JPH0677237B2 - 電子ファイル装置 - Google Patents
電子ファイル装置Info
- Publication number
- JPH0677237B2 JPH0677237B2 JP57117728A JP11772882A JPH0677237B2 JP H0677237 B2 JPH0677237 B2 JP H0677237B2 JP 57117728 A JP57117728 A JP 57117728A JP 11772882 A JP11772882 A JP 11772882A JP H0677237 B2 JPH0677237 B2 JP H0677237B2
- Authority
- JP
- Japan
- Prior art keywords
- document
- magneto
- output
- optical disk
- storage
- Prior art date
- Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
- Expired - Lifetime
Links
Classifications
-
- G—PHYSICS
- G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
- G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
- G06F12/00—Accessing, addressing or allocating within memory systems or architectures
- G06F12/02—Addressing or allocation; Relocation
- G06F12/0223—User address space allocation, e.g. contiguous or non contiguous base addressing
- G06F12/023—Free address space management
-
- G—PHYSICS
- G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
- G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
- G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
- G06F16/90—Details of database functions independent of the retrieved data types
- G06F16/93—Document management systems
Landscapes
- Engineering & Computer Science (AREA)
- Theoretical Computer Science (AREA)
- Physics & Mathematics (AREA)
- General Engineering & Computer Science (AREA)
- General Physics & Mathematics (AREA)
- Databases & Information Systems (AREA)
- Business, Economics & Management (AREA)
- General Business, Economics & Management (AREA)
- Data Mining & Analysis (AREA)
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Description
【発明の詳細な説明】 本発明は、文書を光磁気ディスクに記憶、保存し、参照
命令により表示、或は記録の形で文書を出力する電子フ
ァイルの改良に関するものである。なお、本発明におけ
る文書とは、図面、写真、グラフなどの画像情報を含む
ものである。
命令により表示、或は記録の形で文書を出力する電子フ
ァイルの改良に関するものである。なお、本発明におけ
る文書とは、図面、写真、グラフなどの画像情報を含む
ものである。
最近、電子ファイルの記憶媒体として、多量の文書を記
憶できる光磁気ディスクなどが使用されつつあり、この
ような電子ファイルは、他のオフィスオートメーション
機器との関連で注目されている。
憶できる光磁気ディスクなどが使用されつつあり、この
ような電子ファイルは、他のオフィスオートメーション
機器との関連で注目されている。
一方、文書のファイリングの分野では、ファイリングの
秘訣は不要文書を速やかに廃棄することであると言われ
ている。これにもかかわらず、従来の電子ファイルで
は、不要文書の廃棄のための手段が講じられていない。
このため、時間の経過と共に、電子ファイル中に不要文
書が増加し、検索の困難さを増加させる問題点があっ
た。また、不要文書を廃棄するに際して、使用者が一々
不要文書を選んでいては、時間がかかりすぎる。
秘訣は不要文書を速やかに廃棄することであると言われ
ている。これにもかかわらず、従来の電子ファイルで
は、不要文書の廃棄のための手段が講じられていない。
このため、時間の経過と共に、電子ファイル中に不要文
