JPH09223085A - 電子文書承認装置及び電子文書承認システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 実際の押印方法に類似した柔軟性のある電子
文書承認装置を提供することを目的とする。 【解決手段】 文書１００を電子化して電子文書に変換
する電子文書作成部２００と、承認する上で必要な承認
項目から承認メディアを作成する承認メディア作成部３
００と、承認ツールの印影である承認イメージメディア
を作成する承認イメージメディア作成部４００と、電子
文書に承認メディアを合成する承認メディア合成手段３
３０と、承認メディアに承認イメージメディアを合成、
あるいは電子文書に承認イメージメディアを合成する承
認イメージメディア合成手段４３０と、承認された文書
を表示する表示装置５とで構成される。このような構成
によれば、実際の押印方法に類似した柔軟性のある電子
文書承認装置を提供することできる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は電子文書承認装置及
び電子文書承認システムに関し、特に電子的な承認ツー
ルを利用して文書の承認を行う電子文書承認装置及び電
子文書承認システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】現在、コンピュータ上で文書を作成する
等の電子情報技術が発達してきており、捺印を付加する
等の認証面での電子化も行われてきている。すなわち、
認証者が正当である事と認証を受けた文書が改変されて
いない事を保証するものである。電子的な承認を行うた
めには承認ツールを用いる。この承認ツールは電子文書
に対して電子的な認証を与えたり、認証を受けた文書上
に印鑑の印影を表示させる機能を併せ持つ。」この承認
ツールを用いることにより紙面上でユーザが押印すると
同様のことを実現させる。

【０００３】このような従来の電子的な承認システムで
は、認証に必要なデータを保存する格納部が必要であっ
た。さらに、印影の表示方法としては、文書の捺印枠上
の指定位置に、読みだした印影を表示することが一般的
に行われていた。

【０００４】認証データの格納部が必要なことに関して
は、例えば、特開平６ー２６６７３０号公報のように、
文書の承認者の印影、サイン等のイメージデータと、パ
スワードとをあらかじめ情報格納部に登録しておき、承
認時にパスワードを入力して文書の所定の位置に印影、
サイン等のイメージデータを表示するというものがあ
る。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかし、上記のような
従来例では、押印するべき場所があらかじめ設定されて
いることから、コメント欄などの部分に押印するといっ
た操作ができない。また、押印者が設定されている場合
では、承認者本人しか押印できない。よって、信頼のお
ける秘書のような人物が押印できないといった不便さが
あった。

【０００６】また、あらかじめ印影や認証データをイメ
ージデータとして保持しておかなければならないので、
データベース等の装置が別途必要である。本発明はこの
ような点に鑑みてなされたものであり、紙文書に押印す
るのと同様な柔軟性に富んだ電子文書承認装置を提供す
ることを目的とする。

【０００７】また、本発明の他の目的は、紙文書に押印
するのと同様な柔軟性に富んだ電子文書承認システムを
提供することである。さらに、本発明の他の目的は、印
鑑の印影等のイメージデータを保存するデータベース等
の装置を必要としない電子文書承認装置を提供すること
を目的とする。

【０００８】また、本発明の他の目的は、印鑑の印影等
のイメージデータを保存するデータベース等の装置を必
要としない電子文書承認システムを提供することであ
る。さらに、本発明の他の目的は、認証するためのデー
タを保存するデータベース等の装置を必要としない電子
文書承認システムを提供することにある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明では上記課題を解
決するために、電子的な承認ツールを利用して文書の承
認を行う電子文書承認装置において、前記文書の文書デ
ータを作成する文書データ作成手段と前記文書の属性を
含み前記文書内の関係を規定する文書関係データを作成
する文書関係データ作成手段とから構成され前記文書か
ら電子文書を作成する電子文書作成部と、承認項目デー
タを作成する承認項目データ作成手段と前記承認項目の
属性を含み前記承認項目の関係を規定する承認項目関係
データを作成する承認項目関係データ作成手段とから構
成され前記承認項目から承認メディアを作成する承認メ
ディア作成部と、前記承認ツールの承認イメージの承認
イメージデータを作成する承認イメージデータ作成手段
と前記承認イメージの属性を含み前記承認イメージの関
係を規定する承認イメージ関係データを作成する承認イ
メージ関係データ作成手段とから構成され前記承認イメ
ージから承認イメージメディアを作成する承認イメージ
メディア作成部と、前記承認項目関係データを介し前記
文書データと前記承認項目データとを関連付けて前記電
子文書に前記承認メディアを合成し表示装置に合成信号
を送信する承認メディア合成手段と、前記承認イメージ
関係データを介し前記承認項目データと前記承認イメー
ジデータとを関連付けて前記承認メディアに前記承認イ
メージメディアを合成しまたは前記承認イメージ関係デ
ータを介し前記文書データと前記承認イメージデータと
を関連付けて前記電子文書に前記承認イメージメディア
を合成して表示装置に合成信号を送信する承認イメージ
メディア合成手段と、を有することを特徴とする電子文
書承認装置が提供される。

