JPH1056477A - 回答要求データ受信管理システム及び回答要求データ受信管理プログラムを格納した記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ファクシミリデータまたは、電子メールに関
する回答を必要とする場合には、受信側において回答が
何時ごろ返却可能かを設定し、送信元に通知することが
可能な回答要求データ送受信管理システム及び回答要求
データ送受信管理プログラムを格納した記憶媒体を提供
する。 【解決手段】 本発明は、送信元から回答を必要とする
旨が記載されているデータを受信側に送信し、送信した
データ識別情報及び送信先の記録及び回答受信の記録を
蓄積し、受信側では、当該データの回答担当を決定し、
当該データを渡し、当該データへの回答予定を送信側に
通知し、送信側では当該回答予定を取得管理する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、回答要求データ受
信管理システム及び回答要求データ受信管理プログラム
を格納した記憶媒体に係り、特に、回答を必要とするフ
ァクシミリデータを外部ファクシミリ装置及びインテリ
ジェント端末に内蔵されているファクシミリ機能を用い
て送信した際の回答受信状態及びファクシミリデータの
受信側において回答を送信元に返信したかを管理する返
信状態を管理するための回答要求データ受信管理システ
ム及び回答要求データ受信管理プログラムを格納した記
憶媒体に関する。

【０００２】また、本発明の回答要求データ受信管理シ
ステムは、パーソナルコンピュータにおける電子メール
による回答要求を含むメールの送受信側における、回答
要求に対する回答返却状態を管理するための回答要求デ
ータ受信管理システム及び回答要求データ受信管理プロ
グラムを格納した記憶媒体に関する。

【０００３】

【従来の技術】従来のファクシミリ受信管理システムで
は、送信側から送信したファクシミリデータについて、
受信側に何時に、何ページ送信したかを把握するための
送信レポートを入手して送信の確認と、受信先における
当該ファクシミリデータの受信確認を行う。また、当該
ファクシミリデータが回答を要求する場合には、送信者
が当該ファクシミリデータに関する回答が受信側から到
着しているかを、メモ等に記載しておく等して管理して
いる。

【０００４】また、受信側では、受信したファクシミリ
データに回答が必要な場合には、当該内容を確認して、
回答が用意できた時点で送信元に回答を送信する。送信
元に対する回答を行ったか否かは、回答者自信で記憶し
ておく。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来のシステムでは、送信したファクシミリデータに対す
る送信レポートは入手できるが、当該ファクシミリデー
タに対する回答を受信側から取得したか否かを管理する
システムはなく、人的に管理する以外の方法がないた
め、回答までに長期間を要するデータについては、人的
記憶では忘れてしまうこともあり、送信してから何日経
過しているか等の管理ができないという問題がある。

【０００６】また、受信側でも大量のデータに対する回
答要件が有る場合には、回答を忘れる、または、どのフ
ァクシミリデータの要求が至急扱いであるのか等の管理
ができない。さらに、送信側では、どのくらい待機すれ
ば回答が返却されるかを知るためには、受信側に電話等
の方法により問い合わせを行う方法もあるが、受信側で
当該問い合わせを受け付けた場合でもいつ受信し、どの
担当者が当該要件を処理し、当該要件に対する回答がい
つ頃になるかを調査してからでないとその問い合わせに
対して応答ができないという問題がある。

【０００７】本発明は、上記の点に鑑みなされたもの
で、ファクシミリデータの送信側及び受信側において、
当該ファクシミリデータに関する回答を必要とする場合
には、受信側において回答が何時ごろ返却可能かを設定
し、送信元に通知することが可能な回答要求データ受信
管理システム及び回答要求データ受信管理プログラムを
格納した記憶媒体を提供することを目的とする。

【０００８】本発明の更なる目的は、受信側において、
設定された所定の期間を経過した回答が必要なデータが
ある場合には、当該要件の担当者に回答の督促が可能な
回答要求データ受信管理システム及び回答要求データ受
信管理プログラムを格納した記憶媒体を提供することで
ある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】第１の発明は、回答要求
データを受信する受信手段と、回答要求データの回答時
間を設定する回答時間設定手段と、回答時間設定手段に
より設定された回答時間を回答要求データの送信元に通
知する回答予定通知手段を有する。

【００１０】第２の発明において、回答時間設定手段
は、受信した回答要求データと共に、所定の回答時間を
回答担当者に転送する回答指示手段と、回答担当者によ
り再設定された回答時間を取得し、再設定回答時間とし
て設定する回答時間再設定手段とを含む。