書が増加し、検索の困難さを増加させる問題点があっ
た。また、不要文書を廃棄するに際して、使用者が一々
不要文書を選んでいては、時間がかかりすぎる。
本発明の目的は、上述した問題点を解決し、使用者が意
識しなくても、不要文書の増加によって検索が困難にな
ることを防止することができ、しかも、時間の経過とと
もに重要度の増した文書が消去されてしまうことを防止
することができる電子ファイル装置を提供することであ
る。
識しなくても、不要文書の増加によって検索が困難にな
ることを防止することができ、しかも、時間の経過とと
もに重要度の増した文書が消去されてしまうことを防止
することができる電子ファイル装置を提供することであ
る。
この目的を達成するために、本発明は、複数の文書、該
各文書の登録年月日及び該各文書の登録年月日からの保
存年限を光磁気ディスクに記憶し、且つ、記憶した文書
を消去することが可能な光磁気ディスク記憶装置と、該
光磁気ディスク記憶装置に前記文書、登録年月日及び保
存年限を入力する入力装置と、前記光磁気ディスクに記
憶された複数の文書の中から所望の文書を表示または記
憶の形で出力する出力装置と、前記光磁気ディスク記憶
装置、入力装置及び出力装置を制御する制御装置とから
成る電子ファイル装置において、前記制御装置は、一定
周期または文書が前記出力装置から出力される度に、前
記光磁気ディスクに記憶された全ての文書の中から、登
録年月日からの保存年限が経過した文書を検知し、検知
された文書を前記光磁気ディスクから消去するように前
記光磁気ディスク記憶装置を制御し、且つ、前記制御装
置は、保存期間中に前記出力装置によって出力された文
書の登録年月日を、出力された年月日に書き換えること
によって、出力された年月日から新たに保存年限が始ま
るように、前記光磁気ディスク記憶装置を制御すること
を特徴とする。
各文書の登録年月日及び該各文書の登録年月日からの保
存年限を光磁気ディスクに記憶し、且つ、記憶した文書
を消去することが可能な光磁気ディスク記憶装置と、該
光磁気ディスク記憶装置に前記文書、登録年月日及び保
存年限を入力する入力装置と、前記光磁気ディスクに記
憶された複数の文書の中から所望の文書を表示または記
憶の形で出力する出力装置と、前記光磁気ディスク記憶
装置、入力装置及び出力装置を制御する制御装置とから
成る電子ファイル装置において、前記制御装置は、一定
周期または文書が前記出力装置から出力される度に、前
記光磁気ディスクに記憶された全ての文書の中から、登
録年月日からの保存年限が経過した文書を検知し、検知
された文書を前記光磁気ディスクから消去するように前
記光磁気ディスク記憶装置を制御し、且つ、前記制御装
置は、保存期間中に前記出力装置によって出力された文
書の登録年月日を、出力された年月日に書き換えること
によって、出力された年月日から新たに保存年限が始ま
るように、前記光磁気ディスク記憶装置を制御すること
を特徴とする。
以下、本発明を図示の実施例に基づいて詳細に説明す
る。
る。
第１図は本発明の一実施例を示すブロック図である。入
力装置１は、文書画像と共に、文書タイトルなどの文書
に附随する情報、及び登録年月日、保存年限などの保存
終了日に関する情報を入力する。記憶装置２は、入力装
置１から入力する文書画像と情報とを記憶する。出力装
置３は、文書画像を表示出力、或は記録出力する。制御
装置４は、検知手段、検知命令手段及び廃棄処理手段を
含み、登録制御、参照制御、廃棄処理制御などを行う。
計時装置５は、時間を測定し、時間信号を制御装置４に
送る。
力装置１は、文書画像と共に、文書タイトルなどの文書
に附随する情報、及び登録年月日、保存年限などの保存
終了日に関する情報を入力する。記憶装置２は、入力装
置１から入力する文書画像と情報とを記憶する。出力装
置３は、文書画像を表示出力、或は記録出力する。制御
装置４は、検知手段、検知命令手段及び廃棄処理手段を
含み、登録制御、参照制御、廃棄処理制御などを行う。
計時装置５は、時間を測定し、時間信号を制御装置４に
送る。
文書の登録に際しては、第２図に示されるように、登録
年月日M1及び保存年限M2が文書タイトルM3毎に記憶装置
２に記憶される。登録年月日M1は、計時装置５から読み
出される。保存年限M2は、列えば、半年、１年、３年、
５年、永久、といった程度の大まかな指定で入力され
る。
年月日M1及び保存年限M2が文書タイトルM3毎に記憶装置
２に記憶される。登録年月日M1は、計時装置５から読み
出される。保存年限M2は、列えば、半年、１年、３年、
５年、永久、といった程度の大まかな指定で入力され
る。
次に動作について第３図のフローチャートを参照しつつ
説明する。不要文書の廃棄処理は、毎日午前０時になる
と、自動的に行われる。午前０時になると、検知命令に
より、すべての記憶された文書について、参照年月日M1
及び保存年限M2から保存終了日Ｍが演算され、現在の年
月日と比較されて、保存終了日Ｍが既に経過している文
書が検知される。そして、その文書は記憶装置２から消
去される。
説明する。不要文書の廃棄処理は、毎日午前０時になる
と、自動的に行われる。午前０時になると、検知命令に
より、すべての記憶された文書について、参照年月日M1
及び保存年限M2から保存終了日Ｍが演算され、現在の年
月日と比較されて、保存終了日Ｍが既に経過している文
書が検知される。そして、その文書は記憶装置２から消
