JPH05266084A - 議事録作成システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 記録者に作業負担をかけることなく容易に議
事録を作成できる議事録作成システムを得る。 【構成】 会議の進行に従ってその内容に対応したキー
ワードを出力するキーワード出力部Ｍ１と、前記キーワ
ード及び複数のマイクＭ２〜Ｍｎからの音声を記録媒体
１１ａに録音する録音部１１と、それに録音されている
キーワード及び音声を文字データに変換して格納するデ
ータ蓄積部１２と、データ蓄積部１２の文字データから
各キーワード及びその内容を抽出しこれらを編集するデ
ータ編集部１３と、データ編集部１３により編集された
文字データを印刷する印刷部１４とを備えた。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、会議の議事録を自動的
に作成する議事録作成システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】一般的に、会議には記録者がいてその会
議の内容を手書きで記録している。また最近では、会議
用として、黒板に書いたものを複写する装置が普及され
ており、この場合、発表内容をその黒板に書きながら会
議を進め、会議終了後には作成者が複写された内容を基
に議事録をまとめていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、前者の
場合では、記録者はリアルタイムで会議の内容を記録し
なければならないので、記録者にとっては作業の負担が
大きいという問題があった。また、記録者が会議の直接
参加者であったときには、議事録をとる作業に能力をと
られ会議に専念することができなかった。

【０００４】後者の場合では、発表する内容をその都度
黒板に書かなければならず、会議終了後には、前述した
ように複写された内容を議事録にまとめなければならな
いという作業を要するので効率的でなかった。

【０００５】本発明は、かかる課題を解決するためにな
されたもので、記録者に作業負担をかけることなく容易
に議事録を作成できる議事録作成システムを得ることを
目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明に係る議事録作成
システムは、会議の進行に従ってその内容に対応したキ
ーワードを出力するキーワード出力部と、前記キーワー
ド及び複数のマイクロホンからの音声を記録媒体に録音
する録音部と、該録音部に録音されたキーワード及び音
声を文字データに変換して格納するデータ蓄積部と、該
データ蓄積部の文字データから各キーワード及びその内
容を抽出し、これらを編集するデータ編集部と、該デー
タ編集部により編集された文字データを印刷する印刷部
とを備えたものである。

【０００７】

【作用】本発明においては、録音部に、会議の進行に従
ってその内容に対応したキーワードをキーワード出力部
より順次に出力すると、その録音部は、順次に入力され
たキーワード及びキーワード毎に入力された複数の音声
を記録媒体に録音し、データ蓄積部はキーワード及び複
数の音声を順次に文字データに変換して格納する。デー
タ編集部は、データ蓄積部の文字データから各キーワー
ド及びその内容を抽出してこれらを編集し、印刷部で印
刷させる。

【０００８】

【実施例】図１は本発明の一実施例を示すブロック図、
図２はマイクロホンと録音テープのトラックとの相関
図、図３は編集メニューの一例を示す図、図４は表示装
置に表示された編集の一例を示す図、図５はデータ編集
部の動作を説明するためのフローチャートである。

【０００９】図において、Ｍ１〜Ｍｎは会議の出席者に
対応して設けられた複数のマイクロホン（以下、「マイ
ク」という）で、そのうち、マイクＭ１は、例えば、キ
ーワードである「議題」、「出席者」、「問題点」、
「結論」、「次回予定」等の音声を会議の進行に従って
録音テープ１１ａのトラックＴ１に録音するためのもの
で、会議の進行係が使用する。なお、「議題」、「出席
者」、「問題点」、「結論」、「次回予定」等のキーワ
ードをスイッチで録音テープ１１ａに録音するようにし
てもよい。この場合、各キーワードに対応して複数のス
イッチを設け、それらを押下したときは、異なる音が後
述する録音部１１より発信して録音テープ１１ａのトラ
ックＴ１にそれぞれ録音されるようにする。

【００１０】１１は録音部で、録音テープ１１ａが着脱
可能に装着され、マイクＭ１〜Ｍｎを通して入力される
出席者の音声を録音テープ１１ａの各トラックＴ１〜Ｔ
ｎに録音する。例えば、図２に示すようにマイクＭ１を
介したキーワードの音声はトラックＴ１に、マイクＭ２
を介した音声はトラックＴ２に、そして、マイクＭｎを
介した音声はトラックＴｎに録音する。

