JPH06103187A - Ｆａｘ入力データ処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【構成】 宛先情報として規定フォーマットのヘッダシ
ートを送信データの先頭に付加することにより、情報の
着信後、自動的に受け取るべき人間を認識し、その人間
が現在どの端末で業務を行なっているかを調べ、その端
末にＦＡＸからの受信データがあったことを通知するメ
ッセージを表示し、その端末の画面上で受信データのイ
メージを参照可能とする。 【効果】 情報の着信後、受け取り者がその情報を速や
かに入手できる。また、端末の画面上で受信データの確
認が可能なため、必要なもののみ印刷すればよく、紙の
無駄をなくする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はＦＡＸ入力データ処理装
置、特に、端末を利用しコンピュータと対話的に業務を
行なっている部門に対し送信されたＦＡＸ受信データの
配布，参照，参照後処置のコンピュータ化を行なうＦＡ
Ｘ入力データ処理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の技術は、ＦＡＸから送られてきた
受信データはコンピュータを通さず部内ＦＡＸ装置で受
信し、自動的に印刷されるか、ＦＡＸ装置に接続されて
いる専用端末でのみ参照処置可能であった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の技術で
は部門の一画に設置されたＦＡＸ装置に受信データが置
かれているため、だれかが定期的受信データの有無を確
認しに行き、受信データがあった場合、宛先の確認，配
布を行なっていた。このため、実際の宛先担当者の手に
届くのが遅れるという欠点がある。また、自動的に受信
データが印刷される場合、必要の有無に関係なく印刷す
ることによる紙の無駄の発生や、同時に複数受信データ
があった場合、印刷用紙が混じり合ってしまう等、配布
者がミスを発生しやすいという欠点がある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】本発明のＦＡＸ入力デー
タ処理装置は、ＦＡＸ回線が接続され、業務担当者が対
話形式で通常業務を行なっている複数の端末が接続され
ているコンピュータシステムにおいて、外部のＦＡＸか
らＦＡＸ回線を通して送られてきたＦＡＸデータを受信
し磁気ディスク等の補助記憶装置からなる格納手段に受
信データを格納する受信手段と、上記受信手段から受信
データが発生した旨の情報を受け取り受信データの一頁
目を格納手段から読み込みそれが規定フォーマットの宛
先情報である場合、宛先情報，送信者情報等を読み取り
規定フォーマットでない場合にはあらかじめ決められて
いる集配担当者を宛先担当者に割り当て現在各業務担当
者がどの端末を使用して業務を行なっているか等の情報
が格納されている端末利用者情報格納手段より宛先担当
者が使用している端末を認識する宛先認識手段と、上記
宛先認識手段が認識した端末画面上の業務に支障のない
部分に、ＦＡＸデータが送られていることを示すメッセ
ージを表示する受信メッセージ表示手段と、受信メッセ
ージを表示した端末から宛先担当者により受信データの
一覧表示要求されるのを待つ受信一覧表要求受付手段
と、一覧表示要求をした業務担当者宛に送られてきてい
る受信データの一覧を格納手段から読み込み端末に表示
する受信一覧表示手段と、表示した受信データの一覧の
中から宛先担当者が参照したい受信データを選択しても
らう受信データ選択手段と、選択された受信データを格
納手段から読み込み端末上にその内容イメージを表示す
る受信データ表示手段と、参照終了後の受信データの処
理（たとえば保存，廃棄，印刷出力装置への出力等の指
示）を宛先担当者から受け取る処理要求受付手段と、指
示された処理を実行する処理手段を有している。

【０００５】

【実施例】次に、本発明について図面を参照して説明す
る。

【０００６】図１は本発明の一実施例を示すブロック図
であり、１０１は受信手段、１０２は格納手段、１０３
は端末利用者情報格納手段、１０４は宛先認識手段、１
０５は受信メッセージ表示手段、１０６は受信一覧表示
要求手段、１０７は受信一覧表示手段、１０８は受信デ
ータ選択手段、１０９は受信データ表示手段、１１０は
処理要求受付手段、１１１は処理手段、１１２は送信側
である外部のＦＡＸ装置、１１３はＦＡＸデータを送る
ＦＡＸ回線、１１４は業務担当者が使用している端末、
１１５はプリンタ等の印刷出力装置である。

