝組織データＢ（図２（ｂ）） Ｇ２＝組織データＣ（図２（ｃ）） ＣＴ１＝「８９／４−９６／３」 ＣＴ２＝「９５／４−９６／３」 ＣＧ１＝「営業３課」 ＣＧ２＝「営業４課」 ＣＰ＝「山本△男」 である。

【００４９】ステップＳ６０７では、ｉ（本例の場合、
ｉ＝１， ２）の各々について、期間ＣＴｉにて組織Ｇ
ｉに所属し、かつ、ＣＰを満足する人データ（本例の場
合、氏名が「山本△男」である人データ) を、人／組織
データ管理手段７を用いて全て検索する。この条件を満
足する人データとして、図３（ａ）の人データＡに示し
た人データが検索され、これがＰ１１およびＰ２１とな
る。また、Ｐｉｊが存在しないｉは除かれる（ステップ
Ｓ６０８）。なお、ステップＳ６０７、ステップＳ６０
８は、「文書の作成者は、必ず文書の所有組織に所属し
ている」という規則に基づいた処理である。

【００５０】本実施形態はこの規則を採用しているが、
職場や文書の性質によって、この規則が正しくない場合
も考えられる。したがって、本実施形態のこの部分の処
理は、本発明の目的に反しないかぎり適宜変形させても
よい。

【００５１】次に、残るｉの各々について、人Ｐｉｊ
が、ＣＰを満足し、かつ、組織Ｇｉに所属する期間のｊ
についての和と、ＣＴｉの重複期間を求め、これを新た
にＣＴｉとする（ステップＳ６０９）。本例では、Ｐ１
１＝Ｐ２１について、その氏名が「山本△男」である期
間は「９１／４−」（図４の３１）、Ｇ１に属する期間
が「９１／４−９５／９」（図４の３２）、Ｇ２に属す
る期間が「９５／１０−」（図４の３３）であるので、 ＣＴ１＝「９１／４−９５／９」 ＣＴ２＝「９５／１０−９６／３」 となる。

【００５２】また、ステップＳ６０５と同様に、ＣＰが
複数の条件の選言から成る場合には、これからＣＰｉ作
成するが、本例の場合はＣＰは単一の条件なので、単
に、 ＣＰ１１＝ＣＰ２１＝ＣＰ１＝ＣＰ２＝「山本△男」 である。

【００５３】最後に、（ＣＴｉ ａｎｄ ＣＧｉ ａｎ
ｄ ＣＰｉ）を、ｉについて選言をとったものを文書検
索の検索条件とする（ステップＳ６１０）。本例では、 ( ＣＴ１ ａｎｄ ＣＧ１ ａｎｄ ＣＰ１) ｏｒ(
ＣＴ２ ａｎｄ ＣＧ２ ａｎｄ ＣＰ２)＝( 「９１
／４−９５／９」 ａｎｄ 「営業３課」 ａｎｄ
「山本△男」） ｏｒ( 「９５／１０−９６／３」
ａｎｄ 「営業４課」 ａｎｄ 「山本△男」） となる。

【００５４】図６のステップＳ５０３に進み、これをユ
ーザに提示した画面の例が図１３（ｂ）である。このよ
うに、、図１３（ａ）にてユーザが入力した検索条件９
０１、９０２、９０３が、人・組織の名称・構成の履歴
情報により９１１、９１２、９１２のように制限され、
かつ、有効な２つの検索条件の選言として提示されてい
る。

【００５５】すなわち、「登録日時」＝「９１／４−９
５／９」の場合は「作成者」＝「山田△男」かつ「所有
組織」＝「営業３課」という検索条件が有効であるし、
「登録日時」＝「９５／１０−９６／３」の場合は「作
成者」＝「山田△男」かつ「所有組織」＝「営業４課」
という検索条件が有効であると提示されている。

【００５６】ユーザは、これらの検索条件を再度変更し
て制限／緩和を行なわしめてもよいし（図６のステップ
Ｓ５０４）、また、検索条件の候補のうち、１つあるい
は複数を選択してもよい（図６のステップＳ５０５、Ｓ
５０６）。

【００５７】図９（ｂ）に示すように、検索条件の候補
は、その有効期間（本実施形態では、「登録日時」の条
件）と併せて時間順に配列されているので、ユーザは、
自分の意図に合った検索条件を容易に選択することがで
きる。

