JPH07200547A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 複数の文書を印刷する際に逐次印刷指定する
ために発生する作業待ち時間や操作の煩わしさを解消
し、無駄な印刷誤りを防止する。 【構成】 ステップ１２で印刷文書及び条件指定で指定
された印刷したい文書の文書書式情報を、ステップ１３
で印字情報管理ファイル登録機能を用いて印字情報管理
ファイルに展開し、ステップ１２での印刷したい文書の
指定を繰返し行う。ステップ１５で文書設定機能を用
い、指定文書の文書書式情報に基づいて同じ文書書式情
報を持つ文書群へのグルーピングを行い、グルーピング
された文書群の文書名や文書書式情報を表示装置２に表
示する。ステップ１６で印刷実行キーを押下すると、ス
テップ１７で複数印字機能が動作し、グルーピングされ
た文書が自動的に順次出力されるように制御され、ステ
ップ１８で印刷処理が実行されて用紙別等の分類出力が
行われる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は文書作成装置に関し、特
に文書作成装置における複数の作成文書の印刷に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書作成装置で作成した文書に対
する印刷機能においては、一回の印刷指定で印刷したい
一文書を指定すると、予め設定されている文書書式情報
を表示している。

【０００３】この表示された文書書式情報を確認または
訂正した後に、その文書に関する印刷が実行されるよう
になっている。よって、複数の文書を印刷する場合には
上記の処理を文書の数だけ行い、確認または訂正した文
書書式情報にしたがって複数の文書が順次印刷されるこ
ととなる。

【０００４】また、複数の文書ファイルを一つのファイ
ルとして出力する際に、終了ページが偶数ページか奇数
ページかを保持しておくことで、無意味な白紙ページが
挿入されることなく印刷を行えるようにする技術も提案
されている。この技術については、特開昭６３−２４４
２２４号公報に詳述されている。

【０００５】さらに、複数の文書を印刷する際に、優先
度の高い文書が後から送信されてきたときには印刷中の
文書よりも後から送信されてきた優先度の高い文書を先
に印刷する技術も提案されている。この技術について
は、特開平１−２８６０１７号公報に詳述されている。

【０００６】上記の技術においては、いずれも印刷した
い文書を一つずつ印刷指定で指定するようになってい
る。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】実際に文書作成装置で
文書を作成する場合には一つのファイルの容量に限界が
あり、またファイルの容量一杯に文書を作成すると処理
スピードが遅くなるという問題がある。

【０００８】そのため、比較的容量の大きな文書を作成
する場合、保守性の問題も考慮して章や節等の文書の切
れ目、あるいは文章の途中で書類や仕様書等のフォーマ
ットが変わる所でファイルを区切り、別の文書として作
成することが多々ある。その際に、もとの大きな文書が
同じ文書書式情報を持つ複数の文書となる。

【０００９】上述した比較的容量の大きな文書を作成す
る場合、論理的には一つの文書だったものが実質的に複
数の文書となり、これら複数の文書を夫々印刷する際に
は同じような印刷指定を複数回繰返さなければならない
という煩わしさがある。

【００１０】また、そこに作図等の理由で異なる文書書
式情報（特に、用紙サイズや用紙方向が異なる文書書式
情報）の文書等が入ってくると、印刷の際に文書書式情
報の設定に注意を払う必要があるので、プリンタ等の出
力設定における不注意から無駄な印刷誤りが生ずるとい
う問題もある。

【００１１】そこで、本発明の目的は上記の問題点を解
消し、複数の文書を印刷する際に逐次印刷指定するため
に発生する作業待ち時間や操作の煩わしさを解消するこ
とができる文書作成装置を提供することにある。

【００１２】また、本発明の他の目的は、複数の文書を
印刷する際に逐次印刷指定するために発生する作業待ち
時間や操作の煩わしさを解消することができるととも
に、印刷情報を事前に確認することができ、無駄な印刷
誤りを防止することができる文書作成装置を提供するこ
とにある。

