JPH1055355A - 定形文書作成保存方法 - Google Patents
定形文書作成保存方法Info
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- JPH1055355A JPH1055355A JP8210130A JP21013096A JPH1055355A JP H1055355 A JPH1055355 A JP H1055355A JP 8210130 A JP8210130 A JP 8210130A JP 21013096 A JP21013096 A JP 21013096A JP H1055355 A JPH1055355 A JP H1055355A
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- 238000000034 method Methods 0.000 title claims abstract description 31
- 230000006870 function Effects 0.000 description 27
- 230000006378 damage Effects 0.000 description 2
- 238000010586 diagram Methods 0.000 description 2
- 230000004044 response Effects 0.000 description 1
- 238000000926 separation method Methods 0.000 description 1
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 定形文書を新規に作成する際、ファイル済み
のフォーマットまたは定形文書の破壊を防止でき、手作
業の一部を自動的にでき、かつ作成した定形文書の紛失
を防止できる定形文書作成保存方法を提供することであ
る。 【解決手段】 定形文書フォーマット２０、２１に登録
保存する際に指定する文書ファイル名に文書分類毎の文
書通番領域が設けられ、定形文書２３の新規作成のため
にフォーマット２１または定形文書２３を呼び出す際に
は文書分類に対する文書通番が文書通番領域に自動的に
埋め込まれる。文書通番領域に埋め込まれる文書通番は
定形文書２３を保存する定形文書ファイル保存領域２４
から読出される最大の文書番号の次の（「１」を加え
た）番号に通番設定される。文書通番領域に文書通番を
自動的に埋め込まれた際にはゼロバイト文書が定形文書
ファイル保存領域２４に登録され、新規作成された定形
文書の登録で更新される。
のフォーマットまたは定形文書の破壊を防止でき、手作
業の一部を自動的にでき、かつ作成した定形文書の紛失
を防止できる定形文書作成保存方法を提供することであ
る。 【解決手段】 定形文書フォーマット２０、２１に登録
保存する際に指定する文書ファイル名に文書分類毎の文
書通番領域が設けられ、定形文書２３の新規作成のため
にフォーマット２１または定形文書２３を呼び出す際に
は文書分類に対する文書通番が文書通番領域に自動的に
埋め込まれる。文書通番領域に埋め込まれる文書通番は
定形文書２３を保存する定形文書ファイル保存領域２４
から読出される最大の文書番号の次の（「１」を加え
た）番号に通番設定される。文書通番領域に文書通番を
自動的に埋め込まれた際にはゼロバイト文書が定形文書
ファイル保存領域２４に登録され、新規作成された定形
文書の登録で更新される。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、ワードプロセッサ
のソフトウェアで定形文書のフォーマットに基づく定形
文書を作成編集し文書ファイルに登録保存する定形文書
作成保存方法に関し、特に、フォーマットに基づく定形
文書を作成編集した後、新規に登録保存する際に、保存
されているフォーマットまたは定形文書の破壊を防止で
きる定形文書作成保存方法に関する。
のソフトウェアで定形文書のフォーマットに基づく定形
文書を作成編集し文書ファイルに登録保存する定形文書
作成保存方法に関し、特に、フォーマットに基づく定形
文書を作成編集した後、新規に登録保存する際に、保存
されているフォーマットまたは定形文書の破壊を防止で
きる定形文書作成保存方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】通常、企業の業務において頻繁に作成さ
れる議事録、報告書、注文書等の定形文書には、会社標
準として雛形のフォーマットが設定されており、フォー