去される。
指定された保存年限の間に、参照が行われた文書に関し
ては、その登録年月日M1が参照年月日に書き換えられ、
参照された日から新たに所定の保存年限M2がはじまる。
ては、その登録年月日M1が参照年月日に書き換えられ、
参照された日から新たに所定の保存年限M2がはじまる。
なお、保存年限として、「永久」が指定された場合に
は、その文書は廃棄処理されないことは言うまでもな
い。したがって、参照が行われなくても、重要度が高
く、捨てられない文書に関しては、「永久」を指定すれ
ばよい。
は、その文書は廃棄処理されないことは言うまでもな
い。したがって、参照が行われなくても、重要度が高
く、捨てられない文書に関しては、「永久」を指定すれ
ばよい。
記憶装置２中で、文書の消去された領域は、開き領域と
して登録され、有効に再利用される。
して登録され、有効に再利用される。
図示実施例では、毎日午前０時に検知命令が出される
が、これには限られず、一定周期で、或は参照される度
に、検知命令を出すようにしてもよい。また、廃棄処理
としては、記憶装置２からの消去には限らず、記憶には
残るが、出力されない、いわゆる無効にすることもでき
る。
が、これには限られず、一定周期で、或は参照される度
に、検知命令を出すようにしてもよい。また、廃棄処理
としては、記憶装置２からの消去には限らず、記憶には
残るが、出力されない、いわゆる無効にすることもでき
る。
更に、不要文書を検知したら、直ちに廃棄処理せずに、
廃棄処理の可否についての問い合わせを出力装置３から
出力し、使用者が許可した文書だけを廃棄処理するよう
にしてもよい。
廃棄処理の可否についての問い合わせを出力装置３から
出力し、使用者が許可した文書だけを廃棄処理するよう
にしてもよい。
以上説明したように、本発明によれば、一定周期または
文書が出力装置から出力される度に、光磁気ディスクに
記憶された全ての文書の中から、登録年月日からの保存
年限が経過した文書を検知し、検知された文書を光磁気
ディスクから消去するようにしたので、使用者が意識し
なくても、不要文書の増加によって検索が困難になるこ
とを防止することができる。また、保存期間中に出力装
置によって出力された文書の登録年月日を、出力された
年月日に書き換えることによって、出力された年月日か
ら新たに保存年限が始まるようにしたので、時間の経過
とともに重要度の増した文書が消去されてしまうことを
防止することができる。
文書が出力装置から出力される度に、光磁気ディスクに
記憶された全ての文書の中から、登録年月日からの保存
年限が経過した文書を検知し、検知された文書を光磁気
ディスクから消去するようにしたので、使用者が意識し
なくても、不要文書の増加によって検索が困難になるこ
とを防止することができる。また、保存期間中に出力装
置によって出力された文書の登録年月日を、出力された
年月日に書き換えることによって、出力された年月日か
ら新たに保存年限が始まるようにしたので、時間の経過
とともに重要度の増した文書が消去されてしまうことを
防止することができる。
第１図は本発明の一実施例を示すブロック図、第２図は
本発明の一実施例における記憶装置内の情報を表す図、
第３図は本発明の一実施例に係る文書廃棄処理のフロー
チャートである。 １……入力装置、２……記憶装置、３……出力装置、４
……制御装置、５……計時装置、M1……登録年月日、M2
……保存年限、Ｍ……保存終了日。
本発明の一実施例における記憶装置内の情報を表す図、
第３図は本発明の一実施例に係る文書廃棄処理のフロー
チャートである。 １……入力装置、２……記憶装置、３……出力装置、４
……制御装置、５……計時装置、M1……登録年月日、M2
……保存年限、Ｍ……保存終了日。
フロントページの続き (56)参考文献 三菱電機技報、56〔３〕（昭57−３）Ｐ Ｐ．206−209 東芝レビュー、37〔１〕（昭57−１）Ｐ Ｐ．36−37 中平寛著「情報管理の実務」（昭42−７ −25）日刊工業新聞社ＰＰ．66−67 中村茂著「図解コンピュータシリーズ オフィスオートメーション入門」（昭56− ８−20）オーム社ＰＰ．58−59、ＰＰ．84 −89
Claims (1)
- 【請求項１】複数の文書、該各文書の登録年月日及び該
各文書の登録年月日からの保存年限を光磁気ディスクに
記憶し、且つ、記憶した文書を消去することが可能な光
磁気ディスク記憶装置と、該光磁気ディスク記憶装置に
前記文書、登録年月日及び保存年限を入力する入力装置
と、前記光磁気ディスクに記憶された複数の文書の中か
ら所望の文書を表示または記録の形で出力する出力装置
と、前記光磁気ディスク記憶装置、入力装置及び出力装
置を制御する制御装置とから成る電子ファイル装置にお
いて、前記制御装置は、一定周期または文書が前記出力
装置から出力される度に、前記光磁気ディスクに記憶さ
れた全ての文書の中から、登録年月日からの保存年限が
経過した文書を検知し、検知された文書を前記光磁気デ
ィスクから消去するように前記光磁気ディスク記憶装置
を制御し、且つ、前記制御装置は、保存期間中に前記出
力装置によって出力された文書の登録年月日を、出力さ
れた年月日に書き換えることによって、出力された年月
日から新たに保存年限が始まるように、前記光磁気ディ
スク記憶装置を制御することを特徴とする電子ファイル
