JPH0547865B2 - - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔発明の技術分野〕 本発明は文書情報の整理およびその管理を簡易
に行い得る文書フアイル装置に関する。

〔発明の技術的背景とその問題点〕

事務作業における各種書類等の文書の整理およ
びその管理の仕方は、「割付け方式」と「積上げ
方式」とに大別される。割付け方式は、予め定め
た分類体系に従つて文書を順に割付けていくもの
であり、整然とした管理体系を簡易に構築し得る
反面、体系に適合しない文書が出現した場合、そ
の割付けが難かしいと云う不具合がある。これに
対して積上げ方式は、よく似た文書を個々にグル
ーピングし乍ら、その体系を構築するものであ
り、文書の実態に適合した体系を容易に構築でき
る反面、その構築された体系が一般に整然とした
ものにならないと云う不具合がある。この為、従
来人手により行われている文書の分類整理では、
一般に上記各方式の利点を適宜取入れる等の種々
の工夫がなされており、その用途に応じた管理体
系を構築している。

ところで近年、文書情報を電子化してフアイル
することが試みられている。この文書フアイル装
置にあつては、例えば文書毎にキーワードやタイ
トルを付けて登録し、これらのキーワードやタイ
トルを手掛りとして所望文書の検索を行うように
している。また別の文書フアイル装置にあつて
は、上述した割付け方式を導入し、フアイル装置
本体にコード情報等を用いて文書管理体系を定義
した上で、その体系に従つて文書をフアイルする
ことが行われている。ところが、装置本体にこの
ような文書管理体系を定義付けし乍ら設定するこ
とは、非常に大きな負担が伴い、一般ユーザがこ
れを行うことは殆んど不可能であつた。これ故、
実務に適合した管理体系を構築することが難しか
つた。

そこで本発明者らは、上記管理体系をイメージ
化して呈示し、視覚的に管理体系を捕え易くする
ことや、電子的な仕分け箱を複数個設定し、これ
を利用して文書情報を分類するようにした方式を
提唱した。このような方式によれば、電子的イメ
ージとして呈示される仕分け箱、キヤビネツト、
ホルダ等を利用することにより、従来の人手によ
る作業と同じようにして文書を容易に管理するこ
とが可能となる等の効果が奏せられる。

ところが、この種の装置により文書を電子的に
取扱う場合に限らず、人手による作業においても
文書情報の内容は多種多様であり、体系付けられ
た分類項目に、その文書を明確に割付けることが
困難であることも希れではない。しかも、その割
付けが文書情報を取扱う者の問題意識の持ち方に
よつても変化することも多い。この為、実態に適
合した体系を電子的に構築し、文書を分類して管
理することが非常に困難であつた。

〔発明の目的〕

本発明はこのような事情を考慮してなされたも
ので、その目的とするところは、多種多様な内容
からなる複数の文書情報を簡易に、且つ効果的に
分類整理して管理することのできる文書フアイル
装置を提供することにある。

〔発明の構成〕

本発明に係る文書フアイル装置は、入力された
文書情報を登録し、所定のレイアウト空間におけ
る該文書情報のレイアウト位置と共に管理する管
理手段と、この管理手段により登録された文書情
報を表示するための文書表示手段と、前記レイア
ウト空間を表示すると共に、前記管理手段により
管理されたレイアウト位置を該レイアウト空間内
に表示するレイアウト表示手段と、前記管理手段
により新たに登録される文書情報のレイアウト位
置を該新たに登録される文書情報と前記管理手段
により既に登録されている文書情報との関連性に
応じて設定するためのレイアウト位置設定手段と
を備えたことを特徴とする。

〔発明の効果〕

従来の装置では、文書の登録に先立つて予め分
類項目を設定しておき、文書登録時にいずれかの
分類項目に無理やり割り付ける必要があつた。

これに対し、本発明によれば、登録した文書情
報を各文書情報間の関連性に応じて設定されたレ
イアウト位置と共に管理するため、多種多様な内
容の文書情報を予め定められた分類項目に無理や
り割り付けることなく、文書情報内容の実態に適
合した管理体系を構築しつつ簡単に分類整理して
管理することができる。

