JPH0427747B2 - - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 この発明は電子的に送付される文書とともに音
声による説明あるいはメツセージなどを同時に送
り、より確実に相手方に意志を伝達するようにし
た電子メイルシステムに関する。

近時オフイスコストの高騰と相俟つてオフイス
の生産性向上を図るべくオフイスオートメーシヨ
ンなる構想が出されているが、これについて米国
をはじめ我国においても盛んに研究開発がすすめ
られ、最近になつて単体機器あるいはネツトワー
ク化されたシステムががオフイスに導入されつつ
ある。

このようなオフイスオートメーシヨン構想の一
環として電子メイルシステムなるものがあり、一
例としてワードプロセツサなどによつて作成され
たコード情報からなる文書を電子的に所望の相手
に送付するもの、あるいはフアクシミリシステム
にみられるように手書き文書又は図面などをイメ
ージ情報として送付するもののような所謂文書メ
イルがある。こうした文書メイルシステムでは従
来の紙に書いた文書を送る方法と比べ相手方に早
く、しかも確実に文書が届く特徴があるが、一方
で相手方がより正確に文書の内容を理解し、さら
に読み終つたのちもいつまでも記憶に残すための
情報伝達の根本目的に対する改善がほとんど行な
われていない。むしろワードプロセツサによつて
活字化されたり、あるいはフアクシミリによつて
単色化されることにより情報が画一化され読んだ
時の印象が弱く理解度が低下したりあるいは記憶
に残りにくい弊害があつた。

一方、こうした文書メイルと別の形態として留
守電話を発展させ音声によるメツセージを送る所
謂音声メイルシステムなるものがある。これは電
話機によつて１人又は複数の相手を指定し、音声
によるメツセージなどを、電話交換機側に設けら
れる磁気デイスクあるいは磁気テープなどの記憶
装置に一旦記憶し、そして相手先の電話機に付加
されている例えばランプを点灯しし、音声メツセ
ージが送られていることを知らせ、これを知つた
相手先が同電話機より特定コードを入力し上記記
憶装置に記憶された音声メツセージを聞き取るよ
うにしている。このようなシステムは所謂電話構
内用電子交換システムなどに記憶装置など若干の
装置および機能を付加することによつて比較的簡
単かつ安価に実現できるが、反面で文書メイルシ
ステムに見られるように送られてきた複数の文書
のタイトルあるいは発信者名だけみて緊急を要す
るもの、あるいは関心の高いものを抽出して読む
ことが難しいばかりか、音声による説明だけでは
一般に文書に比べさらに理解度が下がり、記憶に
残る度合も低くなる欠点があつた。

文書メイルシステムあるいは音声メイルシステ
ムのもつこうした欠点のため、これまでは重要な
案件の場合には送付後さらに受信者に対し電話を
かけて補足説明するなどしており、電子メイルシ
ステムが有する迅速性、送信者と受信者が同時に
会話をしないですむ所謂非同期性などの特長を充
分活かしきれない状況にあつた。

この発明はこのような事情に鑑みてなされたも
ので、文書メイルと音声メイルを組合せ、電子的
に送られてくる文書と、この文書に関する説明を
付加するための音声を同時に受信側に出力可能に
構成することによりメイル内容の理解および印象
を高めることができるとともに記憶に残る度合を
著しく高めることができる電子メイルシステムを
提供することを目的とする。

以下、この発明の一実施例を図面に従い説明す
る。

なお、この発明のワードプロセツサなどによつ
て作成されたコード情報からなる文書あるいはメ
モ並びにフアクシミリシステムに見られるように
イメージ情報からなる文書、メモ、図面などいか
なる形態の文書をもその対象とするが、以下の説
明ではコード情報による文書を対象としている。

第１図において１は文書メイル用交換ネツトワ
ークで、このネツトワーク１には複数台（図示例
では２台）の文書メイル用端末２を接続するとと
もに送信文書を一時的に蓄積記憶しておくための
文書用蓄積制御装置３を接続し、文書メイルシス
テムを構成している。

ここで上記文書メイル端末２は所謂ワードプロ
セツシング機能を有するもので、例えば第２図に
示すように仮名、漢字を変換入力したり、伝送要
求あるいは送付先などを入力するためのキーボー
ド２１、作成文書あるいは送られてきた文書さら
には文書が送られてきた旨を表示するための表示
装置２２、同表示装置２２の１画面分の表示内容
を記憶しておくための記憶装置２３、演算制御装
置２４と連動して文書作成、送付、受信などの制
御を行なうためのプログラム、漢字パターンさら
には辞書などを記憶しておくための記憶装置２
５、作成した文書あるいは送られてきた文書を記
憶しておくための記憶装置２６およびライン２７
を介して文書メイル用交換ネツトワーク１との間
でインターフエイス制御を行なうモデム２８より
構成されている。

