JPH02230374A - 電子ファイルシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、電子ファイルシステムに関し、特に、キー入
力操作の負担の軽減などに効果のある技術に関する。

〔従来の技術〕

たとえば、大容量でしかも高速なランダムアクセスや追
記などが可能な光ディスクなどの記憶媒体の出現に伴い
、大量の文書や写真などの画像情報をこの光ディスクに
記録するとともに、高速な検索や更新および印刷などを
行うようにして、書類の格納スペースの削減や事務処理
の合理化を可能した、いわゆる電子ファイルシステムが
実用化されるに至っている。

ところで、このような電子ファイル装置においては、画
像の登録に際しては、登録する画像の名称やキーワード
などを操作者がキーボードから人カして対応する画像情
報とともに光ディスクに記録し、また、検索や更新に際
しては、これらの名称やキーワードをキー入力して、目
的の画像情報を呼び出すことが一般的である。

このため、取り扱う画像情報の量が多くなると、必然的
に揉作者によるキー入力の作業量が増すこととなり、操
作者の負担が大きくなる。

そこで、従来では、たとえば、特開昭６２−１４３１８
４号公報に開示されるような技術が提案されている。

すなわち、登録済の画像情報の呼び出しなどに際しては
、当該画像に対応して記録された比較的長イタイトルや
文書名とともに、システム側が自動的に付与した比較的
短い番号を同時にディスプレイに表示し、操作者は、こ
の短い番号などを少ないキーストローク数で入力するだ
けで、目的の画像情報を選択できるようにして操作者に
よるキー入力の負担を軽減しようとするものである。

〔発明が解決しようとする課題〕

ところが、上記の従来技術では、それなりに損作者によ
るキー入力の負担を軽減できるという効果はあるものの
、操作者が直接にキー入力すること自体には変わりがな
く、たとえば、大量の画像情報を定型的に処理したり、
毎回、同一名称の画像情報を検索あるいは更新する場合
などでは、操作者は単調なキー入力操作の反復作業に拘
束されることになり、やはり操作者への負担が大きくな
るという問題がある。

そこで、本発明の目的は、操作者を少なくとも一部のキ
ー入力作業から解放して、キー入力作業による操作者へ
の負担の軽減およびキー入力の作業時間の短縮を実現す
ることが可能な電子ファイルシステムを提供することに
ある。

本発明の他の目的は、登録された画像情報の機密保持が
可能な電子ファイルシステムを提供することにある。

本発明の前記ならびにその他の目的と新規な特徴は、本
明細書の記述および添付図面から明らかになるであろう
。

〔課題を解決するための手段〕

本願において開示される発明のうち、代表的なものの概
要を簡単に説明すれば、下記のとおりである。

すなわち、本発明になる電子ファイルシステムは、画像
情報を入力する入力手段と、画像情報の記録および再生
を行う画像情報記憶手段と、画像情報および制御情報を
操作者に表示する表示手段と、操作者が制御情報を入力
するキーボードと、画像情報を目視可能な記録媒体に出
力する出力手段と、可搬性記憶媒体に対する情報の入出
力を行う入出力手段とを備え、可搬性記憶媒体には操作
者によるヰ一入力操作に関する第１の情報を記録してお
き、随時、可搬性記憶媒体から読み出される第１の情報
によって、操作者によるキー入力操作の少なくとも一部
を代替させるようにしたものである。

〔作用〕

上記した手段によれば、たとえば、定形的なキー入力作
業の過程で、随時、当該キー入力作業の手順などに関す
る第１の情報を可搬性記憶媒体に記録しておくとともに
、再び同様のキー入力作業が必要となった場合には、入
力手段に可搬性記憶媒体を装填するだけで、すでに記録
されている第１の情報を読み出して、操作者によるキー
入力作業を自動的に再現して代替させることが可能とな
り、単調なキー入力作業などから操作者を解放すること
ができるとともに、操作者による実際のキー入力操作な
どよりもはるかに高速に、必要なキー入力操作を遂行す
ることができる。

