JPH07334522A

JPH07334522A - 文書予約検索システム

Info

Publication number: JPH07334522A
Application number: JP6130446A
Authority: JP
Inventors: Hideko Kagimasa; 秀子鍵政; Junichi Tono; 純一東野; Masamitsu Yamada; 真佐光山田; Tomonobu Ozawa; 友信小沢
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1994-06-13
Filing date: 1994-06-13
Publication date: 1995-12-22

Abstract

(57)【要約】【目的】予約検索結果の中からユーザにとって重要な
文書の情報を優先的に通知する。【構成】予約検索条件に対応付けて通知条件を設定
し、記憶装置１０４に格納しておく。所定の時機に予約
検索が行われた後、検索結果通知プログラム１１２は、
検索結果中から通知条件に合致する文書を抽出し、ユー
ザに電子メールや電子回覧やファクシミリを利用して通
知する。データ制御装置１０５は、通知した文書の内容
が低速記憶装置１０６に蓄積されているなら、それを高
速記憶装置１０７に転送し、ユーザの高速アクセスを可
能にする。【効果】予約検索結果の文書の中から重要な文書を抽
出して優先的にユーザに通知できる。従って、ユーザ
は、重要な情報をタイムリーに入手できる。また、当該
文書を常に高速記憶装置に記憶することが出来る。従っ
て、ユーザは、当該文書に高速にアクセスできる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書予約検索システム
に関し、さらに詳しくは、予約検索を行うと共に、その
予約検索の結果中より予め設定された通知条件に該当す
る文書を抽出し、それら文書の情報を、ユーザからの要
求を待つことなく、ユーザに通知する文書予約検索シス
テムに関する。

【０００２】

【従来の技術】予め設定された検索時機に至った時に予
め設定された検索条件に該当する文書を検索し、その検
索結果を保持し、ユーザからの要求に応じて前記検索結
果を出力する文書予約検索システムは、特許情報や，学
術文献や，ニュース記事などを監視する目的で利用され
ている。このような文書予約検索システムは、例えば特
開平５−２８１９０号公報に開示されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来の文書予約検索シ
ステムでは、ユーザからの要求に応じて検索結果が出力
されるため、重要な文書の出現を一刻も早く知りたい場
合には、ユーザが頻繁に出力要求を出す必要があった。
しかし、ユーザが頻繁に出力要求を出すと、手間の増加
（端末の操作回数などの増加）やコストの増加（出力回
数などの増加）を招く問題点があった。そこで、本発明
の目的は、手間やコストの増加を招くことなく、重要な
文書の出現を即時にユーザが知ることが出来る文書予約
検索システムを提供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】第１の観点では、本発明
は、検索条件と検索時機とが予め登録されており、前記
検索時機に至ると、前記検索条件に該当する文書を検索
し、見つけ出した文書の一覧表をユーザからの要求に応
じて出力する文書予約検索システムにおいて、前記見つ
け出した文書の中からユーザに優先的に通知すべき文書
を抽出するための通知条件を設定するための通知条件設
定手段と、前記検索により見つけ出した文書の中から前
記通知条件に合致する文書を抽出しその結果を基に通知
情報を作成する通知情報作成手段と、ユーザからの要求
を待たずに前記通知情報をユーザに通知する通知情報通
知手段とを具備したことを特徴とする文書予約検索シス
テムを提供する。

【０００５】第２の観点では、本発明は、上記構成の文
書予約検索システムにおいて、前記一覧表を出力する際
に通知済み文書とそうでない文書とを異なる態様で出力
する出力手段を具備したことを特徴とする文書予約検索
システムを提供する。

【０００６】第３の観点では、本発明は、上記構成の文
書予約検索システムにおいて、文書の内容を記憶する比
較的高速の記憶装置と、文書の内容を記憶する比較的低
速の記憶装置と、前記通知条件に該当する文書の内容が
前記比較的低速の記憶装置にのみ記憶されているか否か
を調査する調査手段と、前記通知条件に合致する文書の
内容が前記比較的低速の記憶装置にのみ記憶されている
場合には前記比較的高速の記憶装置に当該文書の内容を
移動または複製する文書内容転送手段とを具備したこと
を特徴とする文書予約検索システムを提供する。

【０００７】

【作用】上記第１の観点による文書予約検索システムで
は、ユーザが通知条件を設定しておくと、予約検索後、
検索結果の文書の中から前記通知条件に合致する文書を
抽出し、ユーザからの要求を待たずに前記抽出した文書
の情報をユーザに通知する。従って、手間やコストの増
加を招くことなく、ユーザは、重要な文書の出現をタイ
ムリーに知ることが出来る。

