JPH02288947A - 構造化文書処理システムにおける定型化文書の有効利用処理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔概　要］ １つまたは複数種類の文書についての文書作成を含む処
理を行うに当って、　ＩＥＩ本語文語文書処理機構む複
数の文書処理ソフトウェアを利用すると共に、当該文書
処理ソフＩ・ウェアを利用しつつ作成される個別文書に
ついて当該文書の階層構造を構造体として保持した」−
で、新たに作成することなく定型化／標準化された文書
に共通な定型化文書が所定位置に書き込まれるようにし
た構造化文書処理システムにお＆ｊる定型化文書の有効
利用処理方式に関し 文書処理ソフトウェアを利用しつつ所望する個別文書を
作成できるようにすると共に、構造文書作成に当っては
新たに所望の定型化文書を作成することなく、自動的に
当該所望の定型化文書が所定位置にそれぞれ作成される
ことを目的とし７個々の文書処理ラフ１−ウェアに、１
、って作成された文書ファイルの内容を、上記個別文書
におりる階層構造に対応した構造文書によって統合する
ようにした構造化文書ファイルをもうし」ると共に一ト
記構造文書における所定位置（ノード）に定型化文書を
指定する定型化文書リンク情報を記述し、構造文書作成
の際、その定型化文書が自動的に作成できるようにして
いる。

［産業上の利用分野〕 本発明は、構造化文書処理システノ、における定型化文
書の有効利用処理方式、特に、１つまたは複数種類の文
書につい゛この文書作成を含む処理を行うに当って２日
本語文書処理機構を含む複数の文書処理ソフトウェアを
利用すると共に１　当該文書処理ソフトウェアを利用し
つつ作成された個別文書について当該文書の階層構造を
構造体として保持した上で、新たに作成することなく定
型化／標準化された文書に共通な定型化文書が所定位置
に書き込まれるようにした構造化文書処理システムにお
ける定型化文書の有効利用処理方式に関す現在、ＯＡシ
ステムが一般に使用されるようになっていて、ソフトウ
ェアや文書ファイルなどのＯＡ食資源大きくなってきて
いる。このため　これらの資源を利用しつつ、構造化文
書とし゛ζ１各種文書の作成や管理を容易に行い得るよ
うにすることが要求されている。そして９作成された構
造文書にはその所定位置に所望の定型化文書が既に作成
されていることが望まれる。

〔従来の技術〕

従来のＯＡ処理システノ・においては、夫々作成するも
の（ＩＥ木詔文、線画、イメージ、グラフ。

英語文なと）の作成目的に対応したソフトウェアを用い
て１個々に処理されていた。

しかし、最近、上記個々の処理を必要に応（−２で適宜
呼び出しては処理することのできる形で文書処理システ
ムをつくることが考慮された。このような文７！４処理
システＪ、を１本明細書では構造文書作成システムと呼
ぶことにするが、当該構造化文書処理システＪ、におい
ては３作成された構造文書にはその所定位置に所望の定
型化文書が既に作成されていることが望まれる。

〔発明が解決しようとする課題］ 」−記の如〈従来の場合には、蓄積されたＯＡ食資源夫
々の目的に対応したシステムのみが利用できるものであ
って、既存のソフトウェアや文書ファイルなどの既存の
ＯＡ食資源適宜必要に応じて利用することなどは出来な
いものであった。

本発明は１文書処理ソフトウェアを利用しつつ所望する
個別文書を作成できるよ・うにすると共に構造文書作成
に当っては新たに所望の定型化文書を作成することなく
、自動的に当該所望の定型化文書が所定位置にそれぞれ
作成されることを目的としている。

〔課題を、解決するための手段〕

第１図は本発明の原理構成図を示す。図中の符号１−１
は個別文書、２−１．２−２．・・・は個別文書の内容
を保持する文書ファイル、５は（［Ｊ、Ｉ別文書処理を
実行する文書処理機能部、６は構造文書７ば文書内容を
保持する文書保持機能部、５−１は定型化文書探索処理
機能、５−１１は定型化文書リンク情報解読部、５−１
２は定型化文書指示部を表している。

所望する個別文書１例えば個々の現に作成しようとする
オフィス文書や技術文書や報告書や案内書や説明書や技
術マニアルなどの個別文書は般に１文書名９表紙、第１
章、第１．１節、第１．２節、・・・、第２章、・・・
の如く階層構造をもつ。本発明の場合には１個別文書の
、上記階層構造（木構造）に注目して、当該階層構造に
対応した論理構造を構造体として記述した構造文書６−
４をもつようにされる。そして、当該構造文書６−１に
よって、当該個別文書の内容が格納されている文書ファ
イル２−１．１２．・・・を指示するようにされる。

