JPH11219351A - 文書データ処理装置およびそのプログラム記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書を構成する構成要素毎に目的とする文書
に適した定型文を組み合せることにより、手直し部分を
極力少なくし、所望する文書を効率良く作成する。 【解決手段】 記憶装置３には文書構造上定型的な構成
要素となる定型項目毎に複数種の定型文が記憶されてい
る。ＣＰＵ１は手紙文書の作成時に、定型項目を順次指
定しながらそれに対応する定型文を検索して表示装置６
に表示出力される。この状態において、入力装置５から
任意の定型文が選択されると、ＣＰＵ１は選択された定
型文を定型項目毎に組み合せることによって手紙文書を
作成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、文書データを作
成する文書データ処理装置およびそのプログラム記録媒
体に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、ワードプロセッサやパーソナル
コンピュータ等の文書データ処理装置においては、手紙
や各種案内状等の文書を作成する場合、作成者の知識や
表現力によらず、文書作成を効率良く行うようにするた
めに、文書の種類／用途に対応付けて雛形として予めシ
ステム登録されている定型文書の中から任意に指定した
種類の定型文書を呼び出し、それを一部修正することに
より目的とする文書を作成するようにしていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、定型文
書を利用して手紙文書等を作成する場合、一部の名詞を
手直しする程度なら特に問題を生じることはないが、例
え多数の雛形が登録されていても意図する文書でない場
合が多く、かなりの部分を手直しする必要があり、定型
文書を利用したとしても、このような場合には文書の作
成効率はさほど高いものとは言えなかった。ところで、
定型文書は男女問わず、両者共通の一般的な表現となっ
ているため、より男性的・女性的な文書を作成する場合
には更に手直し部分が多くなり、作成効率が悪くなる。
このことは、定型文書を利用する場合に限らず、より男
性的、女性的な表記の漢字混り文を逐次かな漢字変換し
ながら作成する場合においても、第１候補として男性的
な漢字表記、女性的な漢字表記が出現するとは必ず、何
回も次候補キーを操作しなければならず、作成効率が悪
くなる。この発明の課題は、文書を構成する構成要素毎
に目的とする文書に適した定型文を組み合せることによ
り、手直し部分を極力少なくし、所望する文書を効率良
く作成できるようにすることである。また他の発明の課
題は、文書を作成する際に、男女等のユーザ属性に応じ
た表記の文書を効率良く作成できるようにすることであ
る。

【０００４】

【課題を解決するための手段】この発明の手段は次の通
りである。請求項１記載の発明は、文書構造上定型的な
構成要素となる定型項目毎に、複数種の定型文を記憶す
る定型文記憶手段と、文書を作成する際に、指定された
定型項目に基づいて前記定型文記憶手段を検索する検索
手段と、この検索手段によって検索された定型文を選択
候補として表示する候補表示手段と、この候補表示手段
によって表示された定型文の中から任意の定型文を選択
指定する候補選択手段と、この候補選択手段によって選
択された定型文を定型項目毎に組み合せて文書を作成す
る文書作成手段とを具備するものである。なお、この発
明は以下のようなものであってもよい。 使用者固有のユーザ情報を入力指定するユーザ指定
手段を設け、前記定型文記憶手段は各定型項目毎に複数
種の定型文を記憶すると共に、各定型文に対応付けて前
記ユーザ情報を記憶し、前記検索手段は、指定された定
型項目に基づいて前記定型文記憶手段を検索すると共
に、検索された各定型文のうち前記ユーザ指定手段によ
って指定されたユーザ情報に対応する定型文を検索して
選択候補の絞り込みを行う。 定型的な文書の使用目的に応じて文書の種類を入力
指定する文書指定手段を設け、前記定型文記憶手段は文
書の種類毎にその種類に応じた定型項目に対応付けて複
数種の定型文を記憶し、前記検索手段は前記文書指定手
段によって指定された文書の種類に基づいて前記定型文
記憶手段を検索すると共に、検索された文書の種類に対
応する各定型項目のうち指定された項目に対応する定型
文を検索する。 前記候補表示手段は、各定型項目に対応して予め決
められている特定の定型文をデフォルトデータとして初
期表示する。 日付情報を得る計時手段を設け、前記検索手段は、
日付情報に関連付けられている定型項目に対応する定型
文を前記計時手段によって得られた日付情報に基づいて
検索する。 各定型項目のうち相互に関連付けられて対の関係に
ある定型項目のうち、その何れか一方の定型項目が指定
されてそれに対応する定型文が前記候補選択手段によっ
て選択された際に、前記検索手段は当該定型項目の定型
文と対の関係にある他の項目の定型文を検索する。 請求項１記載の発明においては、文書構造上定型的な構
成要素となる定型項目毎に複数種の定型文を記憶する定
型文記憶手段の内容を文書作成時に指定された定型項目
に基づいて検索すると共に、検索された定型文を選択候
補として表示出力させ、その中から任意の定型文が選択
指定される毎に選択された定型文を定型項目毎に組み合
せて文書を作成する。したがって、文書を構成する構成
要素毎に目的とする文書に適した定型文を組み合せるこ
とにより、手直し部分を極力少なくし、所望する文書を
効率良く作成することができる。