【０００８】上記第２の観点による文書予約検索システ
ムでは、出力手段が、予約検索結果の一覧表を表示する
際に、通知済みの文書とそうでない文書とを異なる態様
で出力する。従って、通知済みの文書とそうでない文書
とをユーザが混同することが防止される。

【０００９】上記第３の観点による文書予約検索システ
ムでは、通知条件に合致する文書の内容を常に比較的高
速の記憶装置に移動または複製しておく。従って、重要
な文書の内容を迅速に閲覧できるようになる。

【００１０】

【実施例】以下、図を用いて本発明の実施例を説明す
る。これにより本発明が限定されるものではない。図１
は、本発明の一実施例の文書予約検索システムの構成図
である。この文書予約検索システム１００は、文書検索
表示装置１２０と文書蓄積装置１３０と文書検索用デー
タベース１０９とをＥtherＬＡＮ等のデータ通信回線１
１０で接続して構成されている。

【００１１】前記文書検索表示装置１２０において、１
０１は検索表示制御装置であり、文書検索表示プログラ
ム１１１と検索結果通知プログラム１１２とを備えてい
る。１０２は文書一覧表や文書詳細情報（文書の内容）
を表示するディスプレイ装置である。１０３はユーザが
「検索条件」や「通知条件」や「文書一覧表の表示要
求」や「文書詳細情報の表示要求」を入力する入力装置
である。１０４は「検索条件」や「通知条件」や「検索
結果文書ＩＤ」を記憶する記憶装置である。

【００１２】前記文書蓄積装置１３０において、１０５
は前記文書検索表示装置１２０からの「文書一覧情報の
要求」や「文書詳細情報の要求」を受け取り、対応する
文書一覧情報や文書詳細情報を文書検索表示装置１２０
へ返送するデータ制御装置である。１０６はＣＤ−ＲＯ
Ｍ装置のような低速アクセスの記憶装置である。１０７
はハードディスク装置のような高速アクセスの記憶装置
である。１０８は文書が前記記憶装置１０６，１０７の
どこに格納されているかを格納状態管理テーブル８００
（図２）によって管理する格納状態記憶装置である。

【００１３】前記文書検索用データベース１０９は、前
記文書蓄積装置１３０に蓄積されてた文書の検索を高速
に行うための情報を蓄積し、図示せぬデータベース管理
装置によって管理されている。

【００１４】図２は、前記格納状態管理テーブル８００
の構成図である。この格納状態管理テーブル８００の１
行は、文書ＩＤ欄８０１と，高速な記憶装置に格納され
ている状態（Ｃａｓｈ）か低速な記憶装置に格納されて
いる状態（Ｃhanger）かを記憶する格納状態欄８０２
と、高速な記憶装置に格納されている文書に対するアク
セス回数欄８０３と，文書の格納アドレス欄８０４とか
ら構成されている。

【００１５】次に、この文書予約検索システム１００に
より特許ＣＤ−ＲＯＭ公報（公開ＣＤ−ＲＯＭ公報およ
び公告ＣＤ−ＲＯＭ公報）の予約検索および通知を行な
う動作を説明する。まず、検索表示制御装置１０１内の
文書検索表示プログラム１１１は、ユーザによる「検索
条件」や「通知条件」の入力を受け付けて、記憶装置１
０４内に記憶する。

【００１６】図３は、ユーザが「検索条件」の登録を指
示したときに表示される予約検索登録画面３００の例示
図である。ユーザは、公報種別領域３０１を利用し、文
書の種類を選択する。文書の種類には、公開特許公報，
公開実用新案公報，特許公報などがある。次に、ユーザ
は、検索キーワード指定領域３０２を利用し、検索項
目，検索キーワード，検索方式を入力する。検索項目領
域３０３では、「従来の技術」，「産業上の利用分野」
などの文書の構造単位を選択する。全文を対象とする
「全文」も選択可能である。また、検索キーワード領域
３０４では、文字列を入力する。１つの検索キーワード
領域３０４に複数のキーワードを入力した場合は論理和
になる。また、検索方式領域３０５では、「一致」，
「近傍内」などの一致条件を選択する。次に、ユーザ
は、検索論理式領域３０６と論理演算子ボタン３０７と
を利用して、前記検索キーワード指定領域３０３の複数
行のキーワードを組み合わせた検索論理式を入力する。
次に、ユーザは、予約検索式登録ボタン３０８をクリッ
クする。これにより文書検索表示プログラム１１１は、
検索条件を記憶装置１０４に登録する。

