JPH04199443A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） この発明は、たとえば画像情報の登録あるいは検索を行
う画像情報記憶検索装置などの電子ファイリング装置に
関する。

（従来の技術） 近年、多量に発生する文書などの画像情報をスキャナ（
２次元走査装置）によって読み取り、この読み取った画
像情報を光ディスクに記憶するとともに、この記憶され
ている任意の画像情報を検索して読み出し、それを出力
装置、たとえばＣＲＴデイスプレィで目視し得る状態に
出力する電子ファイリング装置が実用化されている。

このような装置では、文書などの複数ページ分の画像情
報を書類単位で管理するようになっている。

さて、画像情報を書類単位で管理する電子ファイリング
装置には、その文書管理体系を４階層、たとえばキャビ
ネット、バインダ、書類、ページとし、キャビネットを
光ディスクの片面に対応づけるようにしているものがあ
る。

また、機密コードを設定できるようにして、登録した書
類の機密を保護したり、バインダ内の書類の内容が変更
されるのを防止することが可能なものも開発されている
。

この種の機密コードには、たとえばバインダに付ける機
密コードとキャビネットに付ける機密コードとがあり、
バインダに付ける機密コードはさらに検索機密コードと
生成機密コードとに分けられる。バインダに付ける機密
コードのうち、検索機密コードとは、この機密コードを
知らない人にはバインダ内の書類を検索できないように
するためのもの、つまりファイリング処理の「検索」に
対する機密コードであり、生成機密コードとは、この機
密コードを知らない人はバインダ内に書類を登録したり
、すてに登録されている書類の内容を変更できないよう
にするためのもの、つまりファイリング処理の「登録」
、「追加」、「タイトル修正・追加」、「削除ｊなどに
対する機密コードである。また、キャビネットの機密コ
ードは、キャビネット内のすべてのバインダに対して使
えるマスクキーに相当するものである。

しかしながら、上記した電子ファイリング装置の場合、
機密コードを設定できる最小単位がバインダ単位とされ
ているため、機密コードを設定したバインダには機密の
保護が不要な書類を登録できない、機密コードを設定し
たバインダ内の書類のすべてはその機密コードでしか管
理できないという欠点かあった。

（発明か解決しようとする課題） 上記したように、従来においては、機密コードを設定し
たバインダには機密の保護が不要な書類を登録できない
、機密コードを設定したバインダ内の書類はその機密コ
ードでしか管理できないという欠点があった。

そこで、この発明は、機密を保護する必要のある書類を
書類単位で管理することが可能な電子ファイリング装置
を提供することを目的としている。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段） 上記の目的を達成するために、この発明の電子ファイリ
ング装置にあっては、画像データを書類単位で記憶する
記憶手段と、この記憶手段に記憶される書類に機密コー
ドを付加する付加手段と、この付加手段で付加された機
密コードによりその書類を管理する管理手段とから構成
されている。

（作用） この発明は、上記した手段により、書類単位で機密コー
ドを設定できるようにしているため、バインダ内で書類
単位での機密の管理か可能となるものである。

（実施例） 以下、この発明の一実施例について図面を参照して説明
する。

第３図は、この発明の電子ファイリング装置を示すもの
である。

すなわち、電子ファイリング装置は、メモリモジュール
１０、制御モジュール１１、画像処理モジュール３０、
通信制御モジュール３１、スキャナ２０、光デイスク装
置２２、キーボード２３、ＣＲＴデイスプレィ２４、プ
リンタ２５、磁気ディスク装置２７，２８、マウス２９
、システムバス４〕、および画像バス４２によって構成
されている。

制御モジュール１１は、画像データ（画像情報）の記憶
、検索１編集処理などのための各種の制御を行うＣＰＵ
１２、および上記光デイスク装置２２や磁気ディスク装
置２７．２８と上記ＣＰＵ１２などとを接続するための
インターフェース回路１７などから構成されている。

ＣＰＵ１２には、上記キーボード２３およびマウス２９
が接続されている。

メモリモジュール１０は、画像データの記憶。

検索などのための各種の制御プログラムおよび管理デー
タを記憶するメインメモリ１３、Ａ４サイズの原稿（文
書）数ページ分の画像データに対応する記憶容量を有す
る画像メモリとしてのページメモリ１４、および表示用
インターフェースとしての表示メモリ１５と表示制御部
１６などから構成されている。

ページメモリ１４の一部には、バッファメモリ領域１４
ａが設けられている。このバッファメモリ領域１４ａは
図示しないカウンタによって書き込み、読み出しが制御
されるようになっている。

