JPH0588955A - 電子フアイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 保管期限を過ぎた書類を検索対象から除外す
ることにより目的の書類を容易に見いだすことができ、
保管月数の変更機能が通常の検索においても有効に機能
する電子ファイル装置を提供する。 【構成】 最初の２次情報を保持する記憶装置10と、書
類を識別するための検索範囲の情報を保持するメモリ11
と、記憶装置10及びメモリ11に接続されており記憶装置
10における最初に２次情報及びメモリ11における検索範
囲の情報を制御する制御回路12並びにインタ−フェ−ス
回路13と、制御回路12に接続されており検索範囲の情報
に基づいて書類を検索し最初の２次情報に基づいて所定
の保管期限を過ぎた書類を検索対象から除外するプロセ
ッサ14とを備えている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、書類の保管期限の管理
に用いられる電子ファイル装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の電子ファイル装置の一構成例を図
４に示す。

【０００３】図４の電子ファイル装置は、イメージスキ
ャナ30、コントローラ31、キーボード32、タブレット3
3、ディスプレイ装置34、プリンタ35、プロセッサ36、
タブレット37によって構成されている。

【０００４】次に、図４の電子ファイル装置の動作を説
明する。

【０００５】書類の画像情報は、イメージスキャナ30か
ら取り込まれ、コントローラ31が有する記憶装置（図示
省略）に格納される。記憶装置に格納された画像情報
は、必要に応じてキーボード32またはタブレット33にお
ける操作に従って記憶装置から読み出され、ディスプレ
イ装置34に表示される。また、記憶装置から読み出され
た画像情報は、必要に応じてプリンタ35により印刷され
る。プロセッサ36は、キーボード32またはタブレット37
から入力される情報に基づいてコントローラ31を制御し
て、画像情報の読み出し、表示、印刷などを行う。

【０００６】上述した従来の電子ファイル装置では、書
類自体の画像情報は１次情報として記憶され、書類を識
別するための資料名、分類、登録年月日、保管月数など
は２次情報として記憶される。２次情報に含まれる保管
月数は、書類の保管期限を表すものであり、登録されて
から何カ月間その書類を保管するかを示す。なお、保管
期限切れとなった書類は、期限切れ検索によって検索す
ることができる。

【０００７】次に、図５及び図６のフロ−チャ−トを参
照して上記従来の電子ファイル装置により目的の書類を
見つける検索手順を説明する。

【０００８】図５に示すように、プロセッサ36は、まず
検索範囲を設定し（ステップＴ１）、次に最初の書類の
２次情報をコントローラ31から読み込む（ステップＴ
２）。そして読み込んだ２次情報が検索範囲に入ってい
るか否かを判定し（ステップＴ３）、判定結果がイエス
の場合にはディスプレイ装置（ＣＲＴ）34に２次情報を
表示し（ステップＴ４）、判定結果がノーの場合には次
の書類の２次情報を読み込む（ステップＴ５，Ｔ２）。
このような処理をすべての２次情報に対して行う。

【０００９】保管期限の変更は、図６に示すように２次
情報の変更処理として行われる。

【００１０】プロセッサ36は、まず期限切れ書類の１
次、２次情報をコントローラ31から読み込み（ステップ
Ｕ１）、２次情報のリストをディスプレイ装置34に表示
する（ステップＵ２）。そして、キーボード32の操作に
基づいて２次情報の変更処理、即ち、保管期限の変更処
理を行う（ステップＵ３）。その後、プロセッサ36は、
変更処理の継続が指示された場合にはステップＵ１に戻
り、終了が指示された場合には処理を終了する（ステッ
プＵ４）。

【００１１】

【発明が解決しようとする課題】しかし、従来の電子フ
ァイル装置では、目的とする書類を見つけるための通常
の検索では、保管期限は無関係であり、保管期限を過ぎ
た書類も検索対象とされ、検索条件を満たしていればそ
れらの２次情報も表示されてしまう。従って、書類の候
補が多数表示され、目的の書類を見つけ難いという問題
がある。

【００１２】また、２次情報変更処理により書類の保管
期限を変更できるが、保管期限を変更しても通常の検索
とは無関係であるため、この機能は通常の検索に関して
は有効に機能していない。

【００１３】本発明は、上述した従来の電子ファイル装
置における問題点に鑑み、保管期限を過ぎた書類を検索
対象から除外することにより目的の書類を容易に見いだ
すことができ、保管月数の変更機能が通常の検索におい
ても有効に機能する電子ファイル装置を提供する。