マットは、ワードプロセッサまたはＯＡ（Office Auto
mation）機器上のワードプロセッサに関するソフトウェ
アにより予め作成されている。そして、定形文書は、定
形文書のフォーマット、またはこのフォーマットに基づ
いて作成した文書をコピーまたは引用して作成され、別
の文書名でファイルに保存される。
れる議事録、報告書、注文書等の定形文書には、会社標
準として雛形のフォーマットが設定されており、フォー
マットは、ワードプロセッサまたはＯＡ（Office Auto
mation）機器上のワードプロセッサに関するソフトウェ
アにより予め作成されている。そして、定形文書は、定
形文書のフォーマット、またはこのフォーマットに基づ
いて作成した文書をコピーまたは引用して作成され、別
の文書名でファイルに保存される。
【０００３】従来、この種の定形文書作成保存方法で
は、例えば、特開平４−１１９４５９号公報に記載され
ているように、編集・作成しようとする目的の文書の文
書名を入力し、この文書名から使用すべき文書作成装置
を起動し、指定された文書を文書蓄積装置から読み込
み、読み込んだ文書を文書編集装置により編集・作成す
ることにより、文書作成装置を起動した後、目的の文書
を読み込むために必要な設定を省略し操作を簡略化する
目的を達成している。
は、例えば、特開平４−１１９４５９号公報に記載され
ているように、編集・作成しようとする目的の文書の文
書名を入力し、この文書名から使用すべき文書作成装置
を起動し、指定された文書を文書蓄積装置から読み込
み、読み込んだ文書を文書編集装置により編集・作成す
ることにより、文書作成装置を起動した後、目的の文書
を読み込むために必要な設定を省略し操作を簡略化する
目的を達成している。
【０００４】また、文書名の入力操作に関して文書名入
力の操作性の向上を図る技術が、例えば、特開平４−３
２８６７６号公報に記載されている。
力の操作性の向上を図る技術が、例えば、特開平４−３
２８６７６号公報に記載されている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】上述した従来の定形文
書作成保存方法では次の問題点がある。
書作成保存方法では次の問題点がある。
【０００６】第１の問題点は、定形文書のフォーマッ
ト、またはこのフォーマットに基づいて作成した文書が
新しく登録する定形文書により間違って破壊されること
があるということである。
ト、またはこのフォーマットに基づいて作成した文書が
新しく登録する定形文書により間違って破壊されること
があるということである。
【０００７】その理由は、定形文書のフォーマット、ま
たはこのフォーマットに基づいて作成した文書をコピー
または引用して新しい内容の定形文書が作成され、この
定形文書がファイルに登録保存される際、定形文書の作
成者が、文書内容のみに意識が向いて、ファイルから呼
び出す際に指定される文書名などの変更を忘れた場合に
は「同一文書名あり」とのメッセージが表示されるにも
拘らず、誤って登録してしまうことがあり、この結果、
以前の定形文書は破壊または消滅してしまうからであ
る。
たはこのフォーマットに基づいて作成した文書をコピー
または引用して新しい内容の定形文書が作成され、この
定形文書がファイルに登録保存される際、定形文書の作
成者が、文書内容のみに意識が向いて、ファイルから呼
び出す際に指定される文書名などの変更を忘れた場合に
は「同一文書名あり」とのメッセージが表示されるにも
拘らず、誤って登録してしまうことがあり、この結果、
以前の定形文書は破壊または消滅してしまうからであ
る。
【０００８】第２の問題点は、定形文書を編集・作成し
て新規に登録する際、定形文書の作成作業に手間が掛か
る上、ミスのないように十分な注意を払う必要があるこ
とである。
て新規に登録する際、定形文書の作成作業に手間が掛か
る上、ミスのないように十分な注意を払う必要があるこ
とである。
【０００９】その理由は、以前から保存されている定形
文書、特に同一分類の場合が多く、文書名または文書番
号などをファイル上に登録するため、定形文書の作成者
が十分な注意を払った手作業となるからである。
文書、特に同一分類の場合が多く、文書名または文書番
号などをファイル上に登録するため、定形文書の作成者
が十分な注意を払った手作業となるからである。
【００１０】本発明の目的は、定形文書のフォーマッ
ト、またはこのフォーマットに基づいて作成した文書を
編集・作成して新規に登録する際、ファイル済みのフォ
ーマットまたは定形文書の破壊を防止でき、かつファイ
