<Desc/Clms Page number 1>
PERFECTIONNEMENTS AUX DISPOSITIFS D'ENREGISTREMENT DES VALEURS COMPTABLES.
La présente invention est relative à des perfectionnements aux dispositifs d'enregistrement des valeurs comptables.
Elle concerne également un procédé pour la mise en oeuvre des dispositifs faisant l'objet des perfectionnements susdits.
On sait que pour accélérer les opérations d'enregistrement des valeurs comptables tout en réduisant les risques d'erreurs, on a pro- posé des dispositifs comportant une réglure spéciale et qui par superposi- tion permettent, en une seule opération notamment de débiter un compte et de créditer le compte correspondant ou vice versa. On connaît également des machines dites comptables assurant l'enregistrement mécanique de valeurs sur des documents de l'espèce susdite.
Si ces dispositifs permettent de réaliser, pour une mome opération d'enregistrement, une concordance absolue entre la valeur portée au débit d'un compte et celle inscrite au crédit du compte correspondant, ils ne préviennent pas l'erreur fréquente qu'une valeur soit enregistrée dans un compte autre que celui intéressé et ne donnent ainsi aucune garantie permanente quant à l'exactitude du montant enregistré. D'autre part, une erreur s'étant produite, ils n'offrent aucun moyen pour déceler immédiatement la cause de celle-ci.
Ces inconvénients résultent, en ordre principal, du fait que le choix du compte à débiter ou à créditer est laissé aux différents teneurs de comptes ou opérateurs, dont l'attention est émoussée par la besogne matérielle d'enregistrement.
L'enregistrement mécanique des valeurs comptables n'a pas répondu aux espoirs. En effet, bien que ces machines effectuent à grande vitesse les opérations d'enregistrement proprement dites, elles n'ont guère réduit la perte de temps qu'entraine la manipulation de fiches ou autres documents, d'autre part, en raison du rythme rapide qu'elles tendent à imposer au travail, elles ont accru l'antagonisme existant entre les opérations intellectuelles et le travail'matériel d'inscription, au détriment des pre-
<Desc/Clms Page number 2>
mières. Laissant subsister des causes d'enregistrement erroné, les machines comptables ne permettent pas de déceler immédiatement les erreurs, celles-ci exigeant,comme dans les méthodes anciennes, un pointage laborieux des inscriptions comptables.
Il s'ensuit que la prétendue rapidité de l'enregistrement comptable mécanique n'a en aucune façon éliminé le surcroit de travail qu'exige la clôture périodique des comptes, ni hâté sensiblement cette dernière.
La présente invention a pour objet de remédier aux inconvénients susdits par la mise en oeuvre de moyens permettant de réduire les erreurs d'enregistrement, d'assurer à tout instant un contrôle des écritures, de réaliser ainsi une sécurité comptable absolue, d'accélérer les opérations d'enregistrement et de rendre pratiquement instantané rétablissement d'une situation comptable périodique
L'invention a également pour objet d'assurer une division rationnelle du travail entre l'opération intellectuelle d'imputation comptable et la besogne matérielle d'enregistrement, afin de donner à cette dernière un caractère essentiellement automatique permettant une grande rapidité d'exécution et l'utilisation, à cet effet, d'un personnel administration sans formation spéciale
L'invention a encore pour objet de doter une entreprise possédant, par exemple,
des sièges d'exploitation éloignés, de moyens tels qu'elle puisse connaître à tout instant la situation financière et l'activité des- -dits sièges et exercer ainsi un contrôle permanent sur ceux-ci. les différents objets de l'invention sont réalisés en subsan- ce en étendant à l'enregistrement de l'ensemble des valeurs comptables l'application de moyens analogues à ceux proposés dans le brevet belge n 511.539, afin de réaliser un inventaire permanent des valeurs susdites, indiquant à tout instant le nouveau solde de chacun des comptes pour lesquels une fluctuation de valeur a été enregistrée.
les détails et particularités de l'invention ressortiront de la description d'une forme de réalisation donnée ci-après, à titre d'exemple non limitatif et avec référence aux dessins annexés, dans lesquels :
La figure 1 représente une fiche d'imputation comptable,
La figure 2 représente un fragment supérieur d'un feuillet de compte et
La figure 3 représente un fragment supérieur d'un feuille de balance mensuelle comparative
L'emploi des dispositifs d'enregistrement de valeurs suivant l'invention suppose la numérotation préalable des différents comptes ouverts conformément au plan comptable.
