JPH07123271B2 - 電子メイルシステム - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、電子的に送付される
文書とともに音声による説明あるいはメッセージなどを
同時に送り、より確実に相手側に意思を伝達するように
した電子メイルシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近時、オフィスコストの高騰と相俟って
オフィスの生産性向上を計るべくをオフィスオートメー
ションなる構想が出されているが、これについて米国を
はじめ、我国においても盛んに研究開発がすすめられ、
最近になって単体機器あるいはネットワークされたシス
テムがオフィスに導入されつつある。

【０００３】このようなオフィスオートメーション構想
の一環として電子メイルシステムなるものがあり、一例
としてワードプロセッサなどによって作成されたコード
情報からなる文書を電子的に所望の相手に送付するも
の、あるいはファクシミリシステムにみられるように手
書き文書または図面などをイメージ情報として送付する
もののような、いわゆる文書メイルがある。こうした文
書メイルシステムでは、従来の紙に書いた文書を送る方
法と比べ、相手方に早く、しかも確実に文書が届く特徴
があるが、一方で相手方がより正確に文書の内容を理解
し、さらに読み終わったのちもいつまでも記憶を残すた
めの情報伝達の根本目的に対する改善がほとんど行われ
ていない。むしろワードプロセッサによって活字化され
たり、あるいはファクシミリによって単色化されること
により情報が画一化され読んだときの印象が弱く、理解
度が低下したりあるいは記憶に残りにくい弊害があっ
た。

【０００４】一方、こうした文書メイルと別の形態とし
て留守番電話を発展させ音声によりメッセージを送る、
いわゆる音声メイルシステムなるものがある。これは電
話機によって１人または複数の相手を指定し、音声によ
るメッセージなどを電話交換機側に設けられた磁気ディ
スクあるいは磁気テープなどの記憶装置に一旦記憶し、
そして、相手先の電話機に付加されている例えばランプ
を点灯し、音声メッセージが送られていることを知ら
せ、これを知った相手が同電話機より特定コードを入力
し、上記記憶装置に記憶された音声メッセージを聞き取
るようにしている。このようなシステムは、いわゆる電
話構内用電子交換システムなどに記憶装置など若干の装
置および機能を付加することによって比較的簡単かつ安
価に実現できるが、反面で、文書メイルシステムに見ら
れるように送られてきた複数の文書のタイトルあるいは
発信者名だけみて緊急を要するもの、あるいは関心の高
いものを抽出して読むことが難しいばかりか、音声によ
る説明だけでは一般に文書に比べ、さらに理解度が下が
り、記憶に残る度合いも低くなる欠点があった。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】このように従来では、
文書メイルシステムあるいは音声メイルシステムのもつ
欠点により、これまでは重要な案件の場合には、送付後
さらに受信者に対して電話をかけて補足説明をするなど
しており、電子メイルシステムが有する迅速性、送信者
と受信者が同時に会話をしないですむ、いわゆる非同期
性などの特徴を十分活かしきれないを状況であった。

【０００６】この発明は、このような事情に鑑みてなさ
れたもので、文書メイルに音声メイルを組み合わせ、電
子的に送られてくる文書とこの文書に関する説明を付加
するための音声を同時に出力可能に構成することでメイ
ル内容の理解および印象を高めることができるとともに
記憶に残る度合いを著しく高めることができる電子メイ
ルシステムを提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明の電子メイルシス
テムは、コード情報あるいはイメージ情報からなる文書
を電子的に入力する文書入力手段および上記文書に関係
した音声による説明を電子的に入力する音声入力手段を
有する入力部と、この入力部にて生成された上記文書お
よび音声を蓄積記憶する記憶手段と、この記憶手段から
読み出された上記文書と音声を出力する文書出力手段お
よび音声出力手段を有する出力部と、上記文書入力手段
から入力された文書を上記出力部に伝送する文書用伝送
手段と、上記音声入力手段から入力された音声を上記出
力部に伝送する音声用伝送手段と、制御線を介して上記
文書用伝送手段と音声用伝送手段相互間で上記文書入力
手段から入力される音声入力要求または上記文書出力手
段から入力される音声出力要求にかかる制御情報の伝送
をするための伝送手段とを具備し、上記入力部より生成
される文書とこの文書の説明に関係した音声を出力部に
て同時に閲覧並びに聴取可能にしたものである。

