JPH04238535A - 操作マニュアル作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本願各発明は操作マニュアル作成
装置に関し、詳細には、機器の機能を実行するのに必要
な操作マニュアルをオペレータの要求に応じて編集・作
成して出力する操作マニュアル作成装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】情報処理装置やワードプロセッサ等のＯ
Ａ機器やファクシミリメール装置等の通信機器等におい
てはその機能の高度化に伴って操作内容が複雑となり、
機器の有する機能を十分に利用するにはその機器に対す
る詳細な知識が要求される。そのため、従来より機器に
は詳細な操作マニュアルが添付されており、オペレータ
は該操作マニュアルを参照しながら機器の操作を行なっ
ている。

【０００３】ところが、機器の機能が高度化するにした
がって操作マニュアルも詳細で、分厚いものとなり、操
作マニュアルを十分に活用することが困難となってきて
いる。そこで、従来、機器自体にいわゆるヘルプ機能を
持たせ、機器の操作が分からなくなった時点で、ヘルプ
キー等を投入することにより、キーの持っている意味や
オペレータの要求にあった情報をディスプレイ等に表示
することが行なわれている。このような従来のヘルプ機
能においては、機器の操作状態のいかんにかかわらず、
ヘルプキーが投入されると、あらかじめ作成されている
ヘルプ情報をディスプレイ等に表示している。ところが
、このようなあらかじめ用意されたヘルプ情報を単にデ
ィスプレイに表示するだけでは、オペレータの習熟度や
操作の段階に適したヘルプ情報を提供することが出来な
い。

【０００４】そこで、従来、例えば、特開昭６１−２４
３５１８号公報に記載されているように、利用者の入力
履歴情報および応用システムからの出力情報を解析して
、ヘルプ項目を絞り込んでヘルプ項目表として表示し、
利用者が知りたい項目を数個、順次選択すると、この利
用者の選択により利用者の知りたい項目に最も適したヘ
ルプ情報を検索して表示する。このヘルプ情報は利用者
の要求するであろうヘルプ項目毎にあらかじめ作成され
て記憶部に格納されており、利用者が選択したヘルプ項
目に該当するヘルプ情報がない場合にはヘルプ項目の選
択の範囲を適宜広げ、表示するヘルプ情報を決定する。 また、特開昭６２−２６２１２０号公報に記載されてい
るように、同一操作者や同一グループに属する操作者が
一定回数操作を行なったとき、あるいは、操作者がある
ガイダンス情報を不要であると指示したとき、次回の操
作過程において、このガイダンス情報の表示を禁止する
ことにより、操作者の習熟度に対応して適切かつ必要な
ガイダンス情報だけを表示するものが提案されている。 この場合のガイダンス情報も操作者の習熟度等を想定し
てあらかじめ用意されたものであり、この複数のガイダ
ンス情報から適宜選択して表示する。

【０００５】さらに、特開昭６３−６６６２３号公報に
記載されているように、利用者の個人データおよび操作
履歴に関するデータと、端末装置の設置環境および操作
履歴に関するデータと、から利用者が欲していると思わ
れるサービスに最短時間で到達できる操作方法を検出し
て表示部を介して利用者に提供し、個人個人の習熟度に
対応したヘルプ情報を提供するものが提案されている。

【０００６】この場合のヘルプ情報も、利用者の習熟度
を想定してあらかじめ用意されたものであり、この複数
のヘルプ情報から適宜選択して出力する。また、従来、
特願平１−２８０８２１号公報に記載されているように
、応用プログラムの操作の各々に関する一連の操作手順
列を記憶する手段と、ガイドヘルプ情報を状態と操作の
各単位毎のガイドヘルプメッセージの集合として記憶す
る手段と、利用者・応用プログラムからのガイド要求を
識別する手段と、ガイド要求時に応用プログラムの状態
と操作手順列から、掲記質問の要求操作を完了するため
に、要求時の状態から操作終了までの一連の操作手順列
を作成する手段と、上記ガイドヘルプ情報から掲記の一
連の操作手順列の各々に対応するメッセージを検索する
手段と、同手段により検索されたガイドヘルプ情報を合
成して表示出力する手段と、を設け、ガイド要求内容（
質問）と応用プログラムの状態及び状態フローをあらか
じめ記憶してある状態フロー表により、ガイド要求時点
の状態から目的の処理を行なうまでの操作手順状態列を
作成し、次に操作手順状態列の各々に対するガイダンス
メッセージを検索し、最後にそれを手順と同じ順序にし
たがって合成して表示出力するものが提案されている。 この場合のガイドヘルプ情報は、状態と操作の各単位毎
のガイドヘルプメッセージの集合として合成されるが、
各単位毎のガイドヘルプメッセージを応用プログラムに
合わせて自由に編集するものではなく、あらかじめ設定
された手順列にしたがって合成している。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来のヘルプ機能、特に、特開昭６１−２４３５１
８号公報、特開昭６２−２６２１２０号公報及び特開昭
６３−６６６２３号公報に記載されたヘルプ機能にあっ
ては、個人の習熟度等に対応したヘルプ情報等を出力す
るとしてもそれらのヘルプ情報はあらかじめ作成されて
記憶部等に格納されており、これらの複数のヘルプ情報
から個人の習熟度等に応じて適宜選択して出力していた
ため、広範な要求に十分対応することができないだけで
なく、広範な要求に対応しようとすればするほどヘルプ
情報を記憶するために大きな容量の記憶部を必要とし、
コストが高くなるという問題があった。

【０００８】また、特願平１−２８０８２１号公報に記
載されているヘルプ機能にあっては、利用者が操作に困
った時点から目的の処理を行なうための具体的な操作手
順に関するガイドを検索、表示するために、ガイド情報
を状態と操作の各単位毎のガイドヘルプメッセージの集
合として合成しているが、ガイド情報を各単位毎のヘル
プメッセージを自由に組み合わせて合成しているもので
ないため、この従来例においても、広範な要求に十分対
応するものではなく、広範な要求に対応しようとすると
、大容量の記憶部を必要とし、コストが高くなるという
問題があった。

【０００９】さらに、従来のヘルプ機能にあっては、い
ずれも機器に添付されている操作マニュアルの補助的機
能として位置付けされ、操作マニュアルをある程度熟読
していることが前提とされていたため、全くの初心者が
機器を操作する場合や機器に添付の操作マニュアルを紛
失した場合には、十分なヘルプ機能を発揮せず、機器を
十分利用することができないという問題があった。

【００１０】特に、機器の機能の高度化と多様化に伴っ
てその操作方法も複雑化し、機器に添付される操作マニ
ュアルも分厚く、かつ、複雑なものとなってきている今
日、このような操作マニュアルを熟読して操作方法をマ
スターすることは困難になっている。そこでは、従来の
ヘルプ機能とは異なり、機器に添付されている操作マニ
ュアルを読まなくても十分に機器を利用することのでき
るマンマシンインターフェースの向上が要望されている
。

【００１１】そこで、本願出願人は、先に、操作マニュ
アル作成に必要なデータの入力とともに操作マニュアル
要求があると、機器の機能を実現するために実行される
べき処理ステップでの操作を処理ステップ毎の操作内容
の説明データを自由に組合せて操作マニュアルを作成し
て出力する操作マニュアル作成装置を提案している（特
願平２−１６３６５号）。したがって、操作マニュアル
作成用のデータの記憶容量を削減しつつ、オペレータの
要求する操作マニュアルを適切に編集・作成して提供す
ることができる。

【００１２】ところが、機器の種類が増加したり、機器
の機能が高度化、多様化すると、上記操作マニュアル作
成装置においても、操作内容の説明データの記憶量が増
加し、操作マニュアル作成時に説明データの検索時間が
かかり、操作マニュアル作成の処理時間が遅くなる。ま
た、さらに説明データが増加すると、メモリを増設した
り、操作マニュアル作成装置が通信機器に適用された場
合には、通信用のチャネルを増加したり、別に操作マニ
ュアル作成装置を設置する必要が生じる。そこでは、操
作マニュアル作成用の説明データの効率的な管理が要望
されている。