【０００５】請求項７記載の発明は、キー別に複数種の
選択候補を記憶すると共に、各候補毎に使用者固有のユ
ーザ情報を記憶する候補記憶手段と、ユーザ情報を入力
指定するユーザ指定手段と、指定されたキーに基づいて
前記候補記憶手段を検索すると共に、検索された候補群
の中から前記ユーザ指定手段によって指定されたユーザ
情報に対応する候補を優先的に抽出する検索手段と、こ
の検索手段によって検索された抽出候補を表示する候補
表示手段と、この候補表示手段によって表示される候補
の中から任意の候補を選択指定する候補選択手段と、こ
の候補選択手段によって選択された候補を組み合せて文
書を作成する文書作成手段とを具備するものである。な
お、前記候補記憶手段はかな漢字変換辞書であり、読み
をキーとして複数の同音異義語を選択候補として記憶す
るようにしてもよい。請求項７記載の発明においては、
キー別に複数種の選択候補を記憶すると共に各候補に対
応付けて使用者固有のユーザ情報を記憶する候補記憶手
段の内容を文書作成時に指定されたキーに基づいて検索
し、検索された候補群の中から任意に入力指定されたユ
ーザ情報に対応する候補を優先的に抽出して表示出力さ
せ、その中から任意の候補が選択指定される毎に、選択
された候補を組み合せて文書を作成する。したがって、
文書を作成する際に、男女等のユーザ属性に応じた表記
の文書を効率良く作成することができる。

【０００６】

【発明の実施の形態】（第１実施形態）以下、図１〜図
８を参照してこの発明の第１実施形態を説明する。図１
は文書データ処理装置の全体構成を示したブロック図で
ある。ＣＰＵ１はＲＡＭ２内にロードされている各種プ
ログラムにしたがってこの文書データ処理装置の全体動
作を制御する中央演算処理装置である。記憶装置３はオ
ペレーティングシステムや各種アプリケーションプログ
ラム、データファイル、文字フォントデータ等が予め格
納されている記憶媒体４やその駆動系を有している。こ
の記憶媒体４は固定的に設けたもの、もしくは着脱自在
に装着可能なものであり、フロッピーディスク、ハード
ディスク、光ディスク、ＲＡＭカード等の磁気的・光学
的記憶媒体、半導体メモリによって構成されている。ま
た、記憶媒体４内のプログラムやデータは、必要に応じ
てＣＰＵ１の制御により、ＲＡＭ２にロードされる。更
に、ＣＰＵ１は通信回線等を介して他の機器側から送信
されて来たプログラム、データを受信して記憶媒体４に
格納したり、他の機器側に設けられている記憶媒体に格
納されているプログラム、データを通信回線等を介して
使用することもできる。そして、ＣＰＵ１にはその入出
力周辺デバイスである入力装置５、表示装置６、印刷装
置７がバスラインを介して接続されており、入出力プロ
グラムにしたがってＣＰＵ１はそれらの動作を制御す
る。入力装置５は文字列データ等を入力したり、各種コ
マンドを入力するキーボード、マウス等のポインティン
グデバイスを有している。ここで、文書作成時に入力装
置５から文字列データが入力されると、表示装置６のテ
キスト画面に表示出力されると共に、かな漢字変換によ
って確定された確定文字列は、ＲＡＭ２内に格納され
る。なお、表示装置６は多色表示を行う液晶表示装置や
ＣＲＴ表示装置あるいはプラズマ表示装置等であり、ま
た印刷装置７はフルカラープリンタ装置で、熱転写やイ
ンクジェットなどのノンインパクトプリンタあるいはイ
ンパクトプリンタである。

【０００７】図２（Ａ）は記憶装置３内に格納されてい
る各種ファイルを示し、かな漢字変換辞書ファイルＦＡ
は入力された仮名文字列を漢字混り文に変換する際に参
照される各種の変換辞書を格納するファイルである。手
紙種類格納ファイルＦＢは定型的な構成要素を含む文書
として手紙の種類を記憶するもので、ＣＰＵ１は手紙作
成が指示された際に手紙種類格納ファイルＦＢの内容を
読み出して一覧表示させる。図３（Ａ）はこの一覧表示
の内容を示し、手紙の使用目的に応じた種類を示すデー
タとして手紙種類格納ファイルＦＢには「最も一般
的」、「丁重に改まったとき」、「前文を省略すると
き」、「急用のとき」、「返信のとき」、「再度の手紙
のとき」が格納されている。手紙定型文格納ファイルＦ
Ｃは手紙文書の構造上定型的な構成要素となる定型項目
毎に、複数種の定型文を記憶するもので、手紙文書の構
造を分析してみると、一般に、頭語、時候の挨拶、安否
や祝福する部分、儀礼的なお礼やお詫びをする部分、相
手に伝える用件（本文）、結びの文、結語、日付、署
名、宛先から構成されている場合あるいはこれらの各項
目のうちいくつかの項目を省略した構成となっている場
合が多い。この場合、本文に当たる部分は内容が多岐に
わたっており、雛形を多数用意していても作成者の意図
する文例に合うことは極めて少ないが、その他の主要部
分は儀礼的な文であり、表現の多少の相違があるもの
の、ほとんど固定化されている。そこで、このような儀
礼的な要素項目に対応付けて手紙定型文格納ファイルＦ
Ｃに複数種の定型文を予め登録させておき、定型項目毎
に複数種の定型文の中から使用者が任意に選択指定した
定型文を呼び出してそれらを項目毎に組み合せることに
より手紙文書を作成するようにしている。