装置。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP57117728A JPH0677237B2 (ja) | 1982-07-08 | 1982-07-08 | 電子ファイル装置 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP57117728A JPH0677237B2 (ja) | 1982-07-08 | 1982-07-08 | 電子ファイル装置 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPS599763A JPS599763A (ja) | 1984-01-19 |
| JPH0677237B2 true JPH0677237B2 (ja) | 1994-09-28 |
Family
ID=14718810
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP57117728A Expired - Lifetime JPH0677237B2 (ja) | 1982-07-08 | 1982-07-08 | 電子ファイル装置 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH0677237B2 (ja) |
Families Citing this family (13)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPS59123071A (ja) * | 1982-12-28 | 1984-07-16 | Toshiba Corp | 文書フアイル装置 |
| JPS61139825A (ja) * | 1984-12-12 | 1986-06-27 | Canon Inc | 情報フアイリング装置 |
| JP2573926B2 (ja) * | 1985-12-12 | 1997-01-22 | 富士通株式会社 | フアイル更新の検証方式 |
| JP2761587B2 (ja) * | 1985-12-13 | 1998-06-04 | カシオ計算機株式会社 | 情報管理装置及び情報管理方法 |
| JPS63184849A (ja) * | 1987-01-27 | 1988-07-30 | Nec Corp | 不要レコ−ド削除方式 |
| JPS63219060A (ja) * | 1987-03-09 | 1988-09-12 | Matsushita Electric Ind Co Ltd | 文書通信装置 |
| JPS6467649A (en) * | 1987-09-08 | 1989-03-14 | Nec Corp | File control system |
| US5107419A (en) * | 1987-12-23 | 1992-04-21 | International Business Machines Corporation | Method of assigning retention and deletion criteria to electronic documents stored in an interactive information handling system |
| JPH07104804B2 (ja) * | 1989-07-06 | 1995-11-13 | 株式会社日立製作所 | データベース世代管理方法 |
| JPH04319743A (ja) * | 1991-04-18 | 1992-11-10 | Ricoh Co Ltd | 整理対象文書の管理機能を有する電子ファイル装置 |
| JPH0588955A (ja) * | 1991-09-30 | 1993-04-09 | Sharp Corp | 電子フアイル装置 |
| US5274804A (en) * | 1991-11-20 | 1993-12-28 | Parcplace Systems | Automatic storage-reclamation postmortem finalization process |
| JPH113345A (ja) * | 1997-06-11 | 1999-01-06 | Mitsubishi Electric Corp | 重複処理制御方式 |
-
1982
- 1982-07-08 JP JP57117728A patent/JPH0677237B2/ja not_active Expired - Lifetime
Non-Patent Citations (4)
| Title |
|---|
| 三菱電機技報、５６〔３〕（昭５７−３）ＰＰ．２０６−２０９ |
| 中平寛著「情報管理の実務」（昭４２−７−２５）日刊工業新聞社ＰＰ．６６−６７ |
| 中村茂著「図解コンピュータシリーズオフィスオートメーション入門」（昭５６−８−２０）オーム社ＰＰ．５８−５９、ＰＰ．８４−８９ |
| 東芝レビュー、３７〔１〕（昭５７−１）ＰＰ．３６−３７ |
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JPS599763A (ja) | 1984-01-19 |
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