【０００８】

【作用】この結果、本発明によれば、文書入力手段から
の音声入力要求や文書出力手段からの音声出力要求を制
御情報として入力することで、これら要求を指示できる
ようになるので、かかる文書入力手段または文書出力手
段において音声メイルに関する操作を一元的に行うこと
ができる。

【０００９】

【実施例】以下、この発明の一実施例を図面に従い説明
する。

【００１０】なお、この発明は、ワードプロセッサなど
によって作成されたコード情報からなる文書あるいはメ
ッセージ並びファクシミリシステムに見られるようにイ
メージ情報からなる文書、メモ、図面などいかなる形態
の文書をもその対象とするが、以下の説明ではコード情
報による文書を対象としている。

【００１１】図１において、１は文書メイル用交換ネッ
トワークで、このネットワーク１には、複数台（図示例
では２台）の文書メイル用端末２を接続するとともに送
信文書を一時的に蓄積記憶しておくための文書用蓄積制
御装置３を接続し、文書メイルシステムを構成してい
る。

【００１２】ここで、上記文書メイル用端末２は、いわ
ゆるワードプロセッシング機能を有するもので、例えば
図２に示すように仮名、漢字を変換入力したり伝送要求
あるいは送付先などを入力するためのキーボード２１、
作成文書あるいは送られてきた文書さらには文書が送ら
れてきた旨を表示するための表示装置２２、同表示装置
２２の１画面分の表示内容を記憶しておくための記憶装
置２３、演算制御装置２４と連動して文書作成、送付、
受信などの制御を行うためのプログラム、漢字パターン
さらには辞書などを記憶しておくための記憶装置２５、
作成した文書あるいは送られてきた文書を記憶しておく
ための記憶装置２６およびライン２７を介して文書メイ
ル用交換ネットワーク１との間でインターフェイス制御
を行うモデム２８より構成されている。

【００１３】一方、４は電話交換ネットワークで、この
ネットワーク４には複数台（図示例では２台）の電話機
５を接続するとともに音声メッセージを一時的に記憶し
ておくための音声用蓄積制御装置６を接続し、音声メイ
ルシステムを構成している。ここで、音声用蓄積制御装
置６は、文書内容に沿って詳細な説明を付加するための
音声入力を蓄積できるだけの記憶容量を有している。

【００１４】なお、図１の例では、送信側Ａに１台の文
書メイル用端末２と１台の電話機５が設けられ、受信側
Ｂに他の１台の文書メイル用端末２と１台の電話機５が
設けられている。

【００１５】次に、その作用を説明する。

【００１６】いま、文書の伝送は次のようにして行われ
る。まず、送信側Ａの文書メイル用端末２にて同端末２
のワードプロセッシング機能を利用して文書を作成し、
同時に音声メイルシステムを利用した音声説明あるいは
コメント（以下、音声メッセードと呼ぶ）が同文書に付
随している旨、並びに同音声メッセージをアクセスする
ための情報を付記しておく。また、このような文書作成
と並行して送信側Ａの電話機５より音声メッセージを入
力し、これを音声用蓄積制御装置６に蓄積記憶する。こ
の場合、電話機５より特定コードをダイヤルなどを介し
て入力し、電話交換ネットワーク４に対して音声用蓄積
制御装置６への蓄積記憶を要求した後、所望の音声メッ
セージを入力し、音声用蓄積制御装置６に一時的に蓄積
記憶させるような手順が取られる。

【００１７】この状態で、送信側Ａの端末２より、同文
書の送付を要求すると、同文書は文書メイル用交換ネッ
トワーク１を介して文書用蓄積制御装置３に送られ、同
装置３に一時的に記憶される。また、これと同時に、送
信側Ａの端末２より送付先指定があれば、これに対応す
る受信側Ｂの文書メイル用端末２が特定され、同端末２
に文書が送られている旨を示すメッセージが送られ、同
端末２の表示装置２２に同メッセージが表示（単に文書
の送付を示すためのランプの点灯だけでもよい。）され
る。

