Dispositif d'enregistrement numérique d'articles en magasin. La présente invention a pour objet un dispositif d'enregistrement numérique d'arti cles en magasin, préalablement répertoriés et eodifiés numériquement.
On sait que dans la tenue de comptabilité ou statistiques, dénommée habituellement in ventaire permanent , de marchandises, articles ou analogues se trouvant de façon continue en magasin, les entrées et les sorties de pro duits sont enregistrées habituellement sur un dispositif comportant un double système de fiches: les fiches communément dénommées fiches de stock tenues en quantités au magasin et les fiches dites comptables tenues en quan tités et en valeurs au service de la compta bilité des magasins.
Les entrées et les sorties appelées commu nément mouvements du magasin sont enregis trées sur lesdites fiches par la transcription d'éléments quantitatifs figurant sur un docu ment, facture, bon de sortie de magasin ou analogue dénommé document de base.
Pour chacun des articles en magasin, il existe une fiche de stock et une fiche comp table généralement de tracé différent.
Les fiches se classent habituellement dans des meubles soit verticalement dans le cas de la fiche dite ordinaire, soit horizontalement et en giradins dans le cas de la fiche dite visible. l.'un ou l'autre de ces systèmes peut compor ter un dispositif d'index ou de cavaliers, fixes ou mobiles, destinés soit à faciliter le triage des fiches, soit à. fournir certaines indications comme par exemple le mouvement ou l'absence de mouvement de l'article considéré.
L'enregistrement des données numériques sur les différentes fiches de même que le triage et le classement de ces dernières peut s'effectuer soit manuellement, soit mécanique ment.
Fréquemment des divergences se révèlent, d'une part, entre la fiche de stock et la fiche comptable, d'autre part, entre ces dernières et les quantités réellement en magasin.
Ces divergences ont notamment pour causes: une erreur d'enregistrement des quan tités entrées ou sorties des magasins sur la fiche de stock ou la fiche comptable, l'omis sion d'un enregistrement sur l'une ou l'a-titre des fiches ou sur les deux simultanément, con séquence par exemple de l'inattention d'un préposé ou de la perte ou du classement erroné du document de base ou une faute commise par le magasinier.
Il a été observé par le chronométrage des mouvements effectués par des préposés à la. tenue d'un inventaire permanent d'un type connu que la. manipulation des fiches absorbe les =l, # du temps de travail. Il s'ensuit, que les procédés d'enregistrement sur fiches entraî nent, eu égard au travail effectif à réaliser, -une grande perte de temps qui exige un per sonnel nombreux pour une vitesse d'enregis trement réduite et une exactitude aléatoire.
Le dispositif suivant l'invention a pour but de permettre l'enregistrement successif sur le document de base, facture, bon de sortie de magasin ou analogue, du numéro de codifi cation de l'article, du solde des quantités res tant en magasin après exécution de l'ordre porté sur le document de base, ainsi que de la valeur de la quantité entrée ou sortie, de telle sorte qu'à tout moment le document de base susdit puisse servir à la fois de pièce de réfé rence pour la tenue de l'inventaire permanent et d'élément de contrôle des mentions conte nues dans ce dernier.
Ce dispositif est caractérisé par le fait qu'il comporte, d'une part, un document com portant des cases destinées à l'enregistrement et au contrôle successifs respectivement du numéro de code, de la quantité restant en magasin après modification quantitative d'un article en magasin, du prix unitaire et de la valeur de la quantité à laquelle se rapporte ladite modification quantitative, d'autre part, d'au moins deux registres formés de feuillets amovibles comportant des colonnes numéro tées, dans l'ordre de codification numérique des articles, et.
divisées longitudinalement en cases, un trait épais séparant au moins une case supérieure, destinée à des mentions numé riques de référence, de cases inférieures, des tinées à l'enregistrement successif et continu, par inscriptions effacables, de la quantité res tant en magasin après exécution de la modi fication quantitative susdite.
La codification susmentionnée des articles en magasin s'établira de préférence par numé rotation numérique continue reprise dans un répertoire de préférence alphabétique.
Le dessin annexé représente, à titre d'exemple, une forme d'exécution du dispositif objet de l'invention.
La fig. 1 représente la partie inférieure d'un document de base, en l'occurrence un bon de sortie de magasin que comprend ladite forme d'exécution.
La fig. 2 représente partiellement en quatre fragments irréguliers le recto d'un feuillet mo bile que comprend ladite forme d'exécution.
La forme d'exécution représentée au des sin comprend un document de base constitué par un bon de sortie de magasin 1 destiné à recevoir, dans sa partie non représentée (fig. 1), les mentions connues portées par le service émetteur, telles que quantité, désigna tion de l'article et imputation comptable. A sa partie inférieure sont ménagées des cases 2, 3, 4 et 5 destinées à l'enregistrement et au con trôle successif dans les divers services par où le bon 1 passera de diverses mentions telles que en 2 le numéro de code de l'article à sortir de magasin, en 3 la quantité dudit article restant en magasin après exécution de la sortie, en 4 le prix unitaire, en 5 la valeur de la quantité sortie du magasin.
Elle comprend également un feuillet mo bile 6 (fig. 2) dont le recto comporte une marge 8 dans laquelle sont ménagées des per forations 9 destinées à permettre la réunion, d'une facon amovible, de plusieurs feuillets 6 en un registre.