【００１０】ここで、電子文書作成部は、文書データを
作成する文書データ作成手段と文書関係データを作成す
る文書関係データ作成手段とから構成され、電子文書を
作成する。承認メディア作成部は、承認項目データを作
成する承認項目データ作成手段と承認項目関係データを
作成する承認項目関係データ作成手段とから構成され、
承認メディアを作成する。承認イメージメディア作成部
は、承認イメージデータを作成する承認イメージデータ
作成手段と承認イメージ関係データを作成する承認イメ
ージ関係データ作成手段とから構成され、承認イメージ
メディアを作成する。承認メディア合成手段は、承認項
目関係データを介し文書データと承認項目データとを関
連付けて電子文書に承認メディアを合成する。承認イメ
ージメディア合成手段は、承認イメージ関係データを介
し承認項目データと承認イメージデータとを関連付けて
承認メディアに承認イメージメディアを合成し、または
承認イメージ関係データを介し文書データと承認イメー
ジデータとを関連付けて電子文書に承認イメージメディ
アを合成する。

【００１１】また、電子的な承認ツールを利用して文書
の承認を行う電子文書承認システムにおいて、ネットワ
ークシステムにシステムログインして電子文書を取得す
る場合に必要な認証データを識別する認証データ識別制
御部と、前記認証データの識別の結果、許可された場合
は前記ネットワークシステムから前記電子文書を取得す
る電子文書取得部と、前記電子文書の承認に必要な項目
である承認メディアを設定する承認メディア設定制御部
と、前記電子文書を承認する場合に用いる前記承認ツー
ルを設定し、前記承認ツールのイメージである承認イメ
ージメディアを作成する承認イメージメディア設定制御
部と、前記承認ツールの動作を制御して承認を行う承認
ツール操作部と、前記承認ツールを動作させて承認する
際に前記承認者を識別する承認者識別制御部と、を有す
ることを特徴とする電子文書承認システムが提供され
る。

【００１２】ここで、認証データ識別制御部は、電子文
書を取得する場合の認証データを識別する。電子文書取
得部は、認証データの識別の結果、許可された場合はネ
ットワークシステムから電子文書を取得する。承認メデ
ィア設定制御部は、電子文書の承認に必要な項目である
承認メディアを設定する。承認イメージメディア設定制
御部は、承認ツールを設定し、承認イメージメディアを
作成する。承認ツール操作部は、承認ツールの動作を制
御して承認を行う。承認者識別制御部は、承認ツールを
動作させて承認する際に承認者を識別する。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づいて説明する。図１は本発明の電子文書承認装置
の原理図である。電子文書承認装置は文書１００を電子
文書化する電子文書作成部２００と、承認メディアを作
成する承認メディア作成部３００と、承認イメージメデ
ィアを作成する承認イメージメディア作成部４００と、
承認メディアと電子文書とを合成する承認メディア合成
手段３３０と、承認イメージメディアと承認メディアま
たは、承認イメージメディアと電子文書とを合成する承
認イメージメディア合成手段４３０と、作成された承認
文書を表示する表示装置５とで構成される。

【００１４】また、電子文書作成部２００は、文書の文
書データを作成する文書データ作成手段２１０と、文書
内の関係を規定する文書関係データを作成する文書関係
データ作成手段２２０とで構成される。承認メディア作
成部３００は、承認項目データを作成する承認項目デー
タ作成手段３１０と、承認項目の関係を規定する承認項
目関係データを作成する承認項目関係データ作成手段３
２０とで構成される。承認イメージメディア作成部４０
０は、承認ツールの承認イメージデータを作成する承認
イメージデータ作成手段４１０と、承認イメージの関係
を規定する承認イメージ関係データを作成する承認イメ
ージ関係データ作成手段４２０とで構成される。

【００１５】文書１００は、アプリケーションソフトで
作成されたテキスト、グラフ、表などの文書情報、また
は、図形等の画像データである。この文書１００が電子
文書化される。