文書処理機能部５は２日本語文書処理機構やグラフ処理
機構などの文書処理ソフトウェア群を用いて１上記個別
文書を作成したり修正したりする処理を行うものである
が、定型化／標準化された文書に共通な定型化文書は新
たに作成することなく、指定されたその定型化文書を探
索する定型化文書探索処理機能５−１をそなえている。

構造文書を作成するに当って２図示の構造文書６−ｉに
おける例えばノード（１章）＃３やノード（２章）＃４
．・・・などが定型化／標準化された文書に共通な定型
化文書の所定位置となる場合構造文書を作成する毎に当
該定型化文書をその都度作成しなくても済ますことが望
まれる。このために、構造文書６−ｉにおける図示のノ
ード＃３゜ノード＃４．・・・などの各ノードにそれぞ
れ作成されるべき定型化文書を指定する定型化文書リン
ク情報を記述するようにされる。

定型化文書探索処理機能５−１における定型化文書リン
ク情報解読部５−１１は、上記ノード＃３やノード＃４
．・・・などにそれぞれ記述されている定型化文書リン
ク情報を解読する。定型化文書指示部５−１２は、定型
化文書リンク情報解読部５−１１で解読された定型化文
書リンク情報を基に１例えばノード＃３が定型化文書フ
ァイル２７の内容を指定している場合、当該定型化文書
ファイル２−７を指定してその内容の定型化文書をノー
ド＃３に書き込む指示をする。

〔作　用〕

上述の如く用意された構造文書６−ｉは、各ノード毎に
、　（ｉ）自己のノートがどのような階層構造の中でど
のような位置を占めているかを示す情報、（ｉｉ）自己
のノートかどの文書処理ソフＩ・ウェアと関連づけられ
ているかの情報、（ｉｉｉ）自己のノードがどの文書フ
ァイル２−１，２−２・・・に格納されている文書内容
と関連づけられているかの情報、さらに（ｉｖ　）定型
化文書が書き込まれることになっているノードには、当
該定型化文書をリンクする定型化文書リンク情報などが
記述されている。

定型化文書探索処理機能５−１は、ノート−に」−記定
型化文書リンク情報が記述されているとき。

当該定型化文書リンク情報に対応した定型化文書を探索
し、その定型化文書を読み出して当該ノードに書き込ま
せるようにする。すなわち２図示の定型化文書リンク情
報解読部５−１１が当該定型化文書リンク情報の記述の
存在の下でその定型化文書リンク情報を解読し、どの定
型化文書を指定しているかが定型化文書指示部５−１２
に通知される。定型化文書指示部５−１２は、当該通知
の内容、すなわちどの定型化文書ファイルかに基づいて
、その定型化文書を指示する。

〔実施例〕

第２図は本発明の実施例構成図を示す。図中の符号２Ａ
、２Ｂ、・・・、２χは個別文書の内容を保持する文書
ファイル、３ば文書処理ソフトウェア群、５は文書処理
機能部を表している。また１０は構造化文書処理システ
ムであって全体を制御するもの、１１は構造化文書ファ
イルの全体を表している。なお文書処理ソフトウェア群
３において。

３−１は日本語文書処理機構、３−２は線画処理機構、
３−３はイメージ処理機構、３−４は作表計算処理機構
、３−５はグラフ処理機構、３−６はリスＩ・処理機構
、３−７は英語文書処理機構を表している。そして２本
発明にいう構造文書は夫々構造化文書ファイル１１内に
存在している。

文書処理ラフ１−ウ１フ群３は、いわば従来から夫々個
別に存在していた例えば既存のソフＩ・つ）、ア群であ
ってもよい。そしてそれら既存のソソトウエア群に対応
して存在している夫々の既存のファイル（図示の文書フ
ァイル２Ａ、線画ファイル２Ｂなど）が構造化文書ファ
イル１１の下に統合化される。当該統合化のためのまと
めの役割をはたずものが２個別文書に対応して用意され
る構造文書であると考えてよい。

文書処理機能部５は、構造化文書処理システム１０の制
御の下で２日本語文書処理機構３−１や線画処理機構３
−２を適宜呼び出しては、所望する文書（なお当該所望
する文書を個別文書と呼んでいる）を作成したり、修正
したり、削除したりする。このとき１例えば日本語文書
処理機構３１が働いて、　−Ｊ一部個別文書の内容中の
日本語文を作成する場合には、当該作成される日本語文
は例えば図示の文書ファイル２Ａ中に作成される。また
当該個別文書の内容中の線画を作成する場合には、線画
処理機構３−２か発動されて、線画ファイル２Ｂ中に作
成される。