さらに、文書情報間の関連度合いをレイアウト
空間内の各文書情報のレイアウト位置間の距離で
表して、関連の強い文書情報はより近くに、それ
ほど関連の強くない文書情報はより離れた位置に
配置することにより、文書情報間の関連度を非常
に把握しやすくなるという効果を持つ。すなわ
ち、ある文書情報に関連した文書情報を検索する
場合、関連度に応じた距離に位置する文書情報を
検索すればよい。

また、本発明ではこのようにして管理された複
数の文書情報のレイアウト位置をレイアウト空間
内に表示することにより、検索その他の文書情報
の利用を容易に行うことが可能となる。

〔発明の実施例〕

以下、図面を参照して本発明の実施例につき説
明する。

第１図は実施例装置の概略構成を示すものであ
り、１はプロセツサ等により構成されるシステム
制御部、２は大容量メモリ装置等で構成される文
書管理部である。しかして、システム制御部１
は、スキヤナ３を介して読込まれた文書情報を文
書管理部２に登録させ、かつ後述するレイアウト
空間における該文書情報のレイアウト位置を管理
せしめると共に、その管理した文書情報をプリン
タ４を介して出力したり、CRTデイスプレイ等
からなる文書表示部５に上記文書情報を表示する
ものとなつている。

レイアウト表示部６は、例えば第２図に示すよ
うに、所定の文書管理エリアをレイアウト空間と
して表示するものであり、その空間内における各
文書情報のレイアウト位置が各文書情報に対応し
て表示されるようになつている。またタブレツト
入力部７は、上記レイアウト表示部６に表示され
たレイアウト空間上の各文書情報のレイアウト位
置を指示入力するもので、例えばタツチパネルか
らなる。またフアンクシヨンキー入力部８は例え
ば第３図に示すような文書管理操作用のキーや、
テンキー、文字コード入力キー等を備えて構成さ
れるものである。

システム制御部１の制御の下で動作する文書管
理部２は、例えば第４図に示すようなレイアウト
管理テーブルおよび第５図に示すような文書アド
レス管理テーブルを備えて構成される。レイアウ
ト管理テーブルは、登録文書に付された文書ID
番号と、その保管時刻Ｔおよびレイアウト空間内
における各文書情報のレイアウト位置をレイアウ
ト座標Ｘ，Ｙとして管理するものである。尚、上
記レイアウト空間が三次元的に与えられる場合に
は、レイアウト座標はＸ，Ｙ，Ｚなるデータとし
て与えられる。また文書アドレス管理テーブル
は、上記文書IDと、その文書IDで示される文書
情報のメモリにおける格納アドレスとを対応付け
て管理するものである。しかして、上記レイアウ
ト管理テーブルは、例えば座標Ｙの若いものから
順に、且つＹの値が等しい場合には座標Ｘの若い
ものから順にデータをソートして、更には座標位
置が同じである場合には保管時刻Ｔの古いものか
ら順にデータをソートして、その管理を行うよう
になつている。また文書アドレス管理テーブル
は、文書IDの小さいものから順にデータをソー
トして、その管理を行うようになつている。そし
て、これらの管理テーブルのデータは、新しい文
書の登録や、その登録位置の移動等で、管理要素
に変更が生じる都度、ソートのやり直しが行われ
る。

次に、このように構成された装置の基本的動作
につき説明する。今、既にＡ，Ｂ，Ｃなる文書が
登録されており、これに新たな文書Ｄを登録する
場合、その文書Ｄをスキヤナ３にセツトすると共
に、レイアウト表示部６にレイアウト空間を表示
させる。この状態で、既に登録された文書Ａ，
Ｂ，Ｃとの相対的な位置関係、すなわち関連性の
強さに基づいて、第６図ａに示すように、その文
書Ｄのレイアウト位置をタブレツト入力部７を介
して指示し、しかるのち第３図に示されるキー入
力部８の「登録」キーを操作する。これによつ
て、前記スキヤナ３から文書Ｄの情報が画像とし
て読込まれ、文書表示部５に表示されると共に、
そのレイアウト位置がレイアウト表示部６におい
て第６図ｂの如く表示されることになる。