【００１４】

【課題を解決するための手段】本発明は、書類の保管期
限を管理するための保管期限情報を保持する期限情報保
持手段と、書類を識別するための識別情報を保持する識
別情報保持手段と、期限情報保持手段及び識別情報保持
手段に接続されており期限情報保持手段における保管期
限情報及び識別情報保持手段における識別情報をそれぞ
れ制御する制御手段と、制御手段に接続されており識別
情報に基づいて書類を検索し保管期限情報に基づいて所
定の保管期限が過ぎた書類を検索対象から除外する検索
手段とを備えている電子ファイル装置によって達成され
る。

【００１５】

【作用】期限情報保持手段は書類の保管期限を管理する
ための保管期限情報を保持し、識別情報保持手段は書類
を識別するための識別情報を保持し、制御手段は期限情
報保持手段及び識別情報保持手段に接続されており期限
情報保持手段における保管期限情報及び識別情報保持手
段における識別情報をそれぞれ制御し、検索手段は制御
手段に接続されており識別情報に基づいて書類を検索し
保管期限情報に基づいて所定の保管期限が過ぎた書類を
検索対象から除外する。

【００１６】

【実施例】以下、図面を参照して本発明の電子ファイル
装置の実施例を説明する。

【００１７】図１は、本発明の電子ファイル装置の主要
部の一実施例の構成を示す。

【００１８】図１の主要部は、書類の保管期限を管理す
るための期限情報である最初の２次情報を保持する期限
情報保持手段である記憶装置10、書類を識別するための
識別情報である検索範囲の情報を保持する識別情報保持
手段であるメモリ11、記憶装置10及びメモリ11に接続さ
れており最初の２次情報及び検索範囲の情報を制御する
制御手段の一部である制御回路12、記憶装置10及び制御
回路12に接続されており１次情報及びキーボードまたは
タブレット（後述する）から入力される情報の流通を行
う制御手段の一部であるインターフェース回路（以下、
Ｉ／Ｆ回路と称する）13、制御回路12に接続されており
検索範囲の情報に基づいて書類を検索し最初の２次情報
に基づいて所定の保管期限が過ぎた書類を検索対象から
除外する検索手段であるプロセッサ14によって構成され
ている。

【００１９】なお、記憶装置10、メモリ11、制御回路12
及びＩ／Ｆ回路13は、コントロ−ラ15を形成している。

【００２０】図２は、図１の主要部を含む本発明の電子
ファイル装置の一実施例の構成を示す。

【００２１】図２の電子ファイル装置は、コントローラ
15、コントローラ15に接続されたイメージスキャナ16、
コントローラ15に接続されたプリンタ17、コントローラ
15に接続されたディスプレイ装置（以下、ＣＲＴと称す
る）18、コントローラ15に接続されたプロセッサ14、プ
ロセッサ14にそれぞれ接続されたタブレット19及びキー
ボード20によって構成されている。

【００２２】次に、図１の主要部を含む図２の電子ファ
イル装置の動作を説明する。

【００２３】イメージスキャナ16によって読み込まれた
書類の画像情報（以下、１次情報と称する）は、Ｉ／Ｆ
回路13を通じてコントローラ15に取り込まれ、コントロ
ーラ15に含まれている記憶装置10に格納される。

【００２４】記憶装置10に格納された１次情報は、必要
に応じてキーボード20の操作によりプロセッサ14を介し
て制御回路12を制御することにより記憶装置10から読み
出され、ＣＲＴ18に表示される。

【００２５】また、記憶装置10から読み出された１次情
報は、必要に応じてプリンタ17により印刷される。

【００２６】プロセッサ14は、キーボード20またはタブ
レット19から入力される情報（以下、２次情報と称す
る）に基づいてコントローラ15の制御回路12を制御し
て、１次情報の読み出し、表示、印刷などを行う。

【００２７】次に、書類を登録するときの上記各構成部
分の動作を説明する。

【００２８】イメージスキャナ16から読み込まれた１次
情報は、Ｉ／Ｆ回路13を通じてコントローラ15に入力さ
れ、制御回路12の制御に基づいてメモリ11に一旦書き込
まれる。制御回路12は、メモリ11に書き込んだ画像情報
をＣＲＴ18に出力し、表示させる。その後、キーボード
20から２次情報が入力されると、プロセッサ14は、入力
された２次情報を受け取り、コントローラ15に出力す
る。コントローラ15の制御回路12は、与えられた２次情
報をメモリ11に一旦書き込んだ後、１次情報と共にメモ
リ11から読み出し、Ｉ／Ｆ回路13を通じて記憶装置10に
書き込む。

