JPH1040294A - 電子帳票の決済方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 大量の電子帳票を１枚ずつ処理する手間が省
略でき、電子帳票の決済を短時間に効率良く行うこと。 【解決手段】 複数の電子帳票上の項目情報を承認端末
の表示装置に一覧表形式で表示させ、その一覧表の中で
各電子帳票の承認、非承認の情報を決済担当者に設定さ
せた後、承認または非承認の情報を元の電子帳票に転記
し、所定の部署に転送する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子化された帳票
（以下、電子帳票）に対し、承認、非承認の決裁を行う
電子帳票の決済方法に係り、特に、複数の電子帳票に対
する決済を一覧表上で行うようにした決済方法に関する
ものである。

【０００２】

【従来の技術】従来において、ペーパーレス会計システ
ム等のように、紙で発行されていた各種の帳票の代わり
に、コンピュータを内蔵した端末装置を使用して電子帳
票として発行し、決済を行う承認部署に専用回線あるい
はネットワーク回線を介して送信し、承認部署での承認
を受けるようにした電子帳票の決済方法がある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、電子帳票の
決済を行う承認部署の担当者は、各部署から受信した電
子帳票を１枚ずつ開き、その内容を確認した後、承認あ
るいは非承認の決済を行い、起票元に返信する操作を行
うことになるが、電子帳票を１枚ずつ開閉する操作を行
っているために、操作が面倒であり、決済対象の全ての
電子帳票の決済を終えるまでに長時間を要し、極めて効
率が悪いという問題があった。

【０００４】本発明の目的は、電子帳票の決済を短時間
に効率良く行うことができる電子帳票の決済方法を提供
することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記目的を達
成するために、複数の電子帳票上の項目情報を承認端末
の表示装置に一覧表形式で表示させ、その一覧表の中で
各電子帳票の承認、非承認の情報を決済担当者に設定さ
せた後、承認または非承認の情報を元の電子帳票に転記
し、所定の部署に転送することを特徴とする。

【０００６】また、一覧表を表示する際に、形式の異な
る電子帳票上の項目情報を各形式に共通の一覧表形式に
変換して格納し、この格納された共通の一覧表を承認端
末の表示装置に表示させることを特徴とする。

【０００７】さらに、承認の情報を元の電子帳票に転記
する際に、電子認証による捺印を行うことを特徴とす
る。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に従い詳細に説明する。

【０００９】図１は、本発明を適用した電子帳票の決済
システムの実施の形態を示すシステム構成図であり、電
子帳票の決済処理を行う承認端末１と、電子帳票の承認
申請を行なう申請端末２と、承認された電子帳票を格納
する格納端末３と、端末間１，２，３で電子帳票の回覧
を行う回覧装置４から成っている。

【００１０】図２および図３は、回覧される電子帳票の
レイアウト（形式）の一例を示すものであり、図２は電
子化された旅費伝票２０、図３は電子化された物品購入
票３０を示している。

【００１１】この電子化された旅費伝票２０および物品
購入票３０（以下、電子帳票と総称する）は、それぞれ
図４、図５に示すような項目情報を持っている。

【００１２】すなわち、図２の電子帳票２０は、図４に
示すように、伝票名４１、所属４２、氏名４３、届出日
４４、出張日４５、出張先４６、用件４７、利用機関４
８、請求金額４９、帳票番号５０、承認フラグ５１から
成る項目情報を備えている。

【００１３】また、図３の電子帳票３０は、図５に示す
ように、伝票名５２、所属５３、氏名５４、届出日５
５、購入日５６、物件５７、請求金額５８、帳票番号５
９、承認フラグ６０から成る項目情報を備えている。

【００１４】申請端末２は、図２または図３のような電
子帳票を作成する帳票作成部２０１と帳票出力部２０２
とを有し、帳票作成部２０１では電子伝票を作成し、帳
票出力部２０２へ送り、帳票出力部２０２では、帳票作
成部２０１より送られてきた電子伝票を回覧装置４へ送
るようになっている。