La. partie du recto du feuillet mobile 6 située à. la droite de la marge 8 est divisée horizontalement en cinq bandes 10 subdivisées elles-mêmes en vingt. colonnes 11. Chaque page du feuillet mobile 6 comporte donc 100 co lonnes 11.
Les colonnes 11 sont. divisées en cases 12, 13, 14 et 15.
Les cases 12 et 14 sont destinées à recevoir certaines mentions, par exemple, la quantité du stock, minimum et/ou du stock maximum, un prix moyen de revient, etc.
Les cases 13 sont destinées à recevoir une numérotation continue correspondant à, celle de la codification des articles en magasin. La numérotation sera. établie de telle sorte que pour chacune des pages de feuillet mobile 6 tout. numéro dont les deux derniers chiffres sont représentés par 01 sera porté clans la case 13 située en haut et. à gauche de la page et que les numéros terminés par 00 se trouve ront dans la dernière case 13, c'est-à-dire en bas et à droite de la. page.
Le recto et le verso des feuillets 6 comportant une réglure similaire, lorsque le registre qui les contient est ouvert, on dispose d'une vue d'ensemble sur 200 articles; la. page de droite reprôdui- sant la série des numéros dont la. centaine est impaire et la. page de gauche celle dont. la centaine est paire. Pour chaque centaine, la numérotation étant disposée dans un même ordre sur chacune des pages, on peut repérer aisément et rapidement la colonne 11 corres pondant à un numéro déterminé dans la cen taine choisie.
Le repérage peut être encore facilité dans le cars donné en exemple où chaque page contient une centaine de colonnes 11 en sépa rant verticalement en deux parties égales par un trait gras, non représenté aux dessins, les vingt colonnes 11 de chacune des bandes 10, (le telle sorte que les dizaines impaires se trouvent à gauche du trait gras et les dizaines paires commencent à. la droite de ce dernier. Un trait épais sépare les cases supérieures, dans des variantes au moins une case, desti nées à des mentions numériques de référence, des cases inférieures. Dans des variantes, ces cases inférieures sont au moins au nombre de trois. Chacune des colonnes comporte un nombre égal de cases disposées dans un ordre identique.
Des feuillets mobiles 6 de dimension, de réglure et de numérotation identique réunis en registre pourront être utilisés de façon uni forme en lieu et place des fiches de stock et des fiches comptables. Ils constitueront égale ment le livre des inventaires périodiques.
Ftant donné qu'il est aisé de réunir en un seul registre par exemple une centaine de feuillets mobiles 6, on voit qu'un registre ainsi constitué contiendra les renseignements comp tables relatifs à 20 000 articles, c'est-à-dire qu'il remplacera avantageusement, un ensemble de 20 000 fiches ainsi que les meubles destinés à les contenir. Il suffira donc pour la tenue d'un tel inventaire, dans une entreprise d'im portance moyenne, de disposer de deux regis tres identiques confiés l'un au magasinier et l'autre aux services administratifs.
Le document de base 1 est un bon de sortie clé magasin qui, après avoir été établi par les services émetteurs, arrive au magasin pour exécution. Le magasinier, après avoir inscrit en 2 le numéro de codification de l'article intéressé, délivre la quantité désignée. Dans son registre à feuillets mobiles 6 et dans la colonne 11 correspondant au numéro de l'article, il déduit de la quantité en magasin mentionnée en 15 la quantité indiquée sur le bon 1 et inscrit. le solde ainsi obtenu à la fois dans la case 15 suivante de la même colonne 11 et dans la case 3 du bon 1.
Après exécution au magasin, les bons 1 sont envoyés au service administratif chargé de la tenue de l'inventaire permanent. Pour une entreprise dont. les magasins renferment des milliers d'articles régulièrement mouve mentés, ce service ne doit comporter normale ment que trois préposés: le comptable des quantités, le comptable des valeurs et le véri ficateur.
Le comptable des quantités reçoit les bons 1 venant des magasins. Il vérifie l'exactitude du numéro de code mentionné en 2 et du solde porté en 3, solde que, dans son registre à feuil lets mobiles 6, il inscrit dans la. case 15 de la colonne 11 correspondant au numéro de code précité.
Le contrôle permanent étant exercé sur les quantités figurant. à l'inventaire, aucune erreur ne peut être imputée à l'enregistre ment comptable et les différences constatées lors de l'inventaire matériel par le comptage des articles en magasin sont attribuables au magasinier.
Le comptable des valeurs, dont le registre à feuillets mobiles 6 contient en 15 le prix unitaire de chacun des articles en magasin, inscrit ce dernier dans la case 4 du bon 1 et porte en 5 la valeur de la. quantité sortie du magasin. Il établit. également. la feuille des dépenses de la. journée.
Finalement. tous les bons 1 parviennent au vérificateur qui est chargé de leur conserva tion.
Il est bien entendu que des opérations ana logues sont effectuées pour les entrées en ma gasin. Le bon 1 est généralement remplacé par une facture émanant du fournisseur et sur laquelle on reproduit les cases illustrées à la fig. 1.
Le feuillet mobile 6 (fig. 2) ne comporte par colonne 11 que cinq cases 15 destinées à l'enregistrement de données numériques. Les données numériques sont avantageusement ins- erites spécialement dans les cases 15 au crayon ordinaire. Lorsque les cases 7 5 sont remplies, les inscriptions, à l'exception de la dernière, sont effacées à la gomme pour être remplacées par de nouvelles. Il s'ensuit que la transcrip tion des données numériques est accélérée et que les feuillets mobiles 6 peuvent en prin cipe être utilisés indéfiniment.