【０００８】図４（Ａ）は手紙定型文格納ファイルＦＣ
の全体構成を示した図で、手紙文書を構成する各定型項
目のうち儀礼的な項目「頭語」、「時候の挨拶」、「安
否・祝福」、「お礼・お詫び」、「結び」、「結語」に
対応してその文面（複数種の定型文）と各定型文毎に付
加情報を記憶する構成となっている。図５（Ａ）は「頭
語」の文面情報および付加情報を具体的に示したもの
で、「拝啓」、「啓白」、「一筆啓上」、……「再
呈」、「追啓」は頭語に対応する複数種の定型文であ
り、これら各定型文に対応付けられている「属性分
類」、「使用者の性別」、「代表的結語」はその付加情
報である。ここで、「属性分類」は手紙の種類を示し、
「一般」、「丁重」、「前文省略」、「急ぎ」、「返
信」、「再信」を示す分類コードが設定されている。ま
た、「使用者の性別」はそれに対応する定型文が男性用
か女性用、性別不問かを示すもので、図中「男性０、女
性０」は性別不問、「男性０、女性１」は男性用、「男
性１、女性０」は女性用を示している。また、「代表的
結語」は対応する頭語に対応付けて一般的に使用される
結語が定義されており、任意の頭語が選択された際にそ
れに対応する代表的な結語が第１候補として呼び出され
て表示出力される。その際、結語の選択指定時、選択さ
れた結語が頭語に相当する代表的結語に一致するかをチ
ェックする整合処理が行われ、その結果、不一致が検出
された場合には、その旨をメッセージ表示し、結語選択
の正当性を問い合わせるようにしている。なお、結語の
方にも代表的な頭語が設定されており、各相互間におい
て頭語と結語のマッチングをとるようにしている。ま
た、手紙定型文格納ファイルＦＣ内の項目「時候の挨
拶」についても上述と同様に複数種の定型文とそれに対
応する付加情報が格納されているが、この場合の定型文
としては「初冬の候」、「春暖の候」、「新涼の候」、
「春の香気にめぐまれる頃」等であり、それに対応付け
て付加情報（属性分類、使用者の性別）が設定されてい
る。この時候の挨拶文は予め季節に対応付けて分類格納
されており、現在のシステム月日を参照することによっ
て手紙作成時点で最も適した挨拶文が自動的に呼び出さ
れて表示出力される。勿論、現在の季節に拘らず、任意
の時候挨拶文を選択することもできる。手紙フォーマッ
トファイルＦＤは手紙の用途等に応じて各種の手紙フォ
ーマットを記憶するもので、各構成要素毎にその配置位
置や文字サイズ等がフォーマット情報として格納されて
いる。

【０００９】図２（Ｂ）はＲＡＭ２の主要構成を示した
図である。文書メモリ２−１は作成された手紙文書等を
記憶するテキストメモリで、その文書データは通常と同
様に任意に編集される。そして、文書メモリ２−１の内
容は表示装置６に送られてそのテキスト画面に表示出力
されたり、印刷装置７に送られて印刷出力され、更には
保存指令に応答して記憶媒体４に登録保存される。項目
メモリ２−２は手紙作成時において、図４（Ｂ）に示す
ように手紙を構成する構成要素毎に、選択指定された定
型文や自動設定されたデータを記憶するもので、項目メ
モリ２−２内の手紙文書を確定する確定指令が入力され
た際に、項目メモリ２−２内の手紙文書は文書メモリ２
−１に転送される。その際、手紙文書を構成する各構成
要素は、手紙フォーマットＦＤの定義内容にしたがった
位置に配置される。選択レジスタ２−３は図５に示すよ
うに、６ビット構成で、使用者が任意に選択した情報を
一時記憶する。すなわち、その最上位ビットは手紙の種
類が選択されたか否かを示す属性分類使用フラグを示
し、その値が「１」のときには属性分類を使用すること
を示している。また２ビット目〜４ビット目までのデー
タは、属性分類使用フラグが「１」のときにセットされ
る属性分類コードであり、図示の例では属性として「前
文省略」が選択された場合である。５ビット目、６ビッ
ト目は男性用か女性用かを示すデータで、使用者が男性
であり、男性が指定された場合にはその５ビット目に
「１」がセットされ、女性が指定された場合にはその６
ビット目に「１」がセットされる。図示の例では男性不
問、女性使用が選択された場合である。なお、男女の性
別不問の場合には５ビット目、６ビットにそれぞれ
「０」がセットされる。計時情報メモリ２−４は現在の
年月日情報や時分秒を計時することによって得られた計
時情報がセットされるメモリである。