ル登録の際の手作業の少なくとも一部を自動的にでき
る、操作性、生産性および保守性のよい定形文書作成保
存方法を提供することである。
ト、またはこのフォーマットに基づいて作成した文書を
編集・作成して新規に登録する際、ファイル済みのフォ
ーマットまたは定形文書の破壊を防止でき、かつファイ
ル登録の際の手作業の少なくとも一部を自動的にでき
る、操作性、生産性および保守性のよい定形文書作成保
存方法を提供することである。
【００１１】
【課題を解決するための手段】本発明による定形文書作
成保存方法は、ワードプロセッサのソフトウェアで定形
文書のフォーマットに基づく定形文書を作成編集し文書
ファイルに登録保存する定形文書作成保存方法におい
て、定形文書の前記フォーマットにこのフォーマットを
登録保存する際に指定する文書ファイル名に文書分類毎
の文書通番領域を設け、文書分類を指定して定形文書の
新規作成のためにこのフォーマット、または前記文書フ
ァイルから定形文書を呼び出す際にはこのフォーマット
の文書分類に対する文書通番を前記文書通番領域に自動
的に埋め込むことである。
成保存方法は、ワードプロセッサのソフトウェアで定形
文書のフォーマットに基づく定形文書を作成編集し文書
ファイルに登録保存する定形文書作成保存方法におい
て、定形文書の前記フォーマットにこのフォーマットを
登録保存する際に指定する文書ファイル名に文書分類毎
の文書通番領域を設け、文書分類を指定して定形文書の
新規作成のためにこのフォーマット、または前記文書フ
ァイルから定形文書を呼び出す際にはこのフォーマット
の文書分類に対する文書通番を前記文書通番領域に自動
的に埋め込むことである。
【００１２】この方法により、新規作成のため呼び出さ
れたフォーマットまたは定形文書の文書分類毎の文書通
番が定形文書ファイルにファイルされている定形文書に
ない文書通番を文書通番領域に自動的に埋め込むことに
より、登録の際には、既にファイルされているフォーマ
ットまたは定形文書を破壊することはない。
れたフォーマットまたは定形文書の文書分類毎の文書通
番が定形文書ファイルにファイルされている定形文書に
ない文書通番を文書通番領域に自動的に埋め込むことに
より、登録の際には、既にファイルされているフォーマ
ットまたは定形文書を破壊することはない。
【００１３】更に、本発明による定形文書作成保存方法
は、文書通番領域に埋め込まれる文書通番は定形文書を
保存する定形文書ファイル保存領域から読出される最大
の文書番号の次の番号（最大の文書番号に“１”を加え
た番号）に通番設定され、更にフォーマットの前記文書
通番領域に文書通番を自動的に埋め込まれた際にはこの
フォーマットをゼロバイト文書として定形文書ファイル
に登録し、新規作成された定形文書を登録する際には前
記ゼロバイト文書を削除して記憶更新すること文書番号
を引用して埋め込んでいる。
は、文書通番領域に埋め込まれる文書通番は定形文書を
保存する定形文書ファイル保存領域から読出される最大
の文書番号の次の番号（最大の文書番号に“１”を加え
た番号）に通番設定され、更にフォーマットの前記文書
通番領域に文書通番を自動的に埋め込まれた際にはこの
フォーマットをゼロバイト文書として定形文書ファイル
に登録し、新規作成された定形文書を登録する際には前
記ゼロバイト文書を削除して記憶更新すること文書番号
を引用して埋め込んでいる。
【００１４】この方法により、定形文書をファイルする
際に文書通番の抜けをなくすので、作成された定形文書
の紛失を防止している。
際に文書通番の抜けをなくすので、作成された定形文書
の紛失を防止している。
【００１５】
【発明の実施の形態】次に、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して説明する。
て図面を参照して説明する。
【００１６】図１は本発明の実施の一形態を示す機能ブ
ロック図である。
ロック図である。
【００１７】図示された定形文書作成保存方法では、フ
ォーマット作成機能１１、フォーマット作成画面１２、
フォーマット登録機能１３、定形文書作成編集機能１
４、文書作成編集画面１５、および定形文書登録機能１
６により構成される機能手順に対して、メモリディスク
上に定形文書フォーマット２０から作成された定形文書
フォーマット２１を登録して保存するフォーマットファ
イル保存領域２２、および定形文書２３を登録して保存
する定形文書ファイル保存領域２４が備えられているも
のとする。
ォーマット作成機能１１、フォーマット作成画面１２、
フォーマット登録機能１３、定形文書作成編集機能１