これにより、キー入力作業による操作者への負担の軽減
およびキー入力の作業時間の短縮を実現することが可能
となる。

また、可搬性記憶媒体に必要に応じて、当該可搬性記憶
媒体を所持する操作者を識別する第２の情報を記録して
おき、実際の作業時に、この情報を読み出すことで、当
該操作者が可能な作業範囲などを的確に限定することが
でき、登録された画像情報の機密保持を実現できる。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例を図面を参照しながら説明する
。

第１図は、本発明の一実施例である電子ファイルシステ
ムの構成の一例を示すブロック図であり、第２図は、そ
の操作画面の一例を示す説明図、さらに第３図は、その
操作手順の一例を示す流れ図である。

本実施例の電子ファイルシステムは、たとえば、文書や
写真などの画像情報をディジタル化して読み取るイメー
ジスキャナなどからなる入力装置１０と、この入力装置
１０から入力される画像情報を光ディスクなどの記憶媒
体に格納する光ディスク装置２０と、紙などの記録媒体
に画像情報を目視可能に出力するプリンタ３０と、マイ
クロプロセッサなどからなり、前記各部の動作を統括し
て制御する主制御装置４０とを備えている。

さらに、この主制御装匿４０には、操作者が当該主制御
装置４０に対して制御情報やデータの入力などを行うキ
ーボード５０と、画像情報や制御情報を操作者に対して
表示するディスプレイ６０とが接続されており、操作者
が入力装置１０から光ディスク装置２０に対して、新た
な画像情報を登録したり、光ディスク装置２０に登録済
の画像情報を所望の検索条件を設定して検索し、ディス
プレイ６０やプリンタ３０に出力したり、所望の更新処
理を施して光ディスク装置２０に格納するなどの種々の
作業を遂行することが可能になっている。

この場合、主制御装置４０には、たとえば、操作者が携
行可能な周知のＩＣカード７０に対する情報の記録およ
び再生動作を行う入出力装置８０（ｉｃカードリーダラ
イタ》が設けられている。

そして、操作者がキーボード５０を介して主制御装［４
０に入力する際の、入力画面の画面名７０ａや、カーソ
ルの位置を示すキー入力開始ロケーション７０ｂ１さら
には実際に入力されるキーコードデータ７０ｃ．処理実
行キーコード７０ｄ，記録されるデータの終わりを示す
終了フラグ７００などからなるキー入力情報（第１の情
報）を、後述のような所定の手順および後述の第４図（
ａ）およびら）に示されるような記録形式で記録すると
ともに、装填されたＩＣカード７０から当該キー入力情
報を読み出して主制御装置４０に自動的に与え、操作者
が直接にキーボード５０を介して行うキー入力作業の少
なくとも一部を代替して遂行する動作が行われるように
構成されている。

以下、上述のような構成の本実施例の電子ファイルシス
テムの操作の一例を第３図の流れ図などを参照しながら
説明する。

なお、以下の説明では、操作の一例として、光ディスク
装置２０に格納されている画像情報から目的のものを検
索する場合について説明する。

まず、検索条件の入力待ちでは、ディスプレイ６０には
、たとえば第２図に示されるような入力画面６０ａを表
示し（ステップｌ　Ｏ　Ｏ）　、さらに、入出力装Ｗｔ
８０を起動して（ステップ１０１）、当該入出力装置８
０に対するＩＣカード７０の装填の有無を調べる（ステ
ップ１０２）。

そして、入出力装置８０に対してＩＣカード７０が装填
されていない場合には、通常のように操作者によるキー
ボード５０からのキー入力待ちとなり、摸作者はキーボ
ード５０を介して直接的に所定のキー入力操作を行い〈
ステップ１０３）、さらに、検索処理などの処理実行キ
ーコードが入力されたか否かを判定し（ステップ１０４
）、処理実行キーコードが入力された場合には、所定の
検索処理などを実行する。

一方、ＩＣカード７０が入出力装置８０に装填されてい
る場合には、主制御装置４０は、当該ＩＣカード７０か
ら情報を読み取る（ステップ１０５》。

そして、読み取ったデータの中に現在表示中の入力画面
６０ａに対応するキーコードデータ７０Ｃが有るか否か
を調べ（ステップ１０６）、存在しないと判明した場合
には、前記ステップ１０３に移行して、操作者からのキ
ーボード５０を介した入力待ちになる。

