JPH05307545A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 高速かつ容易に注釈処理を行うことができる
文書作成装置を提供する。 【構成】 記憶装置３に記憶されたデータを表示装置５
の画面上に表示し、この表示されたデータに対して注釈
を行う際に、注釈エリア設定手段がその注釈を表示する
エリアをその表示画面上に設ける。そして、この注釈エ
リアに注釈を書き込み、注釈されたデータとその注釈と
の関係を示す注釈記号を付加する。さらに、これらの注
釈及び注釈記号を記憶する。また、注釈記号をその注釈
の対象となるデータの位置に応じて再設定する。さら
に、表示装置５に表示されている注釈記号及び記憶装置
３に記憶されているその注釈を削除手段により削除す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ワードプロセッサ、Ｄ
ＴＰ（デスク・トップ・パブリッシング）における文書
作成装置に係り、詳細には、文書内における文中の所定
のデータの注釈の処理に関する。

【０００２】

【従来の技術】ワードプロセッサ、ＤＴＰ等は、オフィ
ス等において広く普及しており、従来、これらの機器で
文書を作成する際、文書内の本文中における専門用語、
略語等に対しては、注釈記号を付加し、そのページ内の
任意な位置にその注釈記号が付加された用語の注釈文を
作成していた。しかしながら、注釈の対象となる文字等
と同一のページに注釈文を付加するためには、注釈用の
エリアを文書中に作成しなければならいが、１ページ内
における注釈の数がまちまちであるため、予め、注釈文
用のエリアを同一ページ内に設けておくことは難しい。
一方、作成後の文書に注釈分エリアを設けると、ユーザ
ーが意図した文書レイアウトを破壊する虞れもある。こ
のような問題を解決するためには、各々のページに注釈
文を書き込むのではなく、文書内の任意のページに注釈
文専用のページを設け、このページに注釈文群をひとま
とめにすることが考えられる。

【０００３】しかし、このようにすると、本文中の注釈
の対象となる文字あるいは文字列と、注釈文が離れてし
まうため、注釈を新たに付加あるいは削除する場合に
は、注釈文の位置や注釈の対象となる文字等の位置を検
索する等の煩雑な処理が必要となる。そこで、文書を本
文と、注釈データ及びその位置を指し示す付箋とに分け
て管理し、文書の特定の位置に注釈を記入し、それを検
索し表示する機能及び注釈を操作するためのキーを備え
ることにより、注釈の位置を高速に検索し、表示、編集
を可能としたものが提案されている（特開平０２−１７
０２６６号）。

【０００４】また、従来、ユーザーが本文中の文字や文
字列に対して注釈記号を付ける際に、他の注釈と区別す
るため、数字等を使用していた。しかしながら、他の注
釈記号と重複しない記号をユーザーが見つけるのは煩雑
な作業である。従って、特に、後から注釈を付加する場
合には、既に注釈記号として使用した番号を検索して未
だ使用していない記号を注釈記号として選択して使用し
なければならないので、多くの時間を要していた。そこ
で、同一ページ内における本文中の注釈の対象となる用
語等と注釈文との対応関係を自動的にチェックして対応
関係のずれを報知することにより、対応関係を１つずつ
チェックする作業を不要とするものが提案されている
（特開平０３−０５９７５９号）

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】ところが、以上提案さ
れているものには次のような問題がある。まず、注釈の
位置を高速に検索し、表示、編集することができるよう
にしたもの（特開平０２−１７０２６６号）において
は、本文の作成最中に後から注釈記号を使って用語の注
釈をする場合には、注釈の対象となっている用語等が表
示されている画面から、注釈文専用のページヘ画面の切
り換えをしなければならず、本文の編集等にとっては妥
当でない。また、注釈の対象となっている文字と注釈文
との関係をチェックするもの（特開平０３−０５９７５
９号）においては、この関係をチェックする対象は同一
ページ内に限られてしまうので、複数ページにおいて注
釈対象文字と注釈文の関係をチェックすることはできな
い。そこで、本発明は、以上の問題等に鑑み、高速かつ
容易に注釈処理を行うことができる文書作成装置を提供
することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明で
は、データを記憶する記憶手段と、この記憶手段に記憶
されたデータを表示する表示手段と、この表示手段に表
示された所定のデータに対する注釈を表示するエリアを
前記表示手段に設ける注釈エリア設定手段と、この注釈
エリア設定手段により設定された注釈エリアに注釈を書
き込む書込手段と、この書込手段により注釈されたデー
タとその注釈との関係を示す注釈記号を付加する注釈記
号付加手段と、前記書込手段により書き込まれた注釈を
前記記憶手段に記憶させる注釈記憶手段とを文書作成装
置に具備させて前記目的を達成する。請求項２記載の発
明では、請求項１記載の文書作成装置に、注釈付加手段
により付加された注釈記号をその注釈の対象となるデー
タの位置に応じて再設定する注釈記号再設定手段を具備
させて前記目的を達成する。請求項３記載の発明では、
請求項１または請求項２記載の文書作成装置に、表示手
段に表示されている注釈記号及び前記記憶手段に記憶さ
れているその注釈を削除する削除手段を具備させて前記
目的を達成する。