この場合、スキヤナ３から読込まれた文書Ｄに
は文書ID番号が付され、そのレイアウト座標等
の情報が前記管理テーブルにセツトされることに
なる。この例にあつては、文書Ｄの情報内容に応
じて、他の文書Ａ，Ｂ，Ｃとの相対的な関係から
文書Ｄのレイアウト位置を定めるようにすればよ
い。また、このレイアウト位置としては、既に登
録された文書と同じレイアウト位置を指示するこ
とも可能であり、この場合には古い文書の上に新
しい文書が重ねられて登録されることになる。

例えば今、マイクロフイルムに関する資料Ａ
と、光デイスクに関する資料Ｂとが既に登録さ
れ、新たにマイクロフイルムの内容を光デイスク
に書き移す装置に関する資料Ｄを登録しようとす
る場合、この資料Ｄは前記資料Ａ，Ｂの双方に関
連するものであるから、第６図ａに示すように資
料Ａ，Ｂのレイアウト位置を結ぶ直線上に、資料
Ｄのレイアウト位置を設定するようにする。この
場合、資料Ｄの性質に応じて、前記直線上の中心
位置ではなく、関連性の強い方に片寄りをもたせ
て、そのレイアウト位置を定めるようにしても良
い。すなわち、資料（文書情報）間の関連度合い
をレイアウト空間内の各資料間のレイアウト位置
間の距離で表して、関連の強い資料はより近く
に、それほど関連の強くない資料はより離れた位
置に配置する。これにより、資料間の関連度を非
常に把握しやすくなる。また、同一の分野に関す
る資料であれば、既に資料登録がなされているレ
イアウト位置に新たに登録する資料のレイアウト
位置を設定すれば良い。要するに、新たに登録す
る資料（文書情報）の性質と、既に登録されてい
る資料（文書情報）の性質との関連性の強さに応
じて、新たに登録する資料（文書情報）のレイア
ウト位置を定めれば良い。これによつて、複数の
登録資料の性質をアナログ的に評価することが可
能となる。

一方、レイアウト空間Ｖは、例えば第７図に示
すように文書登録可能なアドレス空間として定義
され、装置が取扱い得る情報量に応じて設定され
る。即ち、レイアウト空間Ｖは、定性的には、登
録文書の全てを並べ得る空間と云える。

このようなレイアウト空間Ｖに対して、その内
容を表示するデイスプレイの表示空間Ｐは、上記
レイアウト空間Ｖ内の任意の領域に設定される。
その表示対象領域（表示空間Ｐ）は、外部的に任
意に設定してもよいし、或いはシステム側におけ
る初期値として予め設定するようにしても良い。

しかして一般的には、最初の表示に際して、登
録文書が多数存在する領域を表示対象とすること
が望ましい。この場合、個々の文書の内容（実
像）を表示するようにしても、その縮小率が大き
く、内容判別が不明で意味をなさないことから、
文書の特徴を示すような文字・記号等を該文書に
代えて表示するようにすればよい。そして、第７
図に示すように表示領域をP₂からP₁，P₃へと縮
小し、これによつて目的とする対象がデイスプレ
イ表示されたとき、つまり各登録文書の内容が判
別できる程度の縮小率になつたとき、各登録文書
の内容（実像）をその登録位置で表示するように
すれば良い。この際、システム的には第４図に示
される文書IDを用いて第５図に示される文書ア
ドレスを得、この文書アドレスに応じて大容量メ
モリ装置から該当文書を読み出して、前記表示領
域の縮小率に応じた大きさで表示するようにすれ
ば良い。