【００１８】この表示装置２２により文書が送られてい
る旨を知った送付先の受信側Ｂにて文書メイル用端末２
のキーボード２１により例えば受信者のＩＤコード、送
付されている文書の閲覧要求などの所定のコードを入力
すると、文書用蓄積制御装置３に蓄積されていた文書が
読み出され文書メイル用交換ネットワーク１を介して同
端末２に送られ、ライン２７、モデム２８を介して演算
制御装置２４の制御の下で記憶装置２６に一旦記憶さ
れ、その後記憶装置２５に記憶されている例えば、漢字
パターンを用いてコード情報から表示すべき画像イメー
ジに変換され、表示装置２２に表示される。

【００１９】この状態で、表示装置２２に表示された文
書中より同文書には音声メッセージが付随していること
を受信者が知り、受信者側Ｂの電話機５より同文書が記
載されている音声メッセージのアクセス情報により特定
コードを入力し音声メッセージを要求すると、音声蓄積
制御装置６に蓄積されていた上記文書に付随する文書内
容を説明するための音声メッセージが読み出され、電話
交換ネットワーク４を介して電話機５に出力される。こ
れにより受信者は、電話機５により音声による説明を聞
きながら端末２の表示装置２２に表示された文書を閲覧
できることになる。

【００２０】なお、上述では、送信側をＡ、受信側をＢ
として説明したが、これと反対に送信側をＢ、受信側を
Ａとして文書を送付することもできる。

【００２１】したがって、本実施例によれば、送信側Ａ
および受信側Ｂにそれぞれ１台の文書メイル用端末２と
電話機５がそれぞれ設けられ、送信側Ａの文書メイル用
端末２より出力される文書を文書用蓄積制御装置３に、
電話機５より出力される文書に絡む説明を付加するため
の音声を音声用蓄積制御装置６にそれぞれ一時的に蓄積
記憶し、送信側Ａの文書メイル用端末２での送付先指定
などにより受信側Ｂが特定されると、文書と、この文書
に対応する音声メッセージを上記蓄積制御装置３、６よ
り読み出し、受信側Ｂに送付できるようにしたものであ
る。これにより、受信側Ｂでは、文書用蓄積制御装置３
より読み出された文書と、音声用蓄積制御装置６より読
み出された上記文書に絡む音声による説明を同時に聞く
ことができることになるので、送付される文書内容を確
実に理解することができるようになる。すなわち、従来
では、文書メイルあるいは音声メイルに見られるように
視覚あるいは聴覚のいずれか一方の間隔を介して情報を
伝達していたが、これに比べ、この発明は、視覚と聴覚
の両方を活用して情報を伝えるので受信者に対して強い
関心と印象を与え、その理解を助けるとともに閲覧後も
記憶に残る度合いを大幅に向上させることができる。こ
うした効果は、実験によると視覚と聴覚の両方を活用し
た場合には、視覚だけあるいは聴覚だけに比べ、説明し
てから１２０時間後における記憶残留が３倍から６倍も
向上することが裏付けられている。

【００２２】また、文書メイル端末は、現在市販されて
いる、いわゆる文書伝送機能付きのワードプロセッサが
そのまま利用できるとともに、音声メイルシステムにお
ける電話機は音声メッセージが送付されている旨を示す
表示機能など一切不要な通常の標準電話機をそのまま利
用でき、さらには、既存の電話交換ネットワークを音声
用蓄積制御装置を付加することにより用意に実現できる
ので、経済的にも極めて有利である。

【００２３】次に、図３は、この発明の他実施例を示し
ている。

【００２４】この場合、図３は文書メイル用交換ネット
ワーク１と電話交換ネットワーク４とが互に制御線７に
て結ばれている。その他は図１と同様であり、同一部分
には同符号を付してここでの説明を省略する。