【００１３】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
所定の操作が行なわれることにより実行される処理ステ
ップが複数組み合わされることにより複数の機能を実現
する機器の操作マニュアル作成装置であって、上記機器
への操作が行なわれると該操作内容を操作データとして
取り込む入力手段と、入力手段の取り込んだデータのう
ち操作マニュアルを作成するのに必要なデータを取り出
して記憶するデータ記憶手段と、上記各処理ステップ毎
に要求される操作内容の説明データを記憶するインスト
ラクト情報記憶手段と、データ記憶手段に記憶されたデ
ータを解析してインストラクト情報記憶手段に記憶され
た各処理ステップでの操作内容の説明データを組み合わ
せ目的とする機能の実現に必要な操作マニュアルを編集
・作成する編集制御手段と、インストラクト情報記憶手
段の記憶する操作内容の説明データのうち利用頻度の低
い説明データを記憶する外部記憶手段と、インストラク
ト情報記憶手段の記憶する操作内容の説明データの所定
期間内の利用頻度を各説明データ毎に検出する利用頻度
検出手段と、利用頻度検出手段の検出した各説明データ
毎の利用頻度を記憶する利用頻度記憶手段と、利用頻度
記憶手段の記憶する各説明データ毎の利用頻度を検索し
て所定の利用頻度以下の説明データを外部記憶手段に転
送して記憶させるとともにインストラクト情報記憶手段
から該説明データを削除する説明データ管理手段と、編
集制御手段で作成した操作マニュアルを所定の表現形態
で出力する出力手段と、を、備えたことを特徴とし、請
求項２記載の発明は、所定の操作が行なわれることによ
り実行される処理ステップが複数組み合わされることに
より複数の機能を実現する機器の操作マニュアル作成装
置であって、上記機器への操作が行なわれると該操作内
容を操作データとして取り込む入力手段と、入力手段の
取り込んだデータのうち操作マニュアルを作成するのに
必要なデータを取り出して記憶するデータ記憶手段と、
上記各処理ステップ毎に要求される操作内容の説明デー
タを記憶するインストラクト情報記憶手段と、機器の有
する各機能を実現させるためにあらかじめ入力操作され
た各種システム情報を記憶するシステム情報記憶手段と
、データ記憶手段に記憶されたデータを解析してインス
トラクト情報記憶手段に記憶された各処理ステップでの
操作内容の説明データを組み合わせるとともにシステム
情報記憶手段に記憶されたシステム情報を組み込んで目
的とする機能の実現に必要な操作マニュアルを編集・作
成する編集制御手段と、インストラクト情報記憶手段の
記憶する操作内容の説明データのうち利用頻度の低い説
明データを記憶する外部記憶手段と、インストラクト情
報記憶手段の記憶する操作内容の説明データの所定期間
内の利用頻度を各説明データ毎に検出する利用頻度検出
手段と、利用頻度検出手段の検出した各説明データ毎の
利用頻度を記憶する利用頻度記憶手段と、利用頻度記憶
手段の記憶する各説明データ毎の利用頻度を検索して所
定の利用頻度以下の説明データを外部記憶手段に転送し
て記憶させるとともにインストラクト情報記憶手段から
該説明データを削除する説明データ管理手段と、編集制
御手段で作成した操作マニュアルを所定の表現形態で出
力する出力手段と、を、備えたことを特徴とし、請求項
３記載の発明は、通信端末で所定の操作が行なわれると
、該操作内容に対応する操作データを該通信端末から受
信し、該操作データに応じて複数の処理ステップを組み
合わせて実行して複数の機能を実現する通信機能を備え
た機器の操作マニュアル作成装置であって、上記通信端
末からの操作データを受信する受信制御手段と、受信制
御手段の受信したデータのうち操作マニュアルを作成す
るのに必要なデータを取り出して記憶するデータ記憶手
段と、上記各処理ステップ毎に要求される操作内容の説
明データを記憶するインストラクト情報記憶手段と、デ
ータ記憶手段に記憶されたデータを解析してインストラ
クト情報記憶手段に記憶された各処理ステップでの操作
内容の説明データを組み合わせて目的とする機能の実現
に必要な操作マニュアルを編集・作成する編集制御手段
と、インストラクト情報記憶手段の記憶する操作内容の
説明データのうち利用頻度の低い説明データを記憶する
外部記憶手段と、インストラクト情報記憶手段の記憶す
る操作内容の説明データの所定期間内の利用頻度を各説
明データ毎に検出する利用頻度検出手段と、利用頻度検
出手段の検出した各説明データ毎の利用頻度を記憶する
利用頻度記憶手段と、利用頻度記憶手段の記憶する各説
明データ毎の利用頻度を検索して所定の利用頻度以下の
説明データを外部記憶手段に転送して記憶させるととも
にインストラクト情報記憶手段から該説明データを削除
する説明データ管理手段と、編集制御手段で作成した操
作マニュアルを通信端末の要求に応じて通信端末に送信
する送信制御手段と、を、備えたことを特徴とし、請求
項４記載の発明は、通信端末で所定の操作が行なわれる
と、該操作内容に対応する操作データを該通信端末から
受信し、該操作データに応じて複数の処理ステップを組
み合わせて実行して複数の機能を実現する通信機能を備
えた機器の操作マニュアル作成装置であって、上記通信
端末からの操作データを受信する受信制御手段と、受信
制御手段の受信したデータのうち操作マニュアルを作成
するのに必要なデータを取り出して記憶するデータ記憶
手段と、上記各処理ステップ毎に要求される操作内容の
説明データを記憶するインストラクト情報記憶手段と、
機器の有する各機能を実現させるためにあらかじめ入力
操作された各種システム情報を記憶するシステム情報記
憶手段と、データ記憶手段に記憶されたデータを解析し
てインストラクト情報記憶手段に記憶された各処理ステ
ップでの操作内容の説明データを組み合わせるとともに
システム情報記憶手段に記憶されたシステム情報を組み
込んで目的とする機能の実現に必要な操作マニュアルを
編集・作成する編集制御手段と、インストラクト情報記
憶手段の記憶する操作内容の説明データのうち利用頻度
の低い説明データを記憶する外部記憶手段と、インスト
ラクト情報記憶手段の記憶する操作内容の説明データの
所定期間内の利用頻度を各説明データ毎に検出する利用
頻度検出手段と、利用頻度検出手段の検出した各説明デ
ータ毎の利用頻度を記憶する利用頻度記憶手段と、利用
頻度記憶手段の記憶する各説明データ毎の利用頻度を検
索して所定の利用頻度以下の説明データを外部記憶手段
に転送して記憶させるとともにインストラクト情報記憶
手段から該説明データを削除する説明データ管理手段と
、編集制御手段で作成した操作マニュアルを通信端末の
要求に応じて通信端末に送信する送信制御手段と、を、
備えたことを特徴とし、請求項５記載の発明は、請求項
１、請求項２、請求項３または請求項４において、前記
機器がファクシミリメール装置であることを特徴とし、
請求項６記載の発明は、前記請求項３または請求項４に
おいて、前記機器が通信機能を備えた機器であって、前
記受信制御手段が、ＯＭＲデータを解析するＯＭＲ処理
手段を備えたことを特徴とし、請求項７記載の発明は、
前記請求項６において、前記機器がファクシミリメール
装置であることを特徴としている。

【００１４】

【作用】請求項１記載の発明では、複数の処理ステップ
を組み合わせて種々の機能を実現する機器の各処理ステ
ップ毎にその処理ステップで必要な操作内容の説明デー
タをインストラクト情報記憶手段に記憶し、機器に入力
されるデータからオペレータの要求する機能を判断し、
編集制御手段で、その機能を実現するために実行される
べき処理ステップでの操作を処理ステップ毎の操作内容
の説明データを自由に組み合わせて操作マニュアルとし
て作成してオペレータに提供する。したがって、説明デ
ータを記憶する記憶部の必要容量を削減し、また、オペ
レータの広範な要求に十分対応することのできる操作マ
ニュアルを提供することができるとともに初心者でも、
また、添付の操作マニュアルがなくても目的とする機器
の機能を実現できるようにすることができる。また、イ
ンストラクト情報記憶手段の記憶する操作内容の説明デ
ータの所定期間内の利用頻度を検索して記憶し、該利用
頻度が所定の利用頻度以下である説明データをインスト
ラクト情報記憶手段から外部記憶装置に転送して記憶し
、インストラクト情報記憶手段から当該説明データを削
除する。したがって、利用頻度の高い説明データのみを
インストラクト情報記憶手段に記憶することができ、説
明データの検索速度を向上させることができる。その結
果、記憶すべき説明データの量が増加しても、インスト
ラクト情報記憶手段の記憶容量を増加することなく、対
応することができるとともに、操作マニュアル作成の処
理速度を向上させることができる。したがって、マンマ
シンインターフェースの向上を図り、機器の機能を十分
活用させることができる。

【００１５】請求項２記載の発明では、機器の機能の実
現に必要な種々のシステム情報があらかじめ入力されて
いるときには、上記請求項１の操作マニュアル作成に際
し、これらのシステム情報を組み込んで操作マニュアル
を作成することにより、操作マニュアルをその内容どお
りに操作することによりシステム情報をも入力操作でき
る内容のものとし、システム情報をオペレータが忘れて
いるか、知らない場合にも操作マニュアルどおりの操作
を行なうことにより、目的とする機器の機能を実現でき
るようにして、マンマシンインターフェースをさらに向
上させ、機器の機能をより一層簡単かつ十分に活用させ
ることができる。また、インストラクト情報記憶手段の
記憶する操作内容の説明データの所定期間内の利用頻度
を検索して記憶し、該利用頻度が所定の利用頻度以下の
説明データをインストラクト情報記憶手段から外部記憶
装置に転送して記憶し、インストラクト情報記憶手段か
ら当該説明データを削除する。したがって、利用頻度の
高い説明データのみをインストラクト情報記憶手段に記
憶することができ、説明データの検索速度を向上させる
ことができる。その結果、記憶すべき説明データの量が
増加しても、インストラクト情報記憶手段の記憶容量を
増加することなく、対応することができるとともに、操
作マニュアル作成の処理速度を向上させることができる
。

【００１６】請求項３記載の発明は、複数の処理ステッ
プを組み合わせて種々の通信サービス（機能）を提供す
る通信機器において、該各処理ステップ毎にその処理ス
テップで必要な通信端末での操作内容の説明データをイ
ンストラクト情報記憶手段に記憶し、通信機器に入力さ
れるデータからオペレータの要求する通信サービスの種
別を判断し、編集制御手段で、その通信サービスを実現
するために実行されるべき各処理ステップでの操作内容
の説明データを自由に組み合わせて操作マニュアルとし
て編集・作成して通信端末に送信する。したがって、説
明データを記憶する記憶部の必要容量を削減し、また、
通信端末のオペレータの広範な要求に十分対応すること
のできる操作マニュアルを提供することができる。その
結果、初心者でも、また、添付の操作マニュアルがなく
ても目的とする通信機器の通信サービスを受け取った操
作マニュアルに従って容易に要求することができ、マン
マシンインターフェースを向上させることができ、通信
機器の機能を十分活用させることができる。また、イン
ストラクト情報記憶手段の記憶する操作内容の説明デー
タの所定期間内の利用頻度を検索して記憶し、該利用頻
度が所定の利用頻度以下の説明データをインストラクト
情報記憶手段から外部記憶装置に転送して記憶し、イン
ストラクト情報記憶手段から当該説明データを削除する
。したがって、利用頻度の高い説明データのみをインス
トラクト情報記憶手段に記憶することができ、説明デー
タの検索速度を向上させることができる。その結果、記
憶すべき説明データの量が増加しても、インストラクト
情報記憶手段の記憶容量を増加することなく、また新た
な通信チャネルを増加したり、操作マニュアル作成装置
を増加することなく、充分対応することができるととも
に、操作マニュアル作成の処理速度を向上させることが
できる。

【００１７】請求項４記載の発明は、通信機能を備えた
機器において通信端末からの操作の問い合わせを受け付
け、機器の機能の実現に必要な種々のシステム情報があ
らかじめ入力されているときには、上記請求項３の操作
マニュアル作成に際し、これらのシステム情報を組み込
んで操作マニュアルを作成することにより、操作マニュ
アルをその内容どおりに操作することによりシステム情
報をも入力操作できる内容のものとし、システム情報を
オペレータが忘れているか、知らない場合にも操作マニ
ュアルどおりの操作を行なうことにより、目的とする通
信機能を備えた機器の機能を実現できるようにして、マ
ンマシンインターフェースをさらに向上させ、通信機能
を備えた機器の機能を通信端末からより一層簡単かつ十
分に活用させることができる。また、また、インストラ
クト情報記憶手段の記憶する操作内容の説明データの所
定期間内の利用頻度を検索して記憶し、該利用頻度が所
定の利用頻度以下の説明データをインストラクト情報記
憶手段から外部記憶装置に転送して記憶し、インストラ
クト情報記憶手段から当該説明データを削除する。した
がって、利用頻度の高い説明データのみをインストラク
ト情報記憶手段に記憶することができ、説明データの検
索速度を向上させることができる。その結果、記憶すべ
き説明データの量が増加しても、インストラクト情報記
憶手段の記憶容量を増加することなく、また新たな通信
チャネルを増加したり、操作マニュアル作成装置を増加
することなく、充分対応することができるとともに、操
作マニュアル作成の処理速度を向上させることができる
。