【００１１】第３の発明において、回答時間の所定時間
前に未回答の回答担当者に対して、回答の督促を行う回
答督促手段を更に有する。第４の発明において、回答要
求データがファクシミリデータである。第５に発明にお
いて、回答担当者から回答が返却された場合に、該回答
をファクシミリデータとして送信可能な形式に編集する
編集手段と、編集手段により編集された回答を、送信元
に返却する回答返却手段を更に有する。

【００１２】第６の発明において、回答要求データが電
子メールである。第７の発明において、回答担当者から
回答が返却された場合に、該回答を電子メールとして送
信可能な形式に編集する編集手段と、編集手段により編
集された回答を、送信元に返却する回答返却手段を更に
有する。

【００１３】第８の発明における回答要求データ受信管
理プログラムを格納した記憶媒体は、回答要求データを
受信する受信プロセスと、回答要求データの回答時間を
設定する回答時間設定プロセスと、回答時間設定プロセ
スにより設定された回答時間を回答要求データの送信元
に通知する回答予定通知プロセスを有する。

【００１４】また、第９の発明は、受信側の回答時間設
定プロセスにおいて、受信した回答要求データと共に、
所定の回答時間を回答担当者に転送する回答指示プロセ
スと、回答担当者により再設定された回答時間を取得
し、再設定回答時間として設定する回答時間再設定プロ
セスとを含む。

【００１５】また、第１０の発明は、回答時間の所定時
間前に未回答の回答担当者に対して、回答の督促を行う
回答督促プロセスを更に有する。また、第１１の発明
は、回答要求データがファクシミリデータである。ま
た、第１２の発明は、回答担当者から回答が返却された
場合に、該回答をファクシミリデータとして送信可能な
形式に編集する編集プロセスと、編集プロセスにより編
集された回答を、送信元に返却する回答返却プロセスを
更に有する。

【００１６】また、第１３の発明は、回答要求データが
電子メールである。また、第１４の発明は、回答担当者
から回答が返却された場合に、該回答を電子メールとし
て送信可能な形式に編集する編集プロセスと、編集プロ
セスにより編集された回答を、送信元に返却する回答返
却プロセスを更に有する。

【００１７】第１及び第８の発明によれば、送信元から
の回答要求データを受信して、当該要求に対応する応答
を返却可能な時間を設定して、送信元に通知することが
可能となる。第２及び第９の発明によれば、受信側にお
いて、デフォルトで指定された回答時間を担当者側で修
正した場合には、回答時間を再度設定し、当該時間を送
信元に送信することが可能となる。

【００１８】第３及び第１０の発明によれば、回答時間
の所定時間前に未回答の回答担当者に対して、回答の督
促を行うことにより、回答の遅延を防ぐことが可能とな
る。第４及び第１１の発明よれば、回答要求をファクシ
ミリを用いて送信することが可能である。第５及び第１
２の発明によれば、ファクシミリデータとして、回答を
送信可能な形式に編集して、送信元に回答を返却するこ
とができる。

【００１９】第６及び第１３の発明によれば、回答要求
を電子メールを用いて送信することが可能である。第７
及び第１４の発明によれば、電子メールデータとして、
回答を送信可能な形式に編集して送信元に回答を返却す
ることができる。

【００２０】

【発明の実施の形態】図１は、本発明を適用するシステ
ムを示す。同図に示すシステムは、送信元及び受信側共
に、外付けのＦＡＸでもインテリジェント端末に内蔵さ
れるＦＡＸのいずれでもよい。送信元からネットワーク
を介して受信側に回答を要するファクシミリデータを送
信すると、受信側から回答予定時間がネットワークを介
して送信元に通知され、その後、回答が通知される。

【００２１】また、同図は、ファクシミリ通信における
例であるが、本発明では、ネットワークをインターネッ
ト等のネットワークとして、各端末をパーソナルコンピ
ュータ（ＰＣ）とし、送受信するデータを電子メールと
し、受信側のＰＣから送信側のＰＣへの回答予定時間の
通知及び回答は電子メールにより行うパターンも含むも
のである。

