JP2563328B2 - 文書ファイルのコピ−方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 この発明は、例えば特許出願関係書類などの文書を光
ディスクなどの記録媒体にファイリングする電子ファイ
ルシステム等における文書ファイルのコピー方法に関す
る。

従来の技術 この種の電子ファイルシステムにおける文書ファイル
の編成例を第４図に示している。光ディスクなどの媒体
の情報記録域は、各ページの画情報を記録する実体域１
と、管理情報を記録する登録薄（ディレクトリ）２とに
区分される。

管理単位である１つの文書モジュール（単に文書とも
称す）は複数ページの画情報の集合からなる。図示した
具体例では、ページ１とページ２の集合が文書番号１の
文書モジュール（単に文書１とも称す）として定義され
ている。登録薄２の文書番号１の項にはページ１のポイ
ンタ（a,b）とページ２のポインタ（c,d）が記録されて
いる。ポインタ（a,b）はページ１の画情報を記録した
部分の先頭と未尾のアドレスであり、同様にポインタ
（c,d）はページ２の記録アドレスである。

また、特許出願関係書類などの文書ファイルでは文書
の改訂が良く行なわれる。ここでの文書の改訂とは、登
録済のある文書モジュールに属するページの全部または
一部に新たなページを追加したものを改訂文書モジュー
ルとして追登録することである。

第４図の例では、ページ１とページ２からなる文書１
に新たなページ３を追加し、それを文書１の改訂版とし
て文書２と定義している。登録薄２における文書番号２
のページポインタの項には、ページ１のポインタ（a,
b）とページ２のポインタ（c,d）とページ３のポインタ
（e,f）とが記録されている。また文書番号２の改訂履
歴の項には「文書１の改訂版」であることを示すデータ
が記録されている。

このような工程に伴う追記録の方法は、追記型光ディ
スクを使った電子ファイルシステムで一般的に行なわれ
ている。

ところで、この種のシステムでは、さまざまな目的
で、登録済の文書ファイルを別の媒体にコピーすること
がある。従来のコピー方法では、文書ファイル中に上述
のような改訂文書が含まれていても、そのことをまった
く考慮せずに次のようにコピーしていた。

すなわち、ソースファイルの登録薄２の情報を読み取
り、１文書づつページポインタに従って該当ページの画
情報を実体域１から読み取って、コピー媒体に転記し、
またコピー媒体に新たに登録薄を作成していた。

第４図に従って具体的に説明する。まず登録薄２にお
ける文書番号１のページポインタ（a,b）（c,d）を読み
取り、それに従ってページ１とページ２の画情報を読み
取ってコピー媒体に記録する。次に文書番号２のページ
ポインタ（a,b）（c,d）（e,f）を読み取り、それに従
ってページ１とページ２とページ３の画情報を読み取っ
てコピー媒体に記録する。したがってコピーファイルの
実体域には第５図に示すように、文書１に属するページ
1,2の２ページ分の画情報と、文書１の改訂文書である
文書２に属するページ1,2,3の３ページ分の画情報と
が、それぞれ独立したものとして記録される。つまりペ
ージ１と２の２ページ分については重復して記録され
る。

従来の方法においても登録薄２の改訂履歴の項のデー
タを読み取るが、それは「文書１の改訂版」というデー
タをコピーファイルの登録薄に転記するだけにしか利用
されない。

発明が解決しようとする問題点 上述のように従来は文書ファイル中の改訂文書の存在
を実質的に無視したコピーを行なっているため、第４図
と第５図で例示したように、コピーファイル側の実体域
に同じページの画情報を複数回コピーするという不合理
が生じる。これはコピー媒体側の記録容量の無駄使いで
あり、またコピー時間の無駄でもある。場合によって
は、光ディスクの文書ファイルを同じ容量の別の光ディ
スクにコピーするときに、上記の無駄なページ重複コピ
ーのために、コピーディスク側がオーバーフローしてし
まうことがある。

この発明は上述した従来の問題点を解決すべくなされ
たもので、その目的は、改訂文書に起因する上述のペー
ジ重複コピーなくし、無駄なコピーを行なわなくてすむ
ようにした文書ファイルのコピー方法を提供することに
ある。

問題点を解決するための手段 そこでこの発明では、改訂文書モジュールとそれの元
になっている改訂前の文書モジュールの両方がコピー範
囲に含まれていて、現にコピー操作しようとするある文
書モジュールが上記改訂文書モジュールであることを上
記登録薄から認知したならば、改訂文書モジュールの各
ページが改訂時に追加されたページなのか改訂前からあ
るページなのかを上記登録薄で調べ、改訂文書モジュー
ルのコピー操作としては上記追加ページのみをコピー媒
体の実体域に転記することとした。

作用 改訂文書モジュールのコピー操作では、改訂時に追加
されたページのみがコピーされ、改訂前からあるページ
はコピーされない。改訂前からあるページは、改訂前の
文書モジュールのコピー操作にてコピーされる。

実施例 先の従来例と同様に、ページ１とページ２とからなる
文書１（文書番号１の文書モジュール）を改訂し、ペー
ジ１とページ２にページ３を追加したものを改訂文書２
として追登録した文書ファイルを例にとって説明する。

第１図は上記の内容を含んだ文書ファイルの編成例を
示している。基本例には第４図の従来例と変らないが、
登録薄２のページポインタに新ページフラグを付加した
点が従来と異なる。

