JPH0916580A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【課題】 文書の種類に応じた複数の書式情報を容易に
設定でき、操作性のよい文書作成装置を提供する。 【解決手段】 キーボード１と、入力された文書データ
を記憶するＲＡＭ５と、文書データを表示する表示装置
４と、文書データを印刷する印刷装置７と、これらの各
部を制御する制御装置２とを備え、制御装置２はユーザ
書式設定機能を有し、設定された複数のユーザ書式情
報、および識別名が与えられ、書式が予め設定された複
数の定型書式情報はそれぞれＲＡＭ５の書式バッファ１
６に記憶されるとともに、記憶されるユーザ書式情報に
も識別名を付与し、さらに、書式バッファ１６に記憶さ
れるユーザ書式情報および定型書式情報に優先順位を付
与し、文書作成時には優先順位にしたがって最も優先順
位の高い情報を読み出し、書式を変更する際には書式記
憶手段に記憶された識別名を表示手段に一覧表示させ、
識別名を指定して所望の書式情報を読み出して書式を自
動的に設定する。

Description

【発明の詳細な説明】 【０００１】 【発明の属する技術分野】本発明は文書作成装置に係
り、特に文書を作成する場合必要となる用紙サイズ、用
紙方向、余白、文字間隔、行間隔、段組数等の書式情報
を容易に設定できるようにした文書作成装置に関する。 【０００２】 【従来の技術】通常の業務における文書作成作業では、
用紙サイズ、用紙方向、余白、文字間隔、行間隔、段組
数、縦、横書き等の書式情報は文書を作成する個人と作
成する文書の種類によって予め決まったものが使用され
る場合がほとんどである。 【０００３】しかし、従来の文書作成装置では、文書作
成時には文書データを入力する前にほとんど毎回同じ書
式情報を使用するにもかかわらず、書式情報を毎回入力
しなければならなかったため使い難かった。この欠点を
改善するために特開昭５６−１５２０７５号公報に記載
のように、予め標準的な書式情報を記憶させておき、特
に書式情報が入力されなければ、前記標準的な書式情報
が使用されて文書が作成されるようなものもあった。 【０００４】 【発明が解決しようとする課題】しかしながら、この方
式では記憶されている標準的な書式情報は固定的であ
り、前記記憶されている書式情報以外で文書を作成する
ときは、毎回書式情報を入力し直さなければならなかっ
た。さらに、前記欠点を改善するために、前記予め記憶
されている標準的な書式情報以外にユーザ独自のユーザ
書式情報を予め設定し記憶できるようにしたものもある
が、前記ユーザ書式情報は１つしか記憶できなかった。 【０００５】本発明の目的は、上記欠点を解決するため
に各オペレータが作成する文書の種類に応じた複数の書
式情報を容易に設定でき、操作性のよい文書作成装置を
提供することにある。 【０００６】 【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明は、文書データを入力する入力手段と、入力
された文書データを記憶する記憶手段と、前記文書デー
タを表示する表示手段と、前記文書データを印刷する印
刷手段とを備えた文書作成装置において、オペレータの
入力によりユーザ書式情報を設定するユーザ書式設定手
段と、前記ユーザ書式設定手段により設定された複数の
ユーザ書式情報、および識別名が与えられ、書式が予め
設定された複数の定型書式情報を記憶する書式記憶手段
と、前記書式記憶手段に記憶されるユーザ書式情報に識
別名を付与する識別名付与手段と、前記書式記憶手段に
記憶されるユーザ書式情報および定型書式情報に優先順
位情報を付与する優先順位設定手段と、文書作成時には
前記優先順位情報にしたがって最も優先順位の高い書式
情報を読み出し、書式を変更する際には前記書式記憶手
段に記憶された識別名を前記表示手段に一覧表示させ、
変更する書式を示す識別名を指定して所望の書式情報を
読み出す手段とを備えていることを特徴としている。 【０００７】 【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。 【０００８】図３は本発明の一実施形態の構成を示した