ページメモリ１４は、たとえば光ディスク１９に記憶す
る画像データや光ディスク１９から読み出された画像デ
ータを一時的に記憶するためのメモリである。

表示メモリ１５は、ＣＲＴデイスプレィ２４によって表
示される画像データを一時的に記憶するためのものであ
る。この表示メモリ１５には、ＣＲＴデイスプレィ２４
上の表示ウィンドウにおけるウィンドウに実際に表示さ
れる画像データ、つまりページメモリ１４の画像データ
に対して、拡大、縮小１回転、挿入または白黒反転など
の施された画像データが記憶されるものである。

表示制御部１６は、ＣＲＴデイスプレィ２４の表示処理
にかかる制御などを行うものである。

画像処理モジュール３０は、画像データの拡大。

縮小処理を施す拡大縮小回路３４、画像データを縦横変
換することによって回転処理を行う縦横変換回路３５、
画像データの圧縮（冗長度を少なくする）を行う符号化
処理や伸長（少なくされた冗長度をもとに戻す）を行う
復号化処理を施す圧縮伸長回路（ＣＯＤＥＣ）３６、ス
キャナ２０用のスキャナインターフェース３７、プリン
タ２５用のプリンタインターフェース３８、および上記
拡大縮小回路３４並びに縦横変換回路３５と上記Ｃ０Ｄ
ＥＣ３６，スキャナインターフェース３７゜プリンタイ
ンターフェース３８とを接続する内部ハス３９などによ
って構成されている。

通信制御モジュール３］は、たとえばＬＡＮに接続され
るＢＣＰ（Ｂｕｓ　　Ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔ　ｉｏｎ　
　Ｐｒｏｃｅｓｓｏｒ）などの通信インターフェース４
４によって構成されている。

なお、通信制御モジュール３１としては、ＦＣＰ　（フ
ァクシミリ接続機構）やパーソナルコンピュータなどの
外部機器とインターフェース（ＲＳ−２３２Ｃ，ＧＰＩ
Ｂ、５Ｃ３Ｉ）を介して接続されるＵＰＣ（ユニバーサ
ル・コミュニケーション・プロセッサ）が設けられたも
のであっても良い。

システムバス４１は制御信号用のバスであり、制御モジ
ュール１１とメモリモジュール１０１画像処理モジュー
ル３０１通信制御モジュール３１とを接続するものであ
る。

画像バス４２は画像データ用のバスであり、メモリモジ
ュール１０と画像処理モジュール３０゜通信制御モジュ
ール３１とを接続するものである。

スキャナ２０はたとえば２次元走査装置で、原稿上をレ
ーザビーム光で２次元走査することにより、原稿上の画
像データに応じた電気信号を得るものである。

光デイスク装置２２は、スキャナ２０て読み取られた画
像データあるいは上記磁気ディスク装置２８を介してフ
ロッピーディスク２８ａより読み取られたコードデータ
などを光ディスク１９に順次記憶するものである。また
、キーボード２３などによって指定される検索情報ある
いは画像サイズ、画像方向、ページ数などの表示属性情
報に対応した画像データを光ディスク１９から検索する
ものである。

キーボード２３は、光ディスク１９に記憶するコードデ
ータおよびイメージデータからなる画像データに対応す
る固有の検索情報、および記憶。

検索１編集処理などの各種の動作指令などを入力するも
のである。

マウス２９は、たとえばＣＲＴデイスプレィ２４上の表
示ウィンドウ上に表示されるカーソル（図示しない）を
上下、左右方向に任意に移動させ、所望の位置で指示を
与えることにより、そのカーソルが位置している表示の
内容（種々のモードや画像編集のための領域指定または
アイコンなど）を選択または指示するものである。

ＣＲＴデイスプレィ２４は、たとえば陰極線管表示装置
であり、スキャナ２０で読み取られた画像データ、また
は磁気ディスク装置２８を介して読み出されたコードデ
ータ、あるいは光デイスク装置２２を介して読み出され
たコードデータや画像データなどを表示するものである
。このＣＲＴデイスプレィ２４は、画像データを表示す
る表示領域に、最大、４つのウィンドウを用いて４つの
画像データを同時に表示することができるマルチウィン
ドウ形表示装置となっている。この各ウィンドウに表示
された画像データは、それぞれ独立して拡大、縮小１回
転、スクロールなどの編集が行えるようになっている。

プリンタ２５は、スキャナ２０で読み取られた画像デー
タ、またはフロッピーディスク２８ａから読み出された
コードデータ、光ディスク１９から読み出されたフード
データおよび画像データ、ＣＲＴデイスプレィ２４で表
示されている画像データなどをプリントアウト（印刷）
する、つまりハードコピーとして出力するものである。

