JPH0869519A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【目的】 メニュー選択や原稿読み取り装置の読み取り
条件設定などの操作を簡易化した電子ファイリングシス
テムを提供する。 【構成】 原稿読み取り装置を備え、画像情報を登録、
保管、検索する電子ファイリングシステムにおいて、原
稿読み取り装置１に原稿がセットされたことを検知する
原稿有無検知手段７を備え、電子ファイリングシステム
が入力待機状態にあるとき、原稿がセットされた状態に
あることを検知すると自動的に登録処理を開始するよう
に構成した。また、読み取り条件を保持しておく読み取
り条件保持手段21を備え、上記読み取り条件保持手段21
に保持された条件に従って画像情報を自動的に読み取
り、登録するように構成した。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は画像（原稿）読み取り装
置を備え、画像情報の登録、保管、検索を可能にした電
子ファイリングシステムに関し、特に登録操作を容易に
した電子ファイリングシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】電子ファイリングシステムでは、登録時
に登録する文書のタイトル、分類、キーワード、登録者
名、登録日などを入力し、検索時にはそれらの一部を指
定して検索するように構成されるのが一般的であるが、
登録や検索のための操作は極めて煩雑な操作を要するも
のであった。この操作を簡便なものにするため従来から
種々の方法が試みられていた。例えば特開平4-242481号
公報に提示された方法では、上記のような問題を解決す
るために、過去のユーザー操作情報( 操作履歴) をメモ
リに保持しておいて、新たな登録や検索をする際、キー
ボードなどから必要項目を指定する代りに上記のメモリ
上の操作履歴を使用して操作の労力を削減している。ま
た、特開平4-297960号公報に提示された方法では書式を
用いた自動登録によって登録操作の簡易化を図り、特開
平5-165942号公報に提示された方法では管理データ入力
操作の簡易化を図っている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
従来技術では、メニュー選択のための操作や、原稿読み
取り装置の条件設定などにおいて未だ複雑な操作を必要
とし、操作簡易化上まだ改善の余地を残している。図11
に、従来の電子ファイリングシステムにおける登録時の
要部の動作フローを示す。従来、図のように、登録時の
動作フローはまず初期メニューや検索などの図12に示す
ような初期メニューが表示装置に表示される状態から始
まる（Ｓ31）。初期メニュー以外のメニューが表示され
ているときは初期メニューに戻す操作を選択して実行
し、例えば図12中の‘登録’を選択する（Ｓ32）。‘登
録’を選択すると、原稿読み取り装置の読み取り条件
（入力条件）を指示すべき旨を示す画面が表示される
（Ｓ33）。上記読み取り条件とは、画像の濃度の濃淡
や、読み取り解像度などを設定することである。これら
を指示すると原稿読み取り装置にセットされた原稿が読
み取られ、記憶装置に格納される。続いて、読み取った
文書（原稿）のタイトルなど書誌的事項が入力される。
従来から上記書誌的事項入力については、種々簡易化の
工夫が払われているが、上記メニュー選択を含むステッ
プＳ31〜Ｓ33の動作フロー及びそのための操作には未だ
簡易化の余地が残っている。

【０００４】

【発明の目的】本発明は、上記のような従来技術の問題
を解決し、メニュー選択や原稿読み取り装置の読み取り
条件設定などの操作を簡易化できる電子ファイリングシ
ステムを提供することを目的としている。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成する為本
発明は、第１の手段として、原稿読み取り装置を備え、
画像情報を登録、保管、検索する電子ファイリングシス
テムにおいて、原稿読み取り装置に原稿がセットされた
ことを検知する原稿有無検知手段を備え、電子ファイリ
ングシステムが入力待機状態にあるとき、または入力待
機状態になったとき、原稿有無検知手段によって原稿が
セットされたことまたは原稿がセット状態にあることを
検知すると自動的に登録処理を開始する構成にした。第
２の手段として、上記において、読み取り条件を保持し
ておく読み取り条件保持手段を備え、自動的に登録処理
を開始し、読み取り条件保持手段に保持された読み取り
条件に従って画像情報を自動的に読み取り、登録する構
成にした。