４、文書作成編集画面１５、および定形文書登録機能１
６により構成される機能手順に対して、メモリディスク
上に定形文書フォーマット２０から作成された定形文書
フォーマット２１を登録して保存するフォーマットファ
イル保存領域２２、および定形文書２３を登録して保存
する定形文書ファイル保存領域２４が備えられているも
のとする。
【００１８】従来と相違する点は、定形文書フォーマッ
ト２１を作成する際に、ファイルから呼び出す際に参照
する文書ファイル名領域として文書分類領域、見出し領
域、および文書通番領域を指定し、かつ定形文書フォー
マット２１をフォーマットファイル保存領域２２に登録
する際に文書分類を設定する一方、定形文書２３を編集
・作成し定形文書ファイル保存領域２４に登録する際に
は、少なくとも文書通番を自動的に設定していることで
ある。
ト２１を作成する際に、ファイルから呼び出す際に参照
する文書ファイル名領域として文書分類領域、見出し領
域、および文書通番領域を指定し、かつ定形文書フォー
マット２１をフォーマットファイル保存領域２２に登録
する際に文書分類を設定する一方、定形文書２３を編集
・作成し定形文書ファイル保存領域２４に登録する際に
は、少なくとも文書通番を自動的に設定していることで
ある。
【００１９】すなわち、図示されるように、フォーマッ
トファイル保存領域２２に保存される定形文書フォーマ
ット２１には文書分類領域に文書分類Ａ、例えば「議事
録」が登録され一つの定形文書フォーマットが形成保存
されているものとし、また、定形文書ファイル保存領域
２４に保存される定形文書２３の文書分類領域には文書
分類Ａ、文書通番領域には文書通番それぞれが少なくと
も自動的に埋め込まれるものとする。
トファイル保存領域２２に保存される定形文書フォーマ
ット２１には文書分類領域に文書分類Ａ、例えば「議事
録」が登録され一つの定形文書フォーマットが形成保存
されているものとし、また、定形文書ファイル保存領域
２４に保存される定形文書２３の文書分類領域には文書
分類Ａ、文書通番領域には文書通番それぞれが少なくと
も自動的に埋め込まれるものとする。
【００２０】次に、図１を参照して上記機能それぞれの
動作手順について説明する。
動作手順について説明する。
【００２１】まず、フォーマット作成機能１１は、利用
者により定形文書フォーマット２０が、呼び出される
か、またはフォーマット作成画面１２で作成される場
合、利用者に要求して、ファイルから呼び出す際に参照
する文書ファイル名領域として文書分類を格納する文書
分類領域、見出し文を格納する見出し領域、および文書
通番を格納する文書通番領域それぞれを、定形文書フォ
ーマット２０の文書ファイル内の任意の部分に指定させ
るものとする。
者により定形文書フォーマット２０が、呼び出される
か、またはフォーマット作成画面１２で作成される場
合、利用者に要求して、ファイルから呼び出す際に参照
する文書ファイル名領域として文書分類を格納する文書
分類領域、見出し文を格納する見出し領域、および文書
通番を格納する文書通番領域それぞれを、定形文書フォ
ーマット２０の文書ファイル内の任意の部分に指定させ
るものとする。
【００２２】次いで、フォーマット作成機能１１は、利
用者に要求して「文書分類Ａ」が文書分類領域に書き込
まれることにより定形文書フォーマット「文書分類Ａ」
を作成し、フォーマット登録機能１３は、登録要求を受
けることによりフォーマットファイル保存領域２２に定
形文書フォーマット２１の一つとして定形文書フォーマ
ット「文書分類Ａ」を保存する。
用者に要求して「文書分類Ａ」が文書分類領域に書き込
まれることにより定形文書フォーマット「文書分類Ａ」
を作成し、フォーマット登録機能１３は、登録要求を受
けることによりフォーマットファイル保存領域２２に定
形文書フォーマット２１の一つとして定形文書フォーマ
ット「文書分類Ａ」を保存する。
【００２３】次に、図１に図２を併せ参照して定形文書
作成編集機能１４の動作手順について説明する。
作成編集機能１４の動作手順について説明する。
【００２４】定形文書作成編集機能１４は、利用者から
定形文書の文書分類Ａの作成編集要求を受付けた場合
（手順Ｓ１）、まずフォーマットファイル保存領域２２
から定形文書フォーマット「文書分類Ａ」を検索する
（手順Ｓ２）。
定形文書の文書分類Ａの作成編集要求を受付けた場合
（手順Ｓ１）、まずフォーマットファイル保存領域２２
から定形文書フォーマット「文書分類Ａ」を検索する
（手順Ｓ２）。
【００２５】手順Ｓ２が“ＹＥＳ”で定形文書フォーマ
ット「文書分類Ａ」が索引できた場合、利用者に新規作