一方、４は電話交換ネツトークで、このネツト
ワーク４には複数台（図示例では２台）の電話機
５を接続するとともに音声メツセージを一時的に
蓄積記憶しておくための音声用蓄積制御装置６を
接続し、音声メイルシステムを構成している。こ
こで、音声用蓄積制御装置６は、文書内容に沿つ
て詳細な説明を付加するための音声入力を蓄積で
きるだけの記憶容量を有している。

なお、第１図の例では、送信側Ａに１台の文書
メイル用端末２と１台の電話機５が設けられ、受
信側Ｂに１台の文書メイル用端末２と１台の電話
機５が設けられている。

次にその作用を説明する。

いま、文書の伝送は次のようにして行なわれ
る。まず、送信側Ａの文書メイル用端末２にて同
端末２のワードプロセツシング機能を利用して文
書を作成し、同時に音声メイルシステムを利用し
た音声説明あるいはコメント（以下音声メツセー
ジと呼ぶ）が同文書に付随している旨、並びに同
音声メツセージをアクセスするための情報を付記
しておく。また、このような文書作成と並行して
同送信側Ａの電話機５より音声メツセージを入力
し、これを音声用蓄積制御装置６に蓄積記憶す
る。この場合電話機５より特定コードをダイヤル
などを介して入力し電話交換ネツトワーク４に対
して蓄積制御装置６への蓄積記憶を要求したのち
所望の音声メツセージを入力し同制御装置６に一
時的に蓄積記憶させるような手順がとられる。

この状態で送信側Ａの端末２より文書の送付先
を指定するとともに同文書の送付を要求すると同
文書は文書メイル用交換ネツトワーク１を介して
文書用蓄積制御装置３に送られ、同装置３に一時
的に蓄積される。また、これと同時に文書の送付
先つまり受信側Ｂの文書メイル端末２が特定され
同端末２に文書が送られている旨を示すメツセー
ジが送られ、同端末２の表示装置２２に同メツセ
ージが表示（単に文書の送付を示すためのランプ
の点灯だけでもよい。）される。

この表示装置２２により文書が送られている旨
を知つた送付先の受信側Ｂにて文書メイル用端末
２のキーボード２１より例えば受信者のIDコー
ド、送付されている文書の閲覧要求などの所定の
コードを入力すると、文書用蓄積制御装置３に蓄
積されていた文書が読み出された文書メイル用交
換ネツトワーク１を介して同端末２に送られ、ラ
イン２７モデム２８を介して演算制御装置２４の
制御の下で記憶装置２６に一旦記憶され、その後
記憶装置２５に記憶されている例えば漢字パター
ンを用いてコード情報から表示すべき画像イメー
ジに変換され、表示装置２２に表示される。この
状態で同表示装置２２に表示された文書中より同
文書には音声メツセージが付随していることを受
信者が知り受信側Ｂの電話機５より同文書に記載
されている音声メツセージのアクセス情報により
特定コードを入力し音声メツセージを要求する
と、音声用蓄積制御装置６に蓄積されていた上記
文書に付随する、この文書内容を説明するための
音声メツセージが読み出され、電話交換ネツトワ
ーク４を介して電話機５に出力される。これによ
り受信者は電話機５により音声による説明を聞き
ながら端末２の表示装置２２に表示された文書を
閲覧できることになる。なお上述では送信側を
Ａ、受信側をＢとして説明したが、これと反対に
送信側をＢ、受信側をＡとして文書を送付するこ
ともできる。

したがつて、本実施例によれば、送信側Ａおよ
び受信側Ｂにそれぞれ１台の文書メイル用端末２
と電話機５がそれぞれ設けられ、送信側Ａの文書
メイル用端末２より出力される文書を文書用蓄積
制御装置３に、電話話機５より出力される文書に
絡む説明を付加するための音声を音声用蓄積制御
装置６にそれぞれ一時的に蓄積記憶し、文書メイ
ル用端末２での送付先指定により受信側Ｂが特定
されるのをまつて、文書と、この文書に対応する
音声メツセージを上記蓄積制御装置３，６より読
み出し、受信側Ｂに送付できるようにしたもので
ある。これにより、受信側Ｂの受信者は、送信側
Ａより送られてくる文書について、この文書に絡
む音声による説明を同時に聞くことができること
になるので、送付される文書内容を確実に理解す
ることができるようになる。すなわち、従来では
文書メイルあるいは音声メイルに見られるように
視覚あるいは聴覚のいずれか一方の感覚を介して
情報を伝達していたが、これに比べこの発明では
視覚と聴覚の両方を活用して情報を伝えるので受
信者に対し強い関心と印象を与え、その理解を助
けるとともに閲覧後も記憶に残る度合を大幅に向
上させることができる。こうした効果は実験によ
ると視覚と聴覚の両方を活用した場合には視覚だ
けあるいは聴覚だけに比べ説明してから120時間
後における記憶残留が３倍から６倍も向上するこ
とが裏付けられている。