このような表示機能を実現するには、前記アド
レス空間Ｖに対して、デイスプレイ表示エリアＰ
をズーム・アツプ、ズーム・ダウンし、またその
表示位置の移動をカーソル等によつて指示するよ
うにすればよい。具体的には、第８図に示すよう
に、（x_l・y_l）で示される大きさのレイアウト空
間Ｖに対して、デイスプレイ表示すべき空間Ｐを
ウインドとして切出す。このウインド空間Ｐは、
レイアウト空間Ｖにおける始点アドレス（ωx_i・
ωy_i）と、その終点アドレス（ωx_e・ωy_e）として
与えられ、その空間Ｐの文書位置はレイアウト空
間Ｖのアドレス（ｘ，ｙ）で与えられる。このよ
うなウインド空間Ｐを表示するデイスプレイの空
間Ｄが大きさ（X_D・Y_D）として与えられ、その
空間Ｄにおける前記文書の表示位置がＸ，Ｙで与
えられるものとすると、そのデイスプレイ表示位
置Ｘ，Ｙは Ｘ＝ｘ−ωx_i／ωx_e−ωx_i×X_D Ｙ＝ｙ−ωy_i／ωy_e−ωy_i×Y_D で与えられる。但し、 ωx_iｘωy_e ωy_iｙωy_e である。第９図は、このＸ座標に関する演算処理
を実行する為のハードウエアの構成例を示したも
のであり、Ｙ座標に関する演算処理も同様に構成
される。

尚、前記レイアウト空間Ｖは、所謂無端状に設
定されたものであつてもよく、この場合第７図に
示す例では最右端と最左端とはレイアウト空間的
に連続したものとして扱うようにすればよい。こ
のような機能により、レイアウト空間Ｖを、デイ
スプレイ表示エリアＰとして切取り乍ら、マクロ
的或いはミクロ的にデイスプレイ表示して、各登
録文書の相対的位置関係が把握可能なようになつ
ている。

ところで、このようにして複数の文書の相対的
な位置関係に従つて、そのレイアウト空間Ｖ内に
おける位置を指定し乍ら順に文書が登録される
が、既に登録した文書の登録位置を、種々の事情
によつて変更したいことが多くある。この場合に
は、装置の構造変換機能を用いて、その登録位置
の変更が行われる。

例えば第１０図ａに示す如く位置付けされた文
書Ａ，Ｂ間をより細かく整理するべく、例えばそ
の間に別の文書を位置付けするべく上記文書Ａ，
Ｂ間の相対的距離を広げようとする場合には、
「構造変換」キーを操作したのち、構造変換の参
照点とする文書Ｃをレイアウト空間内において指
示する。この文書Ｃの指示は、文書Ａ，Ｃ間、お
よび文書Ｂ，Ｃ間の相対位置関係を保つ為に行わ
れる。しかるのち、上記文書Ａ，Ｂの新たに設定
すべき位置を指示し、その文書A′，B′の新たな
登録位置を求めて、前記管理テーブルの更新を行
う。この座標変換の計算は、元の位置座標（ｘ，
ｙ）と、新たな位置座標（Ｘ，Ｙ）について、 Ｘ＝a_x＋b_y＋ｃ Ｙ＝d_x＋e_y＋ｆ なる演算を、前述した３つの文書Ａ，Ｂ，Ｃにつ
いて６元１次連立方程式として解くようにすれば
よい。このようにすれば、例えば文書ＡとＣ、文
書ＢとＣの相対的な位置関係を維持した上で、文
書ＡとＢとの相対的な位置関係を変更することが
可能となる。

また或る部分領域に登録された文書を、そのま
ま他のレイアウト位置に移動させる場合には、第
１１図ａに示すように「領域指定」キーを用いて
移動対象領域をＰ点、およびＱ点の指定によつて
特定し、しかるのち、その移動位置を「領域移
動」キーとＲ点との指定によつて特定して、第１
１図ｂのように移動させるようにすればよい。こ
のときにも前記管理テーブルのデータが書換えら
れることは云うまでもない。