【００１８】請求項５記載の発明は、ファクシミリメー
ル装置において、ファクシミリ装置自体および通信端末
からの操作の問い合わせを受け付け、オペレータの目的
とするファクシミリ装置自体の機能の実現およびファク
シミリメール装置のサービスを利用するのに必要な操作
の操作マニュアルを作成して該通信端末に送信すること
により、該ファクシミリメール装置の機能をファクシミ
リメール装置自体および通信端末から簡単かつ十分に活
用させることができる。また、インストラクト情報記憶
手段の記憶する操作内容の説明データの所定期間内の利
用頻度を検索して記憶し、該利用頻度が所定の利用頻度
以下の説明データをインストラクト情報記憶手段から外
部記憶装置に転送して記憶し、インストラクト情報記憶
手段から当該説明データを削除する。したがって、利用
頻度の高い説明データのみをインストラクト情報記憶手
段に記憶することができ、説明データの検索速度を向上
させることができる。その結果、記憶すべき説明データ
の量が増加しても、インストラクト情報記憶手段の記憶
容量を増加することなく、また新たな通信チャネルを増
加したり、操作マニュアル作成装置を増加することなく
、充分対応することができるとともに、操作マニュアル
作成の処理速度を向上させることができる。

【００１９】請求項６記載の発明は、通信機能を備えた
機器において、通信端末からのＯＭＲシートによる操作
の問い合わせや通信サービスを受け付け、通信サービス
を提供したり、オペレータの目的とする通信機器の機能
を利用するのに必要な操作マニュアルを作成して該通信
端末に送信することにより、該通信端末からの通信サー
ビス要求や操作の問い合わせをより一層簡単に行なえる
ようにし、マンマシンインターフェースをさらに向上さ
せて、通信機能を備えた機器のサービスを通信端末から
より一層簡単かつ十分に活用させることがきる。また、
インストラクト情報記憶手段の記憶する操作内容の説明
データの所定期間内の利用頻度を検索して記憶し、該利
用頻度が所定の利用頻度以下の説明データをインストラ
クト情報記憶手段から外部記憶装置に転送して記憶し、
インストラクト情報記憶手段から当該説明データを削除
する。したがって、よく利用される説明データのみをイ
ンストラクト情報記憶手段に記憶することができ、説明
データの検索速度を向上させることができる。その結果
、記憶すべき説明データの量が増加しても、インストラ
クト情報記憶手段の記憶容量を増加することなく、また
新たな通信チャネルを増加したり、操作マニュアル作成
装置を増加することなく、充分対応することができると
ともに、操作マニュアル作成の処理速度を向上させるこ
とができる。

【００２０】請求項７記載の発明は、ファクシミリメー
ル装置において、通信端末からのＯＭＲシートによる通
信サービス要求や操作の問い合わせを受け付け、通信サ
ービスを提供したり、オペレータの目的とするファクシ
ミリメール装置のサービスを利用するのに必要な操作マ
ニュアルを作成して該通信端末に送信することにより、
該ファクシミリメール装置への通信サービス要求や操作
の問い合わせをより一層簡単に行なえるようにし、マン
マシンインターフェースをさらに向上させて、ファクシ
ミリメール装置のサービスを通信端末からより一層簡単
かつ十分に活用させることができる。また、インストラ
クト情報記憶手段の記憶する操作内容の説明データの所
定期間内の利用頻度を検索して記憶し、該利用頻度が所
定の利用頻度以下の説明データをインストラクト情報記
憶手段から外部記憶装置に転送して記憶し、インストラ
クト情報記憶手段から当該説明データを削除する。した
がって、利用頻度の高い説明データのみをインストラク
ト情報記憶手段に記憶することができ、説明データの検
索速度を向上させることができる。その結果、記憶すべ
き説明データの量が増加しても、インストラクト情報記
憶手段の記憶容量を増加することなく、また新たな通信
チャネルを増加したり、操作マニュアル作成装置を増加
することなく、充分対応することができるとともに、操
作マニュアル作成の処理速度を向上させることができる
。

【００２１】

【実施例】以下、実施例に基づいて具体的に説明する。 図１、図２は、本願各発明の操作マニュアル作成装置に
適用されるファクシミリメール装置１のブロック図であ
り、ファクシミリメール装置１は、システム制御部２、
ディスク制御部３、４、フロッピィディスク装置５、ハ
ードディスク装置６、７、ホストインターフェース部８
および通信処理部ＦＣＵ１〜ＦＣＵｎ等を備えている。 システム制御部２、ディスク制御部３、４、ホストイン
ターフェース部８および通信処理部ＦＣＵ１〜ＦＣＵｎ
は、システムバス９により接続されている。

【００２２】システム制御部２は、内部メモリあるいは
フロッピィディスク装置５またはハードディスク装置６
、７に格納されているプログラムに従ってファクシミリ
メール装置１の各部を制御、特に、画像データのフロッ
ピィディスク装置５やハードディスク装置６、７への書
き込みおよび読み取り、さらには、各通信処理部ＦＣＵ
１〜ＦＣＵｎの制御等を行ない、ファクシミリメール装
置１としてのシーケンスを実行する。ファクシミリメー
ル装置１は、代行通信機能、一斉同報機能、親展通信機
能、時刻指定送信機能、掲示板サービス機能、私書箱機
能、列信機能等の各種通信サービスを有しており、シス
テム制御部２は、これらの各機能（通信サービス）の実
行、制御を各通信処理部ＦＣＵ１〜ＦＣＵｎを制御して
行う。また、ファクシミリメール装置１のこれらの各機
能を利用するには、ファクシミリメール装置１に接続さ
れた通信端末（例えば、ファクシミリ装置）からファク
シミリメール装置１に対し一定の操作を行なって通信サ
ービス要求を行なう必要があり、本発明では、後述する
ように、この通信サービス要求の操作内容を示した操作
マニュアルを通信端末からファクシミリメール装置１に
要求することができる。

【００２３】ディスク制御部３およびディスク制御部４
は、フロッピィディスク装置５およびハードディスク装
置６、７の駆動制御を行ない、フロッピィディスク装置
５およびハードディスク装置６、７にはファクシミリメ
ール装置としての基本プログラムや各種データ、例えば
、通信端末から送信されてきた電文やホスト装置（後述
する）から送られてきた電文等を蓄積する。フロッピィ
ディスク装置５またはハードディスク装置６、７は、特
に、本願各発明による操作マニュアル作成に必要な操作
内容の説明データのうち、利用頻度の少ない説明データ
を後述する通信処理部ＦＣＵ１〜ＦＣＵｎからの転送を
受けて、蓄積する。

【００２４】ホストインターフェース部８にはホスト装
置、例えば、コンピュータ装置等が接続され、ホストイ
ンターフェース部８は、ホスト装置との間の通信制御を
実行する。このホストインターフェース部８に接続され
るのはコンピュータ装置等のホスト装置に限定されるも
のではなく、例えば、他のファクシミリメール装置等で
あってもよい。また、このホストインターフェース部８
としては、ホスト装置とファクシミリメール装置１とを
直接接続するＤＭＡＣ（ダイレクト・メモリ・アクセス
コントローラ）や回線を介してホスト装置とファクシミ
リメール装置１とを接続する通信制御部等が利用される
。

【００２５】通信処理部ＦＣＵ１〜ＦＣＵｎは、収納回
線の数だけ設けられており、各通信処理部ＦＣＵ１〜Ｆ
ＣＵｎは、その通信処理部ＦＣＵ１について図２に示す
ように、網制御部１１、モデム１２、通信制御部１３、
マニュアル生成バッファ１４、符号化・復号化部１５、
チャネル制御部１６、制御プログラム記憶部１７、ＯＭ
Ｒ処理部１８、データ記憶部１９、蓄積用メモリ２０、
インストラクト情報記憶部２１、システム情報記憶部２
２、編集制御部２３およびバス制御部２４等を備えてい
る。

【００２６】網制御部１１には、回線Ｌ１が接続され、
回線Ｌ１としては、例えば、電話回線が接続される。網
制御部１１は、いわゆるＡＡ−ＮＣＵと称されているも
のであり、自動発・着呼処理等を行なう。モデム１２は
、送信信号の変調を行ない、また、受信信号の復調を行
なう。通信制御部１３は、回線Ｌ１を介して接続された
相手通信端末（例えば、ファクシミリ装置）との間でフ
ァクシミリ制御信号の交換を行ない、ファクシミリ通信
手順を実行する。

【００２７】マニュアル生成バッファ１４には、後述す
る本願各発明の操作マニュアルが展開される。符号化・
復号化部１５は、所定の符号化方式により電文を符号化
し、また、符号化された電文を復号化する。制御プログ
ラム記憶部１７は、通信処理部ＦＣＵ１としての基本プ
ログラムや本願各発明の操作内容の説明データの管理処
理プログラムおよび操作マニュアル生成・出力処理プロ
グラム等を格納しており、チャネル制御部１６は、制御
プログラム記憶部１７のプログラムに従って通信処理部
ＦＣＵ１の各部を制御して通信処理部ＦＣＵ１としての
シーケンスを実行するとともに、本願各発明の説明デー
タの管理処理および操作マニュアル生成・出力処理を実
行する。特に、チャネル制御部１６は、後述するインス
トラクト情報記憶部２１の記憶する操作内容の説明デー
タの利用頻度を所定期間毎に検索し、利用頻度が低い説
明データをインストラクト情報記憶部２１からフロッピ
ィディスク５あるいはハードディスク６、７に転送し、
インストラクト情報記憶部２１から削除するという説明
データ管理処理を行なう。したがって、チャネル制御部
１６は、インストラクト情報記憶部２１の記憶する説明
データの所定期間内の利用頻度を各説明データ毎に検出
する利用頻度検出手段および各説明データの利用頻度を
検索して所定の利用頻度以下の説明データを外部記憶手
段であるフロッピィディスク５あるいはハードディスク
６、７に転送して記憶させ、またインストラクト情報記
憶部２１から当該説明データを削除する説明データ管理
手段を構成している。