【００２２】図２は、本発明の送受信側のシステム構成
を示す。同図に示す例は、ＦＡＸを内蔵するインテリジ
ェント端末間におけるファクシミリ通信を行う場合を示
しているが、外付けＦＡＸを用いる場合には、ＦＡＸ機
能以外は、パーソナルコンピュータ等で管理されるもの
とする。同図に示すシステムは、ＦＡＸ機能を内蔵する
インテリジェント端末（以下単に端末と記す）を有する
送信側端末１００と、受信側端末２００より構成され、
以下の説明では、送信側端末１００をユーザ端末、受信
側端末２００をセンタとして説明する。なお、送信側と
受信側の構成を説明の便宜上分けているが、実際の構成
では、一つの端末に双方の機能が含まれる。

【００２３】ユーザ端末１００は、送受信管理テーブル
１１０、ＦＡＸ送信部１２０、送信情報記憶部１３０、
ＦＡＸ受信部１４０、及び回答管理部１５０より構成さ
れる。送受信管理テーブル１１０は、図３に示すよう
に、ファクシミリデータを送信する際に付与する伝票番
号、送信先ＦＡＸ番号、送信するファクシミリデータに
付与する送信タイトル、送信先の相手先名、送信日、セ
ンタ２００から通知された回答予定時間（以下の説明で
は、日付とし時間については省略する）、回答が必要な
データに対する回答があったか否かを示す回答有無フラ
グ等より構成される。

【００２４】ＦＡＸ送信部１２０は、送信情報記憶部１
３０から送信される情報を読み込んで、送信先のＦＡＸ
番号に対してファクシミリデータを送信する。送受信情
報記憶部１３０は、送信すべきファクシミリデータを記
憶すると共に、センタ２００または、他のユーザ端末か
ら受信したファクシミリデータを記憶する。

【００２５】ＦＡＸ受信部１４０は、センタ２００また
は、他のユーザ端末からのファクシミリデータを受信す
る。回答管理部１５０は、他のユーザ端末または、セン
タ２００から受信したデータの伝票番号で送受信管理テ
ーブル１１０を検索し、当該受信データが回答を要する
データの回答データであるか否かを判定し、回答データ
である場合には、送受信管理テーブル１１０の該当する
回答有無フラグを“済”に設定する。また、所定の周期
で送受信管理テーブル１１０を検索して、センタ２００
から通知された回答予定日を経過している回答対象また
は、回答予定日がｎ日で到来しようとしている回答対象
の伝票番号を抽出し、当該情報をセンタ２００に送信
し、回答の督促等を行う制御を行う。なお、プリンタ機
能を有する端末では、督促対象のリストの出力のための
編集等を行う。

【００２６】センタ２００（受信側）は、回答担当振分
部２１０、ＦＡＸ送信部２２０、回答期限設定部２３
０、ＦＡＸ受信部２４０回答管理テーブル２５０、回答
編集部２６０及び、回答要求制御部２７０、より構成さ
れる。回答担当振分部２１０は、ＦＡＸ受信部２４０か
ら受信した回答要求が付与されているファクシミリデー
タのタイトルに基づいて、当該データに回答する担当者
を決定する。当該回答担当振分部２１０において、回答
する担当者を決定する場合には、人手により行ってもよ
いし、エキスパートシステム等により担当者が担当する
ジャンル等により自動的に振り分けるように構成しても
よい。

【００２７】ＦＡＸ送信部２２０は、本発明では、送信
元からの回答要求に対する回答の返却及び回答予定時間
の通知等を行う。回答期限設定部２３０は、最初に所定
値（デフォルト値）を設定して、回答管理テーブル２５
０に設定すると共に、回答要求制御部２７０を介して担
当者に送出する。また、担当者が当該所定値以外の値を
指定した場合には、当該値を回答管理テーブル２５０に
設定する。

【００２８】ＦＡＸ受信部２４０は、ユーザ端末１００
からの回答要求が含まれるファクシミリデータを受信
し、送信元のＦＡＸ番号、相手先名、タイトル、受信日
時を回答管理テーブル２５０に設定すると共に、回答担
当振分部２１０にタイトルを転送する。回答管理テーブ
ル２５０は、ファクシミリデータの送信元の情報の管理
及び、回答担当者、返答期日、受信日、状態等を管理す
る。図４は、本発明の受信側の回答管理テーブルの構成
を示す。同図に示すように回答管理テーブル２５０は、
受信したファクシミリデータの伝票番号、送信元のＦＡ
Ｘ番号、相手先名、受信日時、データのタイトル、返答
予定時間、返答状態、設定日、担当者等を管理する。