【００５８】検索条件が定まり、ユーザから文書検索の
実行要求が出されると（図７のステップＳ５０７）、そ
の検索条件を文書データ管理手段８に送信して検索を実
行し（ステップＳ５０８）、その検索結果を検索結果提
示手段４を用いてユーザに提示する（ステップＳ５０
９）。

【００５９】図１５は、検索結果提示手段４による検索
結果の提示画面の一例を示したものである。本例は、図
１３（ｂ）作成された検索条件の候補をユーザが全て選
択して文書検索を実行した場合の検索結果の提示例であ
る。図１５（ａ）中、１１０１、１１０２に示すよう
に、検索された文書の「題名」「文書種別」「登録日
時」「作成者」「所有組織」などの情報が文書データ管
理手段８を用いて取得され、ユーザにて維持される。

【００６０】また、ユーザは、必要に応じて、その文書
の作成者や所有組織に関する情報の提示するよう要求す
ることができる（図７のステップＳ５１０）。上に説明
したように、検索条件解釈手段３では、検索条件を制限
／緩和するために、文書の検索条件のうち人・組織に関
する情報を人／組織データ管理手段５を用いて検索する
ので（図８のステップＳＳ６０３、図９のステップＳＳ
６０７、図８のステップＳ６１３）、このステップで、
ユーザが必要とする人／組織データがすでに検索済みな
ら（図７のステップＳ５１１）、検索条件解釈手段３に
は、それらが一時記憶されているので、この人／組織デ
ータの属性項目の、検索された文書の登録日時から現在
までに有効な属性値を提示する（図７のステップＳ５１
３）。図７のステップＳ５１１において未検索ならば、
文書の属性項目に書かれた人／組織の名称を検索条件と
して必要な人／組織データを人／組織データ記憶手段７
から検索し（図７のステップＳ５１２）これを提示す
る。

【００６１】ユーザが文書に関連する人・組織の情報を
要求する場合は、一般には、その文書の内容についての
問い合わせ先を知りたい場合や、文書が紙で保管されて
いる場合にはその保管場所を知りたい場合、文書の複写
を依頼する場合にはその依頼先を知りたい場合、などが
考えられる。

【００６２】しかしながら、組織や人の改編・異動に伴
い、文書の所在や、内容に熟知している人の所属が変更
している場合が考えられる。人が異動した場合、その人
が作成した文書は、異動前の組織にあるのか、異動後の
組織にあるのかは、一般には分からない。このような問
題に対処すべく、本実施形態では、人／組織の所属・所
在・連絡先などに関する情報のうち、文書登録時から現
在までの情報を提示する。

【００６３】図１５（ｂ）は、その一例として、文書
「○○報告書」１１０１の作成者「山本△男」について
の情報を提示した画面例である。文書の検索結果および
その関連情報を提示した後は（図７のステップＳ５１
４）、ユーザは検索条件を変えてさらに別の文書検索を
行なっても良いし、終了しても良い（図７のステップＳ
５１５）。

【００６４】以上、文書検索において検索条件の制限を
行なう処理を説明した。図８中、組織に関する検索条件
が存在せず、人に関する検索条件が存在した場合の処理
（ステップＳ６１２、Ｓ６１３、Ｓ６１４、Ｓ６１５）
は、ステップＳ６０３、Ｓ６０４、Ｓ６０５、Ｓ６１１
の処理と同様の処理なので、説明を省略する。

【００６５】次に、検索条件の緩和を行なう処理を、図
１０〜図１１のフローチャートと、図１４の検索条件の
例を用いて説明する。図１４（ａ）は、図１２（ａ）と
同様、文書検索のためにユーザが検索条件を入力する検
索条件入力提示手段２の画面表示例を示す。検索条件と
して、図中１００１、１００２、１００３のように、文
書の検索条件として、「登録日時」に「９４−」、「作
成者」に「田中○子」、「所有組織」に「ソフト開発
課」が、それぞれ設定されている。

【００６６】ユーザがこの検索条件を緩和する要求を出
した場合には（図６のステップＳ５０２）、図１０のス
テップＳ７０１の処理に移行する。まず、日時に関する
検索条件ＣＴが存在するかを調べ（ステップＳ７０
１）、存在しなければ、図８のステップＳ６０２と同様
に、ＣＴを有効な最も過去の時点から現在までの期間と
する（ステップＳ７０２）。