【０００６】第３の手段として、第１の手段において、
原稿を分割してセットするとき、原稿有無検知手段によ
って、分割された原稿の２回目以後のセット分が検出さ
れると、自動的に登録処理を再開する構成にした。第４
の手段として、上記において、読み取り条件を保持して
おく読み取り条件保持手段を備え、自動的に登録処理を
再開し、読み取り条件保持手段に保持された読み取り条
件に従って画像情報を読み取って登録する構成にした。
第５の手段として、第３の手段において、先行する分割
された原稿の読み取り終了時に読み取り条件指示要求を
行い、読み取り条件指示があれば指示された読み取り条
件に従って次のセット分の画像情報を読み取り、指示が
なければ直前に指示された読み取り条件に従って画像情
報を読み取って登録する構成にした。

【０００７】

【作用】原稿読み取り装置に原稿がセットされたことを
検知する原稿有無検知手段を備え、電子ファイリングシ
ステムが入力待機状態にあるとき、または入力待機状態
になったとき、原稿有無検知手段によって原稿がセット
されたことまたは原稿がセットされていることを検知す
ると自動的に登録処理を開始する構成にしたので、メニ
ュー画面に応じて登録を指示する操作が省ける。上記に
おいて、読み取り条件を保持しておく読み取り条件保持
手段を備え、自動的に登録処理を開始し、読み取り条件
保持手段に保持された読み取り条件に従って画像情報を
自動的に読み取り、登録する構成では、原稿読み取りの
度に読み取り条件を指示する必要がなくなる。

【０００８】原稿を分割してセットするとき、原稿有無
検知手段によって、分割された原稿の２回目以後のセッ
ト分が検出されると、自動的に登録処理を再開する構成
では、登録続行を指示する必要がなくなる。上記におい
て、読み取り条件を保持しておく読み取り条件保持手段
を備え、自動的に登録処理を再開し、読み取り条件保持
手段に保持された読み取り条件に従って画像情報を読み
取って登録する構成では、再開時に読み取り条件を指示
する必要がなくなる。先行する分割された原稿の読み取
り終了時に読み取り条件指示要求を行い、読み取り条件
指示があれば指示された読み取り条件に従って次のセッ
ト分の画像情報を読み取り、指示がなければ直前に指示
された読み取り条件に従って画像情報を読み取って登録
する構成では、読み取り条件に変更がある場合のみ、要
求に応じて読み取り条件を指示すればよい。

【０００９】

【実施例】以下、図面により本発明の実施例を詳細に説
明する。図１は本発明の一実施例を示すブロック図であ
る。図において、符号１は登録時に原稿を読み取るため
の原稿読み取り装置であり、原稿読み取りを行うスキャ
ナ１ｂと、セットされた複数枚の原稿を１枚づつスキャ
ナ１ｂに送り出す自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）１ａから
成る。また、９は画像メモリであり、スキャナインタフ
ェース２を介して原稿読み取り装置１から読み取られた
画像情報などを一時的に格納する。３はＣＰＵであり、
プログラムメモリ４に内蔵されたプログラムに従ってシ
ステム全体を管理、制御する。５は入力装置であり入力
装置インタフェース６を介して、システムに指示を与え
たり、データを入力したりする。７は原稿読み取り装置
のＡＤＦ１ａに原稿がセットされたことを検知する原稿
有無検知手段、８はプログラムバス17と画像バス18を接
続するバスインタフェース、12はＶＲＡＭ10および表示
装置コントローラ11を介して画像メモリ９内の画像情報
を表示したり、利用者（ユーザ）にメッセージなどを与
えるための表示装置、13は記憶装置インタフェース14を
介して、圧縮された画像情報など文書情報をファイルし
ておく（保管しておく）記憶装置、15はコード化された
文字列情報を表示装置12に表示可能な画像情報に変換す
るためのキャラクタジェネレータ用ＲＯＭ、16は圧縮さ
れていない画像情報を圧縮したり、圧縮された画像情報
を伸長する圧縮・伸長コントローラである。

【００１０】以下、図１のブロック図および図２の動作
フロー図などにより、本発明の一実施例の動作フローを
説明する。まず、表示装置12に初期メニュー（図12参
照）または他のメニューが表示され（Ｓ１）、オペレー
タ（利用者）の操作を待つ（Ｓ２）。この状態では、Ｃ
ＰＵ３は原稿読み取り装置１の状態を周期的にチェック
する（図３参照）と共に（Ｓ３）、同時に入力装置５か
らメニュー選択の指示の入力があるかどうか周期的にチ
ェックしている（Ｓ２）（図４参照）。ステップＳ３に
おける原稿読み取り装置の状態チェックでは、図３に示
す様にＣＰＵ３はプログラムバス17、バスインタフェー
ス８、画像バス18、スキャナインタフェース２を介して
原稿読み取り装置１に状態問い合わせ命令を出力し、そ
れに対して、原稿読取り装置１は、原稿有無検知手段７
の検知結果を上記問い合わせ命令と逆ルートを通じてＣ
ＰＵ３に応答（通知）を返す（Ｓ３）。