その他、文書フアイルにおける基本的な作業と
しては、文書の検索、削除、差換え等がある。検
索時には、例えばレイアウト表示部６のデイスプ
レイ上で検索対象とする文書の位置を指示し、そ
の指示位置の一番新しい文書を文書表示部５に表
示するようにすれば良い。このとき、同一位置に
複数の文書が存在する場合には、「次ページ」「前
ページ」のキー操作により、他の文書を選択する
ようにすれば良い。また、削除の場合には同様に
して文書を検索し、これに対して削除指示を与え
るようにすればよく、また差換えの場合は、指示
位置の文書のID番号を、新たにセツトされた文
書のID番号と入れ換える等して行われる。

第１２図は、これらの一連の処理の実行を制御
するシステム制御部１の制御フローを示すもの
で、その詳細は第１３図乃至第１５図にそれぞれ
示される。

即ちシステムが起動されると、その管理時刻デ
ータT₀として現時刻ｔがセツトされる。しかる
のち、（初期）設定フレーム内におけるT₀Ｔな
る文書、つまり管理時刻T₀以前に登録された文
書が前記管理テーブルから読出されて、その設定
登録位置をレイアウト表示部６に表示する。この
結果、第２図に示す如き情報が得られることにな
る。これに対して、例えばフレーム設定のキー操
作の有無に応じて、レイアウトフレームの設定処
理、または文書の整理処理が選択的に行われる。
そして、これらのループが所定のサイクルで周期
的に繰返し実行されることになる。

第１３図はレイアウトフレームの設定処理につ
いて示すもので、ズームアツプキー、ズームダウ
ンキー、移動キー、次ページキー、前ページキー
の操作が判定される。そして、ズームアツプキー
の操作時には、レイアウト空間Ｖにおけるデイス
プレイ表示フレームＲを予め定めたサイズだけ縮
小し、これをデイスプレイ画面上に拡大表示させ
る。またズームダウンキーの操作時には、逆にデ
イスプレイフレームＲを予め定めたサイズだけ拡
大し、これをデイスプレイ画面上に縮小表示する
ことになる。このズーミング処理は、目的とする
デイスプレイフレームＲが得られる迄、前記処理
サイクルを繰返し実行して行われる。また、移動
キーの操作時には、その移動指示方向にデイスプ
レイフレームＲを所定量移動させることによつて
行われる。

更には次ページキーの操作時には、フレーム内
の文書のうちで、その登録時刻が最も遅いものを
T_naxとして求め、 T₀＝T_nax−１ なる演算により、前記管理時刻T₀の更新を行う。
これによつて、先に管理時刻T₀以下の最も新し
い文書として呈示されていたT_naxの文書に代え
て、それ以前の最も新しい文書が呈示されること
になる。また前ページキーの操作時には、管理時
刻T₀以降の、最も古い登録文書の時刻をT_nioと
して求め、これを新たな管理時刻に設定すること
が行われる。これによつて、現表示中の文書に代
えて、その次に設定された文書が表示されること
になる。

以上のようにして、デイスプレイ表示するレイ
アウト空間の領域設定と、その文書表示の管理時
刻T₀の制御が行われることになる。

ところで、これらのフレームレイアウトに関す
るキー操作がない場合、前述した文書の整理処理
が行われることになる。この文書の整理処理は、
例えば構造変換に関するキー操作が行われたか否
かによつて２系統に分類されて行われる。今、構
造変換に関するキー操作がない場合、例えば第１
４図に示すように、レイアウト表示画面に対する
位置指定があるか否かが検出され、位置指定の入
力があつた場合には、その座標位置データ（ｘ，
ｙ）を読込む。しかるのち、登録キー、検索キ
ー、削除キーあるいは差換キーの操作を判定す
る。登録キーの操作時には、スキヤナ３にセツト
された文書の情報を読込み、管理時刻T₀を現時
刻ｔにセツトした後、上記文書にID番号を付す
等して、その登録位置データ（ｘ，ｙ）等と共
に、前記管理テーブルにデータをセツトする。こ
の結果、前述した第１２図に示すレイアウト表示
処理によつて、その登録情報が表示されることに
なる。また検索キーの操作時には、前記指定され
た座標位置に該当する文書を検索表示する。この
際、前述した次ページ、前ページの制御が併用さ
れる。また削除キー操作時には、前述したように
その指定位置の文書を削除し、差換えキーの操作
時には、これも前述したように文書の差換え処理
が行われる。