また、文書メイル端末は現在市販されている所
謂文書伝送機能付のワードプロセツサがそのまま
利用できるとともに音声メイルシステムにおける
電話機は音声メツセージが送付されている旨を示
す表示機能など一切不用な通常の標準電話機をそ
のまま利用でき、更には既存の電話交換ネツトワ
ークに音声用蓄積制御装置を付加することにより
容易に実現できるので経済的にも極めて有利であ
る。

次に第３図はこの発明の他実施例を示してい
る。

この場合第３図は文書メイル用交換ネツトワー
ク１と電話交換ネツトワーク４とが互に制御線７
にて結ばれている。その他は第１図と同様であ
り、同一部分には同符号を付してここでの説明を
省略する。

このようにすると、送信側Ａの文書メイル用端
末２にて送付すべき文書を作成する際音声メツセ
ージをも付加する旨を入力すると、文書メイル用
交換ネツトワーク１および電話交換ネツトワーク
４を介して音声用蓄積制御装置６に上記音声メツ
セージの、例えば第８図に示すような音声蓄積制
御装置起動要求信号および送信元電話番号からな
る付加情報が送られる。なお、上記送信元電話番
号は送信者が文書メイル用端末２から入力しても
よく、あるいは文書メイル用交換ネツトワークに
予め登録されているデータベースを、文書メイル
用端末２の端末番号をキーに検索することによつ
て、自動的に付与すことによつても実現すること
ができる。これにより上記制御装置６が起動され
ると電話交換ネツトワーク４を介して送信側Ａの
電話機５が呼ばれ文書の送信者に対し同電話機５
に応答するように要求する。送信者が電話機５の
ハンドセツトを取り上げ応答すると例えば音声蓄
積制御装置６より合成音により音声メツセージを
入力するよう要求が出される。同要求にしたがつ
て音声メツセージを入力すると、同メツセージは
電話交換ネツトワーク４を介して音声用蓄積制御
装置６に送られ、例えば、第９図に示すような送
信先電話番号、文書メツセージ識別番号などの付
加情報とともに、ここに一旦記憶される。

一方送信側Ａの端末２にて作成した文書も送付
先を指定した上で文書メイル用交換ネツトワーク
１を介して文書用蓄積制御装置３に送られ、例え
ば、第１０図に示すように送信先端末番号、音声
メツセージ識別番号などの付加情報とともに、一
時的に蓄積されるとともに送付先つまり受信側Ｂ
の端末２の表示装置２２に文書が送られてきたこ
とを示すメツセージが表示される。

この表示により受信側Ｂの端末２より受信端末
ごとにシステムに予め登録されているIDコード
など特定コードを入力し文書の閲覧を要求すると
文書蓄積制御装置３に蓄積された文書が同端末２
に送られ表示されるとともに同文書には音声メツ
セージがが付加されている旨が表示される。また
同端末２より音声メツセージの要求を入力すると
同要求は、例えば、第１１図に示すような音声蓄
積制御装置起動要求信号および受信先電話番号、
音声メツセージ識別番号からなる制御信号として
文書メイル用交換ネツトワーク１、および電話交
換ネツトワーク４を介して音声用蓄積制御装置６
に送られ同装置６により受信側Ｂの電話機５が呼
ばれる。受信者が電話機５のハンドセツトを取り
上げると音声用蓄積制御装置６に蓄積されていた
音声メツセージが読み出さされ、電話用交換ネツ
トワーク４を介して電話機５に出力される。これ
により受信者はメツセージを聞きながら端末２の
表示装置２２に表示された文書を閲覧できること
になる。

したがつて、このようにすれば音声メイルに関
する操作が文書メイル用端末２にて一元的に行な
えるのでより操作性が向上する。

次に、第４図はこの発明の異なる他実施例を示
している。

この場合、第１図および第３図に示す実施例で
は文書メイルシステムおよび音声メイルシステム
が夫々独立もしくは制御線を介して相互に関連し
ながら併設されていたが、この第４図のものは１
つのシステムとして構成し、これによつてさらに
操作性の向上を図るとともに文書メイル用端末と
電話機とを複合端末化することにより利用者の机
上の機器スペースの節約を可能にしている。