【００６７】ＣＴが存在する場合でも、ユーザがこれを
緩和したい場合には、ステップＳ７０２を実行する。本
例では、 ＣＴ＝「９４−」 と設定されており、これは緩和しないとする。以降、処
理の流れはステップＳ７０３とステップＳ７０６に分岐
する。

【００６８】ステップＳ７０３〜Ｓ７０５の処理と、ス
テップＳ７０６〜Ｓ７０８の処理は、図１０に示すよう
に並列に処理を行なっても良いし、逐次的に行なっても
良い。

【００６９】ステップＳ７０３では、組織に関する検索
条件ＣＧが設定されているかどうかを調べる。本例で
は、文書の「所有組織」が「ソフト開発課」であるとい
う条件が設定されているので、 ＣＧ＝「ソフト開発課」 である。

【００７０】次に、任意の時点でＣＧを満足する全ての
組織データＧｉを、人／組織データ管理手段７を用いて
検索する（ステップＳ７０４）。本例では、組織名称が
任意の時点で「ソフト開発課」であった組織データとし
て、図３の（ａ）および（ｂ）の組織データＤ、Ｅが検
索される。すなわち、 Ｇ１＝組織データＤ（図３（ａ）） Ｇ２＝組織データＥ（図３（ｂ）） となる。

【００７１】次に、ステップＳ７０５では、ｉ（本例の
場合はｉ＝１、２）の各々について、ＣＧに関わるＧｉ
の属性項目（本実施形態の場合は、属性項目「組織名
称」）の期間ＣＴに含まれる有効期間ＣＴＧｉｋを求
め、さらに、ｋの各々について、期間ＣＴＧｉｋでの属
性項目の属性値を用いてＣＧを置き換えた条件ＣＧｉｋ
を求める。本例の場合、Ｇ１については、図３（ａ）の
組織データＤの２３１、２３２により、 ＣＴＧ１１＝「９１／４−９４／３」とＣＴとの重複部
分＝「９４／１−９４／３」 ＣＧ１１＝「ソフト開発課」 ＣＴＧ１２＝「９４／４ −」とＣＴとの重複部分＝
「９４／４−」 ＣＧ１２＝「ソフト開発１課」 となる。

【００７２】ただし、ＣＴ＝「９４−」は、月を補足し
て「９４／１−」とした。Ｇ２についても同様に、 ＣＴＧ２１＝「９４／１−９４／３」 ＣＧ２１＝「ソフト開発課」 ＣＴＧ２２＝「９４／４−」 ＣＧ２２＝「ソフト開発２課」 が求められる。

【００７３】図１０のステップＳ７０６、Ｓ７０７、Ｓ
７０８の処理は、各々、Ｓ７０３、Ｓ７０４、Ｓ７０９
にて組織に関して行なった処理と同様の処理を人に関し
て行なう処理である。この一連の処理により、 Ｐ１＝人データＢ（図４（ｂ）） ＣＴＰ１１＝「９４／１−９５／６」 ＣＰ１１＝「田中○子」 ＣＴＰ１２＝「９５／７−」 ＣＰ１２＝「渡辺○子」 Ｐ２＝人データＣ（図４（ｃ）） ＣＴＰ２１＝「９４／４−」 ＣＰ２１＝「田中○子」 が求められる。

【００７４】本例では、図４（ｂ）、（ｃ）に示したよ
うに、「田中○子」という氏名の人が二人存在し、ま
た、その一方が「渡辺○子」に改名されているので、こ
のような結果となる。

【００７５】次に、図１１のステップＳ７０９に進み、
ＣＴＧｉｋ、ＣＴＰｊｌをまとめて新しい時間区間を作
る。すなわち、ＣＴＧｉｋ、ＣＴＰｊｌに現われる全て
の始点・終点を集めて重複を除き、これらを時間順に並
べ、これら始点・終点群に区切られる区間ＣＴｎを全て
求める。本例では、 ＣＴ１＝「９４／１−９４／３」 ＣＴ２＝「９４／３−９５／６」 ＣＴ２＝「９５／７−」 の三つの区間が求まる。