【００１３】

【課題を解決するための手段】本発明による文書作成装
置は、印刷指定された作成文書毎にその書式情報を格納
する書式情報格納手段と、前記書式情報格納手段の内容
を基に前記書式情報のうち少なくとも用紙の大きさ及び
搬送方向と印字方向とが同一の作成文書を検索しかつ当
該作成文書からなる文書群を仮想的に一文書として設定
する設定手段と、外部からの印字開始指示に応答して前
記設定手段で一文書として設定された文書群を順次印刷
するよう制御する制御手段とを備えている。

【００１４】本発明による他の文書作成装置は、上記の
構成のほかに、前記設定手段で一文書として設定された
文書群の書式情報を一括表示する表示手段を具備してい
る。

【００１５】

【実施例】次に、本発明の一実施例について図面を参照
して説明する。

【００１６】図１は本発明の一実施例の構成を示すブロ
ック図である。図において、本発明の一実施例による文
書作成装置は一般的なワードプロセッサ装置と同様の構
成となっている。

【００１７】すなわち、本実施例の文書作成装置は文字
等を入力する入力装置１と、入力された文字等のデータ
を表示するためのＣＲＴディスプレイ等の表示装置２
と、作成した文書内容を記憶する記憶装置３と、作成し
た文書等を出力するためのプリンタ等の印刷装置４と、
上記の各装置を制御するマイクロプロセッサ等の制御装
置５とから構成されている。

【００１８】図２は本発明の一実施例の印刷機能の動作
を示すフローチャートである。図においては、複数の文
書に対する印刷指定から印刷までの過程を示している。
この図２を用いて本発明の一実施例による複数の文書に
対する印刷指定から印刷までの過程について説明する。

【００１９】従来、一般の印刷機能ではステップ１１で
印刷処理を選択した後に、ステップ１２で印刷文書及び
条件指定で印刷したい文書を指定し、ステップ１６で印
刷実行キーを押下することによりステップ１８で印刷処
理を実行している。

【００２０】しかしながら、本発明の一実施例ではステ
ップ１２で印刷文書及び条件指定で指定された印刷した
い文書の文書書式情報を、ステップ１３で印字情報管理
ファイル登録機能を用いて印字情報管理ファイル（図示
せず）に展開していくことで、ステップ１２での印刷し
たい文書の指定を繰返し行えるようにしている（図２ス
テップ１２〜１４）。

【００２１】上記の印刷したい文書の指定が終了した後
に、ステップ１５で文書設定機能を用い、指定文書の文
書書式情報に基づいて同じ文書書式情報を持つ文書群へ
のグルーピングを行う。その際、グルーピングされた文
書群の文書名や文書書式情報を表示装置２に表示するこ
とで、印刷情報を事前に確認することができる。

【００２２】ステップ１６で印刷実行キーを押下する
と、ステップ１７で複数印字機能が動作し、グルーピン
グされた文書が自動的に順次出力されるように制御さ
れ、ステップ１８で印刷処理が実行されて用紙別等の分
類出力が行われる。

【００２３】図３は文書書式情報の一例を示す図であ
る。図において、文書書式情報では用紙（用紙サイズを
示し、Ａ４やＢ５等）、用紙方向（縦方向または横方
向）、印刷形式、文字方向（印字される文字の方向を示
し、横書きまたは縦書き）、英字指定（有または無）、
文字サイズ（ポイント数）が指定される。

【００２４】上記以外にも、書式設定、用紙サイズ（縦
×横）、上余白、左余白、下余白、右余白、段間、字数
／行、参考値（行ピッチや字ピッチ）、書式登録の有無
等が指定される。

【００２５】図４は本発明の一実施例による文書設定機
能の処理動作を示す図である。この図４を用いて、本発
明の一実施例による文書設定機能の処理動作について以
下説明する。