【００１５】回覧装置４は、電子伝票を回覧する手段を
有している。この手段は既存のワークフローシステムを
使用し実現している。図６は回覧装置４に定義された回
覧経路の定義例を示す模式図であり、この定義を変更す
ることにより、回覧経路の変更が可能になっている。

【００１６】回覧装置４は、申請端末２より送られた電
子帳票を承認端末１の帳票入力部１０９へ送る。また、
承認端末１の帳票出力部１０７から送られてきた電子帳
票を取得し、図４の項目情報中の承認フラグ５１または
図５の項目情報中の承認フラグ６０を判定し、これらの
フラグが「承認」であった場合は格納端末３へ送り、
「差戻し」であった場合には申請者端末２に送る。

【００１７】格納端末３は、電子帳票の蓄積を行なうも
のであり、帳票入力部２０４、帳票蓄積部２０３で実現
されている。帳票入力部２０４では、回覧装置４より送
られた電子帳票を帳票蓄積部２０３へ送り、帳票蓄積部
２０３では、帳票入力部２０４より送られた電子帳票を
蓄積する。

【００１８】承認端末１は、形式の異なる複数の電子帳
票を一括承認する装置であり、一覧表情報格納部１０
１、タイマ装置１０２、一覧表作成部１０３、表示装置
１０４、入力装置１０５、一覧表処理部１０６、帳票出
力部１０７、帳票格納部１０８、帳票入力部１０９、捺
印情報格納部１１０から成っている。

【００１９】承認端末１の各部の詳細について以下に述
べる。

【００２０】タイマ装置１０２は、承認端末１内の内部
時計とあらかじめ指定された時間と日次、週次、月次な
どの起動間隔で一覧表作成部１０３を起動する。

【００２１】帳票出力部１０７は、一覧表処理部１０６
から送られてきた電子帳票を回覧装置４へ送る。

【００２２】帳票入力部１０９は、回覧装置４から送ら
れてきた電子帳票を帳票格納部１０８に格納する。

【００２３】図７は、一覧表作成部１０３の処理を示す
フローチャートである。

【００２４】以下、このフローチャートを基に一覧表作
成部１０３の処理内容について説明する。

【００２５】一覧表作成部１０３は、一覧表処理部１０
６またはタイマ装置１０２からの指示により起動する。
起動されると、帳票格納部１０８に電子帳票が有るか無
いか判定し（ステップ１２０１）、無い場合は処理を終
了し、有る場合は帳票格納部１０８から電子帳票を取り
出し（ステップ１２０２）、その電子帳票の項目情報を
取得し（ステップ１２０３）、帳票格納部１０８に格納
する（ステップ１２０４）。

【００２６】次に、取得した電子帳票の項目情報を一覧
表格納部１０１の格納形式に編集し、一覧表情報格納部
１０１に追加する（ステップ１２０５）。

【００２７】一覧表格納部１０１の格納形式に編集する
のは、図２および図３のように、異なる形式の電子帳票
を共通の形式で扱えるようにするためである。

【００２８】図８は、一覧表情報格納部１０１の格納形
式を示すものであり、図２および図３のように、異なる
形式の電子帳票を共通の形式で扱えるように、伝票Ｎｏ
８１、請求金額８２、帳票名８３、氏名８４、届出日８
５、出張日８６、出張先８７、用件８８、利用機関８
９、購入日９０、物件９１から成る項目を備えている。

【００２９】一覧表作成部１０３は、項目情報を取得し
ていない電子帳票が帳票格納部１０８からなくなるま
で、この操作を繰り返す（ステップ１２０６）。

【００３０】図９は、一覧表処理部１０６の処理内容を
示すフローチャートである。以下このフローチャートを
基に一覧表処理部１０６の処理内容について説明する。

【００３１】一覧表処理部１０６は、入力装置１０５か
らの指示で起動する。起動したならば、一覧表情報格納
部１０１から図８の形式の一覧表情報を取得し（ステッ
プ１３０１）、一覧表を作成し、表示装置１０４に表示
する（ステップ１３０２）。

