JPH08202691A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 本発明は、文書作成装置に関し、関連した多
くの文書の管理を容易に効率良く行なうことが可能とな
る装置の提供を目的とする。 【構成】 図１において、書群の管理体系に沿って文書
の目次を設定する文書目次設定手段１０と、設定した文
書の目次を提示して操作者に目次の項目を選択させる目
次選択手段１２と、文書を作成する文書作成手段１４
と、前記目次選択手段１２で選択された目次の項目と、
前記文書作成手段１４で作成した文書とを対応付けて登
録する文書管理手段１６と、指定された目次の項目と、
前記文書管理手段１４で登録された内容に基づいて、該
当する文書を特定する文書目次検索手段１８と、を備え
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、関連した多数の文書を
管理しながら作成する文書作成装置に関するものであ
る。

【０００２】コンピュータ装置を開発して商品化する場
合には、きわめて多くの文書が作成されるので、それら
の文書を体系的に管理することが必要となる。

【０００３】

【従来の技術】

・第１従来技術 多くの者が文書の作成に携わるので、個人の場合と異な
り、それらの文書を作成順で管理することが困難とな
る。このため、文書の命名に一定の規則性を持たせ、文
書名で文書管理を行なう。

【０００４】・第２従来技術 全ての文書に関する情報をデータベースに登録し、その
データベースから編集すべき文書を検索する。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】

・第１従来技術の場合 文書の命名規則を全ての者に徹底させることが必要とな
る。また、文書名の長さが制限されるので、文書名から
その内容を直ちに把握することが困難となる。このこと
は文書命名の誤りを招き、全体の作業効率を低下させ
る。

【０００６】・第２従来技術の場合 全ての文書に関する情報をデータベースに登録する作業
が必要となるので、その作業に労力が費やされる。

【０００７】本発明は上記従来の事情に鑑みてなされた
ものであり、その目的は、関連した多くの文書を容易に
効率良く管理することが可能となる装置を提供すること
にある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】

・第１発明の装置 図１において、文書群の管理体系に沿って文書の目次を
設定する文書目次設定手段１０と、設定した文書の目次
を提示して操作者に目次の項目を選択させる目次選択手
段１２と、文書を作成する文書作成手段１４と、前記目
次選択手段１２で選択された目次の項目と、前記文書作
成手段１４で作成した文書とを対応付けて登録する文書
管理手段１６と、指定された目次の項目と、前記文書管
理手段１４で登録された内容に基づいて、該当する文書
を特定する文書目次検索手段１８と、を備える。

【０００９】・第２発明の装置 図２において、作成された文書内にある文字列を、検索
の項目として抽出する条件を設定する検索項目設定手段
２０と、前記設定した検索項目の抽出条件に基づいて、
作成した文書から抽出した文字列を該文書と対応させて
登録する文書検索情報登録手段２２と、指定された条件
を満たす検索情報と、前記文書検索情報登録手段２２で
登録された内容に基づいて、該当する文書を特定する編
集文書検索手段２４と、を備える。

【００１０】

【作用】

・第１発明 文書群の管理を行なう者はその文書群の管理体系に沿っ
て文書の目次を予め設定する（文書管理手段１４）。装
置操作者（文書作成の作業を行なう者）は作成すべき文
書に該当した項目を提示された文書の目次から選択し
（目次選択手段１２）、文書を作成する（文書作成手段
１４）。

【００１１】文書が作成されると、同文書と装置操作者
が選択した目次の項目とが対応付して登録される（文書
管理手段１６）。以後において、文書群の管理を行なう
者や文書作成の作業を行なう者が文書目次の項目を選択
すると、この項目で登録内容が参照され、該当の文書が
特定される（文書目次検索手段１８）。

【００１２】・第２発明 文書の作成作業を行なう者は同文書の検索で必要となる
文字列をその文書内に挿入する。検索項目設定手段２０
は作成された文書内から同文書の検索に必要となる上記
文字列の抽出条件を予め設定する。

【００１３】文書検索情報登録手段２２は設定された条
件に基づいて作成済みの文書からこの文字列を抽出し、
抽出した文字列を作成済みの文書（文字列を抽出した文
書）と対応させて登録する。編集文書検索手段２４は文
書検索の条件が与えられると、この条件に合致した文字
列を登録内容から検索し、検索した文字列と対応した文
書を登録内容より特定する。