【００２９】回答編集部２６０は、担当者からＬＡＮ等
の通信を介して回答を回答要求請求部２７０で受信する
と、当該データをファクシミリデータに編集する。編集
する際には、回答管理テーブル２５０から伝票番号、Ｆ
ＡＸ番号、相手先名、タイトル等を取得して、担当者か
ら受信した回答を含めて送信できる形態に編集する。回
答要求制御部２７０は、回答期限設定部２３０で設定さ
れた所定値（デフォルト）の回答期限を回答担当振分部
２１０で決定された回答担当者宛にＬＡＮ等の通信手段
を介して通知する。また、回答担当者から当該回答期限
の変更要求が発行された場合には、当該変更要求の設定
値を回答管理テーブル２５０に設定する。さらに、回答
が担当者から寄せられた場合に、当該回答を回答編集部
２６０に転送すると共に、回答があった旨を回答管理テ
ーブル２５０に通知し、回答の状態に“回答済”を設定
する。さらに、回答管理テーブル２５０を参照して、回
答期限のｎ日（時間）前であっても未回答の回答担当者
を抽出し、当該回答担当者に回答の督促を行う。

【００３０】次に、上記の構成におけるファクシミリデ
ータの送受信における処理を説明する。図５は、本発明
の回答要求／回答返却の処理を示すシーケンスチャート
である。 ステップ１０１） 送信側のユーザ端末１００のＦＡＸ
送信部１２０は、送受信情報記憶部１３０からファクシ
ミリ送信用に編集された回答要求を含む送信データを読
み込んでネットワークを介して受信側のセンタ２００に
送信する。センタ２００から受信応答があった場合に
は、送受信管理テーブル１１０に送信先ＦＡＸ番号、相
手先名、送信タイトル、送信日時、回答有無フラグに
“未回答”を設定する。

【００３１】ステップ１０２） センタ２００のＦＡＸ
受信部２４０がユーザ端末１００からの回答要求を含む
ファクシミリデータを受信すると、当該データを回答担
当振分部２１０に転送する。回答担当振分部２１０は、
当該データのタイトルを抽出し、担当者マスタを参照し
て、当該データに回答可能な担当者を決定し、当該担当
者名（担当者コード）を回答管理テーブル２５０に設定
する。

【００３２】ステップ１０３） 回答担当振分部２１０
により回答担当者が決定されると、回答期限設定部２３
０は、当該担当者に対して、所定値（デフォルト値）を
回答期限として設定し、当該値を回答管理テーブル２５
０に初期設定する。 ステップ１０４） 回答要求制御部２７０は、回答期限
設定部２３０により設定された回答期限を、ＦＡＸ受信
部２４０で受信したデータと共に、回答担当振分部２１
０により決定された回答担当者にＬＡＮを介して通知す
る。

【００３３】ステップ１０５） 回答担当者は、回答要
求制御部２７０から転送されたデータを見てどの位の期
間で回答が可能であるかを判定し、初期設定された所定
値（デフォルト値）より期限を延長（または、短縮）す
る場合には、当該期限を設定し、回答要求制御部２７０
に返却する。 ステップ１０６） 回答要求制御部２７０は、回答担当
者から通知された回答期限を回答管理テーブル２５０に
再設定する。

【００３４】ステップ１０７） 回答編集部２６０は、
回答管理テーブル２５０に回答期限が再設定されると、
回答管理テーブル２５０から伝票番号、送信先のＦＡＸ
番号、相手先名、タイトルを取得して、回答期限を設定
したファクシミリデータを生成し、ＦＡＸ送信部２２０
を介して送信元のユーザ端末１００に送信する。 ステップ１０８） ユーザ端末１００のＦＡＸ受信部１
４０が回答予定の通知を受信すると、回答管理部１５０
に転送する。回答管理部１５０は、当該回答予定期限を
送受信管理テーブル１１０の回答予定時間に設定する。

【００３５】ステップ１０９） センタ２００の回答要
求制御部２７０は、所定周期毎に回答管理テーブル２５
０をチェックし、回答期限ｎ日（または、ｎ時間）前で
あっても未回答の伝票番号のレコードを抽出する。抽出
の方法は、回答管理テーブル２５０の状態の欄に回送、
調査中等の状態（状態コード）が設定されているレコー
ドを読み出し、そのレコードから回答担当者を抽出す
る。