【００２６】本発明の一実施例による文書設定機能の処
理レベルではステップ１３で印字情報管理ファイルに
展開された文書書式情報に対して、給紙される用紙のサ
イズ分類（Ｂ４，Ａ４，Ｂ５等）が行われる。

【００２７】処理レベルでは処理レベルで分類され
た用紙のサイズ毎に、給紙される用紙の方向別分類（縦
方向または横方向）が行われる。その後に、処理レベル
では処理レベルで分類された用紙の給紙方向毎に、
印刷文書の文字方向別分類（横書きまたは縦書き）が行
われる。

【００２８】これによって、印刷文書及び条件指定の画
面で指定された複数件の文書を大まかな形にではあるが
同じ文書書式情報を持つ複数の文書群（グループＡ，グ
ループＢ，……）に処理レベルで分類することができ
る。処理レベルではこれら文書群を仮想的に一文書
（文書Ａ，文書Ｂ，……）のように設定・再構築する。

【００２９】図５〜図８は本発明の一実施例による複数
の文書に対する印刷指定から印刷までの過程を示す図で
ある。図５は印刷文書及び条件指定画面のイメージを示
し、図６は印字情報管理ファイルのデータイメージを示
し、図７は文書設定機能処理後のデータイメージを示
し、図８は文書出力イメージを示している。

【００３０】これら図５〜図８を用いて本発明の一実施
例による複数の文書に対する印刷指定から印刷までの過
程について説明する。

【００３１】今、図５に示すように、印刷文書及び条件
指定画面における文書一覧の画面に文書番号が「０１０
００００１」で表題が「システム開発計画書」の文書
と、文書番号が「０１０００００２」で表題が「体制図
II’」の文書と、文書番号が「０１０００００３」で
表題が「全体スケジュール」の文書と、文書番号が「０
１０００００４」で表題が「サブシステム別 計画表」
の文書と、文書番号が「０１０００００５」で表題が
「作業分担」の文書とがあったとする。

【００３２】これら五つの文書を全て印刷指定すると、
五つの文書各々の文書書式情報が「文書番号」，「題
目」，……，「用紙サイズ」，「用紙方向」，「文字方
向」，……からなる印字情報管理ファイルに順次登録さ
れていく（図６参照）。

【００３３】この印字情報管理ファイルに展開された文
書書式情報は、文書設定機能の処理レベルで給紙され
る用紙のサイズ分類が行われ、処理レベルで給紙され
る用紙の方向別分類が行われる。この後に、処理レベル
で印刷文書の文字方向別分類が行われ、処理レベル
及び処理レベルで複数の文書群に分類される（図７参
照）。

【００３４】文書番号「０１０００００１」の文書及び
文書番号「０１０００００５」の文書は「用紙サイズ」
がＡ４、「用紙方向」が縦、「文字方向」が横書きなの
で、文書番号「０１０００００Ａ」の文書として再設定
される。

【００３５】また、文書番号「０１０００００２」の文
書は「用紙サイズ」がＢ４、「用紙方向」が縦、「文字
方向」が横書きであるが、同じ文書書式情報の文書がな
いので、文書番号「０１０００００Ｂ」の文書として再
設定される。

【００３６】さらに、文書番号「０１０００００３」の
文書及び文書番号「０１０００００４」の文書は「用紙
サイズ」がＢ４、「用紙方向」が横、「文字方向」が横
書きなので、文書番号「０１０００００Ｃ」の文書とし
て再設定される。

【００３７】利用者は印刷指定したこれらの文書がどの
ようにグルーピングされたかを確認の上、つまり図７に
示す文書設定機能後のイメージを確認した上で印字実行
キーを押下すると、図８に示すように、文書Ａ〜文書Ｃ
が印刷装置４から順次出力される。