【００２８】ＯＭＲ処理部（ＯＭＲ処理手段）１８は、
受信電文がＯＭＲシートの電文であるかどうかの検出、
および受信電文がＯＭＲシートの電文であるとき、該受
信したＯＭＲシートの電文からそのＯＭＲシートに施さ
れているマークおよびマーク位置の検出を行なって、そ
の検出結果を蓄積用メモリ２０に蓄積する。データ記憶
部（データ記憶手段）１９は、回線Ｌ１を介して相手通
信端末から送られてきたデータ（電文やダイヤルトーン
等）のうち操作マニュアルの作成に必要なデータを記憶
し、この操作マニュアルの作成に必要なデータとは、例
えば、操作マニュアル要求コマンド、要求する操作マニ
ュアルの種類（すなわち、相手オペレータがファクシミ
リメール装置１に要求するサービス機能の種類）、相手
オペレータの種別（例えば、相手端末のＩＤやオペレー
タのＩＤ等）、および相手オペレータの習熟度を示すデ
ータ等に関するデータである。特に、データ記憶部１９
は、利用頻度記憶領域を有し、この利用頻度記憶領域に
後述するインストラクト情報記憶部２１の記憶する操作
内容の説明データの利用頻度データを各説明データ毎に
記憶する。 したがって、データ記憶部１９は、インストラクト情報
記憶部２１の記憶する操作内容の説明データの利用頻度
を記憶する利用頻度記憶手段を構成している。

【００２９】蓄積用メモリ２０は、上述のように、ＯＭ
Ｒ処理部１８で検出したＯＭＲシートの電文の検出結果
やＯＭＲシート以外の電文さらにはインストラクト情報
記憶部２１の記憶する操作内容の説明データをフロッピ
ィディスク装置５やハードディスク装置６、７へ転送す
る際に一時的に記憶し、またフロッピィディスク装置５
やハードディスク装置６、７内の電文を通信処理部ＦＣ
Ｕ１を介して送信する際に、一時記憶したり、操作内容
の説明データを通信処理部ＦＣＵ１〜ＦＣＵｎに転送す
る際に、一時記憶する。

【００３０】インストラクト情報記憶部（インストラク
ト情報記憶手段）２１は、ファクシミリメール装置１の
提供する通信サービス（機能）を実現するための複数の
処理ステップ毎に要求される通信端末での操作内容の説
明データを記憶する。すなわち、ファクシミリメール装
置１に通信サービスを要求する場合、図３に示すように
、その処理ステップＰ０　〜Ｐ１１毎に一定の操作が要
求され、インストラクト情報記憶部２１にはこの各処理
ステップＰ０　〜Ｐ１１毎に要求される通信端末での操
作内容を説明する説明データがあらかじめ記憶されてい
る。したがって、インストラクト情報記憶部２１にはフ
ァクシミリメール装置１の各機能を実現するために必要
な処理ステップＰ０〜Ｐ１１毎の説明データのみを格納
しておけばよく、従来のように各機能毎に個人の習熟度
に対応した何種類ものヘルプ情報を記憶しておく必要が
ない。また、このインストラクト情報記憶部２１は、記
憶する各説明データにデータＮｏ．　を付与して記憶し
ており、さらに自己の記憶する説明データのデータ数を
記憶している。インストラクト情報記憶部２１の記憶す
るこのデータ数や各説明データのデータＮｏ．　は、チ
ャネル制御部１６により管理される。

【００３１】システム情報記憶部（システム情報記憶手
段）２２は、ファクシミリメール装置１に回線ＬＩ１　
を介して接続される通信端末からファクシミリメール装
置１の機能（通信サービス）を要求するために必要な所
定のシステム情報を記憶しており、このシステム情報と
しては、例えば、ユーザーＩＤ．ＮＯ．、宛先ＩＤ．Ｎ
Ｏ．および宛先電話番号（Ｔｅｌ．ＮＯ．　）等がある
。

【００３２】編集制御部（編集制御手段）２３は、操作
マニュアルの要求があると、データ記憶部１９に記憶さ
れたデータを解析して相手オペレータの要求しているサ
ービス情報の種類や操作マニュアルの種類（すなわち、
オペレータの目的とするファクシミリメール装置１の機
能）やオペレータの習熟度等を判断し、目的とするファ
クシミリメール装置１の通信サービスを要求するのに必
要な処理ステップＰ０　〜Ｐ１１毎の操作の説明データ
をインストラクト情報記憶部２１から読み出してマニュ
アル生成バッファ１４に操作マニュアルとして編集・作
成する。また、このときシステム情報記憶部２２に当該
通信サービスを要求するのに必要なシステム情報が記憶
されていると、これらのシステム情報を組み込んで操作
マニュアルを作成する。

【００３３】このファクシミリメール装置１は、各通信
処理部ＦＣＵ１〜ＦＣＵｎ毎に回線Ｌ１〜Ｌｎを収納し
ており、この回線Ｌ１〜Ｌｎを介して接続された相手通
信端末との間でファクシミリ通信を行なう。ファクシミ
リメール装置１は、回線Ｌ１〜Ｌｎを介して接続された
相手通信端末から通信サービス要求があると、要求され
た通信サービスのサービスコードを解析してその通信サ
ービスを提供する。 この通信サービス要求はＯＭＲシートにより行なうこと
もできるし、また、トーン信号等により行なうこともで
きる。

【００３４】ファクシミリメール装置１は、相手通信端
末がＯＭＲシートにより通信サービス要求を行なってく
ると、そのＯＭＲ処理部１８によりＯＭＲシートのマー
ク位置を読み取り、その読み取り結果を蓄積用メモリ２
０に展開する。チャネル制御部１６は、この蓄積用メモ
リ２０の内容を解析して通信サービス要求の種別を判断
し、要求された通信サービスを実行する。例えば、要求
のあった通信サービスが時刻指定送信サービスであると
きには、ファクシミリメール装置１は、受信した符号化
された電文を一旦蓄積用メモリ２０に蓄積し、符号化・
復号化部１５で復号化して再度所定の符号化方式で符号
化しなおした後、あるいは、そのままバス制御部２４を
介してフロッピィディスク５あるいはハードディスク６
、７に蓄積する。その後、指定の送信時刻になると、フ
ロッピィディスク５あるいはハードディスク６、７から
電文を読み出し、空いている通信処理部ＦＣＵ１〜ＦＣ
Ｕｎにそのバス制御部２４を介して転送する。通信処理
部ＦＣＵ１〜ＦＣＵｎは、転送されてきた電文を一旦蓄
積用メモリ２０に蓄積し、符号化・復号化部１５で所定
の符号化方式で符号化しなおし、あるいは、そのまま指
定された送信先に送信する。

【００３５】なお、上記網制御部１１、モデム１２、通
信制御部１３およびＯＭＲ処理部１８は通信端末からの
操作データを受信する受信制御手段を構成し、網制御部
１１、モデム１２、通信制御部１３は、編集制御部２３
で作成した操作マニュアルを通信端末に送信する送信制
御手段を構成している。次に作用について説明する。

【００３６】ファクシミリメール装置１は、上述のよう
に、通信端末からサービス要求があると、要求されたサ
ービスを提供するが、通信端末のオペレータがその操作
方法が分からない場合には、該通信端末からの操作マニ
ュアル要求を受け付け、オペレータが要求しようとする
サービス（ファクシミリメール装置１の機能）に対応し
た操作マニュアルを作成して該通信端末に送信する。

【００３７】すなわち、通信端末のオペレータは、ファ
クシミリメール装置１に操作マニュアルを要求する場合
、まず、ファクシミリメール装置１を発呼し、操作マニ
ュアルの要求を行なう。この操作マニュアルの要求は、
ファクシミリメール装置１からの音声ガイダンスに従っ
たキー操作を行なうことによりトーン信号を使用してお
こなうこともできるし、また、ＯＭＲシートを使用して
操作マニュアルの要求を行なうことも出来る。例えば、
ＯＭＲシートを使用して操作マニュアル要求を行なうと
きにはあらかじめ操作マニュアル要求用に作成されたＯ
ＭＲシート（図４参照）３０を使用して操作マニュアル
要求を行なう。この操作マニュアル要求用ＯＭＲシート
３０は、例えば、図４に示すように、通常のＯＭＲシー
トと同様に、スタートマーク３０ａ　、初期傾き許容限
界判定マーク３０ｂ　、ガイドマーク３０ｃ　、モード
切替マーク３０ｄ　、田型数字３０ｅ　、自由領域区分
指定マーク３０ｆ　、エンドマーク３０ｇ　等を有する
とともに、操作マニュアル要求用に特別に設けられたマ
ーク、すなわち、問い合わせマーク３０ｈ　、ボイスガ
イダンス要・不要マーク３０ｉ　、メイルの種類（サー
ビスの種類）マーク３０ｊ　、時刻指定有無および指定
時刻マーク３０ｋ　等を有している。

【００３８】通信端末のオペレータは、ＯＭＲシート３
０で操作マニュアル要求を行なう場合、ファクシミリメ
ール装置１を発呼し、通信端末（例えば、ファクシミリ
装置）にＯＭＲシート３０を読み取らせて送信するだけ
でよい。次に、ファクシミリメール装置１での処理につ
いて図５〜図１７に基づいて説明する。

【００３９】ファクシミリメール装置１は、図５〜図７
に示すように、着呼があると（ステップＳ１）、ユーザ
ーＩＤを受信し（ステップＳ２）、受信したユーザーＩ
Ｄが登録されているかどうかチェックする（ステップＳ
３）。このユーザーＩＤは、ファクシミリメール装置１
を利用するものであり、システム情報記憶部２２に記憶
される。受信したユーザーＩＤが登録されていない場合
には、エラー処理を行ない（ステップＳ４）、再入力す
るかどうかチェックする（ステップＳ５）。再入力が行
なわれる場合には、ステップＳ２に戻って、ユーザーＩ
Ｄの受信を行ない、再入力をしない場合には、エラー処
理および回線の切断を行なって本フローを終了する（ス
テップＳ６、Ｓ７）。

【００４０】ステップＳ３で、受信したユーザーＩＤが
登録されているときには、ＰＢトーンによるオーダリン
グかどうかチェックし（ステップＳ８）、ＰＢオーダリ
ングのときには、ＰＢオーダリングの受信を行なう（ス
テップＳ９）。ＰＢオーダリングの受信を完了すると、
該オーダリングが正常かどうかチェックし（ステップＳ
１０）、オーダリングが正常に行なわれたときには、電
文の受信を開始する（ステップＳ１１）。全ての電文の
受信を完了すると（ステップ１２）、電文の受信が正常
に行なわれたかどうかチェックし（ステップＳ１３）、
電文の受信が正常に行なわれた場合には、回線Ｌ１〜Ｌ
ｎを切断して受信処理を終了する（ステップＳ１４）。