Tome opération d'enregistrement comptable est ordonnée à l'aide d'une paire de fiches d'imputation 1 (fig. 1), les fiches d'une même paire étant, de préférence, de couleurs différentes, par exemple, on aura une fiche blanche, l'autre rose les différentes paires de fiches 1 peuvent amonageusement être réunies de façon détachable, à la manière d'un carnet à souche. Les paires de fiches 1 sont numérotées, dans une case 2, de façon continue, afin qu'un contrôle puisse être exercé sur les fiches émises et qu'un classement numérique soit réalisé, ce classement correspondant ainsi à un classement chronologique
La case 3 est destinée à l'inscription de la date de l' opération.
De la façon habituelle en matière de documents comptables, la fiche 1 est divisée longitudinalement en deux parties: la partie de gauche 4 correspond au débit, celle de droite 4' au crédit.
Lorsqu'un enregistrement en valeur doit être effectué, le comptable A indique, pour la débit, sur la partie 4 de chacune des fiches 1
<Desc/Clms Page number 3>
d'une meme paire, et en une seule opération d'écriture, par exemple par décal- que, le numéro du ccmpte intéressé dans la case 5, l'appellation dudit ccmp- te dans la case 6,- le libellé de l'opération dans la case 7 et la valeur à enregistrer dans la case 8. Pour le crédit, il agit de façon analogue en ce qui concerne les cases respectives 5' , 6' , 7' et 8' de la partie 4.'.
Les fiches 1 d'une même paire sont ensuite remises séparément à deux commis B et C chargés des opérations d'enregistrement, B recevant, par exemple, les fiches 1 blanches et c les fiches roses. les commis B et C détiennent chacun une même série de feuil, lets 9 identiques (fig. 2). Chacun des feuillets 9 correspond au moins à un compte et comporte en tête, dans la case 10, le numéro d'ordre dudit compte et, dans la case 11, l'appellation de ce dernier. Pour une opération d'enregistrement intéressant un compte déterminé, il est évident que les mentions figurant dans les cases 5 (ou 5') et 6 (ou 6' ) de la fiche 1 correspondent à celles reprises respectivement dans les cases 10 et 11 du feuillet 9.
Le feuillet 9 comporte une colonne 12 destinée à l'inscription du numéro de l'opération figurant dans la case 2 de la fiche 1. Le feuillet 9 est subdivisé également en trois paires de colonnes; dans une même paire, la colonne de gauche correspond au débit et celle de droite au crédit.
Utilisant les fiches 1 blanches que lui a remise s A, le commis B porte, sur le feuillet 9 correspondant au compte en causer et dans la colonne 12, le numéro de l'opération figurant dans la case 2 de la fiche 1; puis, selon qu'il s'agit d'un débit ou d'un crédit à enregistrer, B inscrit dans la colonne 13 ou 13' du feuillet 9 le montant mentionné dans la case 8 ou 8' de la fiche 1. Sur la meme ligne et dans la colonne 14 ou 14', selon le cas, il cumule le montant susdit avec les montants précédemment cumulés.dans la colonne en question. Ensuite, le dernier solde figurant, préalablement à l'opération d'enregistrement en cause, dans la colonne 15 ou 15', est reporté suivant le cas dans la case 16 ou 16' correspondante de la fiche 1.