【００３６】ステップ１１０） 抽出された回答担当者
に対して期限直前でありながら、未回答の旨を通知し、
回答を督促する。なお、上記のステップ１０９及びステ
ップ１１０の処理は、既に全ての回答担当者が回答が終
了している場合には、行わない。 ステップ１１１） 回答担当者は、回答を生成する。

【００３７】ステップ１１２） 回答担当者は、自端末
から生成した回答に伝票番号を付与してＬＡＮを介して
回答要求制御部２７０に転送する。 ステップ１１３） 回答要求制御部２７０は、当該回答
を回答編集部２６０に転送する。これにより、回答編集
部２６０は、当該回答に付与されている伝票番号に基づ
いて、回答管理テーブル２５０を検索して相手先のＦＡ
Ｘ番号、相手先名、タイトルを取得して、回答担当者か
ら受理した回答に付与し、ユーザ端末１００に送信する
ファクシミリデータを編集する。

【００３８】ステップ１１４） ＦＡＸ送信部２２０
は、回答編集部２６０で編集されたファクシミリデータ
をＦＡＸ番号を宛先として当該回答をユーザ端末１００
に送信する。 ステップ１１５） ユーザ端末１００が当該回答を受信
すると、当該回答を送受信情報記憶部１３０に格納する
と共に、送受信管理テーブル１１０の回答有無フラグの
欄に“回答済”を設定する。

【００３９】ステップ１１６） センタ２００は、ユー
ザ端末１００からＦＡＸ機能による受信応答が検出され
ると、回答管理テーブル２５０の状態欄に“回答済”を
設定する。

【００４０】

【実施例】以下、図面と共に、本発明の実施例を説明す
る。以下の説明では、ユーザ端末１００とセンタ２００
間でファクシミリデータの授受を行うものとする。ま
た、ユーザ端末１００からセンタ２００に送信されるフ
ァクシミリデータは、回答要求を有するファクシミリデ
ータであることを前提とする。

【００４１】以下、前述の図５の処理に沿って、図３及
び図４に示すテーブルのデータを用いて説明する。 （１） 送信側のユーザ端末１００（ＦＡＸ番号＝０３
−１１１１−１１１１、送信側識別情報＝ＡＡ）のＦＡ
Ｘ送信部１２０は、送受信情報記憶部１３０からファク
シミリ送信用に編集された回答要求を含む送信データ
（タイトル＝受注予測）を読み込んでネットワークを介
して受信側のセンタ２００（ＦＡＸ番号＝０３−４４４
４−１１１１、相手先名＝センタＲ）に送信する。セン
タ２００から受信応答があった場合には、送受信管理テ
ーブル１１０に以下の情報を設定する（ステップ１０
１）。

【００４２】 送信先ＦＡＸ番号＝０３−４４４４−１１１１； 相手先名＝センタＲ； 送信タイトル＝受注予測： 送信日時＝９６．３．２０； 回答有無フラグ＝“未回答”： （２） センタ２００のＦＡＸ受信部２４０がユーザ端
末１００（相手先名＝ＡＡ）からの回答要求を含むファ
クシミリデータ（タイトル＝受注予測）を受信すると、
当該データを回答担当振分部２１０に転送する。回答担
当振分部２１０は、当該データのタイトル（受注予測）
を抽出し、担当者マスタを参照して、当該データに回答
可能な担当者（ｘｘｘ）を決定し、当該担当者名（ｘｘ
ｘ）を回答管理テーブル２５０に設定する（ステップ１
０２）。

【００４３】（３） 回答担当振分部２１０により回答
担当者（ｘｘｘ）が決定されると、回答期限設定部２３
０は、当該担当者（ｘｘｘ）に対して、所定値として、
この例では、受信日から７日間を設定する。従って、初
期の回答期限は受信日が９６年３月２０日であるとする
と、９６年３月２７日が回答管理テーブル２５０に設定
される（ステップ１０３）。

【００４４】（４） 回答要求制御部２７０は、回答期
限設定部２３０により設定された回答期限（９６年３月
２７日）を、ＦＡＸ受信部２４０で受信したデータと共
に、回答担当振分部２１０により決定された回答担当者
（ｘｘｘ）にＬＡＮを介して通知する（ステップ１０
４）。 （５） 回答担当者（ｘｘｘ）は、回答要求制御部２７
０から転送されたデータを見てどの位の期間で回答が可
能であるかを判定する。この例では、９６年４月１５日
を回答予定日として回答要求制御部２７０に返却する
（ステップ１０５）。