【００７６】次に、ステップＳ７１０では、各ＣＴｎで
有効な検索条件をＣＧｉｋ、ＣＰｊｌから全て選択し、
これらの条件の選言を求めてＣＧＰｎとする。本例で
は、例えば期間ＣＴ３は、ＣＴＧ１２、ＣＴＧ２２、Ｃ
ＴＰ１２、ＣＴＰ２１の各々と重複するので、ＣＧＰ３
は、これらの区間で有効な検索条件の選言として、 ＣＧＰ３＝（ＣＧ１２ ｏｒ ＣＧ２２ ｏｒ ＣＰ１
２ ｏｒ ＣＰ２１）＝( 「ソフト開発１課」or 「ソ
フト開発２課」or 「渡辺○子」or「田中○子」) と求
まる。

【００７７】同様に、 ＣＧＰ１＝( 「ソフト開発課」 ｏｒ 「田中○子」) ＣＧＰ２＝( 「ソフト開発１課」 ｏｒ 「ソフト開発
２課」 ｏｒ 「田中○子」） となる。なお、本実施形態におけるステップＳ７１０の
処理では、選択した全てのＣＧｉｋ、ＣＰｊｌの単なる
選言としてＣＧＰｎを求めているが、これは、検索条件
を緩和するという目的には合致している。しかしなが
ら、人と組織の所属関係を考慮して、冗長な条件を除き
たいという要求があれば、例えば、本例の場合、ＣＴ３
において人Ｐ１は組織Ｇ１に、人Ｐ２は組織Ｇ２に属す
という情報を用いて、 ＣＧＰ３＝( ＣＧ１２ ａｎｄ ＣＰ１２） ｏｒ
（ＣＧ２２ ａｎｄＣＰ２１） ＝（「ソフト開発１課」 ａｎｄ 「渡辺○子」）ｏｒ
（「ソフト開発２課」ａｎｄ 「田中○子」） のように求めてもよい。

【００７８】最後に、ステップＳ７１１では、（ＣＴｎ
ａｎｄ ＣＧＰｎ）のｎについての選言をとり、これ
を文書検索の検索条件とする。本例では、 （ＣＴ１ ａｎｄ ＣＧＰ１） ｏｒ （ＣＴ２ ａｎ
ｄ ＣＧＰ２）ｏｒ （ＣＴ３ａｎｄ ＣＧＰ３）＝
（「９４／１−９４／３」 ａｎｄ （「ソフト開発
課」 ｏｒ 「田中○子」））ｏｒ（「９４／４−９５
／６」 ａｎｄ （「ソフト開発１課」 ｏｒ 「ソフ
ト開発２課」 ｏｒ 「田中○子」）） ｏｒ（「９５
／７−」 ａｎｄ （「ソフト開発１課」 ｏｒ 「ソ
フト開発２課」ｏｒ 「渡辺○子」 ｏｒ 「田中○
子」）） が文書検索の条件として求まる。

【００７９】この結果をユーザに提示（図６のステップ
ＳＳ５０３) した例が図１４（ｂ）の１０１１、１０１
２、１０１３である。このように、「作成者」や「所有
組織」の名称に変更があり、ユーザが入力した検索条件
をそのまま用いると所望の文書が検索できない場合に
も、人・組織の変更履歴を利用した上述の検索条件緩和
処理により、時間区間毎に有効な検索条件の候補が自動
的に生成され、時間順に提示される。

【００８０】ユーザは、提示された検索条件の候補から
自分の意図する検索条件を一つまたは複数選択して文書
を検索することができる。例えば、図１４（ｂ）の例で
は、「登録日時」として「９４／４−９５／６」ｏｒ
「９５／７−」を、「作成者」として「田中○子」を、
「所有組織」として「ソフト開発２課」を選択し、この
条件で検索を実行することができる。

【００８１】なお、本実施形態では、検索条件を制限す
るか緩和するかは、人および組織に関する検索条件に対
して一括に指定する方法を採っているが、本発明は、こ
の方法に限定するものではない。すなわち、個々の検索
条件毎に制限するか緩和するかを指定して処理するよう
に本実施形態を変形してもよい。例えば、「作成者」に
関しては条件を制限し、「所有組織」に関しては条件を
緩和する、などの方法も、図８〜図１１で説明した処理
の部分を組み合わせて実現することができる。