【００４１】ステップＳ１３で、電文の受信が正常に行
なわれなかった場合には、エラー処理を行なった後、回
線Ｌ１〜Ｌｎを切断する（ステップＳ１５、Ｓ１４）。 また、ステップＳ１０で、ＰＢトーンによるオーダリン
グが正常に行なわれなかった場合には、エラー処理（例
えば、オーダリングが正常に行なわれなかった旨の通信
端末へのフィードバック等）を行ない（ステップＳ１６
）、再入力されるかどうかチェックする（ステップＳ１
７）。再入力が行なわれる場合には、ステップＳ９に戻
って、ＰＢトーンによるオーダリングを受信し、再入力
が行なわれない場合には、エラー処理（例えば、回線を
切断する旨の通信端末へのフィードバック等）を行なっ
た後、回線Ｌ１〜Ｌｎの切断を行なう（ステップＳ１５
、Ｓ１４）。上記ステップＳ９からステップＳ１７はフ
ァクシミリメール装置１の通常の通信サービス要求受信
処理のフローである。

【００４２】一方、ステップＳ８で、ＰＢトーンによる
オーダリングでない場合には、電文の受信を行ない（ス
テップＳ１８）、受信した電文がＯＭＲシートの電文か
、また、問い合わせ用、すなわち操作マニュアル要求用
のＯＭＲシートかどうかチェックする（ステップＳ１９
、Ｓ２０）。問い合わせ要求（操作マニュアル要求）で
ないときには、ＯＭＲシートによるオーダリング処理を
行なう（ステップＳ２１）。すなわち、受信したＯＭＲ
シートの電文からＯＭＲ処理部１８でＯＭＲシートのマ
ーク位置を読み取って蓄積用メモリ２０に展開し、この
蓄積用メモリ２０に展開されたＯＭＲシートの内容をチ
ャネル制御部１６で解析してオーダリングの内容を判断
する。オーダリングが正常に行なわれたかどうかチェッ
クし（ステップＳ２２）、オーダリングが正常に行なわ
れていない場合には、エラー処理を行なった後、回線Ｌ
１〜Ｌｎを切断する（ステップＳ２３、Ｓ１４）。オー
ダリングが正常に行なわれている場合には、電文の受信
を行ない、全ての電文を正常に受信すると、回線Ｌ１〜
Ｌｎを切断して本フローを終了する（ステップＳ１１〜
Ｓ１５）。

【００４３】ステップＳ２０で、問い合わせ要求（操作
マニュアル要求）のときには、ＯＭＲシートによる問い
合わせ処理（操作マニュアル要求）が正常に行なわれた
かどうかチェックし（ステップＳ２５）、正常に行なわ
れなかった場合には、エラー処理を行なった後、回線Ｌ
１〜Ｌｎを切断する（ステップＳ３３、Ｓ３４）。問い
合わせ要求が正常に行なわれた場合には、一旦回線Ｌ１
〜Ｌｎを切断し（ステップＳ２６）。問い合わせの解析
（操作マニュアルの要求内容の解析）を行なう（ステッ
プＳ２７）。次に、問い合わせ要求の内容が正常である
かどうかチェックし（ステップＳ２８）、問い合わせ要
求の内容が正常でない場合には、エラー処理、例えば、
通信端末への問い合わせ要求の内容が正常でない旨の通
知等を行なって本フローを終了する（ステップＳ２９）
。問い合わせ内容が正常であるときには、当該問い合せ
内容に該当する操作マニュアルを作成するのに必要な操
作内容の説明データの利用頻度データの収集処理を行な
い（ステップＳ３０）、各説明データ毎の利用頻度デー
タの収集を完了すると、各説明データ毎にデータ記憶部
１９の利用頻度記憶領域の利用頻度データの更新（イン
クリメント）処理を行なう。 利用頻度データの収集・更新処理が完了すると、操作マ
ニュアル編集処理および操作マニュアル出力処理を行な
い、本フローを終了する（ステップＳ３１、Ｓ３２）。

【００４４】次に、ステップＳ２７での問い合わせ解析
処理について説明する。各通信処理部ＦＣＵ１〜ＦＣＵ
ｎは、受信した操作マニュアル要求用ＯＭＲシート３０
の電文からＯＭＲ処理部１８でＯＭＲシート３０のマー
ク位置を読み取って蓄積用メモリ２０に展開し、蓄積用
メモリ２０に展開されたＯＭＲシートの内容をチャネル
制御部１６で解析して操作マニュアル要求の要求内容を
判断する。

【００４５】すなわち、チャネル制御部１６は、蓄積用
メモリ２０に展開された内容を解析し、図８、図９に示
すように、まず、ボイスガイダンスの要・否を判断する
（ステップＲ１）。ＯＭＲシートのボイスガイダンス用
マーク３０ｉ　の要の位置にマークがあると判断した場
合には、システムパラメータｄ０をａ０にセットし（ス
テップＲ２）、ＯＭＲシートのボイスガイダンス用マー
ク３０ｉ　の否の位置にマークがあると判断した場合に
は、システムパラメータｄ０をａ１にセットする（ステ
ップ３）。ここで、システムパラメータとは図３で示し
た各処理ステップＰ０〜Ｐ１１から次の処理ステップＰ
０〜Ｐ１１へ移行する際に次にどの処理ステップＰ０〜
Ｐ１１に移行するかを決定するパラメータであり、図１
０に示すように、インストラクト情報記憶部２１に形成
されたシステムパラメータ格納用のバッファに格納され
る。なお、システムパラメータｄ０は、ボイスガイダン
スの要・否のパラメータを、システムパラメータｄ１、
ｄ２、ｄ３は、私書箱や掲示板の選択、時刻指定の要・
否及び宛先を宛先ＩＤ．ＮＯ．で入力するか電話番号（
Ｔｅｌ．ＮＯ．　）で入力するかの選択等を、また、ｄ
４は、同報か否かのパラメータを格納する。

【００４６】チャネル制御部１６は、ボイスガイダンス
の要・否とそのシステムパラメータの設定を行なうと、
次に、私書箱サービスか否かを判断し（ステップＲ４）
。 私書箱サービスでないときには、システムパラメータｄ
１をｂ２に設定して私書箱ＮＯ．（ユーザーが私書箱に
投入する電文に付与するシリアルナンバー）が有るかど
うかをチェックする（ステップＲ５、Ｒ６）。私書箱Ｎ
Ｏ．　が有るときには、その私書箱ＮＯ．　をシステム
情報記憶部２２に格納して次のステップに進み（ステッ
プＲ７）、私書箱ＮＯ．　がないときには、そのまま次
のステップに進む。

【００４７】ステップＲ４で、私書箱サービスでないと
きには、掲示板サービスかどうかチェックし（ステップ
Ｒ８）、掲示板サービスのときには、システムパラメー
タｄ１をｂ１に設定して掲示板ＮＯ．　（ユーザーが掲
示板に投入する電文に付与するシリアルナンバー）が有
るかどうかチェックする（ステップＲ９、Ｒ１０）。掲
示板ＮＯ．　が有るときには、その掲示板ＮＯ．　をシ
ステム情報記憶部２２に格納して次のステップに進み（
ステップＲ１１）、掲示板ＮＯ．　が無いときには、そ
のまま次のステップに進む。

【００４８】ステップＲ４で、掲示板サービスでないと
きには、普通の電文かどうかチェックし（ステップＲ１
２）、普通の電文でないときには、エラー処理をして本
フローを終了する（ステップＲ１３）。普通の電文のと
きには、システムパラメータｄ１をｄ２に設定して次の
処理に移行する（ステップＲ１４）。このように、私書
箱か、掲示板か、普通電文かによるシステムパラメータ
の設定が終了すると、次に、時刻指定かどうかのチェッ
クを行ない（ステップＲ１５）、時刻指定でないときに
は、システムパラメータｄ２をｄ３に設定する（ステッ
プＲ１６）。このシステムパラメータｄ３は後の処理で
再度設定される。時刻指定のときには、システムパラメ
ータｄ２をｂ３に設定し（ステップＲ１７）、指定時刻
が正常かどうかチェックする（ステップＲ１８）。指定
時刻が正常でないときには、エラー処理をして本フロー
を終了し（ステップＲ１９）、指定時刻が正常のときに
は、指定された時刻をシステム情報記憶部２２に格納し
て、宛先がＴｅｌ．ＮＯ．　による指定かどうかチェッ
クする（ステップＲ２０、Ｒ２１）。宛先がＴｅｌ．Ｎ
Ｏ．で指定されるときには、システムパラメータｄ３を
ｂ４に設定し（ステップＲ２２）、次の処理に進む。宛
先がＴｅｌ．ＮＯ．　で指定されないときには、宛先が
ＩＤ．ＮＯ．による指定かどうかチェックする（ステッ
プＲ２５）。宛先がＴｅｌ．ＮＯ．　でも、またＩＤ．
ＮＯ．でも指定されないときには、エラーと判断して、
エラー処理を行なった後、本フローを終了する（ステッ
プＲ１９）。宛先がＩＤ．ＮＯ．で指定されるときには
、システムパラメータｄ３をｂ５に設定して（ステップ
Ｒ２６）、同報サービスかどうかチェックする（ステッ
プＲ２７）。同報サービスでないときには、システムパ
ラメータｄ４をｃ２に設定し（ステップＲ２８）、同報
サービスのときには、システムパラメータｄ４をｃ１に
設定する（ステップＲ２９）。 このように各システムパラメータを設定すると設定した
システムパラメータからサービスコードを決定し、レジ
スタに格納する（ステップＲ３０）。すなわち、システ
ムパラメータを検出して設定することにより、通信端末
のオペレータの要求する機能（サービス）の種類が判明
し、この通信端末のオペレータの要求するサービスの種
類に対応する操作マニュァルを次に作成する。

