JPH0696076A - 文書作成支援装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【構成】 文書中の文字列を登録指示すると、その文字
列が保存処理手段(ST102〜ＳT105）によりファイルに登
録される。登録文字列につき呼出し指示を行うと、割付
け処理手段(ST106〜ＳT111）によりファイル内の部品文
字列が呼出され作成文書の指定位置に挿入される。使用
中の部品文字列に修正が加わると、保存文字列修正手段
(ST112〜ＳT117）によりファイル内の対応部品文字列に
同じ修正を加える。同文書中の他の箇所に同部品文字列
が在る場合には使用中文字列修正手段(ST112〜ＳT116,S
T118）がその文字列に対し同じ修正を行う。 【効果】 １箇所の修正が全ての部品文字列に反映され
るので、一文書中に共通の文字列を複数用いる場合で
も、ユーザは別の箇所については意識しなくとも良く、
操作負担の大幅軽減が図れる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は編集機能の拡充に寄与す
る文書作成支援装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】日本語ワードプロセッサは、半導体技術
の進歩に伴い、様々な機種が相次いで登場し、今では、
印字も美しく、文書作成・取扱いのための支援機能も編
集・校正・通信等と充実してきており、ＯＡ機器の花形
となっている。

【０００３】ところで、ワードプロセッサにより文書の
作成を行う際には、既に入力済みの文書をコピーし、あ
るいはそれを多少加工した上で同一文書中の複数箇所に
使用することが行われる。

【０００４】このようなコピー機能を使用することで、
同一文章中に何か所か同じ引用文を入力する場合など、
１文字１文字を入力する場合よりも効率的に文書を作成
することができることとなる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな機能を駆使して作成した文書の場合、コピー機能を
使った箇所に訂正が生ずると、多くの場合、他の対応コ
ピー箇所の訂正も全て行わなければならず、コピーの数
が多いほど作業が多くなり、使用者の負担になってい
る。

【０００６】なお、近年のワードプロセッサには語句サ
ーチ・置換機能が付与されている。この機能は、ある文
字列をサーチ対象として指定すると、同一文書中の全て
におけるサーチ対象文字列を探しだし、同時に指定され
ている置換文字列にその文字列を置換える、という機能
である。この置換機能には、語句を一つ一つ確認しなら
が置換してゆく機能と、自動一括置換との２種が存在す
るが、いずれにしても、この機能を使用することで、使
用者が画面を見ながら訂正箇所を捜し出す手間が省ける
ため、その分は使用者の作業負担が軽減される。しか
し、同じ文字列でも置換したいものと置換したくないも
のとが複雑に混ざっているような場合、語句一つ一つを
確認しながら作業を行う場合、使用者が画面を見ながら
訂正箇所を捜し出すのと変わらない位の手間がかかり、
一括置換にあっては置換したくないものまで置換されて
しまうため、この場合採用し難くなり、この語句サーチ
機能も十分なものとは言難い。

【０００７】本発明は、上記従来技術の有する問題点に
鑑みてなされたもので、その目的とするところは、一文
書中に引用文などのように共通の文字列を複数か所に用
いる場合、その１つの引用文の１箇所を修正するだけで
他の引用文の対応箇所も修正されるようにした文書作成
支援装置を提供することにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明の文書作成支援装
置は、部品文字列を記憶する文字列記憶手段と、作成文
書中の文字列を登録指示する登録指示手段と、上記登録
指示に応答して上記文書中の文字列を上記部品文字列と
して上記文字列記憶手段へ保存する保存処理手段と、上
記文字列記憶手段に記憶されている部品文字列の呼出し
指示を行う呼出し指示手段と、上記呼出し指示に応答し
て上記部品文字列を上記文字列記憶手段から呼出して上
記作成文書中の指定位置に割付ける割付け処理手段と、
その作成文書中で使用されている使用中部品文字列に修
正があったとき、その修正文字列に対応する上記文字列
記憶手段内の部品文字列の修正を行う保存文字列修正手
段と、上記使用中部品文字列に修正があったときであっ
て、かつその修正文字列と同じ部品文字列として上記文
字列記憶手段に保存されている他の文字列が上記作成文
書中に存在するときその修正を行う使用中文字列修正手
段とを備えている。

【０００９】

【作用】ユーザは登録指示手段によって文書中の任意の
文字列を部品文字列として登録指示することができる。
このようにすると、その文字列が保存処理手段によって
文字列記憶手段に部品文字列として登録保存される。