【００１６】電子文書作成部２００は、文書１００を電
子化して電子文書に変換する。ここで電子文書とは、従
来の文書を電子上の文書として表現したオブジェクト
で、画面上であたかも紙を扱っているようにページ単位
で表示できる。なお、電子文書作成部２００を構成する
文書データ作成手段２１０と、文書関係データ作成手段
２２０との詳細な説明は後述する。

【００１７】承認メディア作成部３００は、承認ツール
の使用者名、代理人名、コメント欄、承認イメージ表示
場所等の承認に必要な項目（承認メディア）を作成す
る。承認メディア作成部３００を構成する承認項目デー
タ作成手段３１０と、承認項目関係データ作成手段３２
０との詳細な説明は後述する。

【００１８】承認イメージメディア作成部４００は、電
子文書に承認する場合に用いる承認ツールのイメージを
作成する。この承認イメージメディアは印鑑の印影のよ
うなもので名前以外にも部署等の必要事項も表示でき
る。承認イメージメディア作成部４００を構成する承認
イメージデータ作成手段４１０と承認イメージ関係デー
タ作成手段４２０との詳細な説明は後述する。

【００１９】承認メディア合成手段３３０は、承認メデ
ィアを電子文書上に合成し表示装置５に表示する。ま
た、承認イメージメディア合成手段４３０は、承認イメ
ージメディアを承認メディアに合成、または承認イメー
ジメディアを電子文書に合成し、どちらも表示装置５に
表示する。図では電子文書５ａに承認メディア５ｂ及び
承認イメージメディア５ｃとが合成されたものが表示さ
れている。

【００２０】次に、文書データ作成手段２１０と文書関
係データ作成手段２２０とについて詳しく説明する。図
２は文書データフレームと文書関係データフレームとを
示す図である。文書データ作成手段２１０は、文書デー
タを文書データフレームとして作成し、文書関係データ
作成手段２２０は、文書関係データを文書関係データフ
レームとして作成する。

【００２１】文書データフレーム２１１は、文書データ
等の実質的なデータを含むデータ列２１２と文書関係デ
ータフレームへのポインタを含む保持フレーム列２１３
とを有している。データ列２１２には文書情報の作成者
や作成日時等といった作成環境２１２ａ、文書情報の作
成に用いた作成アプリケーション名２１２ｂ、作成アプ
リケーションに依存するアプリケーションデータ２１２
ｃ、等が含まれる。また、保持フレーム列２１３には複
数のポインタＡ１、Ａ２、Ａ３・・・を含ませることが
でき、それぞれのポインタを介して重畳される他の文書
の文書関係データフレームへ関連付けられる。

【００２２】文書関係データフレーム２２１は、実質的
なデータを含むデータ列２２２と文書へのポインタとを
含む保持フレーム列２２３とを有している。データ列２
２２には文書の配置位置２２２ａや配置サイズ２２２
ｂ、等が含まれる。また、保持フレーム列２２３は単一
のポインタＡを含んでおり、このポインタＡを介して対
応する文書の文書データフレームへ関連付けられてい
る。

【００２３】次に、承認項目データ作成手段３１０と、
承認項目関係データ作成手段３２０とについて詳しく説
明する。図３は承認項目データフレームと承認項目関係
データフレームとを示す図である。承認項目データ作成
手段３１０は、承認項目データを承認項目データフレー
ムとして作成し、承認項目関係データ作成手段３２０
は、承認項目関係データを承認項目関係データフレーム
として作成する。

【００２４】承認項目データフレーム３１１は、承認項
目データ等の実質的なデータを含むデータ列３１２と承
認項目関係データフレームへのポインタを含む保持フレ
ーム列３１３とを有している。データ列３１２には承認
項目情報の作成者や作成日時等といった作成環境３１２
ａ、承認項目情報の作成に用いた作成アプリケーション
名３１２ｂ、作成アプリケーションに依存するアプリケ
ーションデータ３１２ｃ、等が含まれる。また、保持フ
レーム列３１３には複数のポインタＢ１、Ｂ２、Ｂ３・
・・を含ませることができ、それぞれのポインタを介し
て重畳される他の文書の文書関係データフレームへ関連
付けられる。

【００２５】承認項目関係データフレーム３２１は、実
質的なデータを含むデータ列３２２と文書へのポインタ
とを含む保持フレーム列３２３とを有している。データ
列３２２には承認メディアの配置位置３２２ａや配置サ
イズ３２２ｂ、等が含まれる。また、保持フレーム列３
２３は単一のポインタＢを含んでおり、このポインタＢ
を介して対応する文書の文書データフレームへ関連付け
られる。