【００８２】以上、説明したように、上記実施形態によ
れば、少なくとも組織名称と組織構成に関する情報を含
む組織データと、少なくとも氏名と所属組織に関する情
報を含む人データを、その過去の変更履歴とともに記憶
する人事データベース１０と、文書データを、少なくと
もその文書の関係者および関連組織および文書の登録日
時を含む属性情報とともに記憶する文書データベース１
１と、この文書データベース１１に記憶された文書デー
タを検索するための検索条件として、検索条件入力提示
手段２に、前記文書の属性情報のうち、文書の関係者お
よび関連組織および文書の登録日時のうち少なくとも１
つが入力されると、検索条件解釈手段３は、その入力さ
れた検索条件を人事データベース１０に記憶された変更
履歴を基に有効な検索条件に補正し（検索条件の緩
和）、あるいは、前記入力された検索条件を人事データ
ベース１０に記憶された変更履歴をもとに限定し（検索
条件の制限）、検索条件入力提示手段２は、前記補正
（緩和）された検索条件あるいは前記限定（制限）され
た検索条件を提示して、この提示された検索条件に基づ
きユーザにより変更あるいは選択された検索条件に基づ
き、文書データベース１１から文書データを検索して、
その検索結果を検索結果提示手段４に提示する。すなわ
ち、ユーザが入力する文書の検索条件のうち、日時・人
・組織に関する条件が、冗長あるいは不正確な場合に
も、文書検索を実行する前にその有効さを確かめ、必要
に応じて、冗長さを除くことによって検索条件を制限
し、あるいは逆に、不正確な条件を拡大解釈することに
よって緩和する。これにより、ユーザは、不正確な記憶
に基づいて検索条件を入力しても、意図する文書を容易
に得ることができる。また、検索条件の解釈の結果、有
効な検索条件の候補が複数得られた場合にも、ユーザ
は、候補の中から自分の意図する検索条件を容易に選択
することができる。

【００８３】また、検索条件解釈手段３で補正（緩和）
された検索条件あるいは限定（制限）された検索条件の
候補は、人事データベース１０に記憶された変更履歴に
基づき、検索条件入力提示手段２に時系列（有効期限の
時間順序）に配列されてユーザに提示することにより、
検索条件の選択がより容易となる。

【００８４】また、本実施形態によれば、文書の検索条
件を制限・緩和する処理においては、人・組織のデータ
を人事データベース１０より別途検索することにより必
要な情報を取得する。従来の文書データベースでは、こ
の処理を含んでいないため、本実施形態の方が、人事デ
ータベース１０の検索処理にかかる時間だけ文書検索の
効率が悪くなることも考えられる。しかしながら、人・
組織が作成・所有する文書数は、人・組織数の数十〜数
千倍であり、一般に、文書データベースに登録されてい
るデータ数は、人事データベースに登録されているデー
タ数よりはるかに多い。したがって、不正確・冗長な検
索条件で文書を検索するより、検索条件を予め有効なも
のに修整してから文書を検索するほうが、文書検索全体
の効率は向上する。

【００８５】また、ユーザには、文書検索の後、検索さ
れた文書に関する種々の問い合わせを、関係者・関連組
織に対して行ないたいという要求がある。そこで、本実
施形態によれば、検索条件解釈手段３で補正（緩和）さ
れた検索条件あるいは限定（制限）された検索条件に基
づき検索結果提示手段４を介してユーザにより選択され
た文書の属性情報の変更履歴を検索結果提示手段４を介
してユーザに提示する。すなわち、文書の検索条件を制
限・緩和する処理において、文書に関連する人・組織の
情報がすでに取得されて、検索条件解釈手段３、あるい
は、人／組織データ管理手段５に一時保管されているの
で、これを用いて、ユーザが必要とする人・組織に関す
る情報を自動的に提示することができる。従って、ユー
ザは、別途人事データベース１０に検索要求を出して必
要な情報を取得するという作業を行なわなくてもよい。

【００８６】さらに、ユーザが欲する関連者・関連組織
の情報は、文書登録時から現在までの情報に限られる
が、この範囲の情報を選択して提示することにより、ユ
ーザは必要とする情報のみを容易に得ることができる。