【００１０】次に、文書データ処理装置の動作を図６に
示すフローチャートにしたがって説明する。ここで、こ
のフローチャートに記述されている各機能を実現するた
めのプログラムは、ＣＰＵ１が読み取り可能なプログラ
ムコードの形態で記憶媒体４に記憶されており、その内
容がＲＡＭ２内のワークメモリにロードされている。な
お、後述する他の実施形態におけるフローチャートにお
いても同様である。図６は手紙作成時における主要動作
を示したフローチャートである。先ず、手紙種類格納フ
ァイルＦＢから呼び出されたデータが一覧表示される
（ステップＡ１）。いま、図３（Ａ）に示すメニュー表
示画面の中から手紙の種類として「最も一般的」のメニ
ュー項目が選択指定された場合には、ステップＡ２で項
目指定有りが検出されて選択レジスタ２−３の最上位ビ
ットに分類使用フラグ「１」をセットすると共に（ステ
ップＡ３）、その属性分類を示す分類コードを選択レジ
スタ２−３にセットする（ステップＡ４）。そして、手
紙の種類に対応する各構成要素毎に手紙定型文格納ファ
イルＦＣを検索することによって得られた定型文や計時
情報メモリ２−４から取り込んだ日付情報などを項目メ
モリ２−２にデフォルトデータとして転送すると共に
（ステップＡ５）、項目メモリ２−２の内容を第１候補
として表示出力させる（ステップＡ６）。

【００１１】図３（Ａ）はこの場合の表示例を示してい
る。すなわち、ＣＰＵ１は手紙文を構成する各定型項目
のうち、その先頭項目から手紙定型文格納ファイルＦＣ
の内容を順次検索するが、その際、選択レジスタ２−３
にセットされている属性分類に該当する先頭の定型文を
デフォルトデータとして呼び出して項目メモリ２−２内
の該当項目に転送すると共に表示出力させる。この場
合、定型項目「頭語」を着目した際には属性分類が「一
般」で先頭に格納されている定型文「拝啓」がデフォル
トデータとして表示される。次に、定型項目として「時
候の挨拶」を着目した際には、属性分類に該当し、かつ
計時情報メモリ２−４内の現在日付に該当する先頭の定
型文、この場合には「初冬の候」を手紙定型文格納ファ
イルＦＣから呼び出して項目メモリ２−２内の該当項目
に転送すると共に表示出力される。更に、次の定型項目
「安否・祝福」や「お礼・お詫び」を着目した際には、
属性分類に該当する先頭の定型文「いかがお過ごしでし
ょうか。」、「先日はいろいろとお力添えくださり、厚
くお礼申し上げます。」が手紙定型文格納ファイルＦＣ
から呼び出されて表示出力される。また、次の構成要素
は「本文」であり、手紙定型文格納ファイルＦＣにはそ
れに該当する定型文は存在しないので、その項目の内容
は空白のままとなる。また、「結び」も定型項目である
から手紙定型文格納ファイルＦＣからデフォルトデータ
が呼び出されて表示されるが、次の「結語」は「頭語」
と対の関係にあるため、「頭語」の定型文が表示された
際に、それに関連付けられている「結語」の定型文、こ
の場合、「敬具」は既に表示出力されているため、次の
項目「日付」に移り、計時情報メモリ２−４から取り込
んだ日付データを項目メモリ２−２に転送して表示出力
させる。なお、次の項目「署名」、「宛名」は定型項目
ではないので、その項目内容は空白のままとなる。

【００１２】一方、手紙の種類がメニュー表示されてい
る際に、メニュー項目の指定が一定時間経過しても行わ
れなかった場合には、ステップＡ１５に進み、選択レジ
スタ２−３内に分類使用フラグとして指定無しを示す
「０」がセットされてステップＡ５に進む。この場合、
属性分類にかかわらず、定型項目毎に手紙定型文格納フ
ァイルＦＣの先頭に格納されている定型文がデフォルト
データとして呼び出されて表示される。なお、この場合
においても定型項目「時候の挨拶」の検索時に計時情報
メモリ２−４を参照したり、「頭語」と「結語」との相
互においてそれらを関連付けたり、日付項目を自動設定
することについては上述の場合と同様である。

【００１３】このような項目メモリ２−２の初期画面を
表示出力させると、この項目ウインドウの先頭に位置す
る定型項目を着目するためにその項目位置にカーソルを
表示させると共に（ステップＡ７）、当該定型項目に対
応する定型文を選択候補として候補ウインドウに一覧表
示させる（ステップＡ８）。すなわち、定型項目が「頭
語」で、選択レジスタ２−３内の属性分類に該当する定
型文をウインドウ行数分手紙定型文格納ファイルＦＣか
ら読み出して一覧表示させる（図７参照）。この場合、
候補ウインドウの内容は頁切り替えやスクロール表示に
よって切り替え表示することができる。次に、図７に示
すような各種のキー入力ウインドウを表示出力させる
（ステップＡ９）。この状態においてキー入力待ちとな
る（ステップＡ１０）。いま、性別指定によって候補を
絞り込む場合には、図７に示すキー入力ウインドウ内の
「男性用」、「女性用」、「無指定」の何れかをクリッ
クすると、ステップＡ１１で絞り込み操作が行われたこ
とが検出されてステップＡ１６に進み、選択レジスタ２
−３内に性別指定データをセットする。すなわち、選択
レジスタ２−３の下位２ビットに男性用「１０」、女性
用「０１」、無指定「００」がその指定に応じてセット
される。