【００２６】次に、承認イメージデータ作成手段４１０
と承認イメージ関係データ作成手段４２０とについて詳
しく説明する。図４は承認イメージデータフレームと承
認イメージ関係データフレームとを示す図である。承認
イメージデータ作成手段４１０は、承認イメージデータ
を承認イメージデータフレームとして作成し、承認イメ
ージ関係データ作成手段４２０は、承認イメージ関係デ
ータを承認イメージ関係データフレームとして作成す
る。

【００２７】承認イメージデータフレーム４１１は、承
認イメージデータ等の実質的なデータを含むデータ列４
１２と承認イメージ関係データフレームへのポインタを
含む保持フレーム列４１３とを有している。データ列４
１２には承認イメージの作成者や作成日時等といった作
成環境４１２ａ、承認イメージの作成に用いた作成アプ
リケーション名４１２ｂ、作成アプリケーションに依存
するアプリケーションデータ４１２ｃ、等が含まれる。
また、保持フレーム列４１３には複数のポインタＣ１、
Ｃ２、Ｃ３・・・を含ませることができ、それぞれのポ
インタを介して重畳される他の文書関係データフレーム
や承認項目関係データフレームへ関連付けられる。

【００２８】承認イメージ関係データフレーム４２１
は、実質的なデータを含むデータ列４２２と文書または
承認メディアへのポインタとを含む保持フレーム列４２
３とを有している。データ列４２２には承認イメージの
配置位置４２２ａや配置サイズ４２２ｂ、等が含まれ
る。また、保持フレーム列４２３は単一のポインタＣを
含んでおり、このポインタＣを介して対応する文書の文
書データフレームへ関連付けられる。

【００２９】図５は、電子文書に承認メディアと承認イ
メージメディアとが合成された構成及びデータフレーム
並びに関係データフレームの関係を示す。文書２３０
ａ、文書２３０ｂを複合した電子文書２３０に承認メデ
ィア３４０と承認イメージメディア４４０とが合成され
る。文書２３０ａの文書データフレーム２１１ａは文書
２３０ｂの文書関係データフレーム２２１ｂを介して、
文書データフレーム２１１ｂと関連付けられている。同
様に文書２３０ｂの文書データフレーム２１１ｂは承認
メディア３４０の承認項目関係データフレーム３２１ａ
を介して、承認項目データフレーム３１１ａと関連付け
られている。

【００３０】さらに、承認イメージメディア４４０の承
認イメージデータフレーム４１１ａは、承認イメージ関
係データフレーム４２１ａを介し、承認メディア３４０
の承認項目データフレーム３１１ａと関連付けられてい
る。

【００３１】また、承認イメージメディア４４０の承認
イメージデータフレーム４１１ａを、承認イメージ関係
データフレーム４２１ａを介し、電子文書２３０の文書
データフレーム２１１ｂと関連付けられて、電子文書２
３０に合成することもできる。

【００３２】上記で説明したデータフレームと関係デー
タフレームとの関係はポインタによって対応関係が付け
られ、データフレームのポインタをたどることによっ
て、関係データフレームを介して重畳されている他のデ
ータフレームへアクセスすることができる。

【００３３】以上説明したように、電子文書、承認メデ
ィア及び承認イメージメディアをそれぞれ独立にオブジ
ェクト単位で構成した。これにより各構成毎に内容の変
更があっても、承認メディアや承認イメージメディアの
再構築をする必要がなく、自由に内容変更を行うことが
できる。

【００３４】次に、本発明の電子文書承認システムにつ
いて説明する。図６は本発明である電子文書承認システ
ムの原理図である。電子文書承認システムは、ユーザの
認証デ−タを識別する認証デ−タ識別制御部６と、承認
すべき電子文書を取得する電子文書取得部７と、承認に
必要な項目を設定する承認メディア設定制御部３と、承
認ツールを設定し、承認イメージメディアを作成する承
認イメージメディア設定制御部４と、承認ツールの動作
を制御する承認ツール操作部８と、承認者を識別する承
認者識別制御部９と、表示装置５と、で構成される。そ
して、電子承認システムは、ネットワーク１０を介し、
ファイルシステム１２ａ〜１２ｎを含むネットワークシ
ステム１１ａ〜１１ｎと接続される。