【００８７】なお、以上の説明において、文書データベ
ース１０から所望の文書を検索する際の検索条件として
の文書の属性情報を組織、人に限定して説明したが、こ
の場合に限るものではなく、過去からの変更履歴を伴う
文書の属性情報であれば、本発明は有効に作用する。す
なわち、文書を検索するに先だって、まず、文書の属性
情報の一部である検索条件をその変更履歴に基づき、そ
の有効さを確かめ、必要に応じて、冗長さを除くことに
よって検索条件を制限し、あるいは逆に、不正確な条件
を拡大解釈することによって緩和する。これにより、ユ
ーザは、不正確な記憶に基づいて検索条件を入力して
も、前述同様にして意図する文書を容易に得ることがで
きる。

【００８８】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
ユーザが入力する文書の検索条件が冗長あるいは不正確
な場合にも、文書検索を実行する前に、過去から現在ま
での任意の時点での人・組織の情報に基づき、当検索条
件を自動的に有効なものに制限・緩和するので、ユーザ
は、不正確な記憶に基づいて検索条件を入力しても、意
図する文書を容易に得ることができる。また、無効な検
索処理が防げるので、文書検索の処理の効率も向上す
る。さらに、ユーザは、文書検索の後、検索された文書
に関連する人・組織についての情報を容易に得ることが
できる。

【００８９】すなわち、文書を検索するための検索条件
が曖昧、不正確な場合であっても、ユーザの意図する文
書が容易に検索することができるとともに、無効な検索
処理を防止し、文書検索処理の効率を向上することがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係る文書検索システムの
構成を示すブロック図。

【図２】人事データベースに記憶される組織データの記
憶例を示す図。

【図３】人事データベースに記憶される組織データの記
憶例を示す図。

【図４】人事データベースに記憶される人データの記憶
例を示す図。

【図５】文書データベースに記憶される文書データの記
憶例を示す図。

【図６】図１の文書検索システムの処理動作を説明する
ためのフローチャート。

【図７】図１の文書検索システムの処理動作を説明する
ためのフローチャートで、特に、入力された検索条件に
対し、緩和あるいは制限を行って得られた新たな検索条
件に基づき文書検索の実行、あるいは、変更履歴の表示
を行う処理動作を示している。

【図８】図１の文書検索システムの処理動作を説明する
ためのフローチャートで、特に、入力された検索条件を
制限する処理動作を示している。

【図９】図１の文書検索システムの処理動作を説明する
ためのフローチャートで、特に、入力された検索条件を
制限する処理動作を示している。

【図１０】図１の文書検索システムの処理動作を説明す
るためのフローチャートで、特に、入力された検索条件
を緩和する処理動作を示している。

【図１１】図１の文書検索システムの処理動作を説明す
るためのフローチャートで、特に、入力された検索条件
を緩和する処理動作を示している。

【図１２】検索条件入力提示手段における、検索条件の
入力例およびその検索条件を制限した結果の提示例を示
す図。

【図１３】検索条件入力提示手段における、検索条件の
入力例およびその検索条件を制限した結果の提示例を示
す図。

【図１４】検索条件入力提示手段における、検索条件の
入力例およびその検索条件を緩和した結果の提示例を示
す図。

【図１５】検索結果提示手段における文書検索結果の提
示例を示す図。

【符合の説明】

１…ユーザ・インタフェース、２…検索条件入力手段、
３…検索条件解釈手段、４…検索結果提示手段、５…人
／組織データ管理手段、６…変更履歴管理手段、７…人
／組織データ記憶手段、８…文書データ管理手段、９…
文書データ記憶手段。