【００１０】その後、ユーザは、文章中に以前登録した
部品文字列を引用したとき、必要な箇所でこの部品文字
列の呼出し指示を行う。すると、割付け処理手段によっ
て文字列記憶手段の指示された部品文字列が呼出され、
これが作成文書中の任意位置に挿入される。

【００１１】そして、ユーザがその文書で使用中の部品
文字列に修正を加えると、保存文字列修正手段によっ
て、文字列記憶手段内の対応する部品文字列に同じ修正
を加える。よって、文字列記憶手段内の部品文字列と作
成文書内の部品文字列とは常に同じ状態で統一されてお
り、後で呼出した後に修正等を加える必要無くそのまま
使用できる。

【００１２】また、同じ文書中の他の箇所に同じ部品文
字列が使用されている場合には使用中文字列修正手段が
その文字列に対し同じ修正を行う。よって、同じ文書内
の複数箇所に部品文字列が使用されていても、一つの部
品文字列が修正するだけで文章中に引用されている同一
の部品文字列全ての修正が自動的になされる。

【００１３】以上のように本発明によれば、一文書中に
共通の文字列を複数用いる場合、文書中の文字列を部品
文字列として登録し、その後、これを文書中の複数箇所
で使用するようにすれば、その中の１箇所の部品文字列
に対してなされた修正が同一登録の全ての部品文字列に
反映されるので、ユーザは別の箇所の修正は意識しなく
とも良く、操作負担の大幅な軽減を図ることができる。

【００１４】

【実施例】以下に本発明の実施例について図面を参照し
つつ説明する。

【００１５】図２は本発明の一実施例に係る文書作成支
援装置のハードウエア構成を示すものである。

【００１６】この図において、まず、表示装置１はユー
ザの入力した文字列等を表示するとともに、文字列の指
定や表示やメッセージ等の各種情報を表示する。入力装
置２は文字列の入力や共通部分として部品化する文字列
の指定や呼出し等の操作を行うためのもので、具体的に
はキーボードやペン等である。外部記憶装置３はユーザ
の作成した文書等や共通部分として部品化した文字列等
をフロッピーディスク（ハードディスク）等に記憶す
る。ＲＯＭ４は部品文字の位置の検出や共通部品として
部品化された文字列を引用されている入力位置が共通部
分として部品化された文字列内であるか判断する等のプ
ログラムが収められているもので、その詳細については
後述する。ＲＡＭ５は入力された文字や共有部分として
部品化された文字列やその位置等の情報を一時的に記憶
するものである。ＣＰＵ６はその周辺に接続された装置
１〜５の全体の制御を司るものである。

【００１７】図１はＲＯＭ４に書込まれているプログラ
ムの主要部のアルゴリズムを示すものである。

【００１８】この図において、電源投入により図示しな
い初期化処理が行われた後、ステップＳＴ１０１に進
み、表示装置１の画面が編集画面に設定される。その
後、特定のキー入力が行われない限り、編集画面が維持
される。

【００１９】そして、特定のキー入力がなされると、ス
テップＳＴ１０２に移り、ここで、文書中で共通して使
用する部分についての登録指示か否かを判断される。こ
の判断の結果、Ｙ(Yes：登録指示）であった場合には、
ステップＳＴ１０３において、表示装置１の画面上で文
字列指定を促し、その指定の待機状態になる。ここで、
入力装置２から文書中の登録したい文字列の先頭、末尾
が指定されると、ステップＳＴ１０３に移る。ここで
は、表示装置１の画面上で当該文字列の名前（登録名）
を入力するように促し、その入力待機状態になる。そし
て、文字列の登録名が入力されると、これを指定文字列
の登録名として設定し、ステップＳＴ１０５において、
その登録文字列の名前と文書中での位置と当該文字列本
体とが対応付けられた状態で外部記憶装置３あるいはＲ
ＡＭ５に保存される。その後、処理はステップＳＴ１０
１に戻る。