一方、ステップ１０５において読み取ったデータの中に
現在表示中の入力画面６０ａに適合するキーコードデー
タ７０ｃが有ると判明した場合には、当該データをキー
ボード５０に代わって順次入力するとともに（ステップ
１０７）、データの終了フラグか否かを判定し（ステッ
プ１０８）、さらに処理実行キーコードか否かを判定す
る（ステップｌ０９）。

そして、ステップ１０８において終了フラグが検出され
た場合には、ＩＣカード７０からのデータによるキー入
力を終了して、前記ステップｌ０３に移行し、操作者に
よるキーボード５０からの入力待ちになる。

また、終了フラグを検出する前に、ステップ１０９にお
いて処理実行キーコード７０ｄを検出した場合には、前
述のような操作者からのキーボード５０によるキー入力
の場合と同様に処理実行に移り、それ以外の場合には、
ステップ１０７にもどって、再びＩＣカード７０からの
キーコードデータ７０ｃの自動的な入力操作を繰り返す
。

以上のような一連の動作によって、入出力装置８０にＩ
Ｃカード７０が装填されていない場合は、従来と同様に
、操作者が、キーボード５０を介して直接的にキー入力
を行うことができるとともに、随時、ＩＣカード７０を
入出力装置８０に装填し、当該１ｃカード７０に記録さ
れている画面名７０ａ，キー入力開始ロケーション７０
ｂ，キーコードデータ７０Ｃ，処理実行キーコード７０
ｄを読み取らせ、このＩＣカードから読み取った種々の
データによって操作者によるキーボード５０からのキー
入力の代わりに、入力操作を自動的に行わせることがで
き、操作者を、特に必要なキー入力以外の単調なキー入
力作業から解放することができる。

また、ＩＣカード７０からのデータの読み取り動作は、
操作者によるキーボード５０からの直接的なキー入力動
作よりも浪かに高速に実行されるので、全体のキー入力
作業における所要時間を大幅に短縮することができる。

さらに、万一　ＩＣカード７０を紛失しても、操作不能
に陥ることがなく、通常のキー入力作業を遂行すること
ができる。

なお、上記の説明では、摸作の一例として、すでに光デ
ィスク装置２０に格納されている画像情報の検索操作を
行う場合について説明したが、これに限らず、たとえば
、イメージスキャナなどの入力装置１０から、文書や帳
票などの画像情報を読み取らせて光ディスク装置２０に
格納する際にタイトルなどの付帯情報をＩＣカード７０
から自動的に入力したり、プリンタ３０から画像情報を
出力する操作における書式制御データをＩＣカード７０
から自動的に入力するなどの他の操作に適用できること
はいうまでもない。

また、光ディスク装置２０に登録されている画像情報の
機密保持のため、検索や更新などの操作者を限定すべく
、ＩＤコードなどの識別情報を入力する必要がある場合
には、ＩＣカード７０の一部に、当該ＩＣカード７０を
携行する操作者に固有のＩＤコード７０ｆ　（第２の情
報）を記録しておき、業務の開始時に、操作者が暗唱し
ている■Ｄコードをキー入力させて両者を照合すること
で、光ディスク装置２０に格納されている画像情報やＩ
Ｃカード７０などの不正使用が確実に防止され、機密保
持機能を実現することができる。

次に、入出力装置８０に装填されているＩＣカード７０
に対して、実際に操作者がキーボード５０を介して行う
キー入力操作や、対応する入力画面６０８などの情報を
記録する手順の一例について、第４図（ａ），（ｂ）お
よび第５図の流れ図などを参照しながら説明する。

まず、操作者は、これから登録すべき一連のヰ一入力操
作に先立って、キーボード５０などに設けられた所定の
図示しないファンクションキーなどにより、ＩＣカード
登録モードを設定する（ステップ２００）。