もので、１はキーボード、２は制御装置、３は外部記憶
装置、４は表示装置、５はＲＡＭ、６はＲＯＭ、７は印
刷装置、８はバスラインである。 【０００９】キーボード１は文書作成用の書式情報や文
書データを入力する部分であり、図４に示すように文字
キー１８と、書式情報の入力時に必要となる書式設定キ
ー９と、書式変更キー１０と、文書作成時に必要となる
文書新規作成キー１１とその他実行キー等の各種制御キ
ーが設けられている。 【００１０】制御装置２は、キーボード１から入力され
た情報に従って各種の制御を行う部分で、キーボード１
から入力された文書データを文書バッファ１７に格納し
たり、前記文書データを外部記憶装置３に記憶させた
り、前記文書データを表示装置４に表示させたり、印刷
装置７に印刷させたり、キーボード１から入力された書
式情報を書式バッファ１６に格納したり、外部記憶装置
３に記憶させるような制御を行う。 【００１１】外部記憶装置３は、キーボード１から入力
された文書データを格納する文書バッファ１７や識別名
が付与された書式情報を格納する書式バッファ１６の内
容が記憶されるように制御装置２によって制御される部
分で、予め設定された定型書式情報が各用紙サイズごと
に記憶されている。 【００１２】表示装置４はキーボード１から入力された
文書データが表示されたり、ユーザ書式情報を新たに設
定、変更する場合に、キーボード１から入力されたユー
ザ書式情報が表示されたりするように制御装置２によっ
て制御される。 【００１３】ＲＡＭ５には図５に示すようにキーボード
１から入力された文書データを格納する文書バッファ１
７と、文書作成用として現在使用されている書式情報
と、前記書式情報の識別名と優先順位情報を格納する書
式バッファ１６が置かれている。前記優先順位情報とし
ては、この実施形態では最も優先順位が高い書式情報に
は１、それ以外の書式情報には０が設定される。 【００１４】ＲＯＭ６には、制御装置２における処理手
順を示すデータが格納されている。 【００１５】印刷装置７は、キーボード１から入力され
た文書データが現在書式バッファ１６に格納されている
書式情報に応じて印刷されるように制御装置２によって
制御される。 【００１６】以下、図１および図２に示したフローチャ
ートを用いて、動作を詳細に説明する。 【００１７】ユーザ独自のユーザ書式情報が、まだ外部
記憶装置３に記憶されていない場合、用紙サイズごとに
予め外部記憶装置３に記憶された定型書式情報のなかで
最も標準的な情報、例えばＡ４サイズに対応した定型書
式情報に優先順位情報として１が予め設定されている。 【００１８】前記最も優先順位が高い定型書式情報を利
用して文書を作成する場合、まず、キーボード上の文書
新規作成キー１１を打鍵すると制御装置２はステップ３
０でこれを入力し、ステップ３１で入力を判断し、ステ
ップ３２で最も優先順位が高い定型書式情報を外部記憶
装置３から読み出し、書式バッファ１６に格納する。次
に、制御装置２はステップ３３に移って文書バッファ１
７の内容を表示装置に表示する。このとき、文書バッフ
ァ１７にはキーボード１から何も入力されていないの
で、表示装置４には文書データは何も表示されない。こ
こで、キーボード１の文字キー１８によって文書データ
が入力されると、制御装置２はステップ３４でこれを入
力し、ステップ３５で入力判断し、ステップ３６で前記
入力データを文書バッファ１７に格納し、ステップ３３
に戻って書式バッファ１６に格納されている書式情報に
従って文書データを表示装置に表示する。このようにし
て文書データが全てキーボード１から入力された後、キ
ーボード１に設けられた印刷キー１４を打鍵することに
よって書式バッファ１６に格納されている最も優先順位
が高い定型書式情報に応じた文書が印刷装置７によって
印刷され、目的とする文書が作成されることになる。ま
た、キーボード１に設けられた登録キー１５を打鍵する
と、制御装置２は文書バッファ１７の内容を外部記憶装
置３に記憶させる。 【００１９】オペレータが独自のユーザ書式情報により