成か、既存文書の再編集かを問い合わせる（手順Ｓ
３）。
ット「文書分類Ａ」が索引できた場合、利用者に新規作
成か、既存文書の再編集かを問い合わせる（手順Ｓ
３）。
【００２６】定形文書作成編集機能１４は、問合せに対
して新規作成を受け付け（手順Ｓ４のＹＥＳ）、かつ定
形文書ファイル保存領域２４内で定形文書フォーマット
「文書分類Ａ」が存在して索引できた場合（手順Ｓ５の
ＹＥＳ）、定形文書ファイル保存領域２４内に存在する
定形文書「文書分類Ａ」において最大の文書番号の次の
番号（最大の文書番号に「１」を加えた番号）を手順Ｓ
２で索引された定形文書フォーマット「文書分類Ａ」の
文書通番領域にセットする（手順Ｓ６）。
して新規作成を受け付け（手順Ｓ４のＹＥＳ）、かつ定
形文書ファイル保存領域２４内で定形文書フォーマット
「文書分類Ａ」が存在して索引できた場合（手順Ｓ５の
ＹＥＳ）、定形文書ファイル保存領域２４内に存在する
定形文書「文書分類Ａ」において最大の文書番号の次の
番号（最大の文書番号に「１」を加えた番号）を手順Ｓ
２で索引された定形文書フォーマット「文書分類Ａ」の
文書通番領域にセットする（手順Ｓ６）。
【００２７】同時に、定形文書作成編集機能１４は、
「文書分類Ａ：（見出し領域はスペース）：文書通番ｘ
ｘｘｎ」を文書ファイル名とし、文書ファイル“０”バ
イトの定形文書「文書分類Ａ」を、定形文書ファイル保
存領域２４に登録保存すると共に文書編集画面１５に画
面表示する（手順Ｓ８）。
「文書分類Ａ：（見出し領域はスペース）：文書通番ｘ
ｘｘｎ」を文書ファイル名とし、文書ファイル“０”バ
イトの定形文書「文書分類Ａ」を、定形文書ファイル保
存領域２４に登録保存すると共に文書編集画面１５に画
面表示する（手順Ｓ８）。
【００２８】上記手順Ｓ２が“ＮＯ”で文書分類Ａが索
引できなかった場合、定形文書作成編集機能１４は、エ
ラーメッセージを文書編集画面１５に画面表示して手順
を終わる。
引できなかった場合、定形文書作成編集機能１４は、エ
ラーメッセージを文書編集画面１５に画面表示して手順
を終わる。
【００２９】上記手順Ｓ４が“ＮＯ”で再編集の場合、
定形文書作成編集機能１４は、対象となる定形文書の文
書番号（文書通番）を利用者に問合わせてその回答の文
書番号（文書通番）を受付け（手順Ｓ１２）、受け付け
た文書番号（文書通番）を有する定形文書ファイル保存
領域２４内の定形文書「文書分類Ａ」を検索する（手順
Ｓ１３）。
定形文書作成編集機能１４は、対象となる定形文書の文
書番号（文書通番）を利用者に問合わせてその回答の文
書番号（文書通番）を受付け（手順Ｓ１２）、受け付け
た文書番号（文書通番）を有する定形文書ファイル保存
領域２４内の定形文書「文書分類Ａ」を検索する（手順
Ｓ１３）。
【００３０】手順Ｓ１３が“ＹＥＳ”で、受け付けた文
書番号（文書通番）を有する定形文書を索引できた場
合、定形文書作成編集機能１４は、手順Ｓ８に進み、索
引した定形文書「文書分類Ａ」を文書編集画面１５に画
面表示する（手順Ｓ１４）。
書番号（文書通番）を有する定形文書を索引できた場
合、定形文書作成編集機能１４は、手順Ｓ８に進み、索
引した定形文書「文書分類Ａ」を文書編集画面１５に画
面表示する（手順Ｓ１４）。
【００３１】手順Ｓ１３が“ＮＯ”で、受け付けた文書
番号（文書通番）を有せず定形文書を索引できなかった
場合、定形文書作成編集機能１４は、手順Ｓ１１に進
み、エラーメッセージを文書編集画面１５に画面表示す
る。
番号（文書通番）を有せず定形文書を索引できなかった
場合、定形文書作成編集機能１４は、手順Ｓ１１に進
み、エラーメッセージを文書編集画面１５に画面表示す
る。
【００３２】上記手順Ｓ５が“ＮＯ”で定形文書ファイ
ル保存領域２４内に定形文書「文書分類Ａ」が存在せず
索引できなかった場合、定形文書作成編集機能１４は、
文書番号“１”を、手順Ｓ２で索引された定形文書フォ
ーマット「文書分類Ａ」の文書通番領域にセットして
（手順Ｓ１５）、手順Ｓ７へ進み、「文書分類Ａ：（見
出し領域はスペース）：文書通番１」を文書ファイル名
とし文書ファイル“０”バイトの定形文書「文書分類
Ａ」を、定形文書ファイル保存領域２４に登録保存する
と共に文書編集画面１５に画面表示する。
ル保存領域２４内に定形文書「文書分類Ａ」が存在せず
索引できなかった場合、定形文書作成編集機能１４は、
文書番号“１”を、手順Ｓ２で索引された定形文書フォ
ーマット「文書分類Ａ」の文書通番領域にセットして
（手順Ｓ１５）、手順Ｓ７へ進み、「文書分類Ａ：（見
出し領域はスペース）：文書通番１」を文書ファイル名