【００４９】次に、この操作マニュァル編集・作成処理
について図１１、図１２のフローチャートに基づいて説
明する。編集制御部２３は、まず、カウンタα、β、γ
を“０”に設定（リセット）し（ステップＱ１）、処理
ステップＰαのコードをマニュアル生成バッファ１４に
格納する（ステップＱ２）。処理ステップＰαのコード
をマニュアル生成バッファ１４に格納すると、次に、編
集制御部２３はインストラクト情報記憶部２１からこの
処理ステップＰαのシステムパラメータ（上記図８、図
９で設定したシステムパラメータｄ０〜ｄ４等）を読み
出し（ステップＱ３）、システムパラメータが“０”か
どうかチェックする（ステップＱ４）。システムパラメ
ータが“０”であると、処理ステップＰαでシステムパ
ラメータが“０”に対応する説明データのアドレスと次
の処理ステップＰαのコードを読み出し、マニュアル生
成バッファ１４に格納する（ステップＱ５）。一方、シ
ステムパラメータが“０”でないときには、システム情
報記憶部２２からシステムパラメータｄβの値を読み出
し（ステップＱ６）、処理ステップＰα及びシステムパ
ラメータｄβに対応する説明データのアドレスと次の処
理ステップＰαのコードをインストラク情報記憶部２１
から読み出して、マニュアル生成バッファ１４にアドレ
スＡγとして入れる（ステップＱ７）。すなわち、処理
ステップＰαとシステムパラメータｄβとは、図１３に
示すように、対応しており、処理ステップＰαとシステ
ムパラメータｄβとが決定されると、次の処理ステップ
Ｐαが定まり、これに対応してその処理ステップＰαで
の説明データが決定される。したがって、処理ステップ
Ｐαとシステムパラメータｄβとを自由に組み合わせる
ことにより、次の処理ステップＰαを自由に設定するこ
とができるとともに、この処理ステップＰαでの操作に
必要な説明データを自由に組み合わせることができる。

【００５０】このように、まず、処理ステップＰ０、シ
ステムパラメータｄ０に対応する次の処理ステップＰα
及びシステムパラメータｄβの説明データのアドレス設
定を完了すると、パラメータβとしてβ＋１を設定し（
ステップＱ８）、最終処理ステップＰαかどうかチェッ
クする（ステップＱ９）。最終処理ステップＰαでない
ときには、ステップＱ３に戻って、同様に、各処理ステ
ップＰα毎にシステムパラメータに基づいて次の処理ス
テップＰα及び説明データのマニュアル生成バッファ１
４への格納を行なう（ステップＱ３〜ステップＱ８）。 上記処理を最終処理ステップＰαまで繰り返して実行す
ると、マニュアル生成バッファ１４には、図１４に示す
ように、アドレスＡγ順にオペレータが要求した通信サ
ービスの実行に必要な処理ステップＰαのコードとその
処理ステップＰαでの説明データのアドレスが展開され
ている。したがって、システムパラメータｄβを自由に
設定することにより、ファクシミリメール装置の有する
複数の通信サービスの各通信サービスに対応した処理ス
テップＰαを設定し、目的とする通信サービスに対応し
た各処理ステップＰαの説明データを自由に組み合わせ
ることができる。

【００５１】次に、システム情報記憶部２２に記憶され
ているサービスコードを読み出し（ステップＱ１１）、
対応するヘッダー部を取り出して、図１５に示すように
、マニュアル生成バッファ１４の操作マニュアルのヘッ
ダー位置４０ａに展開する（ステップＱ１２）。ここで
、カウンタγを“０”に設定し（ステップＱ１３）、ア
ドレスＡγに格納されている説明データを読み出してマ
ニュアル生成バッファ１４の操作マニュアルのキャラク
タデータ領域４０ｂに展開する（ステップＱ１４）。ま
た、説明図形（あらかじめインストラクト情報記憶部２
１に当該処理ステップＰαの説明データと関連させて、
あるいは説明データとは関係なく単独で記憶されている
。）とシステム情報記憶部２２に記憶されているシステ
ム情報（Ｔｅｌ．ＮＯ．　やＩＤ．ＮＯ．等）を読み出
し、マニュアル生成バッファ１４のイメージ領域４０ｃ
に展開する（ステップＱ１５）。対応するアドレスγの
各データのマニュアル生成バッファ１４への展開が終了
すると、最終データかどうかチェックし（ステップＱ１
６）、最終データでないときには、カウンタγを１だけ
インクリメント（γ＝γ＋１）してステップＱ１４に戻
る。　　同様に、マニュアル生成バッファ１４に入れた
各アドレスＡγについて説明データ、説明図形およびシ
ステム情報をマニュアル生成バッファ１４に展開し、全
てのアドレスＡγについて処理を終了すると、操作マニ
ュアルの編集・生成処理を終了する。

【００５２】このようにしてマニュアル生成バッファ１
４に展開された操作マニュアルは操作マニュアルを要求
してきた通信端末にファクシミリメール装置１から出力
し、該通信端末では、図１６に示すような操作マニュァ
ル５０を受け取ることができる。操作マニュァルを受け
取った通信端末のオペレータは、送信されてきた操作マ
ニュァルを見てその操作マニュァルに記載されている通
りの操作を行なうことにより、目的とするファクシミリ
メール装置１の通信サービスを受けることができる。

【００５３】この出力処理は操作マニュアルの生成が完
了した時点で直接送信してもよいし、あるいは、ファク
シミリメール装置１の私書箱に入れて該通信端末から該
私書箱の操作マニュアルの送信要求があった時点で送信
してもよく、その出力方法は限定されない。また、この
ファクシミリメール装置１は、操作マニュアル要求があ
ると、上述のように、そのサービスコードを解析し、要
求のあった通信サービスに関する操作マニュアルを提供
するが、このとき、ファクシミリメール装置１は、図７
のステップＳ３０に示すように、要求のあった操作マニ
ュアルの編集・作成に利用する説明データの利用頻度を
収集し、データ記憶部１９の利用頻度データを更新して
いる。

【００５４】チャネル制御部１６は、所定時期にデータ
記憶部１９の利用頻度記憶領域を検索し、利用頻度記憶
領域からインストラクト情報記憶部２１の記憶する操作
内容の説明データ毎の利用頻度をチェックして、説明デ
ータの管理処理を行なう。すなわち、チャネル制御部１
６は、図１７に示すように、所定時期に、インストラク
ト情報記憶部２１の記憶する説明データの総データ数と
説明データのＮｏ．　の最初の値をセットし（ステップ
Ｔ１）、当該セットしたＮｏ．　の説明データの利用頻
度データをデータ記憶部１９の利用頻度記憶領域を検索
して、当該セットしたＮｏ．　の説明データの利用頻度
があらかじめ設定されている利用頻度値（所定値）より
低いかどうかチェックする（ステップＴ２、Ｔ３）。所
定値より低くないときには、セットした説明データの総
データ数の全ての利用頻度の解析が完了したかどうかチ
ェックし（ステップＴ４）、全ての説明データの利用頻
度の解析が完了していないときには、次の説明データの
Ｎｏ．　をセットして、ステップＴ２に戻る（ステップ
Ｔ５）。同様にセットしたＮｏ．　の説明データの利用
頻度を解析し（ステップＴ２、Ｔ３）、当該Ｎｏ．　の
説明データの利用頻度が所定値より低いときには、当該
Ｎｏ．　の説明データをインストラクト情報記憶部２１
から読み出して、フロッピィディスク５またはハードデ
ィスク６、７に転送するとともに、インストラクト情報
記憶部２１から当該Ｎｏ．　の説明データを削除する（
ステップＴ６）。説明データの転送処理が完了すると、
インストラクト情報記憶部２１の記憶する総データ数と
してセットした総データ数を１だけディクリメント（減
算）し（ステップＴ７）、セットした全ての総データ数
の全ての利用頻度の解析が完了したかどうかチェックす
る（ステップＴ４）。全ての説明データの利用頻度の解
析が完了していないときには、次の説明データのＮｏ．
　をセットし（ステップＴ５）、同様に、セットしたＮ
ｏ．　の説明データの利用頻度を解析する（ステップＴ
２、Ｔ３）。

【００５５】上記処理を全ての説明データについて完了
するまで繰返して実行し、全ての説明データの利用頻度
の解析および所定利用頻度以下の説明データのフロッピ
ィディスク５やハードディスク６、７への転送と当該説
明データのインストラクト情報記憶部２１からの削除を
完了すると、ステップＴ７でディクリメントしたデータ
数をインストラクト情報記憶部２１の記憶する総データ
数として更新し、処理を終了する（ステップＴ８）。

【００５６】したがって、インストラクト情報記憶部２
１には、利用頻度が所定値以上の説明データのみが記憶
され、操作内容の説明データを記憶するインストラクト
情報記憶部２１の利用性を向上させることができる。そ
の結果、記憶すべき説明データの総量が増加しても、新
たに通信処理部ＦＣＵ１〜ＦＣＵｎを増設してチャネル
数を増加することなく、また操作マニュアル作成装置と
してのファクシミリメール装置１を増設することなく、
適切に対処することができる。また、インストラクト情
報記憶部２１に記憶する説明データを利用頻度が所定以
上の説明データのみを記憶することができるので、説明
データの検索速度を向上させることができ、操作マニュ
アルの編集・作成処理の処理速度を向上させることがで
きる。その結果、ファクシミリメール装置１自体のオペ
レータや通信端末が操作マニュアル要求をしてから操作
マニュアルを受け取るまでの処理時間を短縮することが
でき、操作マニュアル作成装置としてのファクシミリメ
ール装置１の利用性・便宜性を向上させることができる
。

【００５７】また、上記実施例では、インストラクト情
報記憶部２１に記憶する説明データの総データ数を記憶
し、各説明データにデータのＮｏ．　を付与して管理し
ているので、上記説明データの管理処理を高速で行なう
ことができるとともに、操作マニュアルの作成処理の処
理速度を向上させることができる。なお、上記実施例に
おいては、通信端末から操作マニュアル要求があった場
合について、説明しているが、機器としてのファクシミ
リメール装置自体のオペレータがキーボード等からファ
クシミリメール装置自体の操作やファクシミリメール装
置のサービス要求の操作について操作マニュアルを要求
した場合にも同様に適用することができる。

【００５８】このように、機器としてのファクシミリメ
ール装置１は、オペレータの要求する機器の機能を実現
するのに必要な操作の操作マニュアルを、該機能の実現
に必要な各処理ステップ毎の説明データを自由に組み合
わせて編集・作成し、出力することができる。その結果
、オペレータの広範な要求に十分対応することのできる
操作マニュアルを大容量の記憶手段を使用することなく
生成して提供することができる。また、機器の機能の実
現に必要な操作当初から操作完了までの一連の操作の操
作マニュアルを提供することができ、初心者でも、また
、機器に添付の操作マニュアルがなくても目的とする機
器の機能を確実に実現することができる。したがって、
マンマシンインターフェースを向上させることができ、
機器の機能を十分に活用することができる。

【００５９】また、通信機能を備えた機器としてのファ
クシミリメール装置において、通信端末から操作マニュ
ァルの要求を受け付け、該要求先のオペレータの目的と
する機能を実現するのに必要な操作の操作マニュアルを
、該機能の実現に必要な各処理ステップ毎の説明データ
を自由に組み合わせて編集・作成し、通信端末に送信す
ることができる。その結果、通信端末のオペレータの広
範な要求に十分対応することのできる操作マニュアルを
大容量の記憶手段を使用することなく生成して提供する
ことができる。また、通信機器の通信サービスの要求に
必要な操作当初から操作完了までの一連の操作の操作マ
ニュアルを提供することができ、初心者でも、また、機
器に添付の操作マニュアルがなくても目的とする通信サ
ービスを利用することができる。したがって、マンマシ
ンインターフェースを向上させることができ、通信機器
の通信サービスを十分に活用することができる。