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の属性情報を、その過去の変更履歴
   とともに記憶する属性情報変更履歴記憶手段と、 文書データをその属性情報とともに記憶する文書データ
   記憶手段と、 この文書データ記憶手段に記憶された文書データを検索
   するための検索条件として前記文書の属性情報が入力さ
   れると、その入力された検索条件を前記属性情報変更履
   歴記憶手段に記憶された変更履歴を基に有効な検索条件
   に補正する補正手段と、 前記文書データ記憶手段に記憶された文書データを検索
   するための検索条件として前記文書の属性情報が入力さ
   れると、その入力された検索条件を前記属性情報変更履
   歴記憶手段に記憶された変更履歴をもとに限定する限定
   手段と、 前記補正手段で補正された検索条件および前記限定手段
   で限定された検索条件を提示する提示手段と、 この提示手段で提示された検索条件に基づきユーザによ
   り変更あるいは選択された検索条件に基づき、前記文書
   データ記憶手段から文書データを検索する文書データ検
   索手段と、 を具備したことを特徴とする文書検索システム。
2. 【請求項２】 少なくとも組織名称と組織構成に関する
   情報を含む組織データと、少なくとも氏名と所属組織に
   関する情報を含む人データを、その過去の変更履歴とと
   もに記憶する人事データベースと、 文書データを、少なくともその文書の関係者および関連
   組織および文書の登録日時を含む属性情報とともに記憶
   する文書データベースと、 この文書データベースに記憶された文書データを検索す
   るための検索条件として、前記文書の属性情報のうち、
   文書の関係者および関連組織および文書の登録日時のう
   ち少なくとも１つが入力されると、その入力された検索
   条件を前記人事データベースに記憶された変更履歴を基
   に有効な検索条件に補正する補正手段と、 前記文書データベースに記憶された文書データを検索す
   るための検索条件として、前記文書の属性情報のうち、
   文書の関係者および関連組織および文書の登録日時のう
   ち少なくとも１つが入力されると、その入力された検索
   条件を前記人事データベースに記憶された変更履歴をも
   とに限定する限定手段と、 前記補正手段で補正された検索条件および前記限定手段
   で限定された検索条件を提示する提示手段と、 この提示手段で提示された検索条件に基づきユーザによ
   り変更あるいは選択された検索条件に基づき、前記文書
   データベースから文書データを検索する文書データ検索
   手段と、 を具備したことを特徴とする文書検索システム。
3. 【請求項３】 前記補正手段で補正された検索条件およ
   び前記限定手段で限定された検索条件は、前記変更履歴
   に基づき時系列に配列されてユーザに提示することを特
   徴とする請求項１および請求項２のいずれか１つに記載
   の文書検索システム。
4. 【請求項４】 前記補正手段で補正された検索条件ある
   いは前記限定手段で限定された検索条件に基づきユーザ
   により選択された文書の属性情報の変更履歴をユーザに
   提示する手段を具備したことを特徴とする請求項１およ
   び請求項２のいずれか１つに記載の文書検索システム。
5. 【請求項５】 文書の属性情報を、その過去の変更履歴
   とともに記憶する属性情報変更履歴記憶手段を具備し、
   文書データをその属性情報とともに記憶する文書データ
   記憶手段から文書データを検索するための検索条件とし
   て文書の属性情報が入力されると、その入力された検索
   条件を前記属性情報変更履歴記憶手段に記憶された変更
   履歴を基に有効な検索条件に補正し、あるいは、前記入
   力された検索条件を前記属性情報変更履歴記憶手段に記
   憶された変更履歴をもとに限定し、前記補正された検索
   条件および前記限定された検索条件を提示して、この提
   示された検索条件に基づきユーザにより変更あるいは選
   択された検索条件に基づき前記文書データ記憶手段から
   文書データを検索することを特徴とする文書検索方法。
6. 【請求項６】 少なくとも組織名称と組織構成に関する
   情報を含む組織データと、少なくとも氏名と所属組織に
   関する情報を含む人データを、その過去の変更履歴とと
   もに記憶する人事データベースを具備し、文書データ
   を、少なくともその文書の関係者および関連組織および
   文書の登録日時を含む属性情報とともに記憶する文書デ
   ータベースから文書データを検索するための検索条件と
   して、前記文書の属性情報のうち、文書の関係者および
   関連組織および文書の登録日時のうち少なくとも１つが
   入力されると、その入力された検索条件を前記人事デー
   タベースに記憶された変更履歴を基に有効な検索条件に
   補正し、あるいは、前記入力された検索条件を前記人事
   データベースに記憶された変更履歴をもとに限定し、前
   記補正された検索条件および前記限定された検索条件提
   示して、この提示された検索条件に基づきユーザにより
   変更あるいは選択された検索条件に基づき、前記文書デ
   ータベースから文書データを検索することを特徴とする
   文書検索方法。
7. 【請求項７】 前記補正された検索条件および前記限定
   された検索条件は、前記変更履歴に基づき時系列に配列
   されてユーザに提示することを特徴とする請求項５およ
   び請求項６のいすれか１つに記載の文書検索方法。
8. 【請求項８】 前記補正された検索条件あるいは前記限
   定された検索条件に基づきユーザにより選択された文書
   の属性情報の変更履歴をユーザに提示することを特徴と
   する請求項５および請求項６のいずれか１つに記載の文
   書検索方法。