【０００７】図２は本発明の一使用例を示すブロック図
であり、２１は業務の実行を行なっている業務コンピュ
ータであり、本発明のＦＡＸ入力データの処理を行なう
ＦＡＸ入力データ処理プログラム２１１と通常の業務プ
ログラム２１２が動作している。２２，２３，２４はそ
れぞれ端末Ａ，端末Ｂ，端末Ｃの端末識別子を持つ端末
で、担当者Ａ，担当者Ｂ，担当者Ｃがそれぞれ業務を行
なっている。２５は業務コンピュータ２１に接続されて
いる磁気ディスク装置等の補助記憶装置で、格納手段１
０２のためのファイルとして、受信データ索引ファイル
２５１と受信データ格納ファイル２５２を持ち、端末利
用者情報格納手段１１４として、端末利用者情報格納フ
ァイル２５３を持っている。端末利用者情報格納ファイ
ルの中には、業務担当者が業務を開始した時に業務を行
なっている端末識別子と担当者の情報が書き込まれてい
る。すなわち、本実施例の場合、担当者Ａは端末Ａを、
担当者Ｂは端末Ｂを、担当者Ｃは端末Ｃを使用している
ことを示す情報が書き込まれている。２６は業務コンピ
ュータ２１に接続されているＦＡＸ回線である。

【０００８】図３は、宛先認識手段１０４の処理の一例
を示す流れ図、図４は、受信データの一頁目の宛先認識
手段１０４で宛先の認識に使用する規定フォーマットの
一例を示す図、図５は、受信一覧表示手段１０７で端末
１１４に表示される受信データ一覧の表示の一例を示す
図、図６は、受信データ表示手段１０９で端末１１４に
表示される受信データイメージの表示の一例を示す図、
図７は、処理要求受付手段１１０で、処理要求をしても
らうために端末１１４に表示する入力促進画面の表示の
一例を示す図である。

【０００９】以下各図を参照し、外部のＦＡＸ２７から
ＦＡＸ回線２６を通して一頁目に図に示す規定フォーマ
ットのデータを持つ受信データが、業務コンピュータ２
１に送られてきた場合を例にして、本実施例の動作を説
明する。まず、ＦＡＸ送信者は送りたい情報の前に図４
に示す規定フォーマット用紙を付加しなければならな
い。規定フォーマット用紙には、送信データの内容を表
わすための題目４１，データの受け取り者の名前である
宛先氏名４２，送信者の情報として送信者所属４３，送
信者氏名４４，送信者電話番号４５を決められた枠内に
書かなければならいが、ここで使用される文字はコンピ
ュータＯＣＲ装置で文字コードとして認識できるもので
なければならない。送信者は、上記のような規定フォー
マット４を付加した情報をＦＡＸ２７からＦＡＸ回線２
６を通して業務コンピュータ２１に送信する。

【００１０】ＦＡＸ回転２６からデータの受信を認識し
た業務コンピュータ２１ではＦＡＸ入力データ処理プロ
グラム２１１が実行を開始し、まず、受信手段１０１が
送られてきた受信データを受け取り、一連番号等の受信
データ識別子を付加し、受信データ格納ファイル２５２
に書き込む。受信手段１０１は、データ受信が終了した
時点で、付加した受信データ識別子と受信日時を受信デ
ータ索引ファイル２５１に書き込み、受信データ識別子
と供に宛先認識手段１０４に制御を渡す。

【００１１】制御を受け取った宛先認識手段１０４は、
受信手段１０１から受信データ識別子を受け取り（３
１），その受信データ識別子が付加されている受信デー
タの一頁目を受信データ格納ファイル２５２から読み込
み（３２），題目４１，宛先氏名４２，送信者所属４
３，送信者氏名４４，送信者電話番号４５の各枠内の情
報の文字コード化を行う（３３）。もし、正しく文字コ
ード化が行なわれたならば（３４），宛先氏名４２に書
かれている名前を名前を宛先担当者と認識し（３５），
もし、正しく文字コード化が行なわれなかったならば
（３４），あらかじめ設定されている集配担当者を宛先
担当者と認識する（３６）。次に端末利用者情報格納フ
ァイル２５２の中から、前記の処理（３５，３６）で認
識した宛先担当者が業務を行なっている端末を調べ、そ
の端末の識別子を入手する（３７）。