【００１１】一方、入力装置５からのメニュー指示は図
４に示す様に割り込み処理によって行われる。そのた
め、ＣＰＵ３は図４に点線で示すルートによって周期的
に割り込みがあったか否かをチェックするプログラムを
実行する（Ｓ２）。即ち、図２のＳ２およびＳ３がくり
返し実行されているときに入力装置５から‘登録’を選
択する指示があると、ＣＰＵ３はそれを認知し、登録処
理を開始し、原稿読み取り条件（入力条件）の設定を要
求する画面を表示する（Ｓ４）。一方、原稿読み取り装
置１のＡＤＦ１ａに原稿がセットされると、ＣＰＵ３は
上述した様にそれを認知し、上記と同様に登録処理を開
始する。なお、上記において、入力待機状態になったと
き、既に原稿がセットされている場合は、図２のフロー
のステップＳ３においてスキャナ紙有りと判断され、直
ちに登録処理に移行する。

【００１２】本実施例によれば、上記のように必要最小
限のメニュー選択によって原稿読取りを実行することが
可能となる。即ち、初期メニューが表示されている時は
１回、それ以外のメニューが表示されている場合に登録
処理を開始させるときは２回）、メニュー選択操作を省
略できるので、その分、登録処理時の操作が簡単にな
る。

【００１３】図５は本発明の他の実施例を示す動作フロ
ー図である。本実施例では、予め原稿読み取り装置１に
よる読み取り条件を例えば図６に示す読み取り条件保持
手段21に登録し、保持しておく。上記読み取り条件保持
手段21は例えばＲＡＭ等のメモリであり、図12に示す初
期メニューで‘システム設定’を選択したとき、表示さ
れる画面（図示していない）で‘読み取り条件設定’を
選択すると共に、入力装置５を介して読み取り条件を入
力すると、ＣＰＵ３がそれを取得して上記読み取り条件
保持手段21に登録する。

【００１４】図５に示す動作フローは上記のようにして
読み取り条件が既に登録されている状態で実行される場
合を示している。図において、Ｓ１〜Ｓ３は図２に示す
実施例のＳ１〜Ｓ３と同じであるので説明を省略する。
図２に示す実施例ではこの後、原稿読み取り装置の読み
取り条件設定要求を表示して（Ｓ４）、読み取り条件を
入力させるのであるが、本実施例では既に読み取り条件
が読み取り条件保持手段21に登録されているので、単に
ＣＰＵ３が読み取り条件保持手段21から設定条件を取得
する動作だけが実行される（Ｓ５）。この後、ＣＰＵ３
は原稿読み取り装置１に取得した読み取り条件を与えて
原稿読み取りを行う（Ｓ６）。したがって、本実施例に
よれば、オペレータは原稿読み取りの度毎に読み取り条
件を設定するわずらわしさから解放される。原稿読み取
り条件は一般的に原稿読み取り毎に変ることはないの
で、予め設定しておく手段が有効である。もし、読み取
り条件の変更の必要が生じた場合は、前記のように初期
メニューに戻して（あるいは初期メニュー時に）、‘シ
ステム設定’を選択して読み取り条件を変更すればよ
い。

【００１５】図７は、本発明の変形実施例を示す動作フ
ロー図である。この実施例は、原稿量が多くて原稿を分
割セットして読み取る場合の動作フロー例を示したもの
である。即ち、セット分の原稿読み取りとその画像情報
のメモリへの格納が完了すると、まずＣＰＵ３は表示装
置12に、画像の登録（読み取り）を続行するか否かの指
示を要求する画面を表示する（Ｓ11）。そして、‘続
行’が選択されると（Ｓ12）、続いて読み取り条件設定
を要求する画面を表示し（Ｓ13）、読み取り条件が設定
されると（Ｓ14）、原稿読み取りなどの登録処理を実行
する（Ｓ15）。

【００１６】図８は、更に本発明の他の実施例を示す動
作フロー図である。図８に示す変形実施例では、上記の
様に分割セットする際の操作を更に簡単化したものであ
る。つまり、本実施例では以下に説明するように、分割
された原稿のそれぞれをセットすると、入力装置５から
‘続行’を指示しなくても自動的に登録処理が再開され
る。