【００２５】このようにすると、送信側Ａの文書メイル
端末２にて送付すべき文書を作成する際、音声メッセー
ジも付加する旨を入力すると、文書メイル用交換ネット
ワーク１および電話交換ネットワーク４を介して音声用
蓄積制御装置６に上記音声メッセージの、例えば図８に
示すような音声蓄積制御装置起動要求信号および送信元
電話番号からなる付加情報が送られる。

【００２６】なお、上記送信元電話番号は送信者が文書
メイル端末２から入力してもよく、あるいは文書メイル
用交換ネットワーク１にあらかじめ登録されているデー
タベースを、文書メイル端末２の端末番号をキーに検索
することによって、自動的に付与することによっても実
現することができる。

【００２７】これにより上記制御装置６が起動される
と、電話交換ネットワーク４を介して送信側Ａの電話機
５が呼ばれ文書の送信者に対して同電話機５に応答する
ように要求する。送信者が電話機５のハンドセットを取
り上げ応答すると、例えば音声用蓄積制御装置６より合
成音により音声メッセージを入力するよう要求が出され
る。同要求にしたがって音声メッセージを入力すると、
同メッセージは電話交換ネットワーク４を介して音声用
蓄積制御装置６に送られ、例えば図９に示すよな送信先
電話番号、文書メッセージ識別番号などの付加情報とと
もに、ここに一旦記憶される。

【００２８】一方、送信側Ａの端末２にて作成した文書
も送付先を指定した上で文書メイル用交換ネットワーク
１を介して文書用蓄積制御装置３に送られ、例えば図１
０に示すように送信先端末番号、音声メッセージ識別番
号などの付加情報とともに、一時的に記憶される。する
と、送付先、つまり受信側Ｂの端末２の表示装置２２に
文書が送られてきたことを示すメッセージが表示され
る。

【００２９】この表示により受信側Ｂの端末２より受信
端末ごとにシステムにあらかじめ登録されているＩＤコ
ードなど特定コードを入力し、文書の閲覧を要求すると
文書用蓄積制御装置３に蓄積された文書が同端末２に送
られ表示されるとともに、同文書には音声メッセージが
付加されている旨が表示される。

【００３０】また、同端末２より音声メッセージの要求
を入力すると、同要求は例えば図１１に示すように音声
蓄積制御装置起動要求信号および受信先電話番号、音声
メッセージ識別番号からなる制御信号として文書メイル
用交換ネットワーク１および電話交換ネットワーク４を
介して音声用蓄積制御装置６に送られ、同装置６より受
信側Ｂの電話機５が呼ばれる。受信者が電話機５のハン
ドセットを取り上げると、音声用蓄積制御装置６に蓄積
された音声メッセージが読み出され、電話交換ネットワ
ーク４を介して電話機５に出力される。これにより受信
者は、メッセージを聞きながら端末２の表示装置２２に
表示された文書を閲覧できることになる。

【００３１】したがって、このようにすれば音声メイル
に関する操作が文書メイル用端末２にて一元的に行える
ので、より操作性が向上する。

【００３２】次に、図４は、この発明の異なる実施例を
示している。

【００３３】この場合、図１および図３に示す実施例で
は、文書メイルシステムおよび音声メイルシステムがそ
れぞれ独立もしくは制御線を介して相互に関連しながら
併設されていたが、この図４のものは、１つのシステム
として構成し、これによってさらに操作性の向上を図る
とともに、文書メイル用端末と電話機を複合端末化する
ことにより利用者の机上の機器スペースの節約を可能に
している。

【００３４】図４において、８は文書および音声の伝送
交換を行う複合交換ネットワークで、このネットワーク
８に文書メイルおよび電話機（音声メイルも含む）の機
能を有する複数台（図示例では２台）の複合端末９を接
続するとともに、文書用蓄積制御装置１０および音声用
蓄積制御装置１１を接続している。この場合、複合端末
９は、図５に示すように図２における構成要素に加えて
電話機としての機能および音声メイルとしての機能をも
つためのハンドセット２９および同ハンドセット２９の
拡声を行うための拡声装置３０を有したもので、その他
は図２と同様であり、同一部分には同符号を付して説明
を省略する。