【００１２】本実施例の場合、宛先担当者が担当者Ｂで
あるため、端末識別子として端末Ｂが入手できる。も
し、宛先担当者が業務を行なっていないために端末識別
子が入手できなかった場合（３８），宛先担当者名をあ
らかじめ設定されている集配担当者に切り換えて（３
６），再度、端末識別子の入手を行なう（３７）。その
後、宛先担当者名および、前述の情報の文字コード化
（３３）で文字コード化されている題目４１，送信者所
属４３，送信者氏名４４，送信者電話番号４５を受信デ
ータ索引ファイル２４１の中の受信手段１０１から渡さ
れた受信データ識別子に対応する索引情報に追加情報と
して登録し（３９），端末識別子，受信データ識別子と
ともに受信メッセージ表示手段１０５に制御を渡す。

【００１３】制御を受け取った受信メッセージ表示手段
１０５は、渡された端末識別子に対応する端末２３の画
面上の業務に支障のない部分にＦＡＸからの受信データ
があることを知らせるメッセージを表示した後、端末識
別子，受信データ識別子とともに受信一覧表示要求受付
手段１０６に制御を渡す。制御を渡された受信一覧表示
要求受付手段１０６は、渡された端末識別子に対応する
端末２３から受信データの一覧表示要求が来るのを待
つ。一覧表示要求の方法としては、あらかじめファンク
ションキーを割り合てておき、担当者がそのキーを押下
することにより、一覧表示要求があったと判断する等の
ことが考えられる。端末識別子に対応する２３より受信
データの一覧表示要求がきたならば。受信一覧表示要求
受付手段１０６は、端末識別子、受信データ識別子とと
もに、受信一覧表示手段１０７に制御を渡す。

【００１４】制御を渡された受信一覧表示手段１０７
は、まず、受信データ索引ファイル２５１から渡された
受信データ識別子に対応する索引情報を読み込み、その
読み込んだ情報と宛先担当者が同じ索引情報を受信デー
タ索引ファイル２５１の中からすべて読み込む。そし
て、その索引情報を渡された端末識別子に対応する端末
に一覧表示する。図５は、その表示画面の一例である。
ここで、受信日時５１はデータを受信した日時、送信者
所属５２は、図４における送信者所属４３の内容，送信
者氏名５３は、図４における送信者氏名４４の内容，状
態５４は、受信データが保留状態か参照待ち状態かを表
わしている情報である。一覧表示後、受信一覧表示手段
１０７は、端末識別子および一覧表示している受信デー
タのすべての受信データ識別子と供に受信データ選択手
段１０８に制御を渡す。

【００１５】制御を渡された受信データ選択手段１０８
は、一例として図５に示すような画面より担当者の要求
を受け付ける。この場合、担当者の要求は次のようにな
る。まず、一覧表示の中から参照したい受信データを選
択し、更に確定５５を選択することにより、受信データ
選択手段１０８は、端末識別子および選択された受信デ
ータ識別子と供に受信データ表示手段１０９に制御を渡
す。また、次頁５６，前頁５７が選択された場合、一覧
表示をスクロールアップまたはスクロールダウンし、再
度要求待ちとなる。また、終了５８が選択された場合、
受信データの表示処理を終了する。制御を渡された受信
データ表示手段１０９は、渡された受信データ識別子に
対応する受信データを受信データ格納ファイル２５２か
ら読み込み、渡された端末識別子に対応する端末２３の
画面上に受信データのイメージを一頁ごとに表示する。

【００１６】その表示画面の一例を図６に示す。宛先担
当者は一頁分の受信データのイメージ６を参照した後、
次頁６１，前頁６２，終了６３のいずれかの指示を選択
する。受信データ表示手段１０９は、宛先担当者により
次頁６１が選択された場合、表示されている受信データ
イメージの次の頁の受信データイメージを表示し、前頁
６２が選択された場合、表示されている受信データイメ
ージの前の頁の受信データイメージを表示する。また、
終了６３が選択された場合、端末識別子および表示して
いる受信データの受信データ識別子と供に制御を処理要
求受付手段１１０に渡す。制御を渡された処理要求受付
手段１１０は、渡された端末識別子に対応する端末２３
に、渡された受信データ識別子に対応する受信データの
処置を指示してもらうための入力促進画面を表示する。
その表示画面の一例を図７に示す。