【００３５】ネットワークシステム１１ａ〜１１ｎは、
一般のネットワークオペレーティングシステムである。
例えば、いずれかのネットワークシステムがＵＮＩＸ
（Ｘ／Ｏｐｅｎ Ｃｏｍｐａｎｙ Ｌｔｄ．がライセン
スしている米国およびその他の国における登録商標。以
降省略）やＷｉｎｄｏｗｓＮＴ（米マイクロソフトの商
標。以降省略）、あるいはＮｅｔＷａｒｅ（米国ノベル
社の登録商標。以降省略）等に相当する。電子文書承認
システムは、このような既存のネットワークシステム１
１ａ〜１１ｎ内のファイルシステム１２ａ〜１２ｎに保
存されているユーザ名、システム名等を認証に使用す
る。これにより認証するためのデータを保存しておくデ
ータベース等の装置を必要としない。

【００３６】認証デ−タ識別制御部６は、ユーザが承認
したい文書を開こうとする場合に、ユーザによって入力
された認証データ（システム名、ユーザ名、パスワー
ド）が正しいかどうかを識別する。これは開こうとする
電子文書自身にアクセス権が付加されており、このアク
セス権がネットワークシステム１１ａ〜１１ｎにアクセ
スすることにより実行される。つまり、アクセス権は、
電子文書を取り出す場合にシステム名、ユーザ名でそれ
ぞれのネットワークシステム１１ａ〜１１ｎに対して認
証を行い、その後、正しいパスワードを入力したユーザ
にのみ電子文書開示の権限を与える。

【００３７】電子文書取得部７は、入力された正しいシ
ステム名、ユーザ名に該当するネットワークシステムか
ら認証デ−タ識別制御部６でパスワードが確認された
後、電子文書を取得する。

【００３８】承認メディア設定制御部３は、承認に必要
な項目を設定作成し、電子文書に承認メディアを合成し
て表示する。承認イメージメディア設定制御部４は、取
り出した電子文書を承認する場合に用いる承認ツールを
設定する。そして、承認ツールのイメージ（印影）であ
る承認イメージメディアを作成し、承認メディアに承認
イメージメディア、または電子文書に承認イメージメデ
ィアを合成して出力する。

【００３９】承認ツール操作部８は、承認ツールを用い
て電子文書上または承認メディア上で承認動作を行う。
承認ツールが選択されると、マウスカーソルが印鑑の形
状に変化する。そして、押印場所でユーザがマウスをク
リックすることで押印ができる。このようにマウスカー
ソルが印鑑の形状に変化するので、実際の押印方法に類
似しておりユーザにとって使いやすい。

【００４０】承認者識別制御部９は、承認ツールを用い
て電子文書を承認する場合に、さらに承認者が本人であ
るかどうかをユーザにパスワードを入力させて識別す
る。次に、電子承認システムの構成と動作についてさら
に詳しく説明する。ただし、上記で説明した構成部分と
同一部分には同一の符号を付けて、それらの説明を省略
し、相違点のみを説明する。図７は、電子承認システム
の主要部を含めた全体ブロック図である。電子承認シス
テムは、ユーザの認証デ−タを識別する認証デ−タ識別
制御部６と、承認すべき文書を取得する電子文書取得部
７と、承認に必要な項目を設定する承認メディア設定手
段３０と、承認メディアを作成する承認メディア作成手
段３００と、承認メディアと電子文書とを合成して表示
する承認メディア合成手段３３０と、承認ツールを設定
する承認ツール設定手段４０と、承認イメージメディア
を作成する承認イメージメディア作成手段４００と、承
認イメージメディアと承認メディアまたは、承認イメー
ジメディアと電子文書とを合成して表示する承認イメー
ジメディア合成手段４３０と、承認ツールを操作する承
認ツール操作部８と、承認者を識別する承認者識別制御
部９とで構成される。

【００４１】承認メディア設定手段３０は、承認メディ
ア設定ウインドウを表示画面上に開く。そして、承認ツ
ールの使用者名、代理人、コメント欄、承認イメージ表
示場所等の承認に必要な項目を設定する。

【００４２】承認ツール設定手段４０は、承認者の名前
以外にも部署等の必要事項も表示できる電子印鑑のよう
な承認ツールを設定する。この承認ツールを以後デート
印メディアと呼び説明する。

【００４３】次に、デート印メディアについて詳しく説
明する。図８は、デート印メディアの構成を示す図であ
る。デート印メディア４１はペンケース４２の内部に納
められている。デート印メディア４１の設定内容は視覚
的に判別できるように表示名４４（山田）をデート印メ
ディア４１の中央に表示する。デート印の色４３はデー
ト印メディア４１の柄の部分に指定した色が表示され
る。例えば、デート印メディア４１の印影を赤で設定し
たならばデート印の色４３は赤く表示される。