【００１４】

【実施例】図３には実施例の構成が示されており、同図
において、複数の端末３００がネットワーク３０２を介
してワークステーション３０４と接続されている。

【００１５】ワークステーション３０４にはハードディ
スク３０６が設けられており、このシステムの管理者は
いずれかの端末３００またはワークステーション３０４
を、文書編集の作業者は任意の端末３００を各々操作す
る。

【００１６】図４において、システムの管理者はいずれ
かの端末３００またはワークステーション３０４を操作
し、対象となる文書群の管理体系に沿って文書の目次を
設定し（ステップ４００）、目次の各項目に該当の文書
名を割り当てる（ステップ４０２）。

【００１７】例えば管理対象の文書群がＡ，Ｂ，Ｃに区
分でき、Ａに文書ａ１，ａ２及びａ３が、Ｂに文書ｂ
１，ｂ２及びｂ３が、Ｃに文書ｃ１，ｃ２及びｃ３が各
々属する場合、管理者は目次Ａ，Ｂ，Ｃを設定し、目次
Ａの各項目に文書ａ１，ａ２及びａ３の名称を割り当
て、目次Ｂの各項目に文書ｂ１，ｂ２及びｂ３の名称を
割り当て、目次Ｃの各項目に文書ｃ１，ｃ２及びｃ３の
名称を割り当てる。

【００１８】最後に、記入欄の情報全てが自動的に文書
群管理用のデータベースに登録される（ステップ４１
０）。そのデータベースはハードディスク３０６に予め
構築されている。

【００１９】文書編集の作業者がいずれかの端末３００
からワークステーション３０４へログインすると、図６
において、その端末３００は目次検索を行なうか否かの
問い合わせ表示を最初に行なう（ステップ６００）。

【００２０】目次検索を行なう旨の指示を入力すると、
文書目次の一覧が表示されることから、作業者は端末３
００を操作していずれかの目次を選択する（ステップ６
０２）。

【００２１】これにより、作業者選択の目次に割り当て
られていた文書名が端末３００に表示されるので、作業
者は編集すべき文書（複数であっても良い）の名称を表
示されていたものから選択する（ステップ６０４）。

【００２２】作業者が編集すべき文書の名称を選択する
と、全ての文書名につきファイルが自動的に作成され
（ステップ６０３）、その際に、各ファイルの先頭部分
へ文書検索情報の記入欄が自動的に挿入される（ステッ
プ６０５）。

【００２３】図５ではこの記入欄（テンプレート）の構
成が説明されており、同記入欄には目次の名称，ファイ
ル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称を記入す
る項目部分が用意され、既に判明している情報（目次の
名称，ファイル名，ファイル作成日，文書群の名称な
ど）は該当の項目部分へ自動的に書き込まれる。そのフ
ァイル名を引数としてエディタ（ハードディスク３０６
に格納されている）が起動され（ステップ６０６）、同
ファイルの編集（ステップ６０８）が開始される。

【００２４】前記ファイル名は他の文書ファイルと重複
しないように自動的に決定され、例えば新規に作成され
た順にファイル名が０００００００１．１ＤＯＣ，００
０００００２．ＤＯＣ，０００００００３．ＤＯＣと付
される。文書ファイルの編集作業が終了すると、文書検
索情報の記入欄が更新されたか否かが調べられ（ステッ
プ６１０：作業者はファイル作成日を書き換え、文書検
索のキーワードを記入欄へ書き込む）、更新されたこと
が確認されると、データベースも自動更新される（ステ
ップ６１２）。

【００２５】また、ログイン時に文書編集の作業者が目
次検索を選択せず、多項目検索を選択した場合（ステッ
プ６００−＞６１４−＞６１６）、同作業者は文書の検
索条件を入力する（ステップ６１６）。

【００２６】このときに適切な検索結果（編集の対象と
なる文書の名称が含まれる文書名リスト）が得られると
（ステップ６１８，６２０）、作業者は編集すべき文書
の名称を表示されていたものから選択し（ステップ６０
４）、ファイル編集を開始する（ステップ６０６・・
・）。