【００１７】宛先担当者は画面上の印刷７１，保留７
２，廃棄７３のいずれかを選択する。処理要求受付手段
１１０は、宛先担当者により選択された処理指示およ
び、受信データ識別子とともに制御を処理手段１１１に
渡す。処理手段１１１は、渡された処理指示が印刷であ
った場合、渡された受信データ識別子に対応する受信デ
ータを受信データ格納ファイル２５２から読み込み、接
続されている印刷出力装置２８に印刷出力し、印刷出力
終了後、制御を処理要求受付手段１１０に返す。処理要
求受付手段１１０から渡された処理指示が保留であった
場合、処理要求受付手段１１０から渡された受信データ
識別子に対応する受信データの状態を保留状態に変更し
た後、制御を受信データ選択手段１０８に返す。また、
処理要求受付手段１１０から渡された処理指示が廃棄で
あった場合、処理要求受付手段１１０から渡された受信
データ識別子に対応する受信データを受信データ格納フ
ァイル２５２の中から、索引情報を受信データ索引ファ
イル２５１の中からそれぞれ削除した後、制御を受信デ
ータ選択手段１０８に返す。

【００１８】

【発明の効果】以上説明したように本発明は、ＦＡＸか
ら送られてきたデータを通常業務を遂行しているコンピ
ュータで受け取り、宛先担当者を認識し、その担当者が
業務を行なっている端末に受信データがあることを通知
し、その端末上で受信イメージを参照できるようにする
ことにより、受信データ着信後すぐに宛先担当者に通知
メッセージが送られ、参照できるという効果がある。ま
た、画面で参照後、担当者が必要と認めたもののみ印刷
出力するため紙の無駄や、他の人への受信データが交ざ
る等のミスがなくなるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示すブロック図である。

【図２】本発明の一使用例を示すブロック図である。

【図３】宛先認識手段１０４の処理の一例を示す流れ図
である。

【図４】受信データの一頁目に置かれるべき宛先情報の
規定フォーマットを示す図である。

【図５】受信一覧表示手段１０７で端末１１４に表示さ
れる受信データ一覧の表示の一例を示す図である。

【図６】受信データ表示手段１０９で端末１１４に表示
される受信データイメージの表示を示す図である。

【図７】処理要求受付手段１１０で処理要求をしてもら
うために端末１１４に表示する入力促進画面の表示を示
す図である。

【符号の説明】

１０１ 受信手段 １０２ 格納手段 １０３ 端末利用者情報格納手段 １０４ 宛先認識手段 １０５ 受信メッセージ表示手段 １０６ 受信一覧表示要求受付手段 １０７ 受信一覧表示手段 １０８ 受信データ選択手段 １０９ 受信データ表示手段 １１０ 処理要求受付手段 １１１ 処理手段 １１２，２８ ＦＡＸ １１３，２６ ＦＡＸ回線 １１４，２２，２３，２４ 端末 １１５，２８ 印刷出力装置 ２５ 磁気ディスク等の補助記憶装置 ２５１ 受信データ索引ファイル ２５２ 受信データ格納ファイル ２５３ 端末利用者情報格納ファイル

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ＦＡＸ回線が接続され、業務担当者が対
   話形式で通常業務を行なっている複数の端末が接続され
   ているコンピュータシステムのＦＡＸ入力データ処理装
   置において、外部のＦＡＸからＦＡＸ回線を通して送ら
   れてきたＦＡＸデータを受信し磁気ディスク等の補助記
   憶装置からなる格納手段に受信データを格納する受信手
   段と、上記受信手段から受信データが発生した旨の情報
   を受け取り受信データの一頁目を格納手段から読み込み
   それが規定フォーマットの宛先情報である場合、宛先情
   報，送信者情報等を読み取り規定フォーマットでない場
   合にはあらかじめ決められている集配担当者を宛先担当
   者に割り当て現在各業務担当者がどの端末を使用して業
   務を行なっているか等の情報が格納されている端末利用
   者情報格納手段より宛先担当者が使用している端末を認
   識する宛先認識手段と、上記宛先認識手段が認識した端
   末画面上の業務に支障のない部分に、ＦＡＸデータが送
   られていることを示すメッセージを表示する受信メッセ
   ージ表示手段と、受信メッセージを表示した端末から宛
   先担当者により受信データの一覧表示要求されるのを待
   つ受信一覧表要求受付手段と、一覧表示要求をした業務
   担当者宛に送られてきている受信データの一覧を格納手
   段から読み込み端末に表示する受信一覧表示手段と、表
   示した受信データの一覧の中から宛先担当者が参照した
   い受信データを選択してもらう受信データ選択手段と、
   選択された受信データを格納手段から読み込み端末上に
   その内容イメージを表示する受信データ表示手段と、参
   照終了後の受信データの処理（たとえば保存，廃棄，印
   刷出力装置への出力等の指示）を宛先担当者から受け取
   る処理要求受付手段と、指示された処理を実行する処理
   手段を有するＦＡＸデータ処理装置。