【００４４】図９は、デート印メディア設定情報の表示
ウインドウを示す図である。デート印メディアは押印終
了後の印影上でマウスの右ボタンクリックによりメニュ
ー（図示せず）が表示される。メニューには「設定情
報」と「削除」の項目を準備している。「設定情報」を
選択するとデート印メディア設定情報の表示ウインドウ
４５が表示される。表示ウインドウ４５には押印したユ
ーザに関する情報が表示される。これを表示させること
で押印者の情報、押印時間などを取得することが可能と
なる。表示ウインドウ４５にはデート印メディアの設定
情報としてシステム４５ａ、ユーザ名４５ｂ、所属／役
職４５ｃ、日付時刻４５ｄ、表示名４５ｅ、備考４５ｆ
の各項目が表示される。図では、システム４５ａがＵＮ
ＩＸ、ユーザ名４５ｂがｙａｍａｄａ、所属／役職４５
ｃがＳＰＤ、日付時刻４５ｄが９５／１２／２１．１
５：１０：１５、表示名４５ｅが山田、備考４５ｆが内
線６５７２と表示されている。

【００４５】また、「削除」を選択することで、一度押
印されたものを削除することが可能である。ただし、削
除は押印者以外は行うことができない。押印者以外はメ
ニューの「削除」項目を選択することは不可能である。

【００４６】図１０は、デート印メディアが選択された
前後でのデート印メディアの状態を示す図である。デー
ト印メディア４１を使用する場合には、デート印メディ
ア選択前８ａのペンケース４２内のデート印メディア４
１をマウス左ボタンでクリックする。すると、デート印
メディア選択後８ｂのようにデート印メディア４１がペ
ンケース４２内で上にあがる。このような状態に変化さ
せることでデート印メディアの選択前後の区別を表示す
る。また、押印後、操作を終了する場合は、マウス左ボ
タンでデート印メディア選択後８ｂのペンケース４２内
のデート印メディア４１をクリックする。すると、デー
ト印メディア４１はデート印メディア選択前８ａのよう
にもとの未選択状態になり、押印操作が終了する。

【００４７】図１１は、デート印メディアが選択された
場合のマウスカーソルの形状を示す図である。デート印
メディアが選択されると、マウスカーソルが印鑑の形状
８ｃに変化する。この状態で電子文書、または承認メデ
ィア上でマウス左ボタンをクリックすることで押印する
ことができる。

【００４８】このように、マウスカーソルが印鑑の形状
に変化して、それを押印する場所でクリックするという
動作を行うことにより、実際の押印動作に近いユーザイ
ンタフェースを提供できる。

【００４９】図１２は、デート印メディアによる印影を
示す図である。これは電子文書上に押印した場合や承認
メディア内に押印した場合の印影イメージである。
（Ａ）は通常の印影４４０ａであり、承認者本人が押印
した場合に表示される。（Ｂ）は代理人が押印した印影
４４０ｂであることを示す。よって、印影の左上に
「代」という文字を表示して正規の承認者でないことを
表している。

【００５０】次に、承認メディアについて詳しく説明す
る。図１３は、承認メディアの構成を示す図である。承
認メディア３４０は印影表示部３４０ａとコメント部３
４０ｂとで構成されている。承認メディア３４０内でマ
ウスをクリック（押印動作）すると印影が印影表示部３
４０ａに表示される。また、コメント部３４０ｂはマー
カ等の別のメディアを使用して文字などのコメントを記
入することができる。このコメントはデート印メディア
で押印された後は、書き替えることはできない。

【００５１】このような承認メディアはテンプレート内
にあって、使用する場合にテンプレートからマウスで選
択し、電子文書上にドロップすることで使用することが
できる。さらに、承認メディアはサイズを自由に変更で
きるので、コメントがたくさん必要な場合はサイズを大
きく、必要のない場合は印影表示部のみにすることがで
きる。

【００５２】図１４は、承認メディア設定情報の表示ウ
インドウを示す図である。承認メディア設定部のメニュ
ーから承認メディアの属性を選択することで、承認メデ
ィア設定情報の表示ウインドウ３１を開くことができ
る。表示ウインドウ３１には承認に必要な各種項目とし
て、認証システム３１ａ、ユーザ名３１ｂ、ラベル３１
ｃ、ラベル表示３１ｄ、代理押印３１ｅ及び代理ユーザ
３１ｆの各項目が表示される。また、ＯＫ／キャンセル
ボタン３１ｇ、代理人追加／代理人削除ボタン３１ｈが
ある。ここでラベルとは、だれが押印すべきなのかとい
ったコメントを簡潔に書ける項目であり、承認時の混乱
を最小限に抑えるものである。また、ラベル表示３１ｄ
は中央、上部というように位置も設定できる。