第４図において８は文書および音声の伝送交換
を行なう複合交換ネツトワークで、このネツトワ
ーク８に文書メイルおよび電話機（音声メイルも
含む）の機能を有する複数台（図示例では２台）
の複合端末９を接続するとともに文書用蓄積制御
装置１０および音声用蓄積制御装置１１を接続し
ている。この場合、複合端末９は第５図に示すよ
うに第２図における構成要素に加えて電話機とし
ての機能および音声メイルとしての機能をもつた
めの電話ハンドセツト２９および同ハンドセツト
２９の拡声を行なうための拡声装置３０を有した
もので、その他は第２図と同様であり同一部分に
は同符号を付して説明を省略する。

このようにすると、送信側Ａの端末９より送付
すべき文書および音声メツセージを入力すると
夫々文書用蓄積制御装置１０および音声用蓄積制
御装置１１に送られ一時的に蓄積記憶される。そ
して受信側Ｂの端末９にて同文書が送られている
ことを知つた受信者が文書の閲覧要求を入力する
と、まず文書用蓄積制御装置１０より文書が、次
いで音声メツセージを要求することによつて音声
用蓄積制御装置１１より音声メツセージが送ら
れ、これにより受信側Ｂの端末９の表示装置２２
を介して文書を閲覧しながら電話ハンドセツト２
９もしくは拡声装置３０を介して音声メツセージ
を聞くことができる。

このようにすれば一層の操作性の向上を図るこ
とができるとともに利用者の机上の機器スペース
の節約を有利にできる。なお、本実施例における
端末とネツトワーク間、あるいは文書用蓄積制御
装置と音声蓄積制御装置間の制御信号などは、前
述した実施例と略同様に構成できるので、その説
明は省略する。

次に第６図はこの発明の更に異なる他実施例を
示している。

この場合、第１図、第３図および第４図の実施
例では文書および音声メツセージは一旦交換ネツ
トワークの中央に設置された文書用あるいは音声
用蓄積制御装置に蓄積記憶された受信側の端末か
らの要求に応じて同文書あるいは音声メツセージ
を再送しているが、こうした方法ではシステムが
大規模つまり端末数あるいは利用者が増加するほ
ど蓄積制御装置の負荷が大きくなり蓄積容量が大
幅に増えるとともに制御機器の負担も大きくなり
同装置が高価になるばかりか利用者からの要求に
対する応答性も悪くなりサービスが低下し、更に
同装置の故障がシステム全体に波及し易くなる。

この第６図のものは複合交換ネツトワーク１２
に複数台（図示例では２台）の複合端末１３を接
続している。ここで複合端末１３は第７図に示す
ように第５図における構成要素のうち記憶装置２
６に代えて複数の文書および音声メツセージを同
時に蓄積記憶できるような大容量の記憶装置３１
を具備している。その他は第５図と同一であり、
同一部分には同符号を付して説明を省略する。

このようにすると、送信側Ａの端末１３より入
力された文書および音声メツセージは一旦同端末
１３の記憶装置３１に記憶されたのち複合交換ネ
ツトワーク１２を介して受信側Ｂの端末１３に送
られ、同端末１３の記憶装置３１に、例えば、第
１２図に示すように文書と音声メツセージからな
る複合メツセージであることを付加情報ととも
に、蓄積記憶される。受信者が同端末３１の表示
装置２２を介して複合メツセージの到着を知りキ
ーボード２１により文書の閲覧および音声による
説明を要求すると記憶装置３１に蓄積記憶されて
いた文書および音声メツセージが読み出され、こ
れにより電話ハンドセツト２９あるいは拡声装置
３０を通して音声による説明を聞きながら表示装
置２２に表示された文書を閲覧することができ
る。

なお、この発明は上記実施例にのみ限定されず
要旨を変更しない範囲で適宜変形して実施でき
る。例えば上述では電子メイルの対象とする文書
はワードプロセツサなどで作成されたコード情報
としたが手書文書あるいは図面などのイメージ情
報からなる文書をも対象としてよくそのためには
端末に所謂フアクシミリ端末にみられるようなイ
メージ文書を入力するためのスキヤナ、同スキヤ
ナによつて入力したイメージ情報を帯域圧縮する
ための機能を演算制御装置に付加するなどの手段
を設けることによつてコード情報からなる文書と
ほぼ同じ効果がが得られることは言うまでもな
い。また音声メツセージの伝送、蓄積に当つては
音声分析合成技術を活用し帯域圧縮すれば大幅に
伝送容量並びに蓄積容量を削減することができコ
ストパフオーマンスの優れたシステムが形成でき
ることは過言するまでもない。また、上記説明で
は文書メイルの付加的な機能として音声メイルを
利用して説明を聞くものとしているが、逆に例え
ば講演会あるいは演説会にみられるように音声に
よる説明を主体とし文書メイルを付加的な機能と
するような用い方、すなわち音声メイルとして送
られてきた音声メツセージを聞きその中で文書メ
イルとして送られてきた図面などを参照すること
もこの発明の変形として実現可能である。さらに
上記した文書メイル用端末あるいは複合端末に例
えばプリンタを付加し、表示装置による出力の他
に紙に出力することによつて電子メイルシステム
がより便利になることは言うまでもない。