【００１７】ユーザは、検索結果の通知を希望する場合
はチェック領域３０９にチェックマークを入れ、検索結
果の通知を希望しない場合はチェック領域３０９からチ
ェックマークを消す。チェックマークが消されている状
態では、後述する通知方法の設定が行われても、通知を
行わない。これにより、通知の一時的な解除が可能にな
る。ユーザは、「通知条件」の設定を行う場合、通知方
法設定ボタン３１０をクリックする。

【００１８】図４は、ユーザが「通知条件」の設定を指
示したとき（すなわち、通知方法設定ボタン３１０をク
リックしたとき）に表示される通知方法設定画面４００
の例示図である。ユーザは、電子メール，電子回覧，フ
ァクシミリの通知条件を個別に設定したい場合は、ま
ず、“個別に条件を設定する”のチェック領域４１０に
チェックマークを入れる。すると、一括通知条件ボタン
４１１がグレーで表示され、クリックできない無効状態
となる。次に、ユーザは、電子メールによる通知を希望
する場合はチェック領域４０１にチェックマークを入
れ、電子メールによる通知を希望しない場合はチェック
領域４０１からチェックマークを消す。チェックマーク
が消されている状態では、後述するメール通知条件の設
定が行われても、電子メールによる通知を行わない。こ
れにより、電子メールによる通知の一時的な解除が可能
になる。ユーザ名領域４０２では、電子メールの宛先ユ
ーザ名を入力する。メール通知条件ボタン４０３をクリ
ックすると、通知条件設定画面（図５）になる。

【００１９】ユーザは、電子回覧による通知を希望する
場合はチェック領域４０４にチェックマークを入れ、電
子回覧による通知を希望しない場合はチェック領域４０
４からチェックマークを消す。チェックマークが消され
ている状態では、回覧通知条件の設定が行われても、電
子回覧による通知を行わない。これにより、電子回覧に
よる通知の一時的な解除が可能になる。ユーザ名領域４
０５では、電子回覧する宛先ユーザ名を入力する。回覧
通知条件ボタン４０６をクリックすると、通知条件設定
画面（図５）になる。

【００２０】ユーザは、ファクシミリによる通知を希望
する場合はチェック領域４０７にチェックマークを入
れ、ファクシミリによる通知を希望しない場合はチェッ
ク領域４０７からチェックマークを消す。チェックマー
クが消されている状態では、ＦＡＸ通知条件の設定が行
われても、ファクシミリによる通知を行わない。これに
より、ファクシミリによる通知の一時的な解除が可能に
なる。ファックス番号領域４０５では、ファクシミリ送
信する宛先電話番号を入力する。ＦＡＸ通知条件ボタン
４０９をクリックすると、通知条件設定画面（図５）に
なる。

【００２１】ユーザは、電子メール，電子回覧およびフ
ァクシミリの全てに同一の通知条件を設定したい場合
は、まず、“個別に条件を設定する”のチェック領域４
１１からチェックマークを消す。すると、一括通知条件
ボタン４１１がクリック可能状態になり、一方、メール
通知条件ボタン４０３，回覧通知条件ボタン４０６およ
びＦＡＸ通知条件ボタン４０９はグレーで表示され、ク
リックできない無効状態となる。次に、ユーザは、一括
通知条件ボタン４１１をクリックする。すると、通知条
件設定画面（図５）になる。

【００２２】図５は、通知条件設定画面の例示図であ
る。期間指定領域５０１には、出願から公告までの期間
を示す数値を入力する。単位指定領域５０２では、
「年」または「月」を選択する。なお、この通知条件
は、公開特許公報および公開実用新案公報には適用され
ない。出願人指定領域５０３には、出願人名称を入力す
る。チェック領域５０４には、審査請求のあった出願の
通知を希望する場合はチェックマークを入れ、審査請求
のあった出願の通知を希望しない場合はチェックマーク
を消す。なお、この通知条件は、特許公報（公告）およ
び実用新案公報（公告）には適用されない。ＯＫボタン
５０５をクリックすると、通知方法設定画面（図４）に
戻る。