【００４５】（６） 回答要求制御部２７０は、回答担
当者（ｘｘｘ）から通知された回答期限（９６年４月１
５日）を回答管理テーブル２５０の返答予定日時の欄に
再設定する（ステップ１０６）。 （７） 回答編集部２６０は、回答管理テーブル２５０
に回答期限が再設定されると、回答管理テーブル２５０
から以下の情報を抽出する。

【００４６】伝票番号＝１１００１； 送信先のＦＡＸ番号＝０３−１１１１−１１１１； 相手先名＝ＡＡ； タイトル＝受注予測： を取得して、回答予定期限（９６年４月１５日）を設定
したファクシミリデータを生成し、ＦＡＸ送信部２２０
を介して送信元のユーザ端末１００のＦＡＸ番号（０３
−１１１１−１１１１）に送信する（ステップ１０
７）。

【００４７】（８） ユーザ端末１００のＦＡＸ受信部
１４０が回答予定の通知を受信すると、回答管理部１５
０に転送する。回答管理部１５０は、当該回答予定期限
を送受信管理テーブル１１０の回答予定時間（９６年４
月１５日）に設定する（ステップ１０８）。 （９） センタ２００の回答要求制御部２７０は、所定
周期毎（１週間）に回答管理テーブル２５０をチェック
し、回答期限２日前であっても未回答の伝票番号のレコ
ードを抽出する。チェックの当日を９６年４月９日とし
た場合、回答管理テーブル２５０を参照して抽出する。
抽出する際には、未完了状態となっている状態名（調査
中、再設定）であり、かつチェック日から１週間以内に
回答期限が到来する伝票番号を抽出する。図４の例で
は、伝票番号１１０１、１２００２、１４００３が該当
する。それぞれの回答担当者の識別情報（ｘｘｘ，ｙｙ
ｙ，ｚｚｚ）を抽出する。なお、当該担当者の識別情報
は、この例では、各担当者毎に付与されている端末ＩＤ
とする（ステップ１０９）。

【００４８】（１０） 抽出された回答担当者（ｘｘ
ｘ，ｙｙｙ，ｚｚｚ）に対して期限直前でありながら、
未回答の旨を通知し、回答を督促する（ステップ１１
０）。 （１１） 各回答担当者（ｘｘｘ，ｙｙｙ，ｚｚｚ）
は、回答を生成する（ステップ１１１）。 （１２） 回答担当者（ｘｘｘ，ｙｙｙ，ｚｚｚ）は、
自端末から生成した回答に伝票番号を付与してＬＡＮを
介して回答要求制御部２７０に転送する。例えば、回答
担当者ｘｘｘは、生成した回答に伝票番号“１１００
１”を付与し、ＬＡＮを介して回答要求制御部２７０に
転送する（ステップ１１２）。

【００４９】（１３） 回答要求制御部２７０は、当該
回答担当者ｘｘｘからの回答を回答編集部２６０に転送
する。これにより、回答編集部２６０は、当該回答に付
与されている伝票番号（１１００１）に基づいて、回答
管理テーブル２５０を検索して相手先のＦＡＸ番号（＝
０３−１１１１−１１１１）、相手先名（＝ＡＡ）、タ
イトル（＝受注受付）を取得して、回答担当者から受理
した回答に付与し、ユーザ端末１００（ＡＡ）に送信す
るファクシミリデータを編集する（ステップ１１３）。

【００５０】（１４） ＦＡＸ送信部２２０は、回答編
集部２６０で編集されたファクシミリデータをＦＡＸ番
号（０３−１１１１−１１１１）を宛先として当該回答
をユーザ端末１００（ＡＡ）に送信する（ステップ１１
４）。 （１５） ユーザ端末１００が当該回答を受信すると、
当該回答を送受信情報記憶部１３０に格納すると共に、
送受信管理テーブル１１０の伝票番号１１００１の回答
有無フラグの欄に“回答済”を設定する（ステップ１１
５）。