Sur cette dernière, le nouveau solde obtenu en comparant les valeurs figurant dans les cases 8 ou 8', d'une part et 16 ou 16' , d'au- tre part, est inscrit dans la case 17 ou 17' correspondante, puis porté finalement dans la colonne 15 ou 15' en regard du dernier enregistrement effectué
De son coté, le commis c effectue un travail identique en se servant des fiches roses 1.
Finalement les fiches 1, blanches et roses, sont renvoyées au comptable A ou à un vérificateur qui compare les soldes mentionnés dans les cases 17 (ou 17') de chacune des fiches 1 d'une même paire. Si les deux fiches accusent les mèmes nouveaux soldes, on aura la certitude que l'opération d'enregistrement sur les feuillets 9 a été correctement effectuée et qu'il y a identité d'inscription entre les feuillets 9 tenus par B et les mornes feuillets tenus par C.
En revanche, une discordance entre les soldes nouveaux figurant sur les fiches 1 étant la conséquence d'une erreur d'enregistrement, celle-ci peut être rapidement décelée, étant donné que le contrôle des opérations s'effectue journellement. L'accord étant établi en ce qui concerne les soldes nouveaux, on peut être assuré ainsi qu'une erreur apparaissant après un enregistrement subséquent ne pourra qu'être attribuée qu'à ce même enregistrement.
Lorsque la concordance a été établie entre les fiches 1, le comptable A ou le vérificateur D inscrit son visa dans la case 18 de chacune des fiches blanches et rose s.
Les moyens et le procédé d'enregistrement décrits ci-avant permettent donc d'assurer à tout instant une parfaite sécurité des enregistrements de valeurs.
<Desc/Clms Page number 4>
La simplicité et l'automatisme de la besogne matérielle d'enregistrement permettent aux commis B et C d'effectuer, sans formation spé- ciale un travail dont la rapidité dépasse celle des machines comptables utilisant les procédés habituels d'enregistrement.
is soin de l'imputation comptable peut être réservé à une seule personne qualifiée, dont l'attention n'est pas distraite par l'exécution de besognes matérielles. Une division rationnelle du travail est ainsi opérée
La manipulation des feuillets 9 et la perte de temps qui en résulte peuvent être avantageusement réduites au minimum en classant ces feuillets par numéro de compte dans des reliures amovibles, procédé de classement impossible à réaliser avec les moyens habituels de comptabili- sation par décalque, dont la mise en oeuvre exige l'emploi de fiches, or ces dernières ont pour inconvénient que le temps passé à leur manipulation est environ le double de celui exigé par l'opération d'enregistrement proprement dite.
les fiches 1 d'imputation feront avantageusement l'objet d'un double classemento Par exemple, les fiches blanches, auxquelles sont jointes les pièces justificatives ayant donné lieu aux inscriptions comptables., seront groupées par numéro de compte, de telle sorte que ce classement corre spondra aux écriture s figurant sur les feuillets 9 Quant aux fiches roses, elles seront classées par numéro d'ordre, c'est-à-dire chronologiquement pour constituer ainsi les différents feuillets du journal.
Suivant l'invention, la mise en oeuvre des moyens et procédés d'enregistrement susdits permet de réaliser rapidement une balance périodique des comptes, sans qu'il soit nécessaire de recourir aux laborieuses opérations de contrôle 'la posteriori" effectuées habituellement.
Suivant l'invention, une balance mensuelle des comptes est établie comparativement sur des feuillets 19 (fig. 3)-subdivisés, par des lignes transversales 20, en différents compartiments correspondant chacun à un compte, dont le numéro et l'appellation sont consignés respectivement dans les cases 21 et 22, analogues aux cases respectives 10 et 11 des feuillets 9 (fig. 2).