【００３８】このように、印刷指定された作成文書毎に
その文書書式情報を印字情報管理ファイルに登録し、そ
の内容を基に文書書式情報のうち少なくとも用紙の大き
さ及び搬送方向と印字方向とが同一の作成文書を検索し
かつ当該作成文書からなる文書群を仮想的に一文書とし
て設定して順次印刷するよう制御することによって、複
数の文書を一括して印刷指定することができる。よっ
て、従来例において複数の文書を印刷する際に逐次印刷
指定するために発生していた作業待ち時間や操作の煩わ
しさを解消することができる。

【００３９】また、文書設定機能によって一文書として
設定された文書群の書式情報を一括表示することによっ
て、複数の文書を印刷する際に逐次印刷指定するために
発生する作業待ち時間や操作の煩わしさを解消すること
ができるとともに、印刷情報を事前に確認することがで
きるので、印字情報の指定誤りを防ぐことができ、無駄
な印刷誤りを防止することができる。

【００４０】

【発明の効果】以上説明したように本発明の文書作成装
置によれば、印刷指定された作成文書毎にその書式情報
を格納し、その内容を基に書式情報のうち少なくとも用
紙の大きさ及び搬送方向と印字方向とが同一の作成文書
を検索しかつ当該作成文書からなる文書群を仮想的に一
文書として設定して順次印刷するよう制御することによ
って、複数の文書を印刷する際に逐次印刷指定するため
に発生する作業待ち時間や操作の煩わしさを解消するこ
とができるという効果がある。

【００４１】また、本発明の他の文書作成装置によれ
ば、一文書として設定された文書群の書式情報を一括表
示することによって、複数の文書を印刷する際に逐次印
刷指定するために発生する作業待ち時間や操作の煩わし
さを解消することができ、印刷情報を事前に確認するこ
とができるとともに、無駄な印刷誤りを防止することが
できるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の構成を示すブロック図であ
る。

【図２】本発明の一実施例の印刷機能の動作を示すフロ
ーチャートである。

【図３】文書書式情報の一例を示す図である。

【図４】本発明の一実施例による文書設定機能の処理動
作を示す図である。

【図５】本発明の一実施例における印刷文書及び条件指
定画面のイメージを示す図である。

【図６】本発明の一実施例における印字情報管理ファイ
ルのデータイメージを示す図である。

【図７】本発明の一実施例における文書設定機能処理後
のデータイメージを示す図である。

【図８】本発明の一実施例における文書出力イメージを
示す図である。

【符号の説明】

１ 入力装置 ２ 表示装置 ３ 記憶装置 ４ 印刷装置 ５ 制御装置 １３ 印字情報管理ファイル登録機能 １５ 文書設定機能 １７ 複数印字機能

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 印刷指定された作成文書毎にその書式情
   報を格納する書式情報格納手段と、前記書式情報格納手
   段の内容を基に前記書式情報のうち少なくとも用紙の大
   きさ及び搬送方向と印字方向とが同一の作成文書を検索
   しかつ当該作成文書からなる文書群を仮想的に一文書と
   して設定する設定手段と、外部からの印字開始指示に応
   答して前記設定手段で一文書として設定された文書群を
   順次印刷するよう制御する制御手段とを有することを特
   徴とする文書作成装置。
2. 【請求項２】 前記設定手段で一文書として設定された
   文書群の書式情報を一括表示する表示手段を含むことを
   特徴とする請求項１記載の文書作成装置。
3. 【請求項３】 前記設定手段は、前記書式情報格納手段
   の内容を基に前記作成文書を前記用紙の大きさ毎に分類
   する手段と、前記用紙の大きさ毎に分類された作成文書
   各々を前記用紙の搬送方向毎に分類する手段と、前記用
   紙の搬送方向毎に分類された作成文書各々を前記印字方
   向毎に分類する手段と、前記印字方向毎に分類された複
   数の作成文書からなる文書群を仮想的に一文書として設
   定する手段とを含むことを特徴とする請求項１または請
   求項２記載の文書作成装置。