【００６０】さらに、通信機器としてのファクシミリメ
ール装置において、通信端末からのＯＭＲシートによる
操作の問い合わせ要求や通信サービス要求を受け付け、
通信サービスを提供したり、該要求先のオペレータの目
的とする通信サービスの要求に必要な操作マニュァルを
編集・作成して該通信端末に送信することができ、通信
端末から通信機器としてのファクシミリメール装置への
通信サービスの要求や操作の問い合わせをより一層簡単
に行なうことができる。その結果、マンマシンインター
フェースをさらに向上させることができ、通信機器の通
信サービスを通信端末からより一層簡単かつ十分に活用
することができる。

【００６１】また、操作マニュァルの作成に際し、あら
かじめシステム情報記憶部２２にシステム情報が記憶さ
れているときには、そのシステム情報を組み込んで操作
マニュァルを編集・作成しているので、オペレータは操
作マニュァルに記載されている内容をそのまま操作する
ことにより、目的とする通信サービスをファクシミリメ
ール装置に要求することができる。したがって、マンマ
シンインターフェースをさらに向上させることができ、
通信機器の通信サービスをより一層簡単かつ十分に利用
することができる。

【００６２】さらに、通信端末では、操作マニュアル作
成に使用する操作内容の説明データの利用頻度を管理し
、利用頻度の低い説明データをインストラクト情報記憶
部（インストラクト情報記憶手段）２１から外部記憶手
段に転送して、インストラクト情報記憶部２１から削除
しているので、操作内容の説明データを記憶するインス
トラクト情報記憶部２１の利用性を向上させることがで
きる。その結果、記憶すべき説明データの量が増加して
も、新たに通信処理部ＦＣＵ１〜ＦＣＵｎを増設してチ
ャネル数を増加することなく、また操作マニュアル作成
装置としてのファクシミリメール装置１を増設すること
なく、適切に対処することができる。また、インストラ
クト情報記憶部２１に記憶する説明データを利用頻度が
所定以上の説明データのみを記憶することができるので
、説明データの検索速度を向上させることができ、操作
マニュアルの編集・作成処理の処理速度を向上させるこ
とができる。その結果、ファクシミリメール装置１自体
のオペレータや通信端末が操作マニュアル要求をしてか
ら操作マニュアルを受け取るまでの処理時間を短縮する
ことができ、操作マニュアル作成装置としてのファクシ
ミリメール装置１の利用性・便宜性を向上させることが
できる。

【００６３】

【発明の効果】請求項１記載の発明によれば、複数の処
理ステップを組み合わせて種々の機能を実現する機器の
各処理ステップ毎にその処理ステップで必要な操作内容
の説明データを記憶して機器に入力されるデータからオ
ペレータの要求する機能を判断し、その機能を実現する
ために実行されるべき処理ステップでの操作を処理ステ
ップ毎の操作内容の説明データを自由に組み合わせて操
作マニュアルとして作成してオペレータに提供すること
ができるので、説明データを記憶する記憶部の必要容量
を削減することができるとともに、オペレータの広範な
要求に十分対応することのできる操作マニュアルを提供
することができる。したがって、初心者でも、また、機
器に添付の操作マニュアルがなくても目的とする機器の
機能を実現することができ、マンマシンインターフェー
スを向上させることができる。その結果、機器の機能を
十分活用することができる。また、インストラクト情報
記憶手段の各説明データの利用頻度を管理し、利用頻度
の低い説明データを外部記憶手段に転送して、インスト
ラクト情報記憶手段から削除しているので、インストラ
クト情報記憶手段の利用性を向上させることができ、ま
た、操作マニュアル作成処理の処理速度を向上させるこ
とができる。

【００６４】請求項２記載の発明によれば、機器の機能
の実現に必要な種々のシステム情報があらかじめ入力さ
れているときには、上記請求項１の操作マニュアル作成
に際し、これらのシステム情報を組み込んで操作マニュ
アルを作成することができるので、操作マニュアルをそ
の内容どおりに操作することによりシステム情報をも入
力操作できる内容のものとすることができる。したがっ
て、システム情報をオペレータが忘れているか、知らな
い場合にも操作マニュアルどおりの操作を行なうことに
より、目的とする機器の機能を実現させることができ、
マンマシンインターフェースをさらに向上させ、機器の
機能をより一層簡単かつ十分に活用することができる。 また、インストラクト情報記憶手段の各説明データの利
用頻度を管理し、利用頻度の低い説明データを外部記憶
手段に転送して、インストラクト情報記憶手段から削除
しているので、インストラクト情報記憶手段の利用性を
向上させることができ、また、操作マニュアル作成処理
の処理速度を向上させることができる。

【００６５】請求項３記載の発明によれば、通信機能を
備えた機器において、通信端末からの操作の問い合わせ
を受け付け、機器の目的とする機能の実現に必要な操作
マニュアルを作成して該通信端末に送信することができ
るので、該通信機能を備えた機器の機能を通信端末から
簡単かつ十分に活用することができる。また、インスト
ラクト情報記憶手段の各説明データの利用頻度を管理し
、利用頻度の低い説明データを外部記憶手段に転送して
、インストラクト情報記憶手段から削除しているので、
インストラクト情報記憶手段の利用性を向上させること
ができ、記憶すべき説明データが増加した場合でも、通
信チャネルや操作マニュアル作成装置を増設することな
く対応することができるだけでなく、操作マニュアル作
成処理の処理速度を向上させることができる。

【００６６】請求項４記載の発明によれば、通信機能を
備えた機器において通信端末からの操作の問い合わせを
受け付け、機器の機能の実現に必要な種々のシステム情
報があらかじめ入力されているときには、上記請求項３
の操作マニュアル作成に際し、これらのシステム情報を
組み込んで操作マニュアルを作成することができるので
、操作マニュアルをその内容どおりに操作することによ
りシステム情報をも入力操作できる内容のものとするこ
とができる。したがって、システム情報をオペレータが
忘れているか、知らない場合にも操作マニュアルどおり
の操作を行なうことにより、目的とする通信機能を備え
た機器の機能を実現でき、マンマシンインターフェース
をさらに向上させて、通信機能を備えた機器の機能を通
信端末からより一層簡単かつ十分に利用することができ
る。また、インストラクト情報記憶手段の各説明データ
の利用頻度を管理し、利用頻度の低い説明データを外部
記憶手段に転送して、インストラクト情報記憶手段から
削除しているので、インストラクト情報記憶手段の利用
性を向上させることができ、記憶すべき説明データが増
加した場合でも、通信チャネルや操作マニュアル作成装
置を増設することなく対応することができるだけでなく
、操作マニュアル作成処理の処理速度を向上させること
ができる。

【００６７】請求項５記載の発明によれば、ファクシミ
リメール装置において、ファクシミリ装置自体および通
信端末からの操作の問い合わせを受け付け、オペレータ
の目的とするファクシミリ装置自体の機能の実現および
ファクシミリメール装置のサービスを利用するのに必要
な操作の操作マニュアルを作成してオペレータに提供し
、また該通信端末に送信することができるので、該ファ
クシミリメール装置のサービスをファクシミリメール装
置自体、また通信端末から簡単かつ十分に活用すること
ができる。また、インストラクト情報記憶手段の各説明
データの利用頻度を管理し、利用頻度の低い説明データ
を外部記憶手段に転送して、インストラクト情報記憶手
段から削除しているので、インストラクト情報記憶手段
の利用性を向上させることができ、記憶すべき説明デー
タが増加した場合でも、通信チャネルや操作マニュアル
作成装置を増設することなく対応することができるだけ
でなく、操作マニュアル作成処理の処理速度を向上させ
ることができる。

【００６８】請求項６記載の発明によれば、通信機能を
備えた機器において、通信端末からのＯＭＲシートによ
る通信サービス要求や操作の問い合わせを受け付け、通
信サービスを提供したり、オペレータの目的とする通信
機器の機能を利用するのに必要な操作マニュアルを編集
・作成して該通信端末に送信することができ、該通信端
末からの通信サービス要求や操作の問い合わせをより一
層簡単に行なえるようにすることができる。したがって
、マンマシンインターフェースをさらに向上させて、通
信機能を備えた機器のサービスを通信端末からより一層
簡単かつ十分に活用することができる。また、インスト
ラクト情報記憶手段の各説明データの利用頻度を管理し
、利用頻度の低い説明データを外部記憶手段に転送して
、インストラクト情報記憶手段から削除しているので、
インストラクト情報記憶手段の利用性を向上させること
ができ、記憶すべき説明データが増加した場合でも、通
信チャネルや操作マニュアル作成装置を増設することな
く対応することができるだけでなく、操作マニュアル作
成処理の処理速度を向上させることができる。

【００６９】請求項７記載の発明によれば、ファクシミ
リメール装置において、通信端末からのＯＭＲシートに
よる通信サービス要求や操作の問い合わせを受け付け、
通信サービスを提供したり、オペレータの目的とするフ
ァクシミリメール装置のサービスを利用するのに必要な
操作マニュアルを作成して該通信端末に送信することが
できるので、該ファクシミリメール装置への通信サービ
ス要求や操作の問い合わせをより一層簡単に行うことが
できる。したがって、マンマシンインターフェースをさ
らに向上させて、ファクシミリメール装置のサービスを
通信端末からより一層簡単かつ十分に活用することがで
きる。また、インストラクト情報記憶手段の各説明デー
タの利用頻度を管理し、利用頻度の低い説明データを外
部記憶手段に転送して、インストラクト情報記憶手段か
ら削除しているので、インストラクト情報記憶手段の利
用性を向上させることができ、記憶すべき説明データが
増加した場合でも、通信チャネルや操作マニュアル作成
装置を増設することなく対応することができるだけでな
く、操作マニュアル作成処理の処理速度を向上させるこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本願各発明による操作マニュアル作成装置を適
用したファクシミリメール装置のブロック図。

【図２】本願各発明による操作マニュアル作成装置を適
用したファクシミリメール装置の通信処理部のブロック
図。

【図３】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置の処理ステップの遷移図。

【図４】本願各発明による操作マニュァル要求用のＯＭ
Ｒシートを示す図。

【図５】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置の基本的な処理の一部を示
すフローチャート。

【図６】図５のファクシミリメール装置の基本的な処理
の続きの処理を示すフローチャート。

【図７】図５のファクシミリメール装置の基本的な処理
の続きの処理を示すフローチャート。

【図８】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置での操作マニュァル要求解
析処理の一部を示すフローチャート。