磁気ディスク装置２７は、ハードディスク装置であり、
この磁気ディスク装置２７に装着された磁気ディスク２
７ａには各種の制御プログラムが記憶されるとともに、
キーボード２３から入力された検索情報と、この検索情
報に対応する１件分のコードデータ、画像データが記憶
される光ディスツユ９上の記憶アドレス、データサイズ
、コードデータか画像データかを識別するフラグ、そし
て画像サイズや画像方向１回転角度などの表示属性情報
、および機密コードなどからなる検索・表示データ（管
理データ）がデータベース（ＤＢ）として記憶されてい
る。この検索・表示データは、先ディスク１９の装着時
にその光ディスク１９から読み取られて記憶されるもの
である。

二こで、上記記憶アドレスは論理アドレスであり、アク
セス時にはここから物理トラックアドレスおよび物理セ
クタアドレスが算出されるようになっている。

磁気ディスク装置２８は、たとえば５．２５インチのフ
ロッピーディスク装置であり、図示しないワードプロセ
ッサで作成されたテキストファイル（文書）や図示しな
いパーソナルコンピュータで作成されたＣＡＤ図面ファ
イル、およびワークシートファイル（図面データ）など
のコートデータファイルをフロッピーディスク２８ａか
ら読み取るためのものである。

上記フロッピーディスク２８ａとしては、種々のＯＳ（
オペレーション　システム）に対応したものが設定され
る。

第４図は、この実施例における文書管理体系を示すもの
である。

すなわち、キャビネット、バインダ、書類、ページの４
階層を持ち、キャビネットは光ディスク１９の片面に対
応づけられている。

キャビネットの中には、最大、８個のノ）インダが定義
でき、バインダ内には最大、３０．０００件までの書類
を登録することができる。この書類ごとにタイトルを持
ち、その構造はバインダ単位で定義されている。

上記書類はファイルの基本単位で、タイトルのほかに、
日付、注釈（書類の説明文）や機密コードを付加するこ
とができる。また、書類は、最大、４０９５ページまで
のページ（画像データ）で構成される。

このような管理体系は、紙ファイルとの整合性を考慮し
たものであり、ページは紙ファイル（原稿）１枚に対応
することになる。すなわち、上記ページが、紙ファイル
１枚の画像データ、フロッピーディスク１枚のデータ（
ボリューム−括データ）、一つのファイルデータ、ある
いは上記３種類のものがマージされたデータのいずれか
となる。

この結果、たとえば１つの書類内に、１ページ目として
、所定のプログラムのソースファイル（コードデータ）
、２ページ目としてワードプロセッサで作成されたプロ
グラム仕様書（コートデータ）、３ページ目として処理
の結果（イメージデータ）というように、従来では全く
別々に管理せざるを得なかったものを、きわめて要領よ
く管理することができる。

第５図は、上記検索・表示データにおけるデータ領域の
概要を示すものである。

本実施例の場合、書類ごとに、タイトル領域。

日付領域、注釈領域などに加えて、たとえば１６バイト
の機密コード領域が設けられている。この機密コード領
域は、書類の機密を保護する必要がある場合に、上記キ
ーボード２３により設定される、たとえば英数字、カタ
カナ、特殊記号などからなる機密コードを記述するため
のものである。

しかして、バインダの機密コードを設定することなく、
書類の機密コードを設定した場合には書類単位で機密の
管理を行うことができる。

次に、上記した構成における動作について説明する。

第１図は、登録処理かオペレータによって選択された場
合の動作例を示すものである。

たとえば今、オペレータによって書類登録処理が指定さ
れたとする。すなわち、ＣＲＴデイスプレィ２４に、「
１：検索」、「２：登録」、「３：削除」、「４：修正
」、「５：メンテナンス」などの情報が表示されている
状態において、キーボード２３またはマウス２９により
「２：登録」が選択されたとする。

すると、まず、機密コード（生成機密コード）を入力す
るための画面がＣＲＴデイスプレィ２４上に表示される
。この表示に対して、機密コードを設定する必要がある
場合、つまり登録しようとする書類の機密を保護する必
要などがある場合には、キーボード２３より機密コード
が入力される。

入力された機密コードは、その正当性がチエツクされる
。そして、すでに登録されている他の書類の機密コード
との重複がないかなどが判断される。この場合、光ディ
スク１９の装填により検索・表示データが読み出され、
磁気ディスク２７ａに書き込まれる。また、この検索・
表示データはバインダのオープンにより磁気ディスク２
７ｇがらメインメモリ１３に送られる。そして、キーボ
ード２３より入力された機密コードとメインメモリ１３
内に記憶された書類の機密コードとがＣＰＵ１２によっ
て比較されることにより、機密コードのチエツクが行わ
れる。