【００３５】このようにすると、送信側Ａの端末９より
送付すべき文書および音声メッセージを入力するとそれ
ぞれ文書用蓄積制御装置１０および音声用蓄積制御装置
１１に送られ、一時的に蓄積記憶される。そして、受信
側Ｂの端末９にて同文書が送られていることを知った受
信者が文書の閲覧要求を入力すると、まず、文書用蓄積
制御装置１０より文書が、次いで音声メッセージを要求
することによって音声用蓄積制御装置１１より音声メッ
セージが送られ、これにより受信側Ｂの端末９の表示装
置２２を介して文書を閲覧しながら電話ハンドセット２
９もしくは拡声装置３０を介して音声メッセージを聞く
ことができる。

【００３６】このようにすれば一層の操作性の向上を図
ることができるとともに、利用者の机上の機器スペース
の節約を有利にできる。なお、本実施例における端末９
とネットワーク８間、あるいは文書用蓄積制御装置１０
および音声用蓄積制御装置１１間の制御信号などは、前
述した実施例と略同じにできるので、その説明は省略す
る。

【００３７】次に、図６はこの発明のさらに異なる他実
施例を示している。

【００３８】この場合、図１、図３および図４の実施例
では、文書および音声メッセージは一旦交換ネットワー
クの中央に設置された文書用あるいは音声蓄積制御装置
に蓄積記憶された受信側の端末からの要求に応じて同文
書あるいは音声メッセージを再送しているが、こうした
方法では、システムが大規模つまり端末数あるいは利用
者が増加するほど蓄積制御装置の付加が大きくなり、蓄
積容量が大幅に増えるとともに、制御機器の負担も大き
くなり、同装置が高価になるばかりか利用者からの要求
に対する応答性も悪くなり、サービスが低下し、さらに
同装置の故障がシステム全体に波及し易くなる。

【００３９】この図６のものは、複合交換ネットワーク
１２に複数台（図示例では２台）の複合端末１３を接続
している。ここで、複合端末１３は図７に示すように図
５における構成要素のうち記憶装置２６に代えて複数の
文書および音声メッセージを同時に蓄積記憶できるよう
な大容量の記憶装置３１を具備している。その他は図５
と同一であり、同一部分には同符号を付して説明を省略
する。

【００４０】このようにすると、送信側Ａの端末１３よ
り入力された文書および音声メッセージは、一旦同端末
１３の記憶装置３１に記憶された後、複合交換ネットワ
ーク１２を介して受信側Ｂの端末１３に送られ、同端末
１３の記憶装置３１に例えば図１２に示すように文書と
音声メッセージからなる複合メッセージであることを示
す付加情報とともに、蓄積記憶される。受信者が同端末
１３の表示装置２２を介して複合メッセージの到着を知
り、キーボード２１により文書の閲覧および音声による
説明を要求すると、記憶装置３１に蓄積記憶されていた
文書および音声メッセージが読み出され、これにより電
話ハンドセット２９あるいは拡声装置３０を通して音声
による説明を聞きながら表示装置２２に表示された文書
を閲覧することができる。

【００４１】なお、この発明は上記実施例にのみ限定さ
れず、要旨を変更しない範囲で適宜変形して実施でき
る。例えば上述では電子メイルの対象とする文書はワー
ドプロセッサなどで作成されたコード情報としたが、手
書き文書あるいは図面などのイメージ情報からなる文書
を対象としてもよく、そのためには端末にファクシミリ
端末に見られるようなイメージ文書を入力するためのス
キャナ、同スキャナによって入力したイメージ情報を帯
域圧縮するための機能を演算制御装置に付加するなどの
手段を設けることによってコード情報からなる文書とほ
ぼ同じ効果が得られることは言うまでもない。

【００４２】また、音声メッセージの伝送、蓄積に当た
っては音声分析合成技術を活用し、帯域圧縮すれば大幅
に伝送容量並びに蓄積容量を削減することができコスト
パフォーマンスの優れたシステムが形成できることは過
言するまでもない。

【００４３】また、上記実施例では文書メイルの付加的
な機能として音声メイルを利用して説明を聞くものとし
ているが、逆に例えば講演会あるいは演説会に見られる
ようように、音声による説明を主体とし文書メイルを付
加的な機能とするような用い方、すなわち、音声メイル
として送られてきた音声メッセージを聞き、その中で文
書メイルとして送られてきた図面などを参照することも
この発明の変形として実現可能である。