【００２３】さて、文書検索表示プログラム１１１は、
予め設定された検索時機に至った時に、記憶装置１０４
から検索条件を取り出し、その検索条件で文書検索用デ
ータベース１０９を検索し、検索条件に合致する文書Ｉ
Ｄを取得し、その検索結果文書ＩＤを記憶装置１０４に
記憶する。そして、検索結果通知プログラム１１２を起
動する。

【００２４】図６は、検索結果通知プログラム１１２に
よって実行される通知処理のフロー図である。ステップ
６０１では、検索条件に対応して通知条件が設定されて
いるか否かを判定する。通知条件が設定されてないなら
ば、通知処理６００を終了する。通知条件が設定されて
いるならば、ステップ６０２に進む。ステップ６０２で
は、記憶装置１０４内の検索結果文書ＩＤに挙げられて
いる一つの文書ＩＤを取り出し、その文書ＩＤの文書が
通知条件に合うか否かを判断する情報を文書蓄積装置１
３０に要求する。そして、文書蓄積装置１３０から返送
されてきた情報に基づいて通知条件に合うか否かをチェ
ックする。ステップ６０３では、着目している文書が通
知条件に合致しないならば、ステップ６０６に進む。一
方、当該文書が通知条件に合致するならば、ステップ６
０４に進む。ステップ６０４では、図７に示すごとき通
知ファイル７００を作成する。すなわち、当該文書の文
書ＩＤを文書ＩＤ欄７０１に格納し、合致した通知条件
に対応する通知メディア欄７０２，７０３，７０４に通
知マーク“＊”を付ける。なお、図７は、通知条件が通
知メディア毎に設定されている例である。ステップ６０
５では、当該文書が検索されたことを知らせる通知本文
を作成する。この通知本文は、「文書一覧表」のサブセ
ットの形式でもよいし、通知条件に合致する文書の件数
のみを通知する内容であってもよいし、通知条件に合致
する文書の存在を単に通知する内容であってもよい。ス
テップ６０６では、記憶装置１０４内の検索結果文書Ｉ
Ｄに挙げられている全ての文書について通知条件のチェ
ックを行ったか否かを判定する。全ての文書について通
知条件のチェックを行ったならば、ステップ６０７に進
む。一方、通知条件のチェックを行ってない文書が残っ
ているならば、前記ステップ６０２に戻る。ステップ６
０７では、通知ファイル７００に基づいて通知メディア
を選択し、当該通知メディアを利用して前記通知本文を
送信する。すなわち、図８に示すように、電子メールま
たは電子回覧を利用するときは、文書予約検索システム
１００から、データ通信回線１１０を介して、宛先のユ
ーザ端末Ｔ１，Ｔ２，Ｔ３に通知本文を送信する。ま
た、ファクシミリを利用するときは、文書予約検索シス
テム１００から、データ通信回線１１０，ゲートウェイ
Ｇおよび電話回線Ｌを介して、宛先のファクシミリＦ
１，Ｆ２，Ｆ３に通知本文を送信する。ステップ６０８
では、通知条件に合致する文書の文書ＩＤを指定して文
書蓄積装置１３０に「文書内容転送処理の要求」を送信
する。そして、通知処理を終了する。

【００２５】図９は、「文書内容転送処理の要求」を受
信した文書蓄積装置１３０で実行される文書内容転送処
理９００のフロー図である。ステップ９０１では、指定
された文書ＩＤを一つ取り出す。ステップ９０２では、
格納状態記憶テーブル８００を参照し、当該文書ＩＤの
文書が高速の記憶装置１０７に記憶されているか否かを
判定する。高速の記憶装置１０７に記憶されているなら
ば、ステップ９０５に進む。一方、低速の記憶装置１０
６に記憶されているならば、ステップ９０３に進む。ス
テップ９０３では、低速の記憶装置１０６から高速の記
憶装置１０７に当該文書を複写する。ステップ９０４で
は、格納状態管理テーブル８００を更新する。ステップ
９０５では、指定された文書ＩＤをすべて取り出したか
判定する。すべてを取り出したならば、処理を終了す
る。取り出していない文書ＩＤが残っているならば、前
記ステップ９０１に戻る。