【００１１】１２はデータ蓄積部で、メモリ（図示せ
ず）を有し、録音テープ１１ａのトラックＴ１に録音さ
れた各キーワードの音声及びトラックＴ２〜Ｔｎにそれ
ぞれ録音された出席者の音声を文字データに変換すると
共に、録音テープ１１ａの各トラックＴ１〜Ｔｎの番号
を文字データに変換してメモリに格納する。

【００１２】１３はメモリ（図示せず）を有するデータ
編集部で、後述する出力条件設定部１５の編集要求指令
に基づいてデータ蓄積部１２の文字データを編集する。
編集のときは、まずキーワードの文字データを検索し、
その後に続く出席者の発言の文字データを抽出してメモ
リに格納し出力条件設定部１５に出力する。１４はデー
タ編集部１３により編集された議事録の内容を印刷する
印刷部である。

【００１３】１５はキー入力装置１５ａと表示装置１５
ｂとを有する出力条件設定部で、データ蓄積部１２に変
換要求指令を、データ編集部１３に編集要求指令や印刷
開始指令を出力する。編集の際には、キー入力装置１５
ａで図３に示す編集メニューを表示装置１５ｂに表示
し、編集メニュー選択後は、編集要求指令に基づいて編
集されたデータ編集部１３からの議事録を表示装置１５
ｂに表示する。表示された議事録に補足修正の必要があ
るときはキー入力装置１５ａで修正できるようになって
いる。また、編集された議事録は例えばフロッピーディ
スクに格納して記録を残すことができるようになってい
る。

【００１４】前記のように構成されたものにおいて動作
を説明する。なお、録音テープ１１ａのトラックＴ１に
は、キーワードである「議題」、「出席者」、「問題
点」、「結論」、「次回予定」等の音声、トラックＴ２
〜Ｔｎにはキーワード毎に発言された出席者の音声がそ
れぞれ録音されているものとする。

【００１５】まず、作成者がキー入力装置１５ａを用い
て変換要求の設定を行うと、出力条件設定部１５はデー
タ蓄積部１２に対して変換要求指令を出力するので、そ
の変換要求指令を受けたデータ蓄積部１２は、録音テー
プ１１ａに記録されている各トラック番号をそのままの
配列で文字データに変換すると共に、その後に続くトラ
ックＴ１のキーワードの音声及び各トラックＴ２〜Ｔｎ
にそれぞれ録音されている出席者の音声を順次に読み込
んで文字データに変換しメモリに格納する。次に、作成
者がキー入力装置１５ａを用いて図３に示す編集メニュ
ーを表示装置１５ｂに表示させて、例えば１の「議事録
出力」を選択すると、その出力条件設定部１５は選択に
対応した編集要求指令をデータ編集部１３に出力するた
め、そのデータ編集部１３は、編集要求指令に基づいて
議事録の編集を開始する。

【００１６】例えば、図５に示すように、データ編集部
１３は、まず、ステップ１において「１」が選択された
かどうかを判定する。編集の選択が「１」でないときは
ステップ２１に進が、編集の選択が「１」のときはステ
ップ２に進んで「議題」というキーワードの文字データ
を検索して（Ｓ２）、そのキーワード及びその後に続く
文字データを順次に抽出する（Ｓ３）。次に、「出席
者」というキーワードの文字データを検索し（Ｓ４）、
そのキーワード及び出席者の名前を抽出する（Ｓ５）。
その後は、「問題点」、「結論」及び「次回予定」とい
う各キーワードの文字データを順次に検索すると共に、
キーワード毎に文字データを検出順に抽出して（Ｓ６〜
Ｓ１１）、それらを出力条件設定部１５に出力する。

【００１７】出力条件設定部１５は、編集された内容を
表示装置１５ｂに表示し、キー入力装置１５ａによる印
刷開始の設定を確認したときは、印刷開始指令をデータ
編集部１３に出力する。表示された内容に補足修正の必
要があるときは、そのキー入力装置１５ａで修正してか
ら印刷開始の設定を行う。印刷開始指令を受けたデータ
編集部１３は、編集した議事録を印刷部１４により印刷
させる。