【００３２】表示装置１０４に表示される一覧表８０１
の例を図１０に示す。

【００３３】この一覧表８０１は、内部的に、図８で示
される一覧表格納部１０１の格納形式と同じ形式の情報
を持っている。

【００３４】表示装置１０４に一覧表８０１が表示され
た後は入力装置１０５からのイベント待ち状態となり
（ステップ１３０３）、イベントの種別により、以下の
操作を行う。

【００３５】表示装置１０４に表示された一覧表８０１
の中の承認オプション中の「承認」８０６、「保留」８
０７、「差戻し」８０８の何れかが指定されると、オプ
ション変更イベントが発生し、何が指定されたかを判定
し（ステップ１３０４）、以下の処理を行い、再びイベ
ント待ち状態（ステップ１３０３）となる。

【００３６】「承認」８０６が指定された場合は、承認
オプション中の「承認」にマークし（ステップ１３０
５）、「保留」８０７と「差戻し」８０８のマークをは
ずす（ステップ１３０６）。

【００３７】「保留」８０７が指定された場合は、承認
オプション中の「保留」８０７にマークし（ステップ１
３０７）、「承認」８０６と「差戻し」８０８のマーク
をはずす（ステップ１３０８）。

【００３８】「差戻し」８０８が指定された場合は、承
認オプション中の「差戻し」８０８にマークし（ステッ
プ１３０９）、「承認」８０６と「保留」８０７のマー
クをはずす（ステップ１３１０）。

【００３９】一方、表示装置１０４の画面上の一覧表８
０１の表示領域８０５が指定されると、詳細参照イベン
トが発生し、指定された行の帳票番号に対応する電子帳
票を帳票格納部１０８から取り出し表示し（ステップ１
３１１）、再びイベント待ち状態になる（ステップ１３
０３）。

【００４０】また、最新情報ボタン８０３が選択操作さ
れた場合は、更新イベントが発生し、一覧表作成部１０
３に一覧表作成の指示を出し（ステップ１３１２）、一
覧表情報を取得し（ステップ１３１３）、一覧表８０１
を再表示し（ステップ１３１４）、再びイベント待ち状
態になる（ステップ１３０３）。

【００４１】また、処理ボタン８０２が選択操作された
場合は、全件処理イベントが発生し、全件処理を行ない
（ステップ１３１５）、終了する。

【００４２】また、取消ボタン８０４が選択操作された
場合は、そのまま終了する。

【００４３】図１１は、ステップ１３１５の全件処理の
詳細を示すフローチャートである。以下、このフローチ
ャートを基に全件処理について説明する。

【００４４】全件処理では、表示装置１０４上の一覧表
８０１の承認オプションを１件ずつ判定し（ステップ１
４０１）、以下の処理を一覧表８０１の情報が無くなる
まで行なう（ステップ１４１２）。

【００４５】承認オプションの「承認」８０６がマーク
されている場合は、一覧表８０１の情報の基となった電
子帳票を帳票格納部１０８より取り出し（ステップ１４
０２）、電子帳票中の承認フラグ（５１，６０）を「承
認」にし（ステップ１４０３）、捺印情報格納部１１０
から取得する情報を基に、図２の６０２または図３の７
０２で示される捺印欄に電子認証による捺印を行い（ス
テップ１４０４）、電子帳票を帳票出力部１０７に送る
（ステップ１４０５）。すなわち、「承認」されたこと
を元の電子帳票に転記して帳票出力部１０７に送る。

【００４６】また、承認オプションの「差戻し」８０８
がマークされている場合は、一覧表８０１の情報の基と
なった電子帳票を帳票格納部１０８より取り出し（ステ
ップ１４０６）、電子帳票中の承認フラグ（５１，６
０）を「差戻し」にし（ステップ１４０７）、電子帳票
を帳票出力部１０７に送付する（ステップ１４０８）。