【００４４】さらに、複数頁からなる文書の頁めくりと
音声メイルによる説明を同期させて音声による説明の進
行に応じて自動的に表示装置上で頁めくりさせること
も、この発明の応用として実現可能である。これには、
例えば、図１３に示すように音声信号中に文書制御信号
を挿入し、この制御信号を上述した演算制御装置２４で
検出するとともに、図１４に例示するテーブルに基づい
て文書制御信号の内容を解読し、この解読の結果により
上述した文書蓄積制御装置３、１０もしくは文書用記憶
装置２３に所望頁の文書を転送もしくは表示することに
よって実現することができる。この場合、文書制御信号
と音声信号を区別するために、文書制御信号の前（必要
により後）に、特定の信号パターンをもつデリミタある
いはフラグを挿入する必要があることがある。

【００４５】さらに、上述した文書メイル端末あるいは
複合端末に例えばプリンタを付加し、表示装置による出
力の他に紙に出力することによって電子メイルシステム
がより便利になることは言うまでもない。

【００４６】

【発明の効果】この本発明によれば、文書入力手段から
の音声入力要求や文書出力手段からの音声出力要求を制
御情報として入力することで、これら要求を指示できる
ようになるので、かかる文書入力手段または文書出力手
段において音声メイルに関する操作を一元的に行うこと
が可能となり、システムの操作性を、さらに向上させる
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例を示すブロック図。

【図２】同実施例に用いられる文書メイル用端末を示す
ブロック図。

【図３】この発明の他実施例を示すブロック図。

【図４】この発明の異なる他実施例を示すブロック図。

【図５】異なる他実施例に用いられる複合端末を示すブ
ロック図。

【図６】この発明のさらに異なる他実施例を示すブロッ
ク図。

【図７】さらに異なる他実施例に用いられる複合端末を
示すブロック図。

【図８】図３の実施例に用いられる制御信号を説明する
ための図。

【図９】図３の実施例に用いられる制御信号を説明する
ための図。

【図１０】図３の実施例に用いられる制御信号を説明す
るための図。

【図１１】図３の実施例に用いられる制御信号を説明す
るための図。

【図１２】図６の実施例に用いられる制御信号を説明す
るための図。

【図１３】この発明のさらに異なる実施例に用いられる
制御信号を説明するための図。

【図１４】このさらに異なる実施例に用いられるテーブ
ルを説明するための図。

【符号の説明】

１…文書メイル用交換ネットワーク、２…文書メイル用
端末、３、１０…文書用蓄積制御装置、４、１１…電話
交換ネットワーク、５…電話機、６…音声用蓄積制御装
置、７…制御線、８、１２…複合交換ネットワーク、
９、１３…複合端末、２１…キーボード、２２…表示装
置、２３、２５、２６、３１…記憶装置、２４…演算制
御装置、２７…ライン、２８…モデム、２９…電話ハン
ドセット、３０…拡声装置。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 コード情報あるいはイメージ情報からな
   る文書を電子的に入力する文書入力手段および上記文書
   に関係した音声による説明を電子的に入力する音声入力
   手段を有する入力部と、 この入力部にて生成された上記文書および音声を蓄積記
   憶する記憶手段と、 この記憶手段から読み出された上記文書と音声を出力す
   る文書出力手段および音声出力手段を有する出力部と、上記文書入力手段から入力された文書を上記出力部に伝
   送する文書用伝送手段と、 上記音声入力手段から入力された音声を上記出力部に伝
   送する音声用伝送手段と、 制御線を介して上記文書用伝送手段と音声用伝送手段相
   互間で上記文書入力手段から入力される音声入力要求ま
   たは上記文書出力手段から入力される音声出力要求にか
   かる制御情報の伝送をするための伝送手段とを具備し、 上記入力部より生成される文書とこの文書の説明に関係
   した音声を出力部にて同時に閲覧並びに聴取可能にした
   ことを特徴とする電子メイルシステム。