【００１４】すると、この選択レジスタ２−３内の性別
指定データに基づいて候補の絞り込みが行われる（ステ
ップＡ１８）。以下、図５を参照してこの絞り込み動作
を具体的に説明する。ここで、選択レジスタ２−３の内
容は属性分類であり、属性＝前文省略、男性不問で女性
が選択されている場合を示し、この選択レジスタ２−３
の内容と手紙定型文格納ファイルＦＣ内の付加情報（属
性分類、使用者の性別）とに基づいて所定の演算を実行
する。すなわち、手紙定型文格納ファイルＦＣ内の各定
型文に対応する付加情報を順次アクセスしながら選択レ
ジスタ２−３内の属性分類と付加情報内の属性分類との
排他的論理和（ＸＯＲ）、選択レジスタ２−３内の男性
指定データと付加情報内の男性指定データとの論理積
（ＡＮＤ）、選択レジスタ２−３内の女性指定データと
付加情報内の女性指定データとの論理積をそれぞれ求
め、それらを加算した値が「０」か否かに基づいて候補
の絞り込みを行う。この場合、演算結果が「０」であれ
ば候補として採用し、「０」でなければ不採用とするこ
とにより候補の絞り込みが行われる。なお、選択レジス
タ２−３の分類使用フラグが「０＝分類不使用」であれ
ば、上述のＸＯＲの値にこの「０」を乗算することによ
ってＸＯＲの値を「０」とするようにしている。図５
（Ｂ）はこのような選択レジスタ２−３の内容に基づい
て候補の絞り込みが行われる様子を示したもので、前文
省略形式の手紙で女性用の頭語の選択候補として「前
略」、「略啓」、「前略ごめんください」の３種類が抽
出されることになる。このようにして絞り込まれた選択
候補は候補ウインドウ画面に一覧表示される（ステップ
Ａ１７）。

【００１５】そして、キー入力待ち状態となり（ステッ
プＡ１０）、候補ウインドウの中から所望する候補が選
択指定されると、ステップＡ１２で選択操作が行われた
ことが検出されてステップＡ１９に進み、選択された候
補（定型文）を項目メモリ２−２の該当する項目位置に
転送する。ここで、候補の選択が行われた定型項目が頭
語／結語のように相互に関連する対の関係にあれば、関
連項目の内容も自動変更するかのメッセージが行われ、
変更指示があれば、項目メモリ２−２内の関連項目の内
容を書き替える（ステップＡ２０）。そして、次の定型
項目に着目するために項目ウインドウ内のカーソルを次
の項目位置に移動させる（ステップＡ２１）。そして、
ステップＡ６に戻り、項目メモリ２−２の内容を表示出
力させてキー入力待ちとなる。このようにして各定型項
目毎に任意の定型文を選択することによって項目メモリ
２−２内に必要項目の定型文が揃うと、文書確定を指示
する（ステップＡ１３）。すると、項目メモリ２−２の
内容が手紙フォーマットファイルＦＤにしたがって項目
毎に配置されて文書メモリ２−１に格納される（ステッ
プＡ１４）。

【００１６】なお、このようにして文書メモリ２−１内
に格納された手紙文書は、各構成要素毎に組み合せられ
て所定位置に配置されたデータ構造となる。ここで、文
書メモリ２−１の内容を呼び出してテキスト画面に表示
出力させた状態において、手紙文書の編集を指示し、仮
名文字列をキー入力して漢字混り文に変換しながら本文
項目のデータや署名、宛名項目のデータを作成する。こ
の場合、署名や宛名項目のデータを予めユーザ登録して
おけば、それを呼び出すだけでよい。勿論、定型項目に
対応する定型文の一部を修正したり、挿入／削除するこ
とも可能であり、更に、一部の文字列を拡大したり、書
体変更したり、その他の文字属性によって修飾すること
もできる。図８は上述のようにして作成された手紙文書
例を示した図で、図中○印は手紙の各構成要素のうち使
用者が選択した項目、×印は選択しなかった項目を示し
ている。（Ａ）は「お礼・お詫び」の項目を選択しなか
った場合、（Ｂ）は「日付」、「署名」、「宛名」の各
項目を選択しなかった場合、（Ｃ）は「時候の挨拶」、
「安否・祝福」の項目を選択しなかった場合の手紙文書
例で、各文書は手紙の種類として「一般」を選択、性別
として男性共用を選択した場合である。

【００１７】以上のようにしてこの文書データ処理装置
においては、手紙文書の構成上定型的な構成要素となる
定型項目毎に手紙定型文格納ファイルＦＣには複数種の
定型文が記憶されており、手紙文書作成時に定型項目毎
に複数種の定型文を候補表示させ、その中から任意の定
型文を選択することによって定型項目毎に選択された定
型文を組み合せて手紙文書を作成するようにしたから、
手紙マナーに合った構成および文を誰でも容易に作成す
ることができる。また、定型項目に対応する複数種の定
型文を候補表示させる際に、予め使用者固有のユーザ情
報として男性用、女性用を指定しておけば、手紙定型文
格納ファイルＦＣ内に各定型文に対応付けて格納されて
いる付加情報（使用者の性別）に基づいて男性用表記、
女性用表記、男女共用表記の定型文を指定されたユーザ
情報に基づいて抽出することにより候補の絞り込みを行
うようにしたから、ユーザに合った表記の定型文を簡単
に選択することが可能となる。