【図９】図８の操作マニュァル要求解析処理の続きの処
理を示すフローチャート。

【図１０】本願各発明による操作マニュアル作成装置と
してのファクシミリメール装置のシステムパラメータ格
納用バッファを示す図。

【図１１】本願各発明による操作マニュアル作成装置と
してのファクシミリメール装置での操作マニュァル編集
・作成処理の一部を示すフローチャート。

【図１２】図１１の操作マニュァル編集・作成処理の続
きの処理を示すフローチャート。

【図１３】本願各発明による操作マニュアル作成装置と
してのファクシミリメール装置のインストラクト情報記
憶部に記憶される処理ステップやシステムパラメータの
状態を示す図。

【図１４】本願各発明による操作マニュアル作成装置と
してのファクシミリメール装置のマニュアル生成バッフ
ァに格納される処理ステップや説明データのアドレス設
定を示す図。

【図１５】本願各発明による操作マニュアル作成装置と
してのファクシミリメール装置のマニュアル生成バッフ
ァに展開される操作マニュァルの各データを示す図。

【図１６】本願各発明により編集・作成された操作マニ
ュァルを示す図。

【図１７】本願各発明による操作マニュアル作成装置と
してのファクシミリメール装置での操作マニュァル編集
・作成用の説明データの管理処理を示すフローチャート
。

【符号の説明】

１　　　　ファクシミリメール装置 ２　　　　システム制御部 ３、４　　　　ディスク制御部 ５　　　　フロッピィディスク装置 ６、７　　　　ハードディスク装置 ８　　　　ホストインターフェイス部 １１　　　　網制御部 １２　　　　モデム １３　　　　通信制御部 １４　　　　マニュアル生成バッファ １５　　　　符号化・復号化部 １６　　　　チャネル制御部 １７　　　　制御プログラム記憶部 １８　　　　ＯＭＲ処理部 １９　　　　データ記憶部 ２０　　　　蓄積用メモリ ２１　　　　インストラクト情報記憶部２２　　　　シ
ステム情報記憶部 ２３　　　　編集制御部 ２４　　　　バス制御部 ３０　　　　操作マニュァル要求用ＯＭＲシート３０ｈ
　　　　問い合わせマーク ３０ｉ　　　　ボイスガイダンス要・不要マーク３０ｊ
　　　　メイルの種類（サービスの種類）マーク３０ｋ
　　　　時刻指定有無および指定時刻マーク４０ａ　　
　　ヘッダー部 ４０ｂ　　　　キャラクタデータ領域 ４０ｃ　　　　イメージデータ領域

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】所定の操作が行なわれることにより実行さ
   れる処理ステップが複数組み合わされることにより複数
   の機能を実現する機器の操作マニュアル作成装置であっ
   て、上記機器への操作が行なわれると該操作内容を操作
   データとして取り込む入力手段と、入力手段の取り込ん
   だデータのうち操作マニュアルを作成するのに必要なデ
   ータを取り出して記憶するデータ記憶手段と、上記各処
   理ステップ毎に要求される操作内容の説明データを記憶
   するインストラクト情報記憶手段と、データ記憶手段に
   記憶されたデータを解析してインストラクト情報記憶手
   段に記憶された各処理ステップでの操作内容の説明デー
   タを組み合わせ目的とする機能の実現に必要な操作マニ
   ュアルを編集・作成する編集制御手段と、インストラク
   ト情報記憶手段の記憶する操作内容の説明データのうち
   利用頻度の低い説明データを記憶する外部記憶手段と、
   インストラクト情報記憶手段の記憶する操作内容の説明
   データの所定期間内の利用頻度を各説明データ毎に検出
   する利用頻度検出手段と、利用頻度検出手段の検出した
   各説明データ毎の利用頻度を記憶する利用頻度記憶手段
   と、利用頻度記憶手段の記憶する各説明データ毎の利用
   頻度を検索して所定の利用頻度以下の説明データを外部
   記憶手段に転送して記憶させるとともにインストラクト
   情報記憶手段から該説明データを削除する説明データ管
   理手段と、編集制御手段で作成した操作マニュアルを所
   定の表現形態で出力する出力手段と、を、備えたことを
   特徴とする操作マニュアル作成装置。
2. 【請求項２】所定の操作が行なわれることにより実行さ
   れる処理ステップが複数組み合わされることにより複数
   の機能を実現する機器の操作マニュアル作成装置であっ
   て、上記機器への操作が行なわれると該操作内容を操作
   データとして取り込む入力手段と、入力手段の取り込ん
   だデータのうち操作マニュアルを作成するのに必要なデ
   ータを取り出して記憶するデータ記憶手段と、上記各処
   理ステップ毎に要求される操作内容の説明データを記憶
   するインストラクト情報記憶手段と、機器の有する各機
   能を実現させるためにあらかじめ入力操作された各種シ
   ステム情報を記憶するシステム情報記憶手段と、データ
   記憶手段に記憶されたデータを解析してインストラクト
   情報記憶手段に記憶された各処理ステップでの操作内容
   の説明データを組み合わせるとともにシステム情報記憶
   手段に記憶されたシステム情報を組み込んで目的とする
   機能の実現に必要な操作マニュアルを編集・作成する編
   集制御手段と、インストラクト情報記憶手段の記憶する
   操作内容の説明データのうち利用頻度の低い説明データ
   を記憶する外部記憶手段と、インストラクト情報記憶手
   段の記憶する操作内容の説明データの所定期間内の利用
   頻度を各説明データ毎に検出する利用頻度検出手段と、
   利用頻度検出手段の検出した各説明データ毎の利用頻度
   を記憶する利用頻度記憶手段と、利用頻度記憶手段の記
   憶する各説明データ毎の利用頻度を検索して所定の利用
   頻度以下の説明データを外部記憶手段に転送して記憶さ
   せるとともにインストラクト情報記憶手段から該説明デ
   ータを削除する説明データ管理手段と、編集制御手段で
   作成した操作マニュアルを所定の表現形態で出力する出
   力手段と、を、備えたことを特徴とする操作マニュアル
   作成装置。
3. 【請求項３】通信端末で所定の操作が行なわれると、該
   操作内容に対応する操作データを該通信端末から受信し
   、該操作データに応じて複数の処理ステップを組み合わ
   せて実行して複数の機能を実現する通信機能を備えた機
   器の操作マニュアル作成装置であって、上記通信端末か
   らの操作データを受信する受信制御手段と、受信制御手
   段の受信したデータのうち操作マニュアルを作成するの
   に必要なデータを取り出して記憶するデータ記憶手段と
   、上記各処理ステップ毎に要求される操作内容の説明デ
   ータを記憶するインストラクト情報記憶手段と、データ
   記憶手段に記憶されたデータを解析してインストラクト
   情報記憶手段に記憶された各処理ステップでの操作内容
   の説明データを組み合わせて目的とする機能の実現に必
   要な操作マニュアルを編集・作成する編集制御手段と、
   インストラクト情報記憶手段の記憶する操作内容の説明
   データのうち利用頻度の低い説明データを記憶する外部
   記憶手段と、インストラクト情報記憶手段の記憶する操
   作内容の説明データの所定期間内の利用頻度を各説明デ
   ータ毎に検出する利用頻度検出手段と、利用頻度検出手
   段の検出した各説明データ毎の利用頻度を記憶する利用
   頻度記憶手段と、利用頻度記憶手段の記憶する各説明デ
   ータ毎の利用頻度を検索して所定の利用頻度以下の説明
   データを外部記憶手段に転送して記憶させるとともにイ
   ンストラクト情報記憶手段から該説明データを削除する
   説明データ管理手段と、編集制御手段で作成した操作マ
   ニュアルを通信端末の要求に応じて通信端末に送信する
   送信制御手段と、を、備えたことを特徴とする操作マニ
   ュアル作成装置。
4. 【請求項４】通信端末で所定の操作が行なわれると、該
   操作内容に対応する操作データを該通信端末から受信し
   、該操作データに応じて複数の処理ステップを組み合わ
   せて実行して複数の機能を実現する通信機能を備えた機
   器の操作マニュアル作成装置であって、上記通信端末か
   らの操作データを受信する受信制御手段と、受信制御手
   段の受信したデータのうち操作マニュアルを作成するの
   に必要なデータを取り出して記憶するデータ記憶手段と
   、上記各処理ステップ毎に要求される操作内容の説明デ
   ータを記憶するインストラクト情報記憶手段と、機器の
   有する各機能を実現させるためにあらかじめ入力操作さ
   れた各種システム情報を記憶するシステム情報記憶手段
   と、データ記憶手段に記憶されたデータを解析してイン
   ストラクト情報記憶手段に記憶された各処理ステップで
   の操作内容の説明データを組み合わせるとともにシステ
   ム情報記憶手段に記憶されたシステム情報を組み込んで
   目的とする機能の実現に必要な操作マニュアルを編集・
   作成する編集制御手段と、インストラクト情報記憶手段
   の記憶する操作内容の説明データのうち利用頻度の低い
   説明データを記憶する外部記憶手段と、インストラクト
   情報記憶手段の記憶する操作内容の説明データの所定期
   間内の利用頻度を各説明データ毎に検出する利用頻度検
   出手段と、利用頻度検出手段の検出した各説明データ毎
   の利用頻度を記憶する利用頻度記憶手段と、利用頻度記
   憶手段の記憶する各説明データ毎の利用頻度を検索して
   所定の利用頻度以下の説明データを外部記憶手段に転送
   して記憶させるとともにインストラクト情報記憶手段か
   ら該説明データを削除する説明データ管理手段と、編集
   制御手段で作成した操作マニュアルを通信端末の要求に
   応じて通信端末に送信する送信制御手段と、を、備えた
   ことを特徴とする操作マニュアル作成装置。
5. 【請求項５】前記機器がファクシミリメール装置である
   ことを特徴とする請求項１、請求項２、請求項３または
   請求項４記載の操作マニュアル作成装置。
6. 【請求項６】前記機器が通信機能を備えた機器であって
   、前記受信制御手段が、ＯＭＲデータを解析するＯＭＲ
   処理手段を備えたことを特徴とする請求項３または請求
   項４記載の操作マニュアル作成装置。
7. 【請求項７】前記機器がファクシミリメール装置である
   ことを特徴とする請求項６記載の操作マニュアル作成装
   置。