【００２０】次に、ステップＳＴ１０２での判断の結果
がＮ（No）になった場合には、ステップＳＴ１０６に移
り、ここで特定のキー入力が呼出し指示か否かを判断す
る。この判断がＹ（呼出し指示）であった場合には、ス
テップＳＴ１０７に移り、ここで、表示装置１の画面上
に部品名の指定を促す表示を行い、その入力待ちの状態
になる。部品名が入力装置２から入力されると、ステッ
プＳＴ１０８でその入力部品名が登録されている中に在
るか否かを確認する。その結果、Ｙ（該当部品名の文字
列が在る）となった場合には、表示装置１の画面上で割
付け位置の指定を行うように指示し、その入力待ちの状
態になる。割付け位置が入力装置１から入力されると、
ステップＳＴ１１０で編集画面上における文書中の指定
位置にその部品文字列を割付ける。次いで、ステップＳ
Ｔ１１１において、その割付け文字列の割付け位置をそ
の部品名に対応させて外部記憶装置３あるいはＲＡＭ５
に保存する。その後、ステップＳＴ１０１に戻る。

【００２１】ステップＳＴ１０６，ＳＴ１０８での判断
の結果がＮであった場合には、ステップＳＴ１１２に移
る。ここでは、特定のキー入力が文書を構成するいずれ
かの文字列の操作（挿入・削除等）が行われたのか否か
を判断する。その結果、Ｙ（文字列の操作が行われた）
となったならば、ステップＳＴ１１３で、登録されてい
る部品文字列が作成文書中で使用されているか否かを判
断する。その結果がＹ（使用している）となった場合に
は、ステップＳＴ１１４において、当該文字列操作が行
われた文書中の位置をレジスタにセットし、続いてステ
ップＳＴ１１５において部品が使用されている全ての位
置を別のレジスタにセットし、ステップＳＴ１１６で、
その文字列操作位置と各部品使用位置とを順次比較する
ことにより、文字操作が部品文字列内で行われたのか否
かを判断する。その結果がＹ（文字列操作が部品文字列
内）であった場合には、まず、ステップＳＴ１１７にお
いて、外部記憶装置３またはＲＡＭ５に保存されている
部品文字列本体を訂正する。次いで、ステップＳＴ１１
８において、部品名にてリンクされた当該部品文字列と
同じもので、文書内の他の位置にて使用されている部品
文字列の訂正を行い、その後、ステップＳＴ１１９にお
いて文書中の影響を受けた各部品文字列の全ての位置情
報を更新する。なお、この位置情報の更新トリガとして
は文字列挿入が終了した後に、カーソルキーで入力位置
が変更された時とする。その後、ステップＳＴ１０１に
戻る。

【００２２】以上のような処理が、上記特定のキー、つ
まり登録・呼出し・文字列操作キーの入力が行われる毎
に繰返される。

【００２３】図３は外部記憶装置３やＲＡＭ５上に作成
される部品文字列ファイルの一構成例と作成中文書との
関係で本実施例の動作を説明するものである。

【００２４】この図に示す部品文字列ファイルは文書内
での部品使用位置を見出しに置き、その各位置に部品名
とその本体文字列とを対応させる形態を採用している。
位置情報は例えば文字列の先頭位置＋文字数あるいは先
頭位置＋最後尾位置によって構成される。

【００２５】ここにおいて、ユーザが１頁目を打ってい
る最中に、今後、使用する可能性の高い文字列（文字列
１）が出てきたとする。そのとき、ユーザは登録指示を
キー入力する。その後、表示装置１の画面が文字列指定
画面に移行したら、ユーザは文字列１の先頭位置と最後
尾位置とを指定し（ＳＴ１０３）、続いて文字列部品名
（部品名１）を入力する（ＳＴ１０４）。これにより、
ＣＰＵ６が文字列１についての情報（位置１、部品名
１、本体文字列）をファイルＦに保存する。

【００２６】次に、ユーザが２頁目の文書を入力してい
るとき、先に登録した文字列１と同じ部品名１を文字列
２として再度使用する必要が出たとする。そのときは、
ユーザは呼出しのキー入力を行う。そして、表示装置１
の画面が部品名指定画面に切替わったら、部品名１の入
力を行い（ＳＴ１０７）、次いで引用する位置（ここで
は、位置２）の指定を行う（ＳＴ１０９）。この位置の
指定は、例えば、カーソルを割付け位置の先頭位置に置
き、ここで選択／実行キーを押すことで行う。すると、
ＣＰＵ６がファイルＦより部品名１の本体文字列を呼出
し、これを位置２へ割付け（ＳＴ１１０）、続いて、そ
の割付け位置２を部品名１と対応付けて保存する。