【００１８】更に手紙文書の使用目的に応じて手紙の種
類（一般、丁重、前文省略等）を選択すると、それに応
じた種類の定型文が定型項目毎に候補表示されるので、
使用目的に応じて適切な表現を持った手紙文書を作成す
ることができる。また、各定型項目毎に特定の定型文が
デフォルトデータとして初期表示されるので、デフォル
トデータが所望する候補であれば、直ちにそれを選択す
ることが可能となり、また、定型項目「時候の挨拶」に
ついては、現在の日付情報に基づいて最適な定型文を抽
出して候補表示することが可能となり、また、頭語、結
語のように相互に関連付けられて対の関係にある定型項
目については、一方の項目の定型文が選択されると、他
方の項目の定型文も同時に選択することができるので、
一層、手紙文書の作成が容易なものとなる。

【００１９】（第２実施形態）以下、図９、図１０を参
照して第２実施形態を説明する。この第２実施形態にお
いては、かな漢字変換時にユーザ情報（男女）に応じて
漢字候補の出現順位を変えるようにしたものである。す
なわち、かな漢字変換辞書ファイルＣＤＦにおいて、読
み「きんとう」に対応する漢字表記は、平均使用頻度順
に図９に示すように「均等」、「謹答」、「近東」の順
に並べられ、候補表示する際にも通常はこの順番で行わ
れるのが一般であるが、「謹答」という漢字は男性が主
に使用し、女性はほとんど使用されないので、使用者が
女性の場合には、この「謹答」を最下位の候補とするよ
うに、漢字候補の出現順位を男女別に変えるようにした
ものである。このため、かな漢字変換辞書ファイルＣＤ
Ｆには漢字表記に対応付けて男女別の付加情報が設定さ
れており、「１」は不使用、「０」は使用を示してい
る。そして、選択レジスタＣＥＲは２ビット構成で、そ
の１ビット目は男性、２ビット目は女性に対応付けら
れ、「１」は使用、「０」は不使用を示し、男性用、女
性用が任意に選択されることによってそれに応じたデー
タが選択レジスタＣＥＲにセットされる。

【００２０】図１０はかな漢字変換時の動作を示したフ
ローチャートである。先ず、仮名文字が入力されて変換
指示があると、かな漢字変換辞書ファイルＣＤＦが検索
されて読みが一致するかを調べ（ステップＢ１）、不一
致が検出されると、辞書内の次の語を指定し（ステップ
Ｂ２）、辞書終了まで（ステップＢ３）、読みが一致す
るかを調べる（ステップＢ１）。いま、仮名文字列とし
て「きんとう」が入力された場合には、漢字表記の「均
等」で読みの一致が検出されるため、最初の一致位置を
ワークメモリに退避しておく（ステップＢ４）。そし
て、ステップＢ５に進み、その漢字表記の付加情報（使
用者の性別）と選択レジスタＣＥＲの内容とに基づいて
所定の演算を行う。すなわち、図９に示すように、辞書
内の男性指定データと選択レジスタＣＥＲ内の男性指定
データとの論理積を求めると共に、辞書内の女性指定デ
ータと選択レジスタＣＥＲ内の女性指定データとの論理
積を求め、それらの論理和演算を行う。そして、次のス
テップＢ６ではこの演算結果が「０」か否かを調べる。
いま、図９に示すように「均等」に対応する使用者性別
として「０、０」、つまり、男女共用が設定されてお
り、また選択レジスタＣＥＲには女性使用が指定されて
いるので、ＯＲ演算等の結果は「０」となり、その漢字
表記「均等」が候補表示される（ステップＢ７）。

【００２１】そして、ステップＢ８に進み、表示候補が
選択されたが、次候補変換が指示されたかを調べ、選択
操作が行われた場合にはこの時点で変換終了となるが、
次候補が指示された場合には、辞書内の次の語に移り
（ステップＢ９）、読みが一致するかを調べる（ステッ
プＢ１０）。いま漢字表記の「謹答」が指定されるの
で、読みの一致が検出されてステップＢ５に戻る。この
場合、上述と同様の演算処理が行われるが、「謹答」に
は女性に「１」がセットされているため、ＯＲ演算の結
果は「１」となる。この場合、候補表示を行わずにステ
ップＢ９に移り、次の語を指定する。この場合、次の語
として「近東」が指定されるので、ステップＢ１０で読
みの一致が検出されるため、ステップＢ５に戻る。ここ
で、「近東」は男性共用であるからＯＲ演算の結果は再
び「０」となり、「近東」が候補表示される。そして、
次候補変換が指定された場合には、更に次の語に移る
が、ステップＢ１０で読みの不一致が検出されるためス
テップＢ１１に進み、最初に一致した辞書の表記位置
（均等の位置）に戻り、再び上述と同様の演算処理を行
う（ステップＢ１２）。その結果、演算結果は「０」で
ないか否かを調べるが（ステップＢ１３）、いま、
「０」であるから次の語に移る（ステップＢ１６）。こ
の場合、前回候補表示をスキップした「謹答」が指定さ
れ、ステップＢ１７で読みの一致が検出されるので、ス
テップＢ１２に戻り、その結果、「０」ではないことが
検出される（ステップＢ１３）。すると、ステップＢ１
４に進み、この「謹答」が候補表示される。これによっ
て選択レジスタＣＥＲに女性用が指定されている場合に
は、「均等」、「近東」、「謹答」の順位で候補表示さ
れることになる。なお、最後の「謹答」が候補表示され
ている状態において、更に次候補変換が指示された場合
には、ステップＢ１７に進み、次の語に移るが、この場
合、読みの不一致が検出されるので、ステップＢ１８に
進み、最初に一致した表記位置に戻る。そして、ステッ
プＢ５に移り、以下同様の動作が繰り返される。