【００５１】（１６） センタ２００は、ユーザ端末１
００からＦＡＸ機能による受信応答が検出されると、回
答管理テーブル２５０の伝票番号１１００１の状態欄に
“回答済”を設定する（ステップ１１６）。なお、上記
の実施例において、伝票番号、ＦＡＸ番号、相手先名、
タイトル等当該データのみをユーザ側がＯＣＲ専用紙に
記入して、センタ２００側に送信することにより、セン
タ２００では、受信したファクシミリデータをイメージ
スキャナで読み取り、それらのデータを文字認識するこ
とが可能である。

【００５２】また、ＯＣＲを用いなくとも、ユーザとセ
ンタ間に予めデータ記入のためのテンプレートを設定
し、当該テンプレートに沿ってデータを記入して、ファ
クシミリデータとして送信し、センタ２００側でイメー
ジスキャナで読み込み、文字認識を行う方法もある。さ
らに、上記の実施例において、センタ２００の回答担当
者振分部２１０で受信した回答要求のファクシミリデー
タに対する回答を行う回答担当者を決定する場合には、
受信したタイトルに基づいて各担当者毎に専門分野やス
キル等が格納されている担当者マスタと、分野情報が格
納されている専門分野ファイルを参照して、タイトルに
関する分野を扱う担当者に振り分ける方法、または、タ
イトルに基づいてエキスパートシステムを用いて担当者
を決定する方法がある。担当者の振分の方法は、本発明
の主旨ではないため、既知の任意の方法を用いるものと
する。

【００５３】上記の実施例では、ファクシミリデータの
送受信による処理を説明したが、ＰＣ間における電子メ
ールについても同様の管理を行うことが可能である。Ｐ
Ｃ間における回答要求に関する電子メールに対する回答
返却の管理は、図２に示す構成図において、ＦＡＸ送信
部１２０、２２０、ＦＡＸ受信部１４０、２４０を電子
メール送信部及び電子メール受信部に置き換えることに
より、同様の処理が可能である。

【００５４】なお、上記の実施例において、説明の簡単
化のため、回答予定日時、受信日時等において、年月日
までの記載としているが、時分秒まで指定することも可
能である。また、上記のシステムの動作の各々をプロセ
スとし、プログラムを構築し、可搬記憶媒体に格納する
ことにより、端末側及びセンタ型に配付し、各々のコン
ピュータにインストールすることにより、本発明のシス
テムが実行できる。

【００５５】なお、本発明は、上記の実施例の限定され
ることなく、特許請求の範囲内で種々変更・応用が可能
である。

【００５６】

【発明の効果】第１及び第８の発明によれば、回答要求
を受信すると、当該要求に対応する回答を返却する時間
を送信元に返却することにより、送信元では、送信した
要求の受信確認と、いつ頃回答が送信されるかを認識す
ることが可能となる。これにより、何度も回答を督促す
る必要もなく、単に回答期限が近づいた場合または、回
答期限を経過した場合に督促すればよい。

【００５７】第２及び第９の発明によれば、受信側にお
いて、デフォルトで指定された回答時間を担当者側で修
正した場合には、回答時間を再度設定し、当該時間を送
信元に送信することにより、担当者側において、受信デ
ータの難易度等に応じて再度回答予定時間を設定するこ
とが可能であり、担当者の自由度が増す。第３及び第１
０の発明によれば、受信側において回答時間の所定時間
前に未回答の回答担当者に対して、回答の督促を行うこ
とにより、送信元への回答の遅延を防ぐことが可能とな
る。

【００５８】第４及び第１１の発明よれば、回答要求を
ファクシミリを用いて行うことができる。第５及び第１
２の発明によれば、担当者から取得した回答をファクシ
ミリで送信可能な形式に変換して、要求元に送信するこ
とができる。第６及び第１３の発明によれば、回答要求
を電子メールを用いて行うことができる。

【００５９】第７及び第１４の発明によれば、担当者か
ら取得した回答を電子メールで送信可能な形式に変換し
て、要求元に送信することができる。このように、本発
明によれば、問い合わせに関する回答を必要とする旅行
代理店、航空業界、ＮＣＣ系カスタマサービスセンタ等
の業務において、確実な送受信管理を行うことが可能と
なると共に、送信確認及び回答確認が容易に行うことが
可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明が適用されるシステム構成図である。