【００２９】以下、図３のフローチャートを参照して書
類を検索するときの動作を説明する。

【００３０】プロセッサ14は、キーボード20から検索範
囲の情報が入力されるとそれを受け取り、制御回路11に
出力してメモリ11に書き込ませる（ステップＳ１）。次
にプロセッサ14は制御回路12を制御して、最初の２次情
報を記憶装置10から読み出し、それをメモリ11に書き込
ませる（ステップＳ２）。そして、プロセッサ14は、こ
の２次情報とすでにメモリ11に書き込まれている検索範
囲の情報とを比較し、２次情報が検索範囲に入っている
か否かを判定する（ステップＳ３）。その判定の結果が
イエスの場合には、プロセッサ14は、次に２次情報に含
まれる登録年月日及び保管月数に基づいて書類が保管期
限切れか否かを判定する（ステップＳ４）。そして判定
結果がノーの場合にはその２次情報をＣＲＴ18に表示さ
せる（ステップＳ５）。他方、ステップＳ３の判定結果
がノーの場合またはステップＳ４の判定結果がイエスの
場合には、プロセッサ14は、次の書類の２次情報を記憶
装置10からメモリ11に読み込ませる（ステップＳ６，Ｓ
２）。プロセッサ14はこのような処理をすべての２次情
報について実施する。

【００３１】検索処理が終了し、指定された検索範囲に
入る２次情報がすべて表示されると、操作者はその中か
ら目的の書類を見つけ、その書類をキーボード20を操作
して指定する。プロセッサ14は指定された書類の１次情
報を制御回路12を制御して、記憶装置10からメモリ11に
読み出させ、そしてディスプレイ装置18に表示させる。
また、印刷が指示されたときは、プリンタ17により１次
情報を印刷させる。

【００３２】上述したように、本実施例の電子ファイル
装置では、保管期限の切れた書類は検索の対象から除外
され、保管期限内で検索条件を満たす書類の２次情報の
みがディスプレイ装置に表示される。従って、表示され
る２次情報の数が少なくなり、目的の書類を容易に発見
することができる。

【００３３】そして、保管期限が切れた書類を再利用
し、それらも検索の対象に含める場合には、従来の２次
情報変更処理（図６）によって保管月数を増やせば、そ
れらの書類も検索の対象に含めることができる。

【００３４】なお、図２に示すようにプロセッサ14は、
タイマ21及び中央処理装置（ＣＰＵ）22によって構成さ
れてもよい。。

【００３５】

【発明の効果】本発明の電子ファイル装置は、書類の保
管期限を管理するための保管期限情報を保持する期限情
報保持手段と、書類を識別するための識別情報を保持す
る識別情報保持手段と、期限情報保持手段及び識別情報
保持手段に接続されており期限情報保持手段における保
管期限情報及び識別情報保持手段における識別情報をそ
れぞれ制御する制御手段と、制御手段に接続されており
識別情報に基づいて書類を検索し保管期限情報に基づい
て所定の保管期限が過ぎた書類を検索対象から除外する
検索手段とを備えているので、書類を検索するときに所
定の保管期限を過ぎた書類は検索対象から外されて、検
索結果として与えられる書類の数が少なくなり、目的の
書類を見つけ易くなる。また、２次情報変更処理によっ
て保管月数を変更したときには、検索対象が変化するの
で、通常の検索に対しても保管月数を変更できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子ファイル装置の主要部であるコン
トロ−ラの一実施例の構成を示すブロック図である。

【図２】図１のコントロ−ラを含む本発明の電子ファイ
ル装置の一実施例の構成を示すブロック図である。

【図３】図２の電子ファイル装置の検索時の動作を示す
フローチャートである。

【図４】従来の電子ファイル装置を示す外観図である。

【図５】従来の電子ファイル装置の検索時の動作を示す
フローチャートである。

【図６】従来の電子ファイル装置における２次情報変更
処理を示すフローチャートである。

【符号の説明】

10 記憶装置 11 メモリ 12 制御回路 13 インターフェース（Ｉ／Ｆ）回路 14 プロセッサ 15 コントロ−ラ

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 書類の保管期限を管理するための保管期
   限情報を保持する期限情報保持手段と、前記書類を識別
   するための識別情報を保持する識別情報保持手段と、前
   記期限情報保持手段及び前記識別情報保持手段に接続さ
   れており該期限情報保持手段における前記保管期限情報
   及び該識別情報保持手段における前記識別情報をそれぞ
   れ制御する制御手段と、前記制御手段に接続されており
   前記識別情報に基づいて前記書類を検索し前記保管期限
   情報に基づいて所定の保管期限が過ぎた前記書類を検索
   対象から除外する検索手段とを備えていることを特徴と
   する電子ファイル装置。