文書を作成したい場合は、まず、キーボード１上の書式
設定キー９を打鍵すると、制御装置２の処理はステップ
３１からステップ３７を経てステップ３８に移り、最も
優先順位が高い書式情報を外部記憶装置３から読み出
し、書式バッファ１６に格納する。次に、ステップ４０
でこの書式情報の優先順位情報を０に書き換えて外部記
憶装置３に記憶する。次に、制御装置２はステップ４１
で現在の書式バッファ１６の内容、つまり図６に示した
ように用紙サイズ、用紙方向、余白、文字間隔、段組数
と識別名の各項目とそのデータを表示装置４に表示す
る。ここで、表示された書式情報の各項目で訂正がある
ものに対して、キーボード１に設けられたカーソルキー
１３と文字キー１８によって目的とする書式情報とその
識別名が入力されると、入力ステップ４２、判断ステッ
プ４３を経てステップ４６に移り、入力されたデータは
書式バッファ１６に格納され、逐次表示される。ここ
で、キーボード１に設けられた実行キー１２が打鍵され
ると、ステップ４３からステップ４４に移って書式バッ
ファ１６の優先順位情報が１に書き換えられ、さらにス
テップ４５に移って書式バッファ１６の内容が外部記憶
装置３に記憶される。したがって、次回新たに文書が作
成される場合、つまり文書新規作成キー１１が打鍵され
ると、書式バッファ１６には最も新しく記憶された書式
情報が格納され、この書式情報に応じて次回からは文書
が作成されることになる。 【００２０】次に、前回まで作成していた文書とは異な
る種類の文書を作成する必要が生じた場合、つまり、前
回まで最も優先順位が高かった書式情報以外の書式情報
を利用する場合は、まず、キーボード１上の文書新規作
成キー１１を打鍵すると、制御装置２の処理はステップ
３０、ステップ３１を経てステップ３２に移り、最も優
先順位が高い書式情報を外部記憶装置３から読み出し、
書式バッファ１６に格納する。さらに、ステップ３３で
書式バッファ１６の内容を表示装置４に表示し、ステッ
プ３４でキーボード１からの文書データの入力モードと
なる。ここで、キーボード１に設けられた書式変更キー
１０が打鍵されると、制御装置２の処理はステップ３５
からステップ４７を経てステップ４８に移り、外部記憶
装置３に記憶されている全ての書式情報に対する識別名
の一覧表を図７に示したように表示装置４に表示する。
このとき、前記表示された書式情報の識別名の中から目
的とする識別名に対応した番号がキーボード１から入力
され、キーボード１上の実行キー１２が打鍵されると、
ステップ５０からステップ５１に移り、前記目的とする
識別名を持った書式情報が外部記憶装置３から読み出さ
れて書式バッファ１６に格納され、以前書式バッファ１
６に格納されていた書式情報は書き換えられる。さら
に、ステップ５２に移ってこの書式情報の優先順位情報
を０に書き換えて外部記憶装置３に記憶する。次に、ス
テップ５３で書式バッファ１６の内容を表示装置４に表
示する。ここで、表示された書式情報に目的とする書式
情報と相違する項目があれば、ステップ５４でその項目
に上記のようにキーボード１から目的とするデータを入
力し、識別名も変更することができ、入力されたデータ
はステップ５８で書式バッファ１６に格納され、逐次表
示される。次に、キーボード１上の実行キー１２が打鍵
されると、ステップ５５からステップ５６に移り、書式
バッファ１６の優先順位を１に書き換え、ステップ５７
で書式バッファ１６の内容を外部記憶装置３に記憶す
る。次に、ステップ３３に戻って文書バッファ１７の内
容を新しく書式バッファ１６に格納された書式情報にし
たがって表示装置４に表示する。このようにして前回ま
で作成していた文書とは異なる種類の文書を作成するこ
とができ、また、次回からは最後に利用された書式情報
が優先的に使用されて文書が作成される。 【００２１】なお、本実施形態では、前回使用された書
式情報が次回から優先的に使用されるというものであっ
たが、これに限定されるものではない。例えば、前回ま
での使用頻度によって優先順位を与えてもよいことは容
易に類推できる。 【００２２】以上説明したように本実施形態によれば、
予め用紙サイズごとに標準的な書式情報である定型書式