Chaque feuillet 19 est divisé longitudinalement en deux parties égales 23 et 24 relatives chacune à une année les parties 23 et 24 sont subdivisées à leur tour en colonnes 25, 25', 26 et 26' correspondant respectivement aux colonnes 14, 14', 15 et 15' du feuillet 9. Mensuellement on porte, dans les colonnes 25 et 25' du feuillet 19, le dernier montant mensuel des capitaux cumulés figurant dans les colonnes 14 et 14' du feuillet 9 et, dans la colonne 26 ou 26' le dernier solde mensuel figurant dans la colonne 15 ou 15'
Les feuilles 19 permettant pour chaque compte d'inscrire pendant deux années consécutives le montant de la balance mensuelle de chacun des douze mois, on obtient un tableau comparatif des fluctuations mensuelles des valeurs pendant deux années,
ce qui permet d'exercer aisément un contrôle administratif sur les mouvements dudit compte. le procédé et les moyens d'enregistrement suivant l'invention sont particulièrement avantageux dans le cas d'entreprise-s possédant au moins un siége éloigné d'exploitation ou analogue L'administration centrale est en mesure de connaître rapidement et exactement la situation financière de son siège et d'exercer ainsi un contrôle permanent et à distance sur la gestion de celui-ci.
Dans le cas de l'espèce envisagée, on pourra avoir, par exemple, des fiches 1 d'imputation établies en deux paires d'exemplaires identiques, une paire étant, après les opérations d'enregistrement décrites ci-avant, envoyée quotidiennement ou périodiquement à l'administration centrale qui connaître ainsi, de façon détaillée et pratiquement µ tout moment, la situation exacte de la comptabilité du siège. D'autre part, ce dernier enverra mensuellement, et pratiquement dès la fin du mois, un jeu des feuillets 9 établis par l'un des commis B ou C; de cette façon, l'administration centrale détiendra la copie exacte de la comptabilité mensuelle de son siège,
<Desc/Clms Page number 5>
sans de part et d'autre aucune prestation de travail supplémentaire.
Il est évident que l'invention n'est pas limitée aux seules formes de réalisation décrites ci-avant et que bien des modifications pour- raient y être apportées en ce qui concerne notamment le nombre, la forme, la disposition et la constitution des éléments constitutifs.
REVENDICATIONS. la/ Perfectionnements aux dispositifs d'enregistrement de va- leurs comptables, caractérisés en ce qu'ils comportent en combinaison, d'une part, par opération d'enregistrement à effectuer, au moins une paire de fiches d'imputation identiques, comportant un numéro d'ordre et divisées longitudinalement en deux parties, l'une correspondant au débit, l'autre au crédit, lesdites parties étant semblablement subdivisées en zones, chacune desdites zones étant réservée à la consignation d'une inscription comptable à effectuer, d'autre part, une double série de feuillets de comptes, iden- tiques, chacun des feuillets d'une même série correspondant à au moins un compte, chaque compte étant subdivisé longitudinalement en trois paires de colornes,une colonne d'une même paire de colonnes correspondant au débit, l'autre au crédit,
la première paire de colonnes servant à l'enregistrement successif des valeurs, la deuxième paire de colonnes étant destinée au cumul successif des valeurs enregistrées dans la première paire de colonnes et la troisième paire de colonnes étant réservée à l'inscription des soldes successifs après chaque opération d'enregistrement.
2./ Perfectionnements selon la revendication 1, caractérisés en ce que les fiches d'imputation d'une mme paire sont superposables pour permettre, en une seule opération, la consignation, dans les zones prévues à cet effet, du numéro du compte devant faire l'objet d'un enregistrement, de l'appellation dudit compte, du libellé de l'enregistrement et de la valeur à enregistrer.
3./ Perfectionnements selon les revendications 1 et 2, caractérisés en ce que les fiches d'imputation d'une moem paire sont sépara= bles pour permettre, en une opération distincte pour chacune d'elles, de consigner le solde mentionné, avant l'opération d'enregistrement, dans la troisième paire de colonnes du feuillet de compte susdit correspondant au compte devant faire l'objet de l'enregistrement, et d'inscrire le solde final obtenu en comparant la valeur à enregistrer et le solde précité.