とし文書ファイル“０”バイトの定形文書「文書分類
Ａ」を、定形文書ファイル保存領域２４に登録保存する
と共に文書編集画面１５に画面表示する。
【００３３】次に、図１に戻り、図１を参照して以後の
手順を説明する。
手順を説明する。
【００３４】利用者は文書編集画面１５の画面表示され
た文書を編集・作成し、目的の定形文書を完成する。こ
の際、定形文書「文書分類Ａ」の見出し領域にも必要な
見出し文が利用者により埋め込まれる。作業の完了に際
して、利用者は、定形文書登録機能１６に作成済み文書
の登録を依頼する。
た文書を編集・作成し、目的の定形文書を完成する。こ
の際、定形文書「文書分類Ａ」の見出し領域にも必要な
見出し文が利用者により埋め込まれる。作業の完了に際
して、利用者は、定形文書登録機能１６に作成済み文書
の登録を依頼する。
【００３５】定形文書登録機能１６は、文書登録の依頼
を受けた際、定形文書ファイル保存領域２４で登録され
ている「文書分類Ａ」の同一文書通番で文書ファイル
“０”バイトの定形文書を削除して文書編集画面１５上
に作成済みの定形文書を登録する登録の更新を行なう。
この際、文書ファイル名は、「文書分類Ａ、見出し文、
文書番号Ｎｏ．ｘｘｘｎ」に更新される。
を受けた際、定形文書ファイル保存領域２４で登録され
ている「文書分類Ａ」の同一文書通番で文書ファイル
“０”バイトの定形文書を削除して文書編集画面１５上
に作成済みの定形文書を登録する登録の更新を行なう。
この際、文書ファイル名は、「文書分類Ａ、見出し文、
文書番号Ｎｏ．ｘｘｘｎ」に更新される。
【００３６】上記説明では、定形文書ファイルにない、
文書番号“１”をセットする最初の定形文書作成も考慮
した一般の手順が示されたが、手順が最初（上記手順Ｓ
１）「文書分類Ａ・文書番号ｘｘｘｎ」により定形文書
の新規作成を受け付け、次の手順（上記手順Ｓ２）で、
定形文書ファイルから索引できた際にファイルの最大文
書番号の次の番号を文書通番領域にセットする上記手順
Ｓ６に進む動作であってもよい。
文書番号“１”をセットする最初の定形文書作成も考慮
した一般の手順が示されたが、手順が最初（上記手順Ｓ
１）「文書分類Ａ・文書番号ｘｘｘｎ」により定形文書
の新規作成を受け付け、次の手順（上記手順Ｓ２）で、
定形文書ファイルから索引できた際にファイルの最大文
書番号の次の番号を文書通番領域にセットする上記手順
Ｓ６に進む動作であってもよい。
【００３７】上記説明では、見出し文が利用者により埋
め込まれるとあるが、文書登録の依頼を受けた際、定形
文書登録機能１６が、見出し領域のスペース（空欄）を
検出した際、文書内容の初めの文章から選択した所定句
を見出し文として埋め込むことにより、文書通番と同様
に自動埋め込みしてもよい。この場合、編集画面の見出
し領域にも埋め込まれるので、必要に応じて利用者は再
修正すればよい。
め込まれるとあるが、文書登録の依頼を受けた際、定形
文書登録機能１６が、見出し領域のスペース（空欄）を
検出した際、文書内容の初めの文章から選択した所定句
を見出し文として埋め込むことにより、文書通番と同様
に自動埋め込みしてもよい。この場合、編集画面の見出
し領域にも埋め込まれるので、必要に応じて利用者は再
修正すればよい。
【００３８】上記説明では、定形文書を新規作成する場
合、上記手順Ｓ８でゼロバイト文書を画面表示するとし
たが、文書通番を問い合わせ、既にファイルされている
定形文書「文書分類Ａ」の文書通番を受けてこの定形文
書「文書分類Ａ」を画面表示し、この既存の文書を修正
して新規の定形文書「文書分類Ａ」に作成することもで
きる。
合、上記手順Ｓ８でゼロバイト文書を画面表示するとし
たが、文書通番を問い合わせ、既にファイルされている
定形文書「文書分類Ａ」の文書通番を受けてこの定形文
書「文書分類Ａ」を画面表示し、この既存の文書を修正
して新規の定形文書「文書分類Ａ」に作成することもで
きる。
【００３９】また、上記説明では文書ファイル名に「見
出し文」を含めたが、「文書分類、文書通番」のみでも
よい。更に、手順を、一部について図を参照して具体的
に説明したが、例えば、手順Ｓ７のファイル登録と手順
Ｓ８の画面表示と順序が前後してもよい。このように、
機能の分離併合、手順の前後の入れ替え、平行同時動作
などは上記機能を満たす限り自由であり、上記説明が本
発明を限定するものではない。
出し文」を含めたが、「文書分類、文書通番」のみでも
よい。更に、手順を、一部について図を参照して具体的
に説明したが、例えば、手順Ｓ７のファイル登録と手順
Ｓ８の画面表示と順序が前後してもよい。このように、