そして、このＩＣカード登録モードが設定されると、主
制御装置４０は、入出力装置８０を起動し（ステップ２
０１）、ＩＣカード７０の当該入出力装置８０に対する
装填の有無を確認する（ステップ２０２）。

そして、ＩＣカード７０が装填されていなかった場合に
は、エラーメッセージをディスプレイ６０に表示して操
作者にエラーを報知する《ステップ２０３）。

一方、ＩＣカード７０が正常に装填されている場合には
、その時点で表示されている画面名７０ａおよび、画面
中のカーソルの位置を示すキー入力開始ロケーション７
０ｂをＩＣカード７０に記録する（ステップ２０４）。

なお、カーソルが表示されていな場合には任意のカーソ
ル位置を記録する。

以降は、操作者が現在の登録モードを解除したと判定さ
れるまで（ステップ２０６）、揉作者が行うキー入力（
ステップ２０５）のキーコード７０ＣをＩＣカード７０
に書き込んで行く　（ステップ２０９）。

そして、上記の操作の過程で、ＩＣカード７０への登録
モードが解除されると、キーコード７０Ｃの後に終了フ
ラグ７０ｅを記録する（ステップ２０７）。

その後は、操作者からのキー入力があっても、ＩＣカー
ド７０には記録されない。

また、随時、操作者が登録モードを設定すると、その時
点で前記ステップ２００からの一連の登録操作を再開す
る。

一方、前記の登録モードの間に、操作者が処理実行キー
を入力した場合には（ステップ２１０）、第４図（ｂ）
に示されるように、主制御装置４０は、当該処理実行キ
ーコード７０ｄを書き込んだ後に終了フラグ７０ａを書
き込み（ステップ２１１）、処理を実行する（ステップ
２１２）。

その後、キー入力待ちの画面表示が行われた時点で（ス
テップ２１３》、表示されている画面名７０ａおよびカ
ーソル位置を示すキー入力開始ロケーション７０ｂをＩ
Ｃカード７０に書き込み、次の操作者のキー入力を待つ
（ステップ２０４）。

こうした一連の操作により、操作者によるキー入力作業
を随時ＩＣカード７０に記録することができ、後のキー
入力作業時に同様のキー入力摸作が必要になった場合に
は、入出力装置８０に当該ＩＣカード７０を装填するだ
けで、摸作者による直接的なキー入力作業を大幅に軽減
することができる。

なお、上記の登録操作の説明では、操作者からのヰー入
力が行われる都度、逐次ＩＣカード７０に記録する場合
について説明したが、主制御装置４０の内部における主
記憶など割り当てられた図示しないバッファ領域に、ま
とめて格納しておき、登録モードの解除時に、一括して
ＩＣカード７０に転記する方法でもよい。

この場合には、第４図（ａ）および（ｂ）などに例示し
たＩＣカード７０の記録フォーマットは、カーソル位置
を示す中一入力開始ロケーション７０ｂの直後にキーコ
ードの総数を記録する領域を設けることで、終了フラグ
７０ｅの書き込みを省略することもできる。

また、上記の本実施例の説明では、可搬性記憶媒体の一
例として、ＩＣカードを取り上げたが、磁気カードや、
フロッピィディスク、さらには光カードなどのように、
操作者が携行できるものであれば、いかなる記録媒体で
あってもよいことは言うまでもない。

以上説明したように、本実施例の電子ファイルシステム
によれば、操作者は、携帯している自己のＩＣカード７
０をシステムの入出力装置８０に装填するだけで、たと
えば、単調で煩雑なキー入力作業の一部または全部の記
録および自動的な再現を行うことが可能となり、直接的
なキー入力の回数の削減および操作の簡易化による操作
者の負担の軽減およびキー入力の所要時間の短縮が実現
する。

さらに、ＩＣカード７０の一部に、キー入力に関する情
報の他に、当該ＩＣカード７０を所持する操作者に固有
のＩＤコード７０ｆなどを記録してお《ことにより、光
ディスク装置２０に格納されている画像情報の機密保持
を確実に行うことができる。