【０００７】

【作用】請求項１記載の文書作成装置では、記憶手段に
記憶されたデータを表示手段が表示し、この表示された
データに対する注釈を表示するエリアを注釈エリア設定
手段が表示手段に設ける。そして、この注釈エリアに注
釈を書き込み、注釈されたデータとその注釈との関係を
示す注釈記号を付加し、注釈を前記記憶手段に記憶させ
る。請求項２記載の文書作成装置では、請求項１記載の
文書作成装置において、前記注釈記号付加手段により付
加された注釈記号をその注釈の対象となるデータの位置
に応じて再設定する。請求項３記載の文書作成装置で
は、請求項１または請求項２記載の文書作成装置におい
て、表示手段に表示されている注釈記号及び記憶手段に
記憶されているその注釈が削除手段により削除される。

【０００８】

【実施例】以下、本発明の文書作成装置における一実施
例を図１ないし図５を参照して詳細に説明する。図１は
本発明を実施するシステムの構成を示したものである。
この図に示すように本実施例は、入力装置１、制御部
２、記憶装置３、補助記憶装置４、表示装置５、印刷装
置６から構成されるシステムにより処理される。

【０００９】ここで、入力装置１は、各種の入力を行う
ためのキーボード等の入力装置であり、数字を入力する
テンキー、文字を入力する文字キー、注釈追加又は削除
などの注釈用編集キー等を備えている。制御部２は、装
置全体を制御する制御部である。この制御部２には、各
部の制御を司るＣＰＵ（中央処理装置）、このＣＰＵが
実行する処理、例えば、注釈の追加又は削除の際の各種
の処理を行うためのプログラムが格納されているＲＯＭ
（リード・オンリ・メモリ）、ＣＰＵがこのような処理
を実行する時に使用するバッファ等を含むＲＡＭ（ラン
ダム・アクセス・メモリ）から構成されている。

【００１０】記憶装置３は、文書、画像等のデータを格
納する記憶装置である。補助記憶装置４は、文書内の本
文中の用語等の注釈文を一時的に記憶するようになって
いる。表示装置５は、ＣＲＴディスプレイや液晶ディス
プレイ等の文書画像を表示する表示部と表示制御部とを
備えており、文書内の文、画像、注釈記号、注釈文等を
表示するようになっている。

【００１１】次に、このように構成された実施例の動作
について図２から図５を参照して説明する。説明の簡単
のために、すでに、いくつかの文字等に注釈記号が用い
られ、それらの注釈の対象となっている文字の位置や、
補助記憶装置４内の注釈文の格納位置が図２に示すもの
であったとする。まず、制御部２は、入力装置１から注
釈追加キーあるいは注釈削除キーが押下されたかを判断
する（ステップ１）。注釈追加キーあるいは注釈削除キ
ーが押下された場合には（ステップ１；Ｙ）、まず、図
４における（イ）から（ロ）に示すように対象となる注
釈の文字位置をとり込む（ステップ２）。なお、まだこ
の時点においては注釈記号はついていない。次に、注釈
追加キーが押されたかを判断し（ステップ３）、注釈追
加キーが押された場合には（ステップ３；Ｙ）、図４の
（ハ）に示すように、現在表示中の文書編集画面上の任
意の位置に、注釈文の書き込み用ウィンドーを開ける
（ステップ４）。

【００１２】そして、図４（ニ）に示すように、ユーザ
ーが入力装置１によって注釈文をこのウィンドーに書き
込む（ステップ５）。この時、現在の注釈の対象となっ
ている文字が存在するぺージ、行、桁と、注釈テーブル
内の各注釈ページ、行、桁を比較し、ソートする（ステ
ップ６）。なお、このソートの順序は、例えば、ペー
ジ、行、桁の順である。従って、図４に示すように、ペ
ージ５において新たに注釈された用語に対しては、この
ソートにより注釈記号２が用いられ、その結果、図４
（ホ）に示すように、本文中及び注釈文に注釈記号とし
て２が付加され表示される（ステップ７）。

【００１３】一方、このソートによって、前記注釈が行
われる前に既に注釈記号２以降が用いられていたものに
対しては注釈記号がそれぞれ繰り下がることになる。す
なわち、注釈記号のずれを起こした本文中の注釈の対象
の文字に対し、新しい注釈記号を付加する（ステップ
８）。従って、図５（ｃ）に示すように、以前、注釈記
号２が用いられていた注釈の対象となる文字等の位置
は、Ｐ７、Ｌ３０、Ｃ１であったが、これがソートの結
果、注釈記号３に変更される。よってＰ７、Ｌ３０、Ｃ
１の注釈対象記号は＊２から＊３へと変更されることに
なる。

【００１４】そして、補助記憶装置４内の現在空いてい
るエリアに注釈文を格納する（ステップ９）。図５
（ｂ）に示した場合には、現在、レコードＮＯ．３が空
いているので、そのエリアに注釈文が格納されることに
なる。さらに、注釈テーブルにおいて、前記ソートによ
って割り当てられた注釈記号の位置に、現在の注釈の対
象となっている文字の位置及び格納された注釈文のレコ
ード位置を登録する（ステップ１０）。その結果、図５
（ｃ）に示したように注釈テーブル内に注釈記号２の位
置に補助記憶装置４のエリアのレコードＮＯ．３が登録
されることになる。注釈の追加又は削除の処理を続行す
る場合には（ステップ１５；Ｎ）、ステップ１に戻る。