【００２２】図９の下側の図は、選択レジスタＣＥＲの
内容に応じて候補の出現順位を示したもので、選択レジ
スタＣＥＲの内容が「０１」、つまり女性指定の場合に
は第１候補〜第３候補は「均等」、「近東」、「謹答」
の順となるが、選択レジスタＣＥＲの内容が「１０」の
とき、つまり、男性指定の場合および性別設定無しの場
合には、辞書の並び順通りに「均等」、「謹答」、「近
東」が順次候補表示される。以上のようにこの文書デー
タ処理装置においては、漢字候補の出現順位を性別指定
に応じて変えるようにしたから、男性用の手紙文書や女
性用の手紙文書を作成する場合、変換効率が高くなり、
所望する文書を容易に作成することが可能となる。

【００２３】なお、上述した第１実施形態においては、
定型項目をその先頭項目から自動的に順次指定するよう
にしたが、使用者が任意の項目を選択指定するようにし
てもよい。また、定型項目毎に所望する定型文を選択し
た際に、その一部を修正したり、挿入／削除を行うよう
にしてもよい。更に、本文の項目や署名、宛名の項目に
ついては、項目メモリ２−２の内容を文書メモリ２−１
に転送してからキー入力するようにしたが、項目メモリ
２−２上で必要項目の内容を適宜入力するようにしても
よい。また、第１実施形態においては手紙を作成する場
合を例に挙げたが、文書の種類や用途は任意であり、広
告、報告書等のように定型的な文を含む文書を作成する
場合であってもよい。また、上述した各実施形態はユー
ザ情報として性別を指定するようにしたが、これに限ら
ず、任意であり、例えば、年令、中高生、大人等を指定
するようにしてもよい。

【００２４】

【発明の効果】この発明によれば、文書を構成する構成
要素毎に目的とする文書に適した定型文を任意に組み合
せて文書を作成するようにしたから、手直し部分が極め
て少なくなり、所望する文書を効率良く作成することが
できる。また、他の発明によれば、選択候補に対応付け
てユーザ情報を記憶しておき、指定されたユーザ情報に
対応して候補を優先的に抽出するようにしたから、文書
を作成する際に、男女等のユーザ属性に応じた表記の文
書を効率良く作成することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】文書データ処理装置の全体構成を示したブロッ
ク構成図。

【図２】（Ａ）は記憶装置３内の各種ファイルを示した
図、（Ｂ）はＲＡＭ２の主要構成を示した図。

【図３】（Ａ）は手紙種類格納ファイルＦＢの内容が一
覧表示された状態を示した図、（Ｂ）は手紙の種類とし
て「最も一般的」が選択指定された場合に、その手紙文
書を構成する各構成要素に対応付けて定型文等がデフォ
ルトデータとして表示出力される項目ウインドウを示し
た図。

【図４】（Ａ）は手紙定型文格納ファイルＦＣの構成を
示した図、（Ｂ）は項目メモリ２−２の構成を示した
図。

【図５】（Ａ）は手紙定型文格納ファイルＦＣ内の定型
項目「頭語」に対応して格納されている各種の定型文と
付加情報を示した図、（Ｂ）は選択レジスタ２−３の内
容に基づいて「頭語」の選択候補が絞り込まれる様子を
説明するための図。

【図６】手紙作成時における主要動作を示したフローチ
ャート。

【図７】項目ウインドウ、候補ウインドウ、キー入力ウ
インドウを具体的に示した図。

【図８】（Ａ）、（Ｂ）、（Ｃ）は、手紙文書を作成す
る際に必要項目の選択状態に応じて定型文、入力文の組
み合せによって作成された文書例を示した図。

【図９】第２実施形態におけるかな漢字変換辞書ファイ
ルＣＤＦの構成を示すと共に、選択レジスタＣＥＲの内
容に応じて漢字候補がどのような順序で出現されるかを
示した図。