【００４７】さらに、承認オプションの「保留」８０７
がマークされている場合は、一覧表８０１の情報の基と
なった電子帳票を帳票格納部１０８より取り出し（ステ
ップ１４０９）、電子帳票中の承認フラグ（５１，６
０）を保留にし（ステップ１４１０）、帳票格納部１０
８に格納する（ステップ１４１１）。

【００４８】「承認」されたことが転記され、かつ電子
認証による捺印が行われた電子帳票は、帳票出力部１０
７から回覧装置４に送られ、さらに回覧装置４から所定
の部署の格納端末３に転送される。この場合、承認申請
を行った申請端末２に返送するようにしてもよい。

【００４９】なお、電子認証による捺印技術は公知であ
るので、その説明は省略する。

【００５０】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、複数の電子帳票上の項目情報を承認端末の表
示装置に一覧表形式で表示させ、その一覧表の中で各電
子帳票の承認、非承認の情報を決済担当者に設定させた
後、承認または非承認の情報を元の電子帳票に転記し、
所定の部署に転送するようにしたため、大量の電子帳票
を１枚ずつ処理する手間が省略でき、電子帳票の決済を
短時間に効率良く行うことができる。

【００５１】また、一覧表を表示する際に、形式の異な
る電子帳票上の項目情報を各形式に共通の一覧表形式に
変換して格納し、この格納された共通の一覧表を承認端
末の表示装置に表示させるため、形式の異なる電子帳票
を１つの一覧表で扱うことができる。

【００５２】さらに、承認の情報を元の電子帳票に転記
する際に、電子認証による捺印を行うため、捺印の手間
も少なくなる等の効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を適用した電子帳票の決済システムの実
施形態を示すシステム構成図である。

【図２】一覧承認で回覧される電子帳票の一つである旅
費伝票のレイアウト図である。

【図３】一覧承認で回覧される電子帳票の一つである物
品購入票のレイアウト図である。

【図４】一覧承認で回覧される電子帳票の一つである旅
費伝票の内部項目情報を示す図である。

【図５】一覧承認で回覧される電子帳票の一つである物
品購入票の内部項目情報を示す図である。

【図６】回覧装置に定義されている回覧情報の模式図で
ある。

【図７】一覧表作成部の処理を示すフローチャートであ
る。

【図８】一覧表情報格納部の格納形式を示す図である。

【図９】一覧表処理部の処理を示すフローチャートであ
る。

【図１０】一覧承認で作成される一覧表のレイアウト図
である。

【図１１】一覧表処理部での全件処理を示すフローチャ
ートである。

【符号の説明】

１…承認端末、２…申請端末、３…格納端末、１０１…
一覧表情報格納部、１０２…タイマ装置、１０３…一覧
表作成部、１０４…表示装置、１０５…入力装置、１０
６…一覧表処理部、１０７…帳票出力部、１０８…帳票
格納部、１０９…帳票入力部、１１０…捺印情報格納
部、２０１…帳票作成部、２０２…帳票出力部、２０３
…帳票蓄積部、２０４…帳票入力部。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の電子帳票のそれぞれに対し、承
   認、非承認の決済を行う電子帳票の決済方法において、 複数の電子帳票上の項目情報を承認端末の表示装置に一
   覧表形式で表示させ、その一覧表の中で各電子帳票の承
   認、非承認の情報を決済担当者に設定させた後、承認ま
   たは非承認の情報を元の電子帳票に転記し、所定の部署
   に転送することを特徴とする電子帳票の決済方法。
2. 【請求項２】 形式の異なる電子帳票上の項目情報を各
   形式に共通の一覧表形式に変換して格納し、この格納さ
   れた共通の一覧表を承認端末の表示装置に表示させるこ
   とを特徴とする請求項１記載の電子帳票の決済方法。
3. 【請求項３】 承認の情報を元の電子帳票に転記する際
   に、電子認証による捺印を行うことを特徴とする請求項
   １または２記載の電子帳票の決済方法。