【図２】本発明の送受信側のシステム構成図である。

【図３】本発明の送信側の送受信管理テーブルの構成図
である。

【図４】本発明の受信側の回答管理テーブルのデータ構
成図である。

【図５】本発明の回答要求／回答返却の処理を示すシー
ケンスチャートである。

【符号の説明】

１００ 送信側 １１０ 送受信管理テーブル １２０ ＦＡＸ送信部 １３０ 送受信情報記憶部 １４０ ＦＡＸ受信部 １５０ 回答管理部 ２００ 受信側 ２１０ 回答担当振分部 ２２０ ＦＡＸ送信部 ２３０ 回答期限設定部 ２４０ ＦＡＸ受信部 ２５０ 回答管理テーブル ２６０ 回答編集部 ２７０ 回答要求制御部

Claims (14)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 回答要求データを受信する受信手段と、 前記回答要求データの回答時間を設定する回答時間設定
   手段と、 前記回答時間設定手段により設定された前記回答時間を
   前記回答要求データの送信元に通知する回答予定通知手
   段を有することを特徴とする回答要求データ受信管理シ
   ステム。
2. 【請求項２】 前記受信側の前記回答時間設定手段は、 受信した前記回答要求データと共に、所定の回答時間を
   回答担当者に転送する回答指示手段と、 前記回答担当者により再設定された回答時間を取得し、
   再設定回答時間として設定する回答時間再設定手段とを
   含む請求項１記載の回答要求データ受信管理システム。
3. 【請求項３】 前記回答時間の所定時間前に未回答の回
   答担当者に対して、回答の督促を行う回答督促手段を更
   に有する請求項１記載の回答要求データ受信管理システ
   ム。
4. 【請求項４】 前記回答要求データがファクシミリデー
   タである請求項１乃至３記載の回答要求データ受信管理
   システム。
5. 【請求項５】 回答担当者から回答が返却された場合
   に、該回答をファクシミリデータとして送信可能な形式
   に編集する編集手段と、 前記編集手段により編集され
   た回答を、前記送信元に返却する回答返却手段を更に有
   する請求項４記載の回答要求データ受信管理システム。
6. 【請求項６】 前記回答要求データが電子メールである
   請求項１乃至３記載の回答要求データ受信管理システ
   ム。
7. 【請求項７】 前記回答担当者から回答が返却された場
   合に、該回答を電子メールとして送信可能な形式に編集
   する編集手段と、 前記編集手段により編集された回答を、前記送信元に返
   却する回答返却手段を更に有する請求項６記載の回答要
   求データ受信管理システム。
8. 【請求項８】 回答要求データを受信する受信プロセス
   と、 前記回答要求データの回答時間を設定する回答時間設定
   プロセスと、 前記回答時間設定プロセスにより設定された前記回答時
   間を前記回答要求データの送信元に通知する回答予定通
   知プロセス手段を有することを特徴とする回答要求デー
   タ受信管理プログラムを格納した記憶媒体。
9. 【請求項９】 前記受信側の前記回答時間設定プロセス
   は、 受信した前記回答要求データと共に、所定の回答時間を
   回答担当者に転送する回答指示プロセスと、 前記回答担当者により再設定された回答時間を取得し、
   再設定回答時間として設定する回答時間再設定プロセス
   とを含む請求項８記載の回答要求データ受信管理プログ
   ラムを格納した記憶媒体。
10. 【請求項１０】 前記回答時間の所定時間前に未回答の
    回答担当者に対して、回答の督促を行う回答督促プロセ
    スを更に有する請求項８記載の回答要求データ受信管理
    プログラムを格納した記憶媒体。
11. 【請求項１１】 前記回答要求データがファクシミリデ
    ータである請求項８乃至１０記載の回答要求データ受信
    管理プログラムを格納した記憶媒体。
12. 【請求項１２】 回答担当者から回答が返却された場合
    に、該回答をファクシミリデータとして送信可能な形式
    に編集する編集プロセスと、 前記編集プロセスにより編集された回答を、前記送信元
    に返却する回答返却プロセスを更に有する請求項１１記
    載の回答要求データ受信管理プログラムを格納した記憶
    媒体。
13. 【請求項１３】 前記回答要求データが電子メールであ
    る請求項８乃至１０記載の回答要求データ受信管理プロ
    グラムを格納した記憶媒体。
14. 【請求項１４】 前記回答担当者から回答が返却された
    場合に、該回答を電子メールとして送信可能な形式に編
    集する編集プロセスと、 前記編集プロセスにより編集された回答を、前記送信元
    に返却する回答返却プロセスを更に有する請求項１３記
    載の回答要求データ受信管理プログラムを格納した記憶
    媒体。