また、ＩＣカードを紛失したとしても、なんら支障なく
通常のようなキー入力作業を遂行することができる。

〔発明の効果〕

本願において開示される発明のうち、代表的なものによ
って得られる効果を簡単に説明すれば、以下のとおりで
ある。

すなわち、本発明になる電子ファイルシステムによれば
、画像情報を入力する入力手段と、前記画像情報の記録
および再生を行う画像情報記憶手段と、前記画像情報お
よび制御情報を操作者に表示する表示手段と、操作者が
制御情報を入力するキーボードと、前記画像情報を目視
可能な記録媒体に出力する出力手段と、可搬性記憶媒体
に対する情報の入出力を行う入出力手段とからなり、前
記可搬性記憶媒体には前記操作者によるキー入力操作に
関する第１の情報が記録され、前記可搬性記憶媒体から
読み出される前記第１の情報によって、前記操作者によ
るキー入力操作の少なくとも一部を代替させるようにし
たので、たとえば、定形的なキー入力作業の過程で、随
時、当該キー入力作業の手順などに関する第１の情報を
可搬性記憶媒体に記録しておくとともに、再び同様のキ
ー入力作業が必要となった場合には、入力手段に可搬性
記憶媒体を装填するだけで、すでに記録されている第１
の情報を読み出して、操作者によるキー入力作業を自動
的に再現して代替させることが可能となり、単調なキー
入力作業などから操作者を解放することができるととも
に、操作者による実際のキー入力操作などよりもはるか
に高速に、必要なキー入力操作を遂行することができる
。

これにより、キー入力作業による操作者への負担の軽減
およびキー入力の作業時間の短縮を実現することが可能
となる。

また、可搬性記憶媒体に必要に応じて、当該可搬性記憶
媒体を所持する操作者を識別する第２の情報を記録して
おき、実際の作業時に、この情報を読み出して、当該操
作者が可能な作業範囲などを的確に限定することができ
、登録された画像情報の機密保持を実現できる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、本発明の一実施例である電子ファイルシステ
ムの構成の一例を示すブロック図、第２図は、その操作
画面の一例を示す説明図、第３図は、その操作手順の一
例を示す流れ図、第４図（ａ）および（ｂ）は、可搬性
記憶媒体への情報の記録形式の一例を示す説明図、 第５図は、キーコードの登録操作の一例を示す流れ図で
ある。 １０・・・入力装置、２０・・・光ディスク装置（画像
情報記憶手段）、３０・・・プリンタ（出力手段）、４
０・・・主制御装置、５０・・・キーボード、６０・・
・ディスプレイ　（表示手段）、６０ａ・・・入力画面
、７０・・・ＩＣカード（可搬性記憶媒体）、７０ａ・
・・画面名、７０ｂ・・・キー入力開始ロケーション、
７０Ｃ・・・キーコード、７０ｄ・・・処理実行キーコ
ード、Ｔｏｅ・・・終了フラグ、８０・・・入出力装置
、１００〜１０９・・・自動的なキー入力を再現する操
作の一例を示すステップ、２００〜２１３・・・キー入
力情報の登録操作を示すステップ。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、画像情報を入力する入力手段と、前記画像情報の記
   録および再生を行う画像情報記憶手段と、前記画像情報
   および制御情報を操作者に表示する表示手段と、操作者
   が制御情報を入力するキーボードと、前記画像情報を目
   視可能な記録媒体に出力する出力手段と、可搬性記憶媒
   体に対する情報の入出力を行う入出力手段とからなり、
   前記可搬性記憶媒体には前記操作者によるキー入力操作
   に関する第１の情報が記録され、前記可搬性記憶媒体か
   ら読み出される前記第１の情報によって、前記操作者に
   よるキー入力操作の少なくとも一部を代替させるように
   したことを特徴とする電子ファイルシステム。 ２、前記可搬性記憶媒体には、前記第１の情報とともに
   、当該可搬性記憶媒体を所持する前記操作者を識別する
   第２の情報が記録され、当該第２の情報に基づいて、前
   記画像情報の取り扱い操作を制限するようにした請求項
   １記載の電子ファイルシステム。