情報が記憶されており、その中で最も標準的な定型書式
情報に最も高い優先順位が与えられており、特に書式情
報が入力されなければ前記最も高い優先順位が与えられ
た書式情報が自動的に設定されて文書が作成されるた
め、この書式情報を使用する限り、まったく書式情報を
入力する必要がない。また、前記最も高い優先順位が与
えられた定型書式情報以外で文書を作成したい場合に
も、各用紙サイズごとに用意されている定型書式情報に
与えられている識別名を指定するだけで簡単に目的とす
る文書を作成することができる。したがって、定型書式
情報を利用して文書を作成する場合、オペレータは書式
情報についてまったく意識する必要がなく、毎回書式情
報を入力するといった操作はなくなり操作性のよいもの
となる。さらに、オペレータは定型書式情報以外の各種
のユーザ書式情報を設定でき、かつ自分でわかり易い識
別名を与えて記憶させておくことができ、上記定型書式
情報と同様に利用したいユーザ書式情報を簡単に指定で
き、そのユーザ書式情報を使用して文書を作成すること
ができる。また、オペレータの書式情報の利用傾向に合
うように、最も新しく利用した書式情報に最も高い優先
順位が与えられ、特に書式情報が入力されなければ前記
最も高い優先順位が与えられた書式情報が自動的に設定
されて文書が作成されるため、毎回利用したい書式情報
を指定する必要はない。したがって、操作性が良くな
り、文書を効率良く作成できる。 【００２３】 【発明の効果】本発明によれば、オペレータが作成する
各種の文書に応じた複数のユーザ書式情報を設定でき、
また、優先順位を設定することによりユーザ書式と定型
書式を含めて文書作成時はオペレータの書式情報の使用
傾向を反映した優先順位の高い書式が自動的に設定さ
れ、書式を変更する際には一覧表示された識別名を選択
することによって異なる書式に容易に変更することが可
能となり、操作性が著しく向上する。

【図面の簡単な説明】 【図１】本発明の実施形態に係る文書処理装置の処理手
順を示すフローチャートである。 【図２】図１のフローチャートにおける一部の処理手順
を示すフローチャートである。 【図３】本発明の実施形態に係る文書処理装置の構成を
示すブロック図である。 【図４】図３におけるキーボードの全体構成を示す模式
図である。 【図５】図３におけるＲＡＭの模式図である。 【図６】図３における表示装置の表示面の書式設定画面
の表示状態を示す模式図である。 【図７】図３における表示装置の表示面の書式一覧画面
の表示状態を示す模式図である。 【符号の説明】 １ キーボード ２ 制御装置 ３ 外部記憶装置 ４ 表示装置 ７ 印刷装置 ９ 書式設定キー １０ 書式変更キー １１ 文書新規作成キー １６ 書式バッファ １７ 文書バッファ

フロントページの続き (72)発明者 藤原 正樹 茨城県日立市東多賀町１丁目１番１号 株 式会社日立製作所多賀工場内

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １．文書データを入力する入力手段と、入力された文書
   データを記憶する記憶手段と、前記文書データを表示す
   る表示手段と、前記文書データを印刷する印刷手段とを
   備えた文書作成装置において、 オペレータの入力によりユーザ書式情報を設定するユー
   ザ書式設定手段と、 前記ユーザ書式設定手段により設定された複数のユーザ
   書式情報、および識別名が与えられ、書式が予め設定さ
   れた複数の定型書式情報を記憶する書式記憶手段と、 前記書式記憶手段に記憶されるユーザ書式情報に識別名
   を付与する識別名付与手段と、 前記書式記憶手段に記憶されるユーザ書式情報および定
   型書式情報に優先順位情報を付与する優先順位設定手段
   と、 文書作成時には前記優先順位情報にしたがって最も優先
   順位の高い書式情報を読み出し、書式を変更する際には
   前記書式記憶手段に記憶された識別名を前記表示手段に
   一覧表示させ、変更する書式を示す識別名を指定して所
   望の書式情報を読み出す手段と、を備えていることを特
   徴とする文書作成装置。