【００１７】図８において、Ｓ11及びS18 以下は図７の
Ｓ11と同じであるからその部分の説明を省略するが、S1
1 にて‘登録続行’などが入力装置５から指示されるか
（Ｓ16）、或は原稿読み取り装置１のＡＤＦ１ａに分割
された続きの原稿がセットされる（Ｓ17）のを待ち、分
割された続きの原稿がセットされると、登録処理が再開
され、まず読み取り条件の設定を要求する画面を表示す
る（Ｓ18）。入力装置５から‘登録続行’が指示された
場合も（Ｓ16）、登録処理が再開される。このように、
本実施例によれば、分割した後続の分割分がセットされ
ると、入力装置５を操作することなく自動的に登録処理
を再開することができる。

【００１８】また、図９は本発明の更に他の変形実施例
を示す動作フロー図であり、この実施例では、分割した
原稿を登録するとき、夫々の原稿の読取り条件の設定を
自動的に行うもので、後続の分割分の原稿セットで自動
的に再開し、上記図５に示した実施例のように、予め登
録した読み取り条件を自動的に取得する(S19) 。この方
法によれば、オペレータがその都度、読み取り条件を設
定する必要がなくなる。図９において、Ｓ11、Ｓ16、Ｓ
17は図８のＳ11、Ｓ16、Ｓ17と同じであり、Ｓ19、Ｓ20
は図５のＳ５、Ｓ６と同じである。つまり、入力装置５
からの‘登録続行’指示または後続の分割された原稿が
セットされて登録処理が再開されると、ＣＰＵ３は読み
取り条件保持手段21から条件を取得し（Ｓ19）、それを
原稿読み取り装置１に渡して原稿を読み取らせる（Ｓ2
0）。

【００１９】図10は更に他の実施例の動作フロー図であ
る。本実施例では、先行する分割された原稿の読み取り
が終了したとき（Ｓ21）、次の原稿の読み取り条件（入
力条件）設定を要求する画面を表示する（Ｓ22）。それ
に対して、オペレータが読み取り条件を入力すれば、Ｃ
ＰＵ３はそれを取得し、次の分割分の原稿がセットされ
ると（Ｓ23）、登録処理を自動的に再開すると共に、取
得した読み取り条件を画像読み取り装置１に渡し、読み
取りを再開させる（Ｓ24）。一方、オペレータが読み取
り条件を入力（変更）しない場合は、ＣＰＵ３は直前に
設定された読み取り条件に基づいて以降の処理を実行す
る。なお、上記において、直前とはＳ21で終了した読み
取りも含め、最後に設定された読み取り条件である。し
たがって、この読み取り条件は分割原稿の最初の原稿を
読み取る際に設定された読み取り条件の場合や、或は更
にそれ以前に他の原稿を読み取る際に設定された読み取
り条件の場合もある。

【００２０】設定された読み取り条件は、直前の設定で
あれ、Ｓ22に応じた設定であれ、ＣＰＵ３によって取得
され、メモリ内の所定の領域Ａに書き込まれ、新たな設
定によって、それ以前の設定が書き換えられる。ＣＰＵ
３が原稿読み取り装置１に読み取り条件を渡すときは、
必ず上記所定の領域Ａ内の値を渡すので、Ｓ22に応じて
設定が所定の領域Ａに書き込まれていなければ、それ以
前に書き込まれている値（つまり直前の設定値）が原稿
読み取り装置１に渡されることになる。このような構成
にしたので、本実施例では、設定内容に変更がない場合
は極めて簡単なものとなる。なお、設定の変更が必要な
場合は、上述した他の実施例に基づいて設定すれば良
い。

【００２１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
原稿読み取り装置に原稿がセットされたことを検知する
原稿有無検知手段を備え、電子ファイリングシステムが
入力待機状態にあるとき、または入力待機状態になった
とき、原稿有無検知手段によって原稿がセットされたこ
と、または原稿がセットされていることを検知すると自
動的に登録処理を開始する構成にしたので、必要最小限
のメニュー選択によって登録を指示することができ、操
作が極めて簡単になる。また、上記において、読み取り
条件を保持しておく読み取り条件保持手段を備え、自動
的に登録処理を開始し、読み取り条件保持手段に保持さ
れた読み取り条件に従って画像情報を自動的に読み取っ
て、登録する構成によれば、原稿読み取りの度に読み取
り条件を指示する必要がなくなるので、操作が更に簡単
になる。