機能の分離併合、手順の前後の入れ替え、平行同時動作
などは上記機能を満たす限り自由であり、上記説明が本
発明を限定するものではない。
【００４０】
【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、次
の効果を得ることができる。
の効果を得ることができる。
【００４１】第１の効果は、ファイル内に登録保存済み
の定形文書を利用して新規に定形文書を編集・作成し登
録する際にファイルに保存済みで引用された定形文書フ
ォーマットまたは定形文書の破壊を防ぐことができ、か
つ、手作業の一部を自動的にできることである。
の定形文書を利用して新規に定形文書を編集・作成し登
録する際にファイルに保存済みで引用された定形文書フ
ォーマットまたは定形文書の破壊を防ぐことができ、か
つ、手作業の一部を自動的にできることである。
【００４２】その理由は、ファイルから呼び出す際に参
照する文書ファイル名に文書通番領域を設け、定形文書
の新規作成のために引用するフォーマットまたは定形文
書をファイルから索引した際に文書通番領域にファイル
にない番号を自動的にセットして定形文書を完成するの
で、登録する際にはすでにファイルに保存された定形文
書と重なって記録されることがなく、かつ、文書番号が
自動的に付与されるからである。
照する文書ファイル名に文書通番領域を設け、定形文書
の新規作成のために引用するフォーマットまたは定形文
書をファイルから索引した際に文書通番領域にファイル
にない番号を自動的にセットして定形文書を完成するの
で、登録する際にはすでにファイルに保存された定形文
書と重なって記録されることがなく、かつ、文書番号が
自動的に付与されるからである。
【００４３】第２の効果は、作成された定形文書の紛失
を防止できることである。
を防止できることである。
【００４４】その理由は、ファイルされた最大番号の次
の番号を自動採番する文書通番方式を採用し、かつ定形
文書ファイルに同一文書番号でゼロバイト文書の定形文
書を登録し、このゼロバイト文書を編集作成された新規
定形文書で更新するからである。
の番号を自動採番する文書通番方式を採用し、かつ定形
文書ファイルに同一文書番号でゼロバイト文書の定形文
書を登録し、このゼロバイト文書を編集作成された新規
定形文書で更新するからである。
【図１】本発明の実施の一形態を示す機能ブロック図で
ある。
ある。
【図２】本発明の部分機能の主要動作手順の一形態を示
す流れ図である。
す流れ図である。
１１ フォーマット作成機能 １２ フォーマット作成画面 １３ フォーマット登録機能 １４ 定形文書作成編集機能 １５ 文書作成編集画面 １６ 定形文書登録機能 ２０ 定形文書フォーマット ２１ 定形文書フォーマット ２２ フォーマットファイル保存領域 ２３ 定形文書２３ ２４ 定形文書ファイル保存領域
Claims (5)
- 【請求項１】 ワードプロセッサのソフトウェアで定形
文書のフォーマットに基づく定形文書を作成編集し文書
ファイルに登録保存する定形文書作成保存方法におい
て、定形文書の前記フォーマットにこのフォーマットを
登録保存する際に指定する文書ファイル名に文書分類毎
の文書通番領域を設け、文書分類を指定して定形文書の
新規作成のためにこのフォーマットを呼び出す際にはこ
のフォーマットの文書分類に対する文書通番を前記文書
通番領域に自動的に埋め込むことを特徴とする定形文書
作成保存方法。 - 【請求項２】 請求項１において、文書分類を指定して
定形文書の新規作成のために前記文書ファイルから定形
文書を呼び出す際にはこの定形文書の文書分類に対する
文書通番を前記文書通番領域に自動的に埋め込むことを
特徴とする定形文書作成保存方法。 - 【請求項３】 請求項１または請求項２において、文書
通番領域に埋め込まれる文書通番は定形文書を保存する
定形文書ファイル保存領域から読出され既に保存されて
いる文書番号以外の番号に設定されることを特徴とする
定形文書作成保存方法。 - 【請求項４】 請求項１または請求項２において、文書
通番領域に埋め込まれる文書通番は定形文書を保存する
定形文書ファイル保存領域から読出される最大の文書番
号の次の番号（最大の文書番号に“１”を加えた番号）
に通番設定されることを特徴とする定形文書作成保存方
法。 - 【請求項５】 請求項１、２、３、または請求項４にお
いて、フォーマットの前記文書通番領域に文書通番を自
動的に埋め込まれた際にはこのフォーマットをゼロバイ
ト文書として定形文書ファイルに登録し、新規作成され
た定形文書を登録する際には前記ゼロバイト文書を削除
して記憶更新することを特徴とする定形文書作成保存方