【００２７】文書編集の作業者が新たな文書を作成する
場合には、目次名と文書名を入力する（ステップ６２
２：目次を表示させて項目を選択させて半自動的に行な
っても良い）。これにより同文書のファイルが自動的に
生成されて図５の記入欄がそのファイルの先頭部分へ挿
入され（ステップ６２４，６２６）、既に判明している
情報の記入欄に対する自動書込み（ステップ６２８）
と、文書群管理用のデータベースへの自動登録（ステッ
プ６３０）が行なわれてから、エディタが立ち上げられ
て新たな文書の編集作業が開始される（ステップ６０６
・・・）。

【００２８】図７では文書検索情報の設定作用及びデー
タベース登録作用が説明されており、システムの管理者
は同図の検索情報パターン設定画面を表示させ、目次の
名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の
名称の各検索項目につき、それらの文書ファイル内にお
ける挿入位置（行位置，桁位置，桁数）を入力して設定
する。

【００２９】文書が編集され又は新たに作成されると、
文書検索情報の設定内容が参照され、目次の名称，ファ
イル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称がその
文書ファイル内における該当の位置から各々抽出されて
データベースへ登録される。多項目検索が行われる場
合、目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・
・文書群の名称に関する各項目について検索条件が入力
され、その条件に合致したファイルの文書名がデータベ
ースから抽出され、表示出力される。

【００３０】以上のように、管理者が文書群の管理体系
を考慮して文書目次を作成し、目次に各文書名を対応さ
せる。文書編集の作業者は目次を利用して編集対象の文
書を選択し、その文書を編集する。したがって、文書の
命名規則を全ての文書編集の作業者に徹底させることが
不要となる。

【００３１】さらに、文書名がファイル名と別個に管理
されるので、文書名の長さが制限されることはなく、文
書名からその内容を直ちに把握できる。このため、文書
命名の誤りを招くことはなく、その結果、全体の作業効
率が高められる。

【００３２】また、文書編集の作業者が編集文書へ該文
書の検索情報を挿入すると、自動的にその文書から同文
書の検索情報が抽出され、文書と検索情報とが対応して
登録されるので、データベースの登録作業が著しく容易
となる。

【００３３】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、関
連した数多くの文書が目次で管理されるので、その管理
を容易にしかも誤りなく行なうことが可能となる。ま
た、作成された文書から同文書の検索情報が自動的に抽
出されて登録されることから、この登録内容より目的の
文書を効率良く検索でき、その上、文書の検索情報をデ
ータベースへ登録する作業を省略することが可能とな
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】第１発明の原理説明図である。

【図２】第２発明の原理説明図である。

【図３】実施例の構成説明図である。

【図４】検索情報記入欄の説明図である。

【図５】実施例の作用を説明するフローチャートであ
る。

【図６】実施例の作用を説明するフローチャートであ
る。

【図７】実施例の作用説明図である。

【図８】実施例の作用説明図である。

【符号の説明】

３００ 端末 ３０２ ネットワーク ３０４ ワークステーション ３０６ ハードディスク

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書群の管理体系に沿って文書の目次を
   設定する文書目次設定手段と、 設定した文書の目次を提示して操作者に目次の項目を選
   択させる目次選択手段と、 文書を作成する文書作成手段と、 前記目次選択手段で選択された目次の項目と、前記文書
   作成手段で作成した文書とを対応付けて登録する文書管
   理手段と、 指定された目次の項目と、前記文書管理手段で登録され
   た内容に基づいて、該当する文書を特定する文書目次検
   索手段と、 を備えた、 ことを特徴とする文書作成装置。
2. 【請求項２】 作成された文書内にある文字列を、検索
   の項目として抽出する条件を設定する検索項目設定手段
   と、 前記設定した検索項目の抽出条件に基づいて、作成した
   文書から抽出した文字列を該文書と対応させて登録する
   文書検索情報登録手段と、 指定された条件を満たす検索情報と、前記文書検索情報
   登録手段で登録された内容に基づいて、該当する文書を
   特定する編集文書検索手段と、 を備えた、 ことを特徴とする文書作成装置。