当該個別文書が９例えば、（１）表紙、（ｉｉ）第１章
、（ｉｉｉ）第２章、・・・、（ｉｖ）参考文献の如き
項目に大別され、更に例えば」二部第２章の内容が日本
語文と線画とを含む如き場合には、当該個別文書の階層
構造を構造体として与える「構造文書」を作成し２図示
の構造化文書ファイル１１内に保持され、かつ当該文書
の内容にもとづいて−に記文書ファイル２Ａ、線画ファ
イル２Ｂ、・・・などの所定の格納位置がリンクづけら
れる。

このようにして、既存の文書処理機能を用い゛ζ作成さ
れた文書が、１つ１つの個別文書毎に、−４一部構造文
書の内容にもとづいて統合化される。また当該構造文書
の内容にもとづいて、適宜、夫々個々の文書ファイル２
Ａ、２Ｂ、・・・をアクセスすることが可能となる。

第３図は本発明の一部要部構成図を示す。図中の符号１
ば文書、１−１ば個別文書、　　２−１．　２２、・・
・は個別文書の内容を保持する文書ファイル、　　３−
１．　３−２．・・・は夫々文書処理ソフトウェア群、
４は上述の個別文書に対応する構造文書を作成するに当
っていわばひな型として用いられる構造文書定義、５は
個別文店処理を実行する文書処理機能部、６は構造文書
、７は文書内容を保持する文書保持機能部を表している
。

文書１としては２例えば論文や報告書や手紙や技術マニ
アルなどが存在しているが、成る種類の文書例えは論文
に対応して、当該論文についての典型的な階層構造を構
造体として記述した構造文書定義４が用意される。

当該構造文書定義４ば、各種の文書毎に用意されている
と考えてよく１例えば図示の文書１表紙１章、１．１節
、・・・の如く木構造に展開されたノード（＃１．＃２
．・・・）をそなえている。各ノード（＃ｌ、＃２．・
・・）には、後述する如く、木（（ＩＹ造に関する情報
や、使用されるソフトウェアや、定型化文書が位置する
ときにはその定型化文相を指示する定型化リンク情報か
記述されている。

文書処理ソフトウェア群：ｌ１１．ｌ−２，・・・には
　上記各ノートに対応する処理を実行する上で使用され
るソフトウェアが保持されている。

文書処理機能部５は９個別文書を作成するに当って、当
該個別文書１−ｉに対応する内容を作成し、夫々文書フ
ァイルｌ−１，：２−２．・・・に格納してゆくが　こ
のとき、」−記１つの構造文書定義４−ｊの内容に示さ
れるノートに対応づけて文書内容を作成する。このとき
、必要に応じて、構造文書定義４−ｊに示されるノート
′について部分的に修正することがある。そして作成さ
れた個別文書１−ｉについての構造文＠６−１を作成し
て保持する。構造文書６−１の木構造の例えば末端ノー
ドにおいては、対応する文書ファイル２の文書名が記述
され、これによって構造文書６−１と個別文書１−１と
がリンクづりられる。

第４図は第３図図示の構造文書の一実施例内容を示して
いる。図中の符号１２−１は自己【Ｄであって第３図図
示の構造文書６−ｉにおける各ノ！ −ＦのノードＩＤを表している。１２−２は親■Ｄであ
って注目するノードの親となるノードの■Ｄ、１２−３
は先頭子ＩＤであって注目するノードの子となるノード
の中で先頭に位置するもののＩＤ、１１−４は上ＩＤで
あって注目するノードと同一階層に属するノードであっ
て直上に位置するもののＩＤ、１２−５は同じく同一階
層に属するノードであって直下に位置するもののＩＤ。

１２−６は内容設定情報であって注目するノードについ
てその内容が既に設定されているか否かを指示するもの
、１２−７は内容種別情報であって注目するノードにつ
いて使用されるソフトウェアを指示するもの、１２−８
は文書ファイル名であって注目するノードについて内容
が設定された際に当該内容を格納する文書ファイルを指
示するもの、１２−９は属性情報であって例えば注目す
るノートについての印刷を行う際におりる印刷位置など
の情報を属性情報として与えるものを表している。