【００５３】一方、図の黒丸はユーザが選択した項目で
ある。例えば、代理押印３１ｅは「許す」が選択されて
いる。また、代理ユーザ３１ｆによってユーザ名、シス
テム名が「山田：ＮＥＴＷＡＲＥ」、「ｓｕｍｉｋａｗ
ａ：ＵＮＩＸ」と設定されている。このように、承認者
だけではなく承認者の代理人も複数人設定が可能であ
る。

【００５４】図１５は、承認メディアのラベル表示を示
した図である。（Ａ）は印影表示部３４０ａの中央にラ
ベル３１ｉが表示される場合で、（Ｂ）は印影表示部３
４０ａの上部にラベル３１ｉが表示される場合である。
（Ａ）の場合は、押印後はラベル３１ｉに設定された文
字列は消えて見えなくなる。（Ｂ）の場合は、押印後も
ラベル３１ｉに設定された文字列は消えることなく表示
されたままである。

【００５５】以上説明したように、承認メディアを使用
することで代理人による押印操作やその他のコメント等
の設定が可能となる。これにより、円滑な承認作業が行
える。

【００５６】次に、電子文書を開き押印するまでの流れ
について説明する。図１６は、デート印メディアを使用
して押印するまでの処理手順を示すフローチャートであ
る。 〔Ｓ１〕ユーザはログインダイアログに認証データ（シ
ステム名、ユーザ名、パスワード）を入力する。ここで
アクセス権が与えられているユーザ名に対する正しいパ
スワードが入力されると電子文書を開くことができる。 〔Ｓ２〕ネットワークシステムから電子文書が取得され
る。 〔Ｓ３〕ユーザのマウス操作によって、押印する場合は
ペンケースからデート印メディアを選択し、開いた電子
文書上でクリックする。この時のカレントユーザ情報は
保持される。 〔Ｓ４〕押印された場所が承認メディア内かどうか判断
される。承認メディア内であればステップＳ５へ、承認
メディア以外の電子文書上であればステップＳ８へ行
く。 〔Ｓ５〕保持しているシステム名、ユーザ名、承認メデ
ィアに設定されている承認者もしくは代理人の情報のチ
ェックを行う。そして、マッチした場合は押印権がある
のでステップＳ６へ、マッチしなかった場合は押印権が
ないので「押印権がない」という表示を行い終了する。 〔Ｓ６〕ユーザはパスワードを入力する。 〔Ｓ７〕承認を行うかどうかの確認が行われる。承認す
る場合はステップＳ９へ、承認しない場合は終了する。 〔Ｓ８〕ユーザはパスワードを入力する。 〔Ｓ９〕押印権として押印者の名前とシステム名、そし
て、押印時刻が文書にセットされる。 〔Ｓ１０〕押印場所に印影が表示される。

【００５７】

【発明の効果】以上説明したように本発明の電子文書承
認装置及び電子文書承認システムでは、押印場所やコメ
ント欄、代理人等を設定できる承認メディアを構成し
た。これにより、実際の承認者以外の代理人でも押印す
ることができ、柔軟性に富んだ電子文書の承認を行うこ
とができる。

【００５８】さらに、本発明の電子文書承認装置及び電
子文書承認システムでは、電子文書と承認メディア及び
承認イメージメディアとをオブジェクト単位で構成し
た。これにより、印鑑の印影などのイメージデータを保
存する装置を必要とせず、イメージデータの変更が容易
となる。

【００５９】また、本発明の電子文書承認システムで
は、外部のネットワークシステムのユーザ名などを認証
に用いることにした。これにより、承認システム独自の
認証データ等を保存するデータベース等の装置を必要と
しないので、システム構築が容易となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子文書承認装置の原理図である。