【００２７】さらに、４頁目を入力中に新たに登録した
い文字列３ができたとする。この場合、ユーザは、文字
列１のときと同様に、登録キーの入力、文字列の指定、
部品名の入力を行うことにより、ＣＰＵ６が位置３を見
出しにして部品名２及び文字列３の本体文字列を対応付
けてファイルＦに保存する。

【００２８】ここで、ユーザが、例えば、文字列２の修
正を行ったとする。仮に例えば文字列２にある文字の挿
入を行ったとすると、ＣＰＵ６は、まず、その挿入位
置、挿入文字数、挿入文字等を通常の文書作成装置にお
ける挿入と同様の処理をして記憶をする。挿入文字列を
読込み、次いで、この挿入位置は部品内部であるためフ
ァイルＦ内の部品名１の本体文字列にその挿入文字列を
同様に挿入する（ＳＴ１１７）。ここで、文字列２は部
品名１であり、部品名１は位置１にも引用されているこ
とがその情報からわかり、ＣＰＵ６は、文書１頁目の文
字列１について同様の挿入操作を行う（ＳＴ１１８）。
その挿入の結果、各文字列の位置情報は、その挿入され
た文字数等により増減され、文字列１，２は勿論のこ
と、他に記憶された文字列３の位置情報も新たに更新さ
れる。（ＳＴ１１９）。

【００２９】以上のように上記実施例によれば、文書中
の文字列を部品文字列として登録し、その後、これを文
書中の複数箇所で引用する場合、その中の１箇所の部品
文字列に対してなされた修正が別の箇所な引用されてい
る同一部品文字列に反映される。したがって、ユーザは
引用した複数の箇所の修正を意識しなくとも良く、操作
の負担が大幅に軽減され、文書作成作業の能率をアップ
させることができる。

【００３０】図４はファイルＦの変形例の構造を示すも
のである。

【００３１】この図に示すものは、部品名を見出しにし
ており、各部品名に対応させて、文字列本体、各種使用
文字列位置を記憶する形態となっている。このような記
憶構造でも図１に示すものと同じアルゴリズムで本発明
の文書作成支援機能が得られる。

【００３２】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、一
文書中に共通の文字列を複数用いる場合、文書中の文字
列を部品文字列として登録し、その後、これを文書中の
複数箇所で使用するようにすれば、その中の１箇所の部
品文字列に対してなされた修正が同一登録の全ての部品
文字列に反映されるので、ユーザは引用したの箇所の修
正を意識しなくとも良く、操作負担の大幅な軽減を図る
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る文書作成支援装置の主
要部アルゴリズムを示すフローチャート。

【図２】図１に示すアルゴリズムが組込まれるハードウ
エアの構成を示すブロック図。

【図３】図１、２に示す装置の部品文字列ファイルの一
構造例を含む動作解説図。

【図４】本発明に係る部品文字列ファイルの変形構造例
を示す説明図。

【符号の説明】

１ 表示装置 ２ 入力装置 ３ 外部記憶装置 ４ ＲＯＭ ５ ＲＡＭ ６ ＣＰＵ ＳＴ１０２〜ＳＴ１０５ 文書中の文字列を部品文字列
として登録保存処理するステップ ＳＴ１０６〜ＳＴ１１１ 部品文字列をファイルから呼
出して作成文書中の指定位置に割付けるステップ ＳＴ１１２〜ＳＴ１１８ 修正文字列に対応するファイ
ル内及び作成文書中の文字列の修正を行うステップ

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】部品文字列を記憶する文字列記憶手段と、 作成文書中の文字列を登録指示する登録指示手段と、 前記登録指示に応答して前記文書中の文字列を前記部品
   文字列として前記文字列記憶手段へ保存する保存処理手
   段と、 前記文字列記憶手段に記憶されている部品文字列の呼出
   し指示を行う呼出し指示手段と、 前記呼出し指示に応答して前記部品文字列を前記文字列
   記憶手段から呼出して前記作成文書中の指定位置に割付
   ける割付け処理手段と、 その作成文書中で使用されている使用中部品文字列に修
   正があったとき、その修正文字列に対応する前記文字列
   記憶手段内の部品文字列の修正を行う保存文字列修正手
   段と、 前記使用中部品文字列に修正があったときであって、か
   つその修正文字列と同じ部品文字列として前記文字列記
   憶手段に保存されている他の文字列が前記作成文書中に
   存在するときその修正を行う使用中文字列修正手段とを
   備えている文書作成支援装置。