この後、書類の登録作業が実行される。すなわち、まず
、登録すべき書類についての、タイトルと検索キーとを
入力するためのタイトル登録表（登録条件入力表）がＣ
ＲＴデイスプレィ２４上に表示される。この登録条件入
力表には、登録先のキャビネット名とバインダ名とを表
示する欄や、タイトルキーリストが表示されるようにな
っており、登録する書類についてのタイトルを該当する
タイトルキーの横にそれぞれ入力することができる。

さらに、タイトル登録表示該当書類のタイトルを入力し
、１書類を構成する複数の原稿をスキャナ２０にセット
した後、「登録実行」というファンクションキーが押し
下げられると、スキャナ２０による画像データの読み込
みが開始される。

こうして、読み込まれた画像データは、この画像データ
を格納すべき光ディスク１つ上の論理アドレスにしたが
って、光デイスク１９上の所定の場所に書き込まれる。

また、この画像データに対する検索情報および書類タイ
トルなどは、データベースを構成する検索・表示データ
として磁気ディスク装Ｗ２７に送られ、最終的には光デ
ィスク１９に記憶される。

このようにして、第２ページ目以降の画像データが同様
にして登録される。そして、最終ページ目の画像データ
、たとえばスキャナ２０にセットしである最後の原稿に
対応する画像データなどを光ディスク１９に書き込んだ
ときに登録処理は終了される。

第２図は、検索表示処理がオペレータによって選択され
た場合の動作例を示すものである。

たとえば今、オペレータによって、ＣＲＴデイスプレィ
２４に表示されている「１：検索」という情報が選択さ
れたとする。

すると、どの書類を検索するかの問い合わせが行われる
。すなわち、光デイスク１９内に定義されているバイン
ダ名が読み出され、ＣＲＴデイスプレィ２４にその一覧
表が表示される。この表示に対して、オペレータがキー
ボード２３あるいはマウス２９を使用して、バインダ番
号を指示すると、このバインダの書類タイトル構造が求
められ、登録されている書類のタイトルがＣＲＴデイス
プレィ２４に表示される。

さて、オペレータが目的の書類を選択し、検索開始を指
示すると、機密コード（検索機密コード）が必要な場合
にはその入力が催促される。そして、入力された機密コ
ードが一致する場合にのみ、動作が開始（実行）される
。すなわち、上記した登録の場合と同様にして機密コー
ドのチエツクが行われ、選択した書類の機密コードと一
致すると、その書類が光ディスク１９より読み出されて
ＣＲＴデイスプレィ２４上に表示される。

なお、削除の場合も、上記の検索時と同様の処理により
行われる。

上記したように、書類単位で機密コードを設定できるよ
うにしている。

すなわち、バインダの機密コードを設定せず、バインダ
内の書類単位で機密コードを設定するようにしている。

これにより、書類単位での機密の管理が可能となる。し
たがって、機密の保護の必要な書類と機密の保護か不要
な書類とを同じノくインダ内に登録したり、同一バイン
ダ内の各書類を異なる機密コードにより管理が行い得る
ものである。

なお、この発明は上記実施例に限定されるものではなく
、発明の要旨を変えない範囲において、種々変形実施可
能なことは勿論である。

［発明の効果コ 以上、詳述したようにこの発明によれば、機密コードを
書類単位で設定できるようになるため、機密を保護する
必要のある書類を書類単位で管理することが可能な電子
ファイリング装置を提供できる。

【図面の簡単な説明】

図面はこの発明の一実施例を示すもので、第１図は登録
動作にかかる処理の流れを説明するために示すフローチ
ャート、第２図は検索表示動作にかかる処理の流れを説
明するために示すフローチャート、第３図は全体の構成
を概略的に示す電子ファイリング装置のブロック図、第
４図は文書管理に関する概念を示す図、第５図は検索・
表示データにおけるデータ領域の概要を説明するために
示す図である。 １０・・・メモリモジュール、１１・・・制御モジュー
ル、１２・・・ＣＰＵ、１３・・・メインメモリ、１４
・・・ページメモリ、１９・・光ディスク、２０・・・
スキャナ、２２・・・光デイスク装置、２３・・・キー
ボード、２４・・・ＣＲＴデイスプレィ、２７．２８・
・・磁気ディスク装置、２７ａ・・磁気ディスク、２８
ａ・・フロッピーディスク、２つ・・・マウス。 出願人代理人　弁理士　鈴江武彦 第２図 ；− 第３図 第４図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 画像データを書類単位で記憶する記憶手段と、この記憶
   手段に記憶される書類に機密コードを付加する付加手段
   と、 この付加手段で付加された機密コードによりその書類を
   管理する管理手段と を具備したことを特徴とする電子ファイリング装置。