JPH10134065A - 索引情報生成装置、索引情報生成方法および索引情報生 成用 プログラムを記憶した記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】文書情報に基づく良質な索引情報の作成を短時
間で行えるようにするとともに、複数の索引情報を作成
することも可能とする。 【解決手段】索引設定用辞書テーブルに、文書情報中の
キーワードと、文書情報を検索するための索引情報との
対応を格納しておき、索引作成部は、入力された文書情
報から少なくとも１つのキーワードを抽出し、索引設定
用辞書テーブルを参照して、抽出された複数のキーワー
ドのうち索引設定用辞書テーブルに格納されているもの
についてのみ、対応する索引情報を取り出し、登録部
は、文書情報とこの少なくとも１つの索引情報とを結合
してデータテーブルに登録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書情報を検索す
るための索引情報を、該文書情報のデータベースへの登
録時に自動的に生成する索引情報生成装置、索引情報生
成方法および索引情報生成用プログラムを記憶した記憶
媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】報告書等の情報をデータベースに登録
し、該情報をデータベースから検索できるようにするた
めには、文書自体に属性を付加するか、あるいは、文書
情報とともに該文書情報から読み取った幾つかの索引情
報を登録しておく必要がある。

【０００３】従来、このように文書情報から索引情報を
生成する場合、例えば、特開平６−２１５０３８号公報
に記載されたように、文書情報を読解する担当者がテキ
ストファイルの中から索引となる単語を判断し、これに
符号を付加することにより、索引を自動的に生成するこ
とを可能としていた。

【０００４】また、例えば、特開平５−１２０３４５号
公報に記載されているように、雑誌新聞記事の場合は、
記事内の索引候補の出現頻度に基づき索引を決定するこ
とも行われていた。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来技術のうち前者においては、文書情報を読解する担当
者が必要であり、その担当者が全ての文書の内容を把握
し索引情報を作成するのでは、多大な労力と時間がかか
ってしまうという問題点があった。

【０００６】また、上記従来技術のうち後者において
は、索引候補の出現頻度をもとに索引情報を設定してい
るので、必ずしも望ましい索引情報が与えられるとは限
らず、索引情報の検索用項目としての質が劣化してしま
うという問題点があった。

【０００７】本発明の目的は、文書情報に基づく索引情
報の生成を短時間で行うことが可能な索引情報生成装
置、索引情報生成方法および索引情報生成用プログラム
を記憶した記憶媒体を提供することにある。

【０００８】本発明の他の目的は、文書情報に基づいて
質の良い索引情報を生成することが可能な索引情報生成
装置、索引情報生成方法および索引情報生成用プログラ
ムを記憶した記憶媒体を提供することにある。

【０００９】また、本発明の他の目的は、文書情報に基
づいて複数の索引情報を生成することが可能な索引情報
生成装置、索引情報生成方法および索引情報生成用プロ
グラムを記憶した記憶媒体を提供することにある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本発明の第１の索引情報
生成装置は、文書情報を入力する入力部と、前記文書情
報を検索できるようにして格納するデータテーブルと、
前記文書情報中のキーワードと、前記文書情報を検索す
るための索引情報との対応を格納する索引設定用辞書テ
ーブルと、前記入力部が入力した前記文書情報からキー
ワードを抽出し、前記索引設定用辞書テーブルを参照し
て、該キーワードに対応する前記索引情報を取り出す索
引作成部と、前記入力部が入力した前記文書情報と前記
索引作成部が取り出した前記索引情報とを受け取り、該
文書情報および該索引情報を結合して前記データテーブ
ルに登録する登録部とを備えている。

【００１１】本発明の第２の索引情報生成装置は、上記
第１の索引情報生成装置において、前記索引作成部は、
前記入力部が入力した前記文書情報から複数のキーワー
ドを抽出し、前記索引設定用辞書テーブルを参照して、
該複数のキーワードのうち前記索引設定用辞書テーブル
に格納されているものについてのみ、対応する前記索引
情報を取り出すことを特徴とする。

【００１２】本発明の第１の索引情報生成方法は、文書
情報を入力する入力ステップと、前記入力ステップで入
力した前記文書情報からキーワードを抽出し、前記文書
情報中のキーワードと前記文書情報を検索するための索
引情報との対応を格納する索引設定用辞書テーブルを参
照して、該キーワードに対応する前記索引情報を取り出
す索引作成ステップと、前記入力ステップで入力した前
記文書情報と前記索引作成ステップで取り出した前記索
引情報とを受け取り、該文書情報および該索引情報を結
合して検索用に記憶する登録ステップとを含んでいる。