【００２６】さて、ユーザが文書検索表示装置１２０に
おいて「文書一覧表の表示要求」を入力すると、文書検
索表示プログラム１１１は、記憶装置１０４から「検索
結果文書ＩＤ」を読み出し、その検索結果文書ＩＤを指
定して文書蓄積装置１３０に「文書一覧情報の要求」を
送信する。そして、必要な情報を文書蓄積装置１３０が
返送してきたら、それにより文書一覧表を作成する。こ
こで、通知済の文書は文書一覧表の先頭に配置し、且
つ、他の文書と異なる色付けを行う。そして、その文書
一覧表を表示する。図１０は、上記のように処理して
「文書一覧表」を表示したインデックス表示画面２００
の例示図である。表示ウインドウ２０４には、出願番
号，発明の名称，出願人，審査請求の有無，ＩＰＣなど
を一覧表示する。通知済み文書２０２は例えば黒地に白
抜きの文字で表示し、未通知文書２０３は例えば白地に
黒の文字で表示する。なお、通知済み文書２０２におけ
る個々の文書の表示色を通知メディアに応じて変えれ
ば、通知メディアを区別することが出来る。

【００２７】ユーザが、スクロールボタン２０５を操作
すると、表示ウインドウ２０４の表示を上下方向にスク
ロールできる。また、ユーザが、一つの文書をクリック
して選択し、表示ボタン２０１をクリックすると、文書
検索表示プログラム１１１は、文書蓄積装置１３０へ
「文書詳細情報の要求」を送信し、返送されてきた文書
詳細情報を表示する。この文書が通知済の文書ならば、
上述の文書内容転送処理９００により高速の記憶装置１
０７に複写されているため、ユーザは短い待ち時間で文
書詳細情報を見ることが出来る。

【００２８】

【発明の効果】本発明の文書予約検索システムによれ
ば、予約検索結果の文書の中から通知条件に合致する文
書のみを抽出して優先的に通知することが可能になる。
従って、ユーザは、重要な文書の情報をタイムリーに入
手できる。また、通知済みの文書であるか否かを予約検
索結果の一覧表で区別できるようになる。従って、ユー
ザが両者を混同することを防止できる。また、通知条件
に合致する文書を常に高速な記憶装置に記憶しておくこ
とが可能になる。従って、ユーザは、文書の内容に高速
にアクセスできる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の文書予約検索システムの構
成図である。

【図２】格納状態管理テーブルの説明図である。

【図３】予約検索登録画面の例示図である。

【図４】通知方法設定画面の例示図である。

【図５】通知条件設定画面の例示図である。

【図６】通知処理のフロー図である。

【図７】通知ファイルの説明図である。

【図８】通知メディアを示す説明図である。

【図９】文書内容転送処理のフロー図である。

【図１０】インデックス表示画面の例示図である。

【符号の説明】

１００文書予約検索システム１０１検索表示制御装置１０２ディスプレイ装置１０３入力装置１０４記憶装置１０５データ制御装置１０６低速アクセス記憶装置１０７高速アクセス記憶装置１０８格納状態記憶装置１０９文書検索用データベース１１０データ通信回線１１１文書検索表示プログラム１１２検索結果通知プログラム１２０文書検索表示装置１３０文書蓄積装置

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者小沢友信東京都江東区新砂一丁目６番27号日立公共システムエンジニアリング株式会社内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】検索条件と検索時機とが予め登録されて
おり、前記検索時機に至ると、前記検索条件に該当する
文書を検索し、見つけ出した文書の一覧表をユーザから
の要求に応じて出力する文書予約検索システムにおい
て、前記見つけ出した文書の中からユーザに優先的に通知す
べき文書を抽出するための通知条件を設定するための通
知条件設定手段と、前記検索により見つけ出した文書の
中から前記通知条件に合致する文書を抽出しその結果を
基に通知情報を作成する通知情報作成手段と、ユーザか
らの要求を待たずに前記通知情報をユーザに通知する通
知情報通知手段とを具備したことを特徴とする文書予約
検索システム。
【請求項２】請求項１に記載の文書予約検索システム
において、前記一覧表を出力する際に通知済み文書とそ
うでない文書とを異なる態様で出力する出力手段を具備
したことを特徴とする文書予約検索システム。
【請求項３】請求項１または請求項２に記載の文書予
約検索システムにおいて、文書の内容を記憶する比較的
高速の記憶装置と、文書の内容を記憶する比較的低速の
記憶装置と、前記通知条件に該当する文書の内容が前記
比較的低速の記憶装置にのみ記憶されているか否かを調
査する調査手段と、前記通知条件に合致する文書の内容
が前記比較的低速の記憶装置にのみ記憶されている場合
には前記比較的高速の記憶装置に当該文書の内容を移動
または複製する文書内容転送手段とを具備したことを特
徴とする文書予約検索システム。