【００１５】ステップ１において、削除キーが押された
場合には（ステップ３；Ｎ）、本文中の注釈の対象とな
っている文字から注釈記号を削除する（ステップ１
１）。以下、本文中の注釈対象文字に付いている“＊
２”を消去する場合を例にして説明する。この時、注釈
テーブル内における削除の対象となっている注釈記号に
対する注釈文の位置を取り出し、補助記憶装置内の該当
レコードを削除する（ステップ１２）。すなわち、注釈
テーブル内の２の位置にあるレコードＮＯ．３の内容を
消去する。

【００１６】そして、注釈テーブル内の情報の詰め合わ
せを行う（ステップ１３）。すなわち、注釈テーブル内
の３の位置以降のデータを１つずつ繰り上げる。この場
合、詰め合わせによって変更となった注釈記号を本文内
の注釈対象文字に反映させる（ステップ１４）。この結
果、本文中で＊３、＊４…となっている注釈記号が＊
２、＊３…に変更されることになる。注釈の追加又は削
除の処理を続行する場合には（ステップ１５；Ｎ）、ス
テップ１に戻り以上説明した処理と同様な処理が繰り返
されるが、処理を続行しない場合には（ステップ１５；
Ｙ）、注釈の追加又は削除の処理が終了する。以上の注
釈の追加又は削除の処理が終了すれば、注釈文が注釈記
号とともに文書に付加される。なお、注釈文等の文書へ
の付加は、注釈の追加又は削除の処理が終了する前に個
別的に行ってもよい。

【００１７】以上説明した本発明の一実施例では、本文
中の文字、文字列に新たに注釈を付ける場合や、あるい
はすでに注釈が付いている文字、文字列に対しての注釈
記号等の削除等の編集をする場合、注釈文群のページに
は移動せず、同一ページ内に注釈文作成、編集エリアを
一時的に作成し、このエリアに注釈文が書き込まれ、こ
の書き込まれた注釈文、ソートされた注釈記号等が文書
に付加される。従って、ページ移動による画面の切替え
をなくすことができ、注釈処理の時間が短縮される。ま
た、この実施例では、注釈記号をユーザーが付けるので
はなく、システムが他と重複しない記号を付け、かつ注
釈文との対応付けを行う。このため、新たに選択する注
釈記号が既に選択された注釈記号かを検索する必要が無
くなり、重複した注釈記号が選択されることが排除され
る。また、新たな注釈の作成や削除等による注釈記号お
よび注釈文のソート、ならびに注釈記号の飛びを詰める
作業等の煩雑な処理が排除される。従って、注釈処理の
時間が短縮される。

【００１８】

【発明の効果】以上説明した請求項１記載の本発明の文
書作成装置では、注釈文の追加等の編集が効率的かつ迅
速に行うことが可能となる。また、請求項２記載の本発
明の文書作成装置では、注釈記号の追加等の編集が効率
的かつ迅速に行うことが可能となる。さらに、請求項３
記載の本発明の文書作成装置では、注釈記号や注釈文の
削除等の編集が効率的かつ迅速に行うことが可能とな
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例におけるシステムの構成を示
した説明図である。

【図２】同上、注釈記号、注釈文字位置、注釈文の関係
のテーブルを示した説明図である。

【図３】同上、注釈記号等の注釈の処理の流れを示すフ
ローチャートである。

【図４】同上、注釈記号等の注釈の処理の流れを示す説
明図である。

【図５】同上、注釈記号等の注釈の処理中の注釈記号、
注釈文字位置、注釈文のテーブルを示した説明図であ
る。

【符号の説明】

１ 入力装置 ２ 制御部 ３ 記憶装置 ４ 補助記憶装置 ５ 表示装置 ６ 印刷装置

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 データを記憶する記憶手段と、 この記憶手段に記憶されたデータを表示する表示手段
   と、 この表示手段に表示された所定のデータに対する注釈を
   表示するエリアを前記表示手段に設ける注釈エリア設定
   手段と、 この注釈エリア設定手段により設定された注釈エリアに
   注釈を書き込む書込手段と、 この書込手段により注釈されたデータとその注釈との関
   係を示す注釈記号を付加する注釈記号付加手段と、 前記書込手段により書き込まれた注釈を前記記憶手段に
   記憶させる注釈記憶手段とを具備することを特徴とする
   文書作成装置。
2. 【請求項２】 前記注釈記号付加手段により付加された
   注釈記号をその注釈の対象となるデータの位置に応じて
   再設定する注釈記号再設定手段を具備することを特徴と
   する請求項１記載の文書作成装置。
3. 【請求項３】 前記表示手段に表示されている注釈記号
   及び前記記憶手段に記憶されているその注釈を削除する
   削除手段を具備することを特徴とする請求項１または請
   求項２記載の文書作成装置。