なお、第４図において（）をつけた個所は第３図図示の
構造文書定義４−ｊにて与えられる定義について個別文
書１−ｉに対応する構造文書６−ｉを作成するに当って
追加や修正が行われた個所を表している。

第４図における自ＩＤ＃３について言えば、当該ノード
＃３ば、　（１）親ノードがノード＃１であり、（ｉｉ
）先頭の子ノードがノード＃５であり（ｉｉｉ　）直上
位ノードがノード＃２であり、　　（ｉｖ）直下位ノー
ドがノード＃４であり、　（■）未だ内容設定が行われ
てなく、（ｖｉ）使用するソフトウェアが日本語文書処
理機構であり、　　（ｖｉｉ）文書ファイルが未だ用意
されてなく、　　（ｖｉｉｉ）所定の属性情報が記述さ
れていることが明らかにされている。

第４図に示される「ファイル名」　１２−８によって、
構造文書６−４と該当する個別文書１−１（その内容）
とが連繋される。

第５図は文書処理機能部の文書処理ソフトウェアを利用
する部分の処理態様を示している。

文書処理機能部５は、構造文書６−４中の内容１５〜 処理の対象としているノートを選択する（処理■）。例
えば内容についての作成が指令されているとすると（処
理■）、当該ノードについての「内容種別、＋１２−７
の内容をチエツクする（処理■）。使用するソフトウェ
アが例えば日本語文書処理機構３−１であれば当該ソフ
トウェアを用いて処理が行われる。即ち今の場合には文
書作成が行われ、第４図図示の「ファイル名、１２−８
内に９文書内容を格納したファイルの名前が記述される
。

第６図は構造化文書作成の一実施例を示しており、第７
図はその構造化文書処理の一実施例フローを示している
。

第６図の構造化文書の作成を第７図のフローと共に説明
すると。

（１）処理■において、ノード＃２０を作成又は更新す
る。

（２）処理■において、内容作成が行われるかどうかが
調べられる。当該ノード＃２０でば内容作成を行わない
ので、処理■へ行く。

（３）処理■において、構造化文書の作成処理が終了し
たかどうかが調べられる。この場合、ノード＃２１ない
しノード＃２３が残っているので処理■へ戻る。

（４）処理■において、ノード＃２１を作成又は更新す
る。

当該ノード＃２１　も内容作成を行わないので。

処理■を経て処理■へ戻る。

（５）処理■において、ノード＃２２を作成又は更新す
る。

（６）処理■において、当該ノード＃２２には共通の内
容である定型化文＠「００社」の内容作成を行うので、
処理■へ移る。

（７）処理■において、定型化文書「００社」の内容作
成を行い、定型化文書ファイルに当該定型化文書の「０
０社」をファイルすると共に（８）処理■において、当
該ノード＃２２のデータテーブルに上記定型化文書ファ
イル名を指定する定型化文書リンク情報が記述される。

そして処理■を経て処理のへ戻り （９）処理■において、ノード＃２３を作成又は更新す
る。

当該ノー１＝’＃２３も内容作成を行わないので処理■
を経て構造化文書作成が終了する。

第８図は構造文書作成の一実施例を示しており第９図は
その構造文書処理の一実施例フローを示している。

第８図におい゛ζ、ノート＃２０ないしノート＃２３は
第６図のものに対応している。

第８図の構造文書の作成を第９図のフローと共に説明す
ると、上記構造化文書をもとにしてノート＃２０ないし
ノー１”＃２３が順番に賛成される。

すなわち （１）処理■において、１１１造化文書をもとにしてノ
ード＃２０ないしノート＃２３が作成され。

（２）処理■において１元になっている−１−記構造化
文書の各ノード＃２０ないしノード＃２３のブタテーブ
ルがそのまま受は継がれる。

従ってノード＃２２の作成時において、ノート＃２３の
データテーブルには共通の内容である定型化文書「００
社」が格納されている定型化文店ファイル名を指定する
定型化文書リンク情報が既に記述されている。

（３）処理■において、内容作成が行われるかどうかが
調べられる。

ノード＃２０は内容作成が行われないので、処理■を経
てノード＃２１が当該処理■で内容作成について調べら
れることになる。当該ノード＃２１は固有文書ｒ８８’
　１２ｊの内容作成を行うので。

処理■に移る。

（４）処理■において、固有文書ｒ８８’　１２．＋の
内容作成を行い１文書ファイルに当該固有文書の「８８
゛１２」をファイルすると共に （５）処理［相］におい゛ζ、当該ノード＃２１のデー
タテーブルに上記文書ファイル名を指定するリンク情報
が記述される。