【００１３】本発明の第２の索引情報生成方法は、上記
第１の索引情報生成方法の前記索引作成ステップにおい
て、前記入力ステップで入力した前記文書情報から複数
のキーワードを抽出し、前記索引設定用辞書テーブルを
参照して、該複数のキーワードのうち前記索引設定用辞
書テーブルに格納されているものについてのみ、対応す
る前記索引情報を取り出すことを特徴とする。

【００１４】本発明の第１の記憶媒体は、文書情報を入
力する入力処理と、前記入力処理で入力した前記文書情
報からキーワードを抽出し、前記文書情報中のキーワー
ドと前記文書情報を検索するための索引情報との対応を
格納する索引設定用辞書テーブルを参照して、該キーワ
ードに対応する前記索引情報を取り出す索引作成処理
と、前記入力処理で入力した前記文書情報と前記索引作
成ステップで取り出した前記索引情報とを受け取り、該
文書情報および該索引情報を結合して検索用に記憶する
登録処理とを実行させるコンピュータプログラムを記憶
している。

【００１５】本発明の第２の記憶媒体は、上記第１の記
憶媒体の前記索引作成処理において、前記入力処理で入
力した前記文書情報から複数のキーワードを抽出し、前
記索引設定用辞書テーブルを参照して、該複数のキーワ
ードのうち前記索引設定用辞書テーブルに格納されてい
るものについてのみ、対応する前記索引情報を取り出す
ことを特徴とする。

【００１６】

【発明の実施の形態】次に、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して詳細に説明する。

【００１７】図１を参照すると、本発明の実施の形態
は、報告書等の文書情報Ｄ１を入力する入力部１と、文
書情報Ｄ１を受け付け索引設定用辞書テーブルＴ１内の
辞書データＤ３を検索し索引情報Ｄ２を抽出する索引作
成部２と、文書情報Ｄ１と索引情報Ｄ２を受けてデータ
レコードＤ４としてデータテーブルＴ２へ登録する登録
部３とから構成される。

【００１８】次に、本発明の実施の形態の動作について
図２を参照して詳細に説明する。

【００１９】入力部１は、文書情報Ｄ１を入力し、索引
作成部２および登録部３へ渡す（ステップＳ１）。

【００２０】索引作成部２は文書情報Ｄ１を渡される
と、文書情報Ｄ１よりキーワードを抽出する（ステップ
Ｓ２）。キーワードの抽出方法は、本発明では特に限定
しないが、例えば、文書情報Ｄ１を複数の単語に分割
し、その中の名詞の単語をキーワードとするような方法
が考えられる。そして、索引作成部２は、この抽出され
たキーワードから１つのキーワードを取り出し（ステッ
プＳ３）、このキーワードに関する情報が索引設定用辞
書テーブルＴ１内の辞書データＤ３に登録されているか
どうかを判断する（ステップＳ４）。ここで、索引設定
用辞書テーブルＴ１内の辞書データＤ３にキーワードに
関する情報が登録されている場合には、このキーワード
に対応する索引情報Ｄ２を取り出し、登録部３に渡す
（ステップＳ５）。さらに、索引作成部２は、抽出した
キーワードに未処理のものがあるかどうかを判断し（ス
テップＳ６）、未処理のものがある場合には、ステップ
Ｓ３〜ステップＳ５の処理を繰り返し、未処理のものが
ない場合には、処理を終了する。

【００２１】最後に、入力部１より文章情報Ｄ１を、索
引作成部２より索引情報Ｄ２を受けた登録部３は、これ
らの情報を合成してデータレコードＤ４を作成し、デー
タテーブルＴ２へ登録する（ステップＳ７）。

【００２２】以上により、本発明の実施の形態の動作が
終了する。

【００２３】本実施の形態は、文書情報中のキーワード
と文書情報を検索するための索引情報との対応を格納す
る索引設定用辞書テーブルを設けたことにより、文書情
報に基づく索引情報の生成を短時間で行うことができる
という効果を有している。

【００２４】また、文書情報中のキーワードと文書情報
を検索するための索引情報との対応を格納する索引設定
用辞書テーブルを設けたことにより、文書情報に基づい
て質の良い索引情報を生成することができるという効果
を有している。

【００２５】さらに、文書情報から複数のキーワードを
抽出し、この複数のキーワードのうち索引設定用辞書テ
ーブルに格納されているものについてのみ、対応する索
引情報を取り出すようにしたことにより、文書情報に基
づいて複数の索引情報を生成することができるという効
果を有している。