媒体の実体域１における図示した各アドレス部分に各
ページの画情報が記録され、管理情報が登録薄２に記録
される。

登録薄２において、文書番号１のページポインタの項
には（a,b,1）と（c,d,1）とが記録されている。ここで
（a,b）はページ１の画情報の記録アドレスを示し、
（a,b,1）の“1"が新ページフラグである。フラグ“1"
は、当該ページが当該文書１として始めて登録されたペ
ージ（それ以前には登録されていないページ）であるこ
とを示す。同様に、（c,d,1）はページ２の記録アドレ
ス（c,d）に、これが新ページであることを示すフラグ
“1"を付加したデータである。

また、文書番号２のページポインタの項には（a,b,
0）と（c,d,0）と（e,f,1）とが記録され、文書番号２
の改訂履歴の項にはこれが文書１の改訂版であることが
記録されている。

（a,b,0）のうちの（a,b）はページ１の記録アドレス
を示し、最後の新ページフラグ“0"はこのページ１が改
訂前文書１のものであることを示している。同様に（c,
d,0）は、アドレスｃ〜ｄに記録されているページ２が
改訂前文書１のものであることを示す。さらに（e,f,
1）は、アドレスｅ〜ｆに記録されているページ３が改
訂時に追加された新ページであることを示している。

以上のように構成されている文書ファイルを別の媒体
にコピーするにあたり、本発明の方法では、改訂前の文
書１と改訂文書２の両方がコピー範囲に含まれている場
合、文書１のコピー操作ではそれに属する全ページ１と
２をコピーするが、改訂文書２のコピー操作では新ペー
ジフラグが“1"となっている追加ページ３のみをコピー
し、フラグが“0"の改訂前からあるページ１と２はコピ
ーしない。その結果第２図に示すように、コピーファイ
ルの実体域にはページ1,2,3の画情報は１度しか記録さ
れず、第５図の従来例のようにページ１と２が重複記録
されることはない。

第３図のフローチャートは本発明による上述したコピ
ー方法の具体的な処理手順の例を示している。

第３図について説明する。文書番号ＡからＡ＋Ｎまで
をコピー範囲として指定されると（100）、まず文書番
号ＡをレジスタＤにセットし（200）、ソースファイル
の登録薄における文書番号Ｄの項の情報を読み取り（30
0）、その文書Ｄが改訂文書か否かを調べる（400）。

改訂文書でなければ、当該文書Ｄに属する全ページの
画情報をソースファイルから読み取り（500）、それを
コピーファイルに記録し（550）、また、この文書Ｄに
ついての管理情報をコピーファイルの登録薄に記録する
（700）。

この１文書についてのコピー操作を終ったなら、文書
番号Ｄをインクリメントし（800）、Ｄがコピー範囲の
未尾Ａ＋Ｄを超えていないことを確認し（900）、再び
ステップ300に戻って次の文書のコピー操作を行なう。

ステップ400において、文書Ｄが文書８の改訂版であ
ることを認知したならば、文書Ｂがコピー範囲Ａ〜Ａ＋
Ｎに含まれているか否かを調べ（450）、改訂前文書Ｂ
がコピー範囲に含まれていなければ、先に説明したステ
ップ500側に進み、文書Ｄの全ページをコピーする。

改訂前文書Ｂもコピー範囲に含まれていれば、文書Ｄ
に属するページのうち新ページフラグが“1"になってい
る追加ページのみをコピーし（600→650）、先に説明し
たステップ700に進む。

発明の効果 以上詳細に説明したように、この発明に係る文書ファ
イルのコピー方法によれば、文書ファイル中に改訂文書
が含まれている場合、その改訂文書のコピー操作では改
訂時に追加したページだけをコピーするので、従来のよ
うに同一ページを複数回重複してコピーすることがなく
なり、コピー媒体の容量の無駄使いおよびコピー処理時
間の無駄をなくすことができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明に合わせて編成した文書ファイルの概念
図、第２図は同文書ファイルを本発明の方法でコピーし
た場合のコピーファイルの概念図、第３図は本発明のコ
ピー方法の具体例を示すフローチャート、第４図は従来
の編成形式による文書ファイルの概念図、第５図は従来
方法でコピーした場合のコピーファイルの概念図であ
る。

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数ページの文書情報の集合で１つの文書
   モジュールを定義し、記録媒体上の実体域に各ページの
   文書情報を記録するとともに該媒体上の登録薄に各文書
   モジュールに属する各ページのポインタを記録するファ
   イル編成であって、かつ、登録済のある文書モジュール
   を改訂し、それに属するページの全部または一部に新た
   なページを追加したものを改訂文書モジュールとして追
   登録してある文書ファイルを別の媒体にコピーする際
   に、上記改訂文書モジュールとそれの元になっている改
   訂前の文書モジュールの両方がコピー範囲に含まれてい
   て、現にコピー操作しようとするある文書モジュールが
   上記改訂文書モジュールであることを上記登録薄から認
   知したならば、改訂文書モジュールの各ページが改訂時
   に追加されたページなのか改訂前からあるページなのか
   を上記登録薄で調べ、改訂文書モジュールのコピー操作
   としては上記追加ページのみを上記別媒体の実体域に転
   記することを特徴とする文書ファイルのコピー方法。