以上述べたようにこの発明によれば文書メイル
と音声メイルを組合せ電子的に送られてくる文書
を同文書に絡む音声メツセージとともに同時に受
信側に出力可能に構成することによりメイル内容
の理解および印象を高めることができる電子メイ
ルシステムを提供できる。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例を示すブロツク
図、第２図は同実施例に用いられる文書メイル用
端末のブロツク図、第３図はこの発明の他実施例
を示すブロツク図、第４図はこの発明の異なる他
実施例を示すブロツク図、第５図は第４図の異な
る他実施例に用いられる複合端末のブロツク図、
第６図はこの発明の更に異なる他実施例を示すブ
ロツク図、第７図は第６図の更に異なる他実施例
に用いられる複合端末のブロツク図、第８図乃至
第１２図は、それぞれ第３図乃至第７図に示す他
の実施例に用いられる制御信号を説明するための
図である。 １…文書メイル用交換ネツトワーク、２…文書
メイル端末、３，１０…文書用蓄積制御装置、
４，１１…電話交換ネツトワーク、５…電話機、
６…音声用蓄積制御装置、７…制御線、８，１２
…複合交換ネツトワーク、９，１３…複合端末、
２１…キーボード、２２…表示装置、２３，２
５，２６，３１…記憶装置、２４…演算制御装
置、２７…ライン、２８…モデム、２９…電話ハ
ンドセツト、３０…拡声装置。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １ コード情報あるいはイメージ情報からなる文
   書を電子的に入力する文書入力手段、上記文書に
   絡む説明を付加するための音声を電子的に入力す
   る音声入力手段および上記文書および音声の送付
   先を指定する送付先指定手段を有する送信部と、
   この送信部より生成される上記文書および音声を
   一時的に蓄積記憶する記憶手段と、上記送信部の
   送付先指定手段での送付先指定により上記文書お
   よび音声の送付先として特定される受信部と、上
   記送付先指定手段で指定される送付先に応じて文
   書および音声の送付先として上記受信部を特定し
   この受信部に上記文書および音声が送られている
   旨を知らせるとともに上記受信部の要求により上
   記文書および音声を上記記憶手段より読み出し上
   記受信部に送付するネツトワーク手段を具備し、
   上記送信部より出力される文書とこの文書に絡む
   音声を同時に閲覧並びに聴取可能にしたことを特
   徴とする電子メイルシステム。 ２ 記憶手段は、文書および音声を各別に蓄積記
   憶する記憶手段を有することを特徴とする特許請
   求の範囲第１項記載の電子メイルシステム。 ３ 受信部は、文書を表示する表示装置および音
   声を出力する拡声装置を有することを特徴とする
   特許請求の範囲第１項または第２項記載の電子メ
   イルシステム。 ４ ネツトワーク手段は、文書を受信部側に送付
   する文書用ネツトワーク手段と音声を受信部側に
   送付する音声用ネツトワーク手段を各別に有する
   ことを特徴とする特許請求の範囲第１項乃至第３
   項のいずれかに記載の電子メイルシステム。 ５ ネツトワーク手段は、文書を受信部側に送付
   する文書用ネツトワーク手段と音声を受信部側に
   送付する音声用ネツトワーク手段を各別に有する
   とともにこれらネツトワーク手段相互を制御情報
   を交信するたための回線で結合したことを特徴と
   する特許請求の範囲第１項乃至第４項のいずれか
   に記載の電子メイルシステム。 ６ ネツトワーク手段は、文書を受信部側に送付
   する文書用ネツトワーク手段と音声を受信部側に
   送付する音声用ネツトワーク手段を共通のネツト
   ワーク手段により構成したことを特徴とする特許
   請求の範囲第１項乃至第４項のいずれかに記載の
   電子メイルシステム。 ７ 記憶手段は、送信部または受信部に組み込ま
   れることを特徴とする特許請求の範囲第１項乃至
   第６項のいずれかに記載の電子メイルシステム。