【００１８】次に、作成者が、キー入力装置１５ａを用
いて例えば２の「話者毎データ出力」を選択すると、デ
ータ編集部１３は、ステップ１において「１」が選択さ
れたかどうかを判定する。この場合、「２」が設定され
ているためステップ２１に進んでステップ２２を選択し
て、録音テープ１１ａのトラック番号のＴ２を検索し、
かつ、「出席者」というキーワードの文字データを検索
する（Ｓ２２，Ｓ２３）。その後は、そのキーワード及
びトラックＴ２に記録されている出席者の名前を抽出す
ると共に（Ｓ２４）、そのトラックＴ２上に記録されて
いる文字データを「問題点」、「結論」及び「次回予
定」のキーワード毎に抽出して（Ｓ２５〜Ｓ３０）、ト
ラックＴ２が最後のトラック番号であるかどうかを判定
する（Ｓ３１）。トラック番号が同一のときはこの編集
を終了するが、そうでないときはステップ２２に進んで
次のトラック番号のＴ３を検索すると共に「出席者」と
いうキーワードの文字データを検索して（Ｓ２２，Ｓ２
３）、前記と同様の動作を繰り返す（Ｓ２５〜Ｓ３
０）。この一連の動作を繰り返すことにより、ステップ
３１において、検索したトラック番号が最後のトラック
番号と同一になったときはこの編集を終了する。

【００１９】編集終了後、出力条件設定部１５は編集さ
れた議事録を表示装置１５ｂに表示し（図４に示す）、
データ編集部１３は、出力条件設定部１５からの印刷開
始指令を受けたとき、編集した話者毎の議事録を印刷部
１４により印刷させる。

【００２０】この次に、作成者が３の「特定話者抽出出
力」を選択したときは、データ編集部１３は、ステップ
１及びステップ２１を経てステップ４１に進み、トラッ
ク番号が設定されたかどうかを判定する（Ｓ４１）。こ
の設定は作成者がキー入力装置１５ａでトラック番号を
設定したもので、設定されていないときはステップ１に
戻るが、その設定がなされているときは、そのトラック
番号を設定し（Ｓ４２）、「出席者」というキーワード
の文字データを検索すると共に（Ｓ４３）、そのキーワ
ード及びそのトラック番号上の出席者の名前を抽出する
（Ｓ４４）。次いで、そのトラック番号上に記録されて
いる文字データを「問題点」、「結論」及び「次回予
定」のキーワード毎に順次に抽出して編集を終了する
（Ｓ４５〜Ｓ５０）。

【００２１】編集終了後は、前述したように出力条件設
定部１５がその内容を表示装置１５ｂに表示し、データ
編集部１３は、出力条件設定部１５からの印刷開始指令
を受けたとき、編集した特定話者の議事録を印刷部１４
により印刷させる。

【００２２】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、キーワー
ド出力部で会議の進行に従ってその内容に対応したキー
ワードを順次に出力し、録音部がキーワード及び複数の
マイクロホンからの音声を記録媒体に録音し、データ蓄
積部がその録音部に録音されたキーワード及び音声を文
字データに変換し、データ編集部がそのデータ蓄積部の
文字データから各キーワード及びその内容を抽出して編
集するようにしたので、人手をあまり介することなく議
事録を容易に作成でき、かつ、種々の形式の議事録を容
易に作成できるという効果が得られている。また、テレ
ビ会議の場合でも会議中の音声を録音するだけでその議
事録が容易に作成することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示すブロック図である。

【図２】マイクロホンと記録テープのトラックとの相関
図である。

【図３】編集メニューの一例を示す図である。

【図４】表示装置に表示された編集の一例を示す図であ
る。

【図５】データ編集部の動作を説明するためのフローチ
ャートである。

【符号の説明】

１１ 録音部 １２ データ蓄積部 １３ データ編集部 １４ 印刷部 １５ 出力条件設定部

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 会議の進行に従ってその内容に対応した
   キーワードを出力するキーワード出力部と、 前記キーワード及び複数のマイクロホンからの音声を記
   録媒体に録音する録音部と、 該録音部に録音されたキーワード及び音声を文字データ
   に変換して格納するデータ蓄積部と、 該データ蓄積部の文字データから各キーワード及びその
   内容を抽出し、これらを編集するデータ編集部と、 該データ編集部により編集された文字データを印刷する
   印刷部とを備えたことを特徴とする議事録作成システ
   ム。