【図２】文書データフレームと文書関係データフレーム
とを示す図である。

【図３】承認項目データフレームと承認項目関係データ
フレームとを示す図である。

【図４】承認イメージデータフレームと承認イメージ関
係データフレームとを示す図である。

【図５】電子文書に承認メディアと承認イメージメディ
アとが合成された構成及びデータフレーム並びに関係デ
ータフレームの関係を示す図である。

【図６】本発明の電子文書承認システムの原理図であ
る。

【図７】電子文書承認システムの全体ブロック図であ
る。

【図８】デート印メディアの構成を示す図である。

【図９】デート印メディアの設定情報の表示ウインドウ
を示す図である。

【図１０】デート印メディアが選択された前後でのデー
ト印メディアの状態を示す図である。

【図１１】デート印メディアが選択された場合のマウス
カーソルの形状を示す図である。

【図１２】デート印メディアによる印影を示す図であ
る。

【図１３】承認メディアの構成を示す図である。

【図１４】承認メディア設定情報の表示ウインドウを示
す図である。

【図１５】承認メディアのラベル表示を示した図であ
る。

【図１６】デート印メディアを使用して押印するまでの
処理手順を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１００ 文書 ２００ 電子文書作成部 ２１０ 文書データ作成手段 ２２０ 文書関係データ作成手段 ３００ 承認メディア作成部 ３１０ 承認項目データ作成手段 ３２０ 承認項目関係データ作成手段 ３３０ 承認メディア合成手段 ４００ 承認イメージメディア作成部 ４１０ 承認イメージデータ作成手段 ４２０ 承認イメージ関係データ作成手段 ４３０ 承認イメージメディア合成手段 ５ 表示装置 ５ａ 電子文書 ５ｂ 承認メディア ５ｃ 承認イメージメディア

フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 Ｈ０４Ｎ 1/00 １０６ Ｈ０４Ｌ 9/00 ６７３Ｄ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子的な承認ツールを利用して文書の承
   認を行う電子文書承認装置において、 前記文書の文書データを作成する文書データ作成手段
   と、前記文書の属性を含み前記文書内の関係を規定する
   文書関係データを作成する文書関係データ作成手段とか
   ら構成され、前記文書から電子文書を作成する電子文書
   作成部と、 承認項目データを作成する承認項目データ作成手段と、
   前記承認項目の属性を含み前記承認項目の関係を規定す
   る承認項目関係データを作成する承認項目関係データ作
   成手段とから構成され、前記承認項目から承認メディア
   を作成する承認メディア作成部と、 前記承認ツールの承認イメージの承認イメージデータを
   作成する承認イメージデータ作成手段と、前記承認イメ
   ージの属性を含み前記承認イメージの関係を規定する承
   認イメージ関係データを作成する承認イメージ関係デー
   タ作成手段とから構成され、前記承認イメージから承認
   イメージメディアを作成する承認イメージメディア作成
   部と、 前記承認項目関係データを介し前記文書データと前記承
   認項目データとを関連付けて前記電子文書に前記承認メ
   ディアを合成し、表示装置に合成信号を送信する承認メ
   ディア合成手段と、 前記承認イメージ関係データを介し前記承認項目データ
   と前記承認イメージデータとを関連付けて前記承認メデ
   ィアに前記承認イメージメディアを合成し、または前記
   承認イメージ関係データを介し前記文書データと前記承
   認イメージデータとを関連付けて前記電子文書に前記承
   認イメージメディアを合成して、表示装置に合成信号を
   送信する承認イメージメディア合成手段と、 を有することを特徴とする電子文書承認装置。
2. 【請求項２】 電子的な承認ツールを利用して文書の承
   認を行う電子文書承認システムにおいて、 ネットワークシステムにシステムログインして電子文書
   を取得する場合に必要な認証データを識別する認証デー
   タ識別制御部と、 前記認証データの識別の結果、許可された場合は前記ネ
   ットワークシステムから前記電子文書を取得する電子文
   書取得部と、 前記電子文書の承認に必要な項目である承認メディアを
   設定する承認メディア設定制御部と、 前記電子文書を承認する場合に用いる前記承認ツールを
   設定し、前記承認ツールのイメージである承認イメージ
   メディアを作成する承認イメージメディア設定制御部
   と、 前記承認ツールの動作を制御して承認を行う承認ツール
   操作部と、 前記承認ツールを動作させて承認する際に前記承認者を
   識別する承認者識別制御部と、 を有することを特徴とする電子文書承認システム。
3. 【請求項３】 前記承認メディア設定制御部は、前記承
   認メディアを前記承認イメージメディアの印影表示部分
   とコメント部分とで構成し、承認者本人以外の代理人の
   承認作業を設定することを特徴とする請求項２記載の電
   子文書承認システム。
4. 【請求項４】 前記承認ツール操作部は、前記承認ツー
   ルとしてマウスカーソルを印鑑の形状に変化させて動作
   させることを特徴とする請求項２記載の電子文書承認シ
   ステム。