ところで、この整理処理において、構造変換に
関するキーが操作されたときには、第１５図に示
す構造変換処理が行われる。即ち、この場合に
は、構造変換キー、領域指定キー、領域移動キー
の操作に応じて、構造変換の為の参照点の位置座
標入力を促し、この要求に対してレイアウト空間
上のタブレツトによる座標入力を待つて前述した
ようにその構造変換が行われる。

以上の処理が、装置の動作サイクル毎に行われ
て、文書の分類整理と、その管理が行われること
になる。

以上説明したように、本発明によれば文書の分
類名やキーワード等のコード情報のみならず、
個々の文書情報の相対的な位置関係をそのままレ
イアウト空間に表わして文書管理を行うことがで
きる。従つて、文書の分類基準が不明確であつた
としても、またその文書が複数の分類項目にまた
がるような場合であつても、その管理を効果的に
行うことが可能である。故に、本装置によれば、
例えば個々の文書情報の裏にひそむマクロ的な構
造を明らかにすることが可能であり、創造的な文
書整理のサポートに非常に有用である。また、装
置のオペレートの簡略化を図り得る等の効果も奏
せられ、その実用的利点は絶大である。

尚、本発明は上記実施例に限定されるものでは
ない。例えばレイアウト空間を三次元空間として
定め、これを三次元グラフイツクデイスプレイを
用いて表示するようにすれば、より高度な文書管
理が可能となる。またレイアウト空間内の或る領
域に分類名を付し、これを以つて割付け方式の如
き文書管理を行うことも可能である。また登録文
書に対して個々にキーワードをつけて、キーワー
ドによる管理を併用することも可能である。また
レイアウトテーブルを複数準備し、同じ文書情報
を複数個所にレイアウトすることも可能である。

また文書情報としては、スキヤナから画像とし
て読取り入力されたもののみならず、ワードプロ
セツサを用いて作成された文書、写真その他のも
のを対象とすることができる。要するに本発明は
その要旨を逸脱しない範囲で種々変形して実施す
ることができる。

【図面の簡単な説明】

図は本発明の実施例を示すもので、第１図は装
置の概略構成図、第２図はレイアウト表示画面例
を示す図、第３図はフアンクシヨンキーの一形態
を示す図、第４図および第５図は管理テーブルの
構造を示す図、第６図乃至第１１図は装置の機能
とその作用を説明する為の図、第１２図乃至第１
５図は文書管理作業の処理の流れを示す図であ
る。 １……システム制御部、２……文書管理部、３
……スキヤナ、４……プリンタ、５……文書表示
部、６……レイアウト表示部、７……タブレツト
入力部、８……フアンクシヨンキー入力部。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １ 入力された文書情報を登録し、所定のレイア
   ウト空間における該文書情報のレイアウト位置と
   共に管理する管理手段と、 この管理手段により登録された文書情報を表示
   するための文書表示手段と、 前記レイアウト空間を表示すると共に、前記管
   理手段により管理されたレイアウト位置を該レイ
   アウト空間内に表示するレイアウト表示手段と、 前記管理手段により新たに登録される文書情報
   のレイアウト位置を該新たに登録される文書情報
   と前記管理手段により既に登録されている文書情
   報との関連性の強さに応じて設定するためのレイ
   アウト位置設定手段 とを備えたことを特徴とする文書フアイル装置。