そして処理■を経て処理■に戻り （６）処理■において、ノード＃２３についての内容作
成について調べられる。

当該ノード＃２３についても」一部ノード＃２１の場合
と同様の過程を経て、当該ノード＃２３のデータテーブ
ルに固有文書「回覧」がファイルされた文書ファイル名
を指定するリンク情報が記述される。当該ノート＃２３
の個別文書に対する処理で終了するので （７）処理■において、構造文書作成が終了する。

この様にして作成された構造文書を印刷すると各ノード
＃２１ないしノード＃２３の夫々のブタテーブルからリ
ンク情報及び定型化文書リンク情報を基に各対応の文書
ファイル及び定型化文書ファイルから固有文書のｒ８８
’　１２Ｊ　、　　ｒ回覧」及び定型化文書の「００社
」が読み出され、各ノードの所定位置にそれぞれ第１１
図図示の如く印刷される。

第１０図は構造文書作成の他の実施例を示しており、第
８図の場合と同様に、定型化文書の「００社」を個別文
書どして作成しな（でも、第１２図図示の如く所定の位
置に該定型化文書の「００社」か自動的に作成され、印
刷される。

［発明の効果］ 以上説明した如く２本発明によれば、複数の夫々の文書
処理機能で作成した文書ファイルの内容を、構造文書の
形で統合するようにしており、既存のＯＡ資源を適宜利
用してゆくことが可能となる。そして、構造化文書で共
通な内容、すなわち定型化文書を定義すれば、その構造
化文書から作成するどの構造文書にも、共通の内容であ
る定型化文書が既に設定されているため２作成の手間が
省かれ、また同−内容文が１つで済むため資源の有効利
用が図られる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の原理構成図、第２図は本発明の実施例
構成図、第３図は本発明の一部要部構成図、第４図は構
造文書の一実施例内容、第５図は文書処理機能部の文書
処理ソフＩ−ウェアを利用する部分の処理態様、第６図
は構造化文書作成の一実施例、第７図はその構造化文書
処理の一実施例フロー、第８図は構造文書作成の一実施
例、第９図はその構造文書処理の一実施例フロー、第１
０図は構造文書作成の他の実施例、第１１図は第８図の
構造文書印刷図、第１２図は第１０図の構造文書印刷図
を示している。 図中の符号１は文書、１−１は個別文書、２は文書ファ
イル、３ば文書処理ソフトウェア群、４は構造文書定義
、５ば文書処理機能部、５−１は定型化文書探索処理機
能、５−１１は定型化文書リンク情報解読部、５−１２
は定型化文書指示部。 ６は構造文書、７は文書保持機能部、１０は構造化文書
処理システム、１１は構造化文書ファイルを表す。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １つまたは複数種類の文書について当該文書の内容を夫
   々文書ファイル（２）上に格納すると共に、上記夫々の
   文書に対する処理を行う文書処理ソフトウェア群（３）
   を有する文書処理システムにおいて、 上記文書処理ソフトウェア群（３）として、日本語文書
   処理機構（３−１）を含む複数の文書処理ソフトウェア
   （３−ｉ）が用いられると共に、 当該文書処理ソフトウェア（３−ｉ）によって作成され
   た文書が夫々上記文書ファイル（２）上に格納されて利
   用されるよう構成されてなり、 かつ上記文書処理ソフトウェア群（３）の少なくとも１
   つを利用しつつ定型化文書が含まれた個別文書（１−ｉ
   ）を作成する処理を含む個別文書処理を実行する文書処
   理機能部（５）をそなえると共に、上記夫々の個別文書
   に対応して、当該個別文書における階層構造に対応した
   論理構造を構造体として記述した構造文書を保持する構
   造化文書ファイル（１１）をそなえ、 上記構造文書が上記定型化文書を含めた個別文書（１−
   ｉ）を保持する文書ファイル（２）とリンクするリンク
   情報を記述されて、上記構造文書（６−ｉ）と上記個別
   文書（１−ｉ）とが関連づけられて保持されてなり、 上記文書処理機能部（５）が、上記定型化文書を探索す
   る定型化文書探索処理機能（５−１）をそなえ、当該定
   型化文書探索処理機能（５−１）が定型化文書リンク情
   報を解読して上記定型化文書を指示し、上記構造文書作
   成の際、当該定型化文書が上記構造文書（６−ｉ）の所
   定位置に書き込まれるようにした ことを特徴とする構造化文書処理システムにおける定型
   化文書の有効利用処理方式。