【００２６】

【実施例】次に、本発明の実施の形態の一実施例につい
て図面を参照しながら詳細に説明する。

【００２７】図３に本実施例の全体図を示す。

【００２８】本実施例は、入力された文書情報Ｄ１に対
して、索引属性が異なる２種類の索引情報Ｄ２を付加し
てデータテーブルＴ２に登録するシステムである。

【００２９】本実施例では、文書情報Ｄ１として、「本
社のＰＣで出力された月別実績推移表の粗利合計値が売
上数量に比例しない。」という障害報告の文書を想定す
る。

【００３０】また、索引設定用辞書テーブルＴ１には、
辞書データＤ３として、「機器」、「サブシステム」の
２種類の索引属性のそれぞれについて、キーワードと索
引情報Ｄ２との対応が予め登録されている。

【００３１】一方、データテーブルＴ２には、入力され
た文書情報Ｄ１と検索された２種類の索引情報Ｄ２とを
結合して１つのデータレコードＤ４として登録できるよ
うなデータベースの定義がなされている。

【００３２】次に、本実施例の動作について、図３を参
照して詳細に説明する。

【００３３】入力部１は、キーボード等の入力機器より
文書情報Ｄ１を入力し、索引作成部２および登録部３に
出力する（ステップＳ１）。

【００３４】索引作成部２は文書情報Ｄ１を渡される
と、文書情報Ｄ１よりキーワードを抽出する（ステップ
Ｓ２）。上記の文書情報Ｄ１の例において、ここで、例
えば、「本社」、「ＰＣ」、「月別実績推移表」、「粗
利合計値」、「売上数量」がキーワードとして抽出され
たとする。

【００３５】索引作成部２は、この抽出されたキーワー
ドから１つ目のキーワードである「本社」を取り出し
（ステップＳ３）、このキーワードに関する情報が索引
設定用辞書テーブルＴ１内の辞書データＤ３に登録され
ているかどうかを判断する（ステップＳ４）。索引設定
用辞書テーブルＴ１内の辞書データＤ３には、キーワー
ド「本社」に関する情報が登録されていないので、索引
作成部２は、索引情報の取り出しは行わず、他に未処理
のキーワードがあるかどうかを判断する（ステップＳ
６）。

【００３６】この場合、未処理のキーワードがあるの
で、索引作成部３は、２つ目のキーワードである「Ｐ
Ｃ」を取り出し（ステップＳ３）、このキーワードに関
する情報が索引設定用辞書テーブルＴ１内の辞書データ
Ｄ３に登録されているかどうかを判断する（ステップＳ
４）。索引設定用辞書テーブルＴ１内の辞書データＤ３
には、キーワード「ＰＣ」と索引情報「本社クライアン
ト端末」（索引属性は「機器」）との対応が登録されて
いるので、索引作成部２は、この索引情報を取り出し、
登録部３に渡す（ステップＳ５）。さらに、索引作成部
２は、他に未処理のキーワードがあるかどうかを判断す
る（ステップＳ６）。

【００３７】この場合、未処理のキーワードがあるの
で、索引作成部３は、３つ目のキーワードである「月別
実績推移表」を取り出し（ステップＳ３）、このキーワ
ードに関する情報が索引設定用辞書テーブルＴ１内の辞
書データＤ３に登録されているかどうかを判断する（ス
テップＳ４）。索引設定用辞書テーブルＴ１内の辞書デ
ータＤ３には、キーワード「月別実績推移表」と索引情
報「販売実績管理」（索引属性は「サブシステム」）と
の対応が登録されているので、索引作成部２は、この索
引情報を取り出し、登録部３に渡す（ステップＳ５）。
さらに、索引作成部２は、他に未処理のキーワードがあ
るかどうかを判断する（ステップＳ６）。

【００３８】この場合、未処理のキーワードがあるの
で、索引作成部３は、４つ目のキーワードである「粗利
合計値」を取り出し（ステップＳ３）、このキーワード
に関する情報が索引設定用辞書テーブルＴ１内の辞書デ
ータＤ３に登録されているかどうかを判断する（ステッ
プＳ４）。索引設定用辞書テーブルＴ１内の辞書データ
Ｄ３には、キーワード「粗利合計値」に関する情報が登
録されていないので、索引作成部２は、索引情報の取り
出しは行わず、他に未処理のキーワードがあるかどうか
を判断する（ステップＳ６）。

【００３９】この場合、未処理のキーワードがあるの
で、索引作成部３は、５つ目のキーワードである「売上
数量」を取り出し（ステップＳ３）、このキーワードに
関する情報が索引設定用辞書テーブルＴ１内の辞書デー
タＤ３に登録されているかどうかを判断する（ステップ
Ｓ４）。索引設定用辞書テーブルＴ１内の辞書データＤ
３には、キーワード「売上数量」に関する情報が登録さ
れていないので、索引作成部２は、索引情報の取り出し
は行わず、他に未処理のキーワードがあるかどうかを判
断する（ステップＳ６）。