【００２２】また、原稿を分割してセットするとき、原
稿有無検知手段によって、分割された原稿の２回目以後
のセット分が検出されると、自動的に登録処理を再開す
る構成でも、登録続行を指示する必要がなくなるので、
操作が簡単になる。上記において、読み取り条件を保持
しておく読み取り条件保持手段を備え、自動的に登録処
理を再開し、読み取り条件保持手段に保持された読み取
り条件に従って画像情報を読み取って登録する構成で
は、再開時に読み取り条件を指示する必要がなくなるの
で、操作が更に簡単になる。更に、先行する分割原稿の
読み取り終了時に読み取り条件指示要求を行い、読み取
り条件指示があれば指示された読み取り条件に従って次
のセット分の画像情報を読み取り、指示がなければ直前
に指示された読み取り条件に従って画像情報を読み取っ
て登録する構成では、読み取り条件に変更がある場合の
み読み取り条件を指示すればよいので、多数の分割原稿
を読み取る際、個々に読取り条件を設定する煩わしさを
解消することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示す電子ファイリングシス
テムの構成ブロック図。

【図２】本発明の一実施例を示す電子ファイリングシス
テムの動作フロー図。

【図３】本発明の一実施例を示す電子ファイリングシス
テムの動作説明図。

【図４】本発明の一実施例を示す電子ファイリングシス
テムの他の動作説明図。

【図５】本発明の他の実施例を示す電子ファイリングシ
ステムの動作フロー図。

【図６】本発明の他の実施例を示す電子ファイリングシ
ステム要部の構成ブロック図。

【図７】本発明の一実施例を示す電子ファイリングシス
テムの他の動作フロー図。

【図８】本発明の他の実施例を示す電子ファイリングシ
ステムの動作フロー図。

【図９】本発明の他の実施例を示す電子ファイリングシ
ステムの動作フロー図。

【図10】本発明の他の実施例を示す電子ファイリングシ
ステムの動作フロー図。

【図11】従来の電子ファイリングシステムの動作フロー
図。

【図12】従来のメニュー画面の一例を示す図。

【符号の説明】

１…原稿読み取り装置、２…スキャナインタフェース、
３…ＣＰＵ、４…プログラムメモリ、５…入力装置、７
…原稿有無検知手段、９…画像メモリ、12…表示装置、
13…記憶装置、17…プログラムバス、18…画像バス、21
…読み取り条件保持手段。

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 原稿読み取り装置を備え、画像情報を登
   録、保管、検索する電子ファイリングシステムにおい
   て、原稿読み取り装置に原稿がセットされた状態にある
   ことを検知する原稿有無検知手段を備え、電子ファイリ
   ングシステムが入力待機状態にあるとき、または入力待
   機状態になったとき、上記原稿有無検知手段によって原
   稿がセットされた状態にあることを検知し、登録処理を
   開始するように構成したことを特徴とする電子ファイリ
   ングシステム。
2. 【請求項２】 請求項１の電子ファイリングシステムに
   おいて、読み取り条件を保持しておく読み取り条件保持
   手段を備え、上記読み取り条件保持手段に保持された条
   件に従って画像情報を自動的に読み取り、登録する構成
   にしたことを特徴とする電子ファイリングシステム。
3. 【請求項３】 請求項１の電子ファイリングシステムに
   おいて、原稿を分割してセットするとき、上記原稿有無
   検知手段によって、分割された原稿の２回目以後のセッ
   ト分が検出されると、自動的に登録処理を再開する構成
   にしたことを特徴とする電子ファイリングシステム。
4. 【請求項４】 請求項３の電子ファイリングシステムに
   おいて、読み取り条件を保持しておく読み取り条件保持
   手段を備え、自動的に登録処理を再開し、読み取り条件
   保持手段に保持された条件に従って画像情報を読み取っ
   て登録する構成にしたことを特徴とする電子ファイリン
   グシステム。
5. 【請求項５】 請求項３の電子ファイリングシステムに
   おいて、先行する分割原稿の読み取り終了時に読み取り
   条件指示要求を行い、読み取り条件指示があれば指示さ
   れた読み取り条件に従って次のセット分の画像情報を読
   み取り、指示がなければそれ以前に指示された読み取り
   条件に従って画像情報を読み取って登録するように構成
   したことを特徴とする電子ファイリングシステム。