【図１０】第２実施形態におけるかな漢字変換時の動作
を示したフローチャート。

【符号の説明】

１ ＣＰＵ ２ ＲＡＭ ２−１ 文書メモリ ２−２ 項目メモリ ２−３、ＣＥＲ 選択レジスタ ２−４ 計時情報メモリ ３ 記憶装置 ４ 記憶媒体 ５ 入力装置 ６ 表示装置 ＦＢ 手紙種類格納ファイル ＦＣ 手紙定型文格納ファイル ＦＤ 手紙フォーマットファイル ＣＤＥ かな漢字変換辞書ファイル

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書構造上定型的な構成要素となる定型項
   目毎に、複数種の定型文を記憶する定型文記憶手段と、 文書を作成する際に、指定された定型項目に基づいて前
   記定型文記憶手段を検索する検索手段と、 この検索手段によって検索された定型文を選択候補とし
   て表示する候補表示手段と、 この候補表示手段によって表示された定型文の中から任
   意の定型文を選択指定する候補選択手段と、 この候補選択手段によって選択された定型文を定型項目
   毎に組み合せて文書を作成する文書作成手段とを具備し
   たことを特徴とする文書データ処理装置。
2. 【請求項２】使用者固有のユーザ情報を入力指定するユ
   ーザ指定手段を設け、 前記定型文記憶手段は各定型項目毎に複数種の定型文を
   記憶すると共に、各定型文に対応付けて前記ユーザ情報
   を記憶し、 前記検索手段は、指定された定型項目に基づいて前記定
   型文記憶手段を検索すると共に、検索された各定型文の
   うち前記ユーザ指定手段によって指定されたユーザ情報
   に対応する定型文を検索して選択候補の絞り込みを行う
   ようにしたことを特徴とする請求項１記載の文書データ
   処理装置。
3. 【請求項３】定型的な文書の使用目的に応じて文書の種
   類を入力指定する文書指定手段を設け、 前記定型文記憶手段は文書の種類毎にその種類に応じた
   定型項目に対応付けて複数種の定型文を記憶し、 前記検索手段は前記文書指定手段によって指定された文
   書の種類に基づいて前記定型文記憶手段を検索すると共
   に、検索された文書の種類に対応する各定型項目のうち
   指定された項目に対応する定型文を検索するようにした
   ことを特徴とする請求項１記載の文書データ処理装置。
4. 【請求項４】前記候補表示手段は、各定型項目に対応し
   て予め決められている特定の定型文をデフォルトデータ
   として初期表示するようにしたことを特徴とする請求項
   １記載の文書データ処理装置。
5. 【請求項５】日付情報を得る計時手段を設け、 前記検索手段は、日付情報に関連付けられている定型項
   目に対応する定型文を前記計時手段によって得られた日
   付情報に基づいて検索するようにしたことを特徴とする
   請求項１記載の文書データ処理装置。
6. 【請求項６】各定型項目のうち相互に関連付けられて対
   の関係にある定型項目のうち、その何れか一方の定型項
   目が指定されてそれに対応する定型文が前記候補選択手
   段によって選択された際に、前記検索手段は当該定型項
   目の定型文と対の関係にある他の項目の定型文を検索す
   るようにしたことを特徴とする請求項１記載の文書デー
   タ処理装置。
7. 【請求項７】キー別に複数種の選択候補を記憶すると共
   に、各候補毎に使用者固有のユーザ情報を記憶する候補
   記憶手段と、 ユーザ情報を入力指定するユーザ指定手段と、 指定されたキーに基づいて前記候補記憶手段を検索する
   と共に、検索された候補群の中から前記ユーザ指定手段
   によって指定されたユーザ情報に対応する候補を優先的
   に抽出する検索手段と、 この検索手段によって検索された抽出候補を表示する候
   補表示手段と、 この候補表示手段によって表示される候補の中から任意
   の候補を選択指定する候補選択手段と、 この候補選択手段によって選択された候補を組み合せて
   文書を作成する文書作成手段とを具備したことを特徴と
   する文書データ処理装置。
8. 【請求項８】前記候補記憶手段はかな漢字変換辞書であ
   り、読みをキーとして複数の同音異義語を選択候補とし
   て記憶するようにしたことを特徴とする請求項７記載の
   文書データ処理装置。
9. 【請求項９】コンピュータに対して、 文書構造上定型的な構成要素となる定型項目毎に複数種
   の定型文を記憶する定型文記憶手段の内容を文書作成時
   に指定された定型項目に基づいて検索する機能と、 検索された定型項目に対応する定型文を選択候補として
   表示出力させる機能と、 表示出力されている定型文の中から任意の定型文が選択
   指定される毎に選択された定型文を定型項目毎に組み合
   せて文書を作成する機能を実現させるためのプログラム
   を記録した記録媒体。
10. 【請求項１０】コンピュータに対して、 キー別に複数種の選択候補を記憶すると共に各候補に対
    応付けて使用者固有のユーザ情報を記憶する候補記憶手
    段の内容を文書作成時に指定されたキーに基づいて検索
    すると共に、検索された候補群の中から任意に入力指定
    されたユーザ情報に対応する候補を優先的に抽出する機
    能と、 検索された抽出候補を表示出力させる機能と、 表示出力される候補の中から任意の候補が選択指定され
    る毎に選択された候補を組み合せて文書を作成する機能
    を実現させるためのプログラムを記録した記録媒体。