【００４０】この場合、未処理のキーワードはないの
で、索引作成部３は処理を終了する。

【００４１】最後に、入力部１より文章情報Ｄ１を、索
引作成部２より索引情報Ｄ２を受けた登録部３は、これ
らの情報を合成してデータレコードＤ４を作成し、デー
タテーブルＴ２へ登録する（ステップＳ７）。

【００４２】

【発明の効果】以上説明したように、本発明には、文書
情報に基づく索引情報の生成を短時間で行うことができ
るという効果がある。

【００４３】また、本発明には、文書情報に基づいて質
の良い索引情報を生成することができるという効果もあ
る。

【００４４】さらに、本発明には、文書情報に基づいて
複数の索引情報を生成することができるという効果もあ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】図１は本発明の実施の形態の全体構成を示すブ
ロック図である。

【図２】図２は本発明の実施の形態の動作を示す流れ図
である。

【図３】図３は本発明の一実施例の動作を示す図であ
る。

【符号の説明】

１ 入力部 ２ 索引作成部 ３ 登録部 Ｄ１ 文書情報 Ｄ２ 索引情報 Ｄ３ 辞書データ Ｄ４ データレコード Ｔ１ 索引設定用辞書テーブル Ｔ２ データテーブル

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書情報を入力する入力部と、 前記文書情報を検索できるようにして格納するデータテ
   ーブルと、 前記文書情報中のキーワードと、前記文書情報を検索す
   るための索引情報との対応を格納する索引設定用辞書テ
   ーブルと、 前記入力部が入力した前記文書情報からキーワードを抽
   出し、前記索引設定用辞書テーブルを参照して、該キー
   ワードに対応する前記索引情報を取り出す索引作成部
   と、 前記入力部が入力した前記文書情報と前記索引作成部が
   取り出した前記索引情報とを受け取り、該文書情報およ
   び該索引情報を結合して前記データテーブルに登録する
   登録部とを備えたことを特徴とする索引情報生成装置。
2. 【請求項２】 前記索引作成部は、 前記入力部が入力した前記文書情報から複数のキーワー
   ドを抽出し、前記索引設定用辞書テーブルを参照して、
   該複数のキーワードのうち前記索引設定用辞書テーブル
   に格納されているものについてのみ、対応する前記索引
   情報を取り出すことを特徴とする請求項１に記載の索引
   情報生成装置。
3. 【請求項３】 文書情報を入力する入力ステップと、 前記入力ステップで入力した前記文書情報からキーワー
   ドを抽出し、前記文書情報中のキーワードと前記文書情
   報を検索するための索引情報との対応を格納する索引設
   定用辞書テーブルを参照して、該キーワードに対応する
   前記索引情報を取り出す索引作成ステップと、 前記入力ステップで入力した前記文書情報と前記索引作
   成ステップで取り出した前記索引情報とを受け取り、該
   文書情報および該索引情報を結合して検索用に記憶する
   登録ステップとを含むことを特徴とする索引情報生成方
   法。
4. 【請求項４】 前記索引作成ステップにおいて、 前記入力ステップで入力した前記文書情報から複数のキ
   ーワードを抽出し、前記索引設定用辞書テーブルを参照
   して、該複数のキーワードのうち前記索引設定用辞書テ
   ーブルに格納されているものについてのみ、対応する前
   記索引情報を取り出すことを特徴とする請求項３に記載
   の索引情報生成方法。
5. 【請求項５】 文書情報を入力する入力処理と、 前記入力処理で入力した前記文書情報からキーワードを
   抽出し、前記文書情報中のキーワードと前記文書情報を
   検索するための索引情報との対応を格納する索引設定用
   辞書テーブルを参照して、該キーワードに対応する前記
   索引情報を取り出す索引作成処理と、 前記入力処理で入力した前記文書情報と前記索引作成ス
   テップで取り出した前記索引情報とを受け取り、該文書
   情報および該索引情報を結合して検索用に記憶する登録
   処理とを実行させるコンピュータプログラムを記憶した
   ことを特徴とする記憶媒体。
6. 【請求項６】 前記索引作成処理において、 前記入力処理で入力した前記文書情報から複数のキーワ
   ードを抽出し、前記索引設定用辞書テーブルを参照し
   て、該複数のキーワードのうち前記索引設定用辞書テー
   ブルに格納されているものについてのみ、対応する前記
   索引情報を取り出すことを特徴とする請求項５に記載の
   記憶媒体。