法。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP8210130A JP2940597B2 (ja) | 1996-08-08 | 1996-08-08 | 定形文書作成保存方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP8210130A JP2940597B2 (ja) | 1996-08-08 | 1996-08-08 | 定形文書作成保存方法 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH1055355A true JPH1055355A (ja) | 1998-02-24 |
| JP2940597B2 JP2940597B2 (ja) | 1999-08-25 |
Family
ID=16584292
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP8210130A Expired - Fee Related JP2940597B2 (ja) | 1996-08-08 | 1996-08-08 | 定形文書作成保存方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2940597B2 (ja) |
Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN116561349A (zh) * | 2023-05-05 | 2023-08-08 | 山东浪潮数字商业科技有限公司 | 一种行政类文书号数据智能查漏的方法、系统及装置 |
Citations (6)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPS6324648U (ja) * | 1986-07-28 | 1988-02-18 | ||
| JPH0418666A (ja) * | 1990-05-11 | 1992-01-22 | Nec Corp | 版数管理方式 |
| JPH04107652A (ja) * | 1990-08-28 | 1992-04-09 | Canon Inc | 文字処理装置 |
| JPH04130973A (ja) * | 1990-09-21 | 1992-05-01 | Toshiba Corp | 電子ファイリングのデータ登録方式 |
| JPH0528155A (ja) * | 1991-07-24 | 1993-02-05 | Sharp Corp | 文書処理装置 |
| JPH08101827A (ja) * | 1994-09-30 | 1996-04-16 | Hitachi Ltd | 文書処理システム |
-
1996
- 1996-08-08 JP JP8210130A patent/JP2940597B2/ja not_active Expired - Fee Related
Patent Citations (6)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPS6324648U (ja) * | 1986-07-28 | 1988-02-18 | ||
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| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN116561349A (zh) * | 2023-05-05 | 2023-08-08 | 山东浪潮数字商业科技有限公司 | 一种行政类文书号数据智能查漏的方法、系统及装置 |
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JP2940597B2 (ja) | 1999-08-25 |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| A01 | Written decision to grant a patent or to grant a registration (utility model) |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A01 Effective date: 19990519 |
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