JPH05210681A - 文書添削支援方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子化された文書の添削において、原作者が
書いた原文書と、添削者の付加する添削要求とを分離し
て保持・転送し、各添削情報の融合を容易にし、かつ、
添削中の通信量を減じる方法を提供する。 【構成】 原作者は、原文書を作成し手元に保存すると
同時に添削者に添削を依頼する（Ｓ８〜Ｓ１２）。添削
者は、通信網または外部記憶媒体を通じて送られた原文
書に対し添削箇所を指定し、添削要求を付加する（Ｓ１
３〜Ｓ１５）。添削を終了すると、加えた添削情報のみ
を文書作成装置から取り出し（Ｓ１６）、通信網または
外部記憶媒体を経由して原作者に送り返す。添削結果が
原作者に戻ると、原文書に対応する添削情報を検索し
て、元の添削箇所と添削要求とを対応付けて表示する
（Ｓ３〜Ｓ５）。更に、依頼した添削が全て返ったかを
判断し、全て返っていれば添削要求を実行して原文書を
修正する（Ｓ６〜Ｓ７）。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数の人が個別に文書
作成装置を用いて１つの文書を作成する際に、１人の原
作者が、自分以外の人に原文書の添削を依頼し、その結
果を受け取って修正を加える、というやりとりを行う文
書添削支援方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、１つの文書（特許明細書など）
を作成する際に、文書が下書きの段階を経て清書される
までの間には、特願平第３−８５８８８号明細書「文書
添削支援方式及び装置」に示されるように、 １．１人の原作者が下書きの文書を書き、 ２．下書きに対して、原作者以外の添削者（複数可）が
添削要求を付加し、 ３．付加された添削要求をもとに、原作者が下書きの文
書を更新する。 という添削作業が繰り返される。近年では、文書の作成
を電子的・磁気的な記憶媒体の上で行う文書作成装置
（ワードプロセッサ）が普及しているため、前記添削作
業も、文書作成装置の機能として実行できるようにする
のが望ましい。

【０００３】従来の文書作成装置を用いて電子化した文
書のままで添削作業を行うためには、原作者が作成した
下書きを、添削者が同じ文書作成装置に読み込み、修正
すべき箇所を直接修正する、という方法が考えられる。
文書は、持ち運び可能な記憶媒体や通信網によってやり
とりされ、修正後の下書きはそのまま原作者に返され
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】前述の方法では、下書
きの文書を直接修正することになるため、添削前と比較
してどこに添削が加わったかが分からなくなる。従っ
て、複数の添削者に依頼した場合、個々に添削された部
分のみを融合して１つの原文書に反映させることは困難
である。さらに、特に大量の文書を添削に出す場合、原
作者−添削者間でやりとりされるデータ量が多くなるこ
とも問題となる。

【０００５】本発明の目的は、電子化された文書の添削
において、原作者が書いた原文書と、添削者の付加する
添削要求とを分離して保持・通信することによって、各
添削情報の融合を容易にし、かつ、添削中の通信量を減
じる方法を提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、原作者と添削
者が個別の端末上で共同して文書を作成する文書作成装
置において、添削者が与えた複数の添削を、個々の添削
箇所の位置情報と添削内容情報とにまとめて、原文書と
分離して外部記憶に書き出す手段と、原作者に返送され
た添削情報から、前記原作者が編集対象とした文書に対
する添削情報のみを検索する手段と、前記原文書の添削
を依頼した添削者全てから添削情報が返送されるまで、
前記原文書の修正を禁止する手段と、編集中の原文書に
対する複数の添削情報を、個別に添削箇所の位置情報と
添削内容情報とに分け、前記原文書の添削箇所に添削の
内容情報を割り当てる手段とを備えることを特徴とす
る。

【０００７】

【作用】原作者が書いた下書き（原文書）と、添削者が
付加する添削要求とを分離して保持するようにしたこと
で、添削の返送の際に添削情報のみを返送すれば良いた
め、通信量を減じることができる。また、添削者ごとに
添削情報を分けて管理したり、必要に応じて融合したり
することが可能になる。

【０００８】また原作者の側では、返送された添削情報
がどの文書に対するものであるかを判断したり、添削情
報との対応を正確にとるために、全ての添削情報が返る
まで原文書を添削依頼時のまま保管したりする必要があ
るが、これらの処理を自動的に行うことにより、原文書
と添削情報の分離を意識せずに添削結果を得ることがで
きる。

【０００９】

【実施例】以下、図１では、本発明の原作者と添削者と
の間での添削情報のやりとりを制御する方法について、
図２では、添削情報を原文書と分離して外部記憶に書き
出す方式について、図３では、編集中の原文書に対する
添削情報のみを検索する方式について、図４では、添削
依頼者全員からの添削情報が揃わない間は原文書の編集
を禁止する方式について、図５では、個々の添削情報を
原文書と照合して対応付ける方式について説明する。

【００１０】図１は、文書添削支援方式を用いて原作者
−添削者間で文書の添削を進める際の、作業の全体的な
流れを示すフローチャートである。図において、Ｓ１〜
Ｓ１６はフローチャートにおける処理ステップを表す。

【００１１】添削作業は、文字の入力，保持，更新，表
示など、文書作成に必要な機能が最低限備えられた一般
的な文書作成装置（ワードプロセッサ）の上で行われる
ことを前提としている。

【００１２】まず文書作成装置に原文書を読み込んで表
示させる（Ｓ１）。この時、原文書を読み込んだ人を調
べて（Ｓ２）、添削者が添削を加えるために読み込んだ
場合と、原作者が更新のために読み込んだ場合のいずれ
かの判断を行う。

【００１３】添削者による添削：添削者は、添削すべき
箇所が尽きて添削を終了するまで（Ｓ１３）、添削箇所
の指定（Ｓ１４）と、添削要求（どのように添削したい
か）の指定（Ｓ１５）を繰り返す。添削を終了した段階
で、加えた添削情報（個々の添削範囲＋添削要求を組に
した情報）のみを文書作成装置から取り出し、保存する
（Ｓ１６）。保存された添削情報は、添削者の手元に残
ると同時に、個々の添削者に対する１つのまとまりとし
て、通信網もしくは外部記憶媒体を経由して原作者に送
り返される。

【００１４】原作者による原文書の更新：読み込んだ原
文書が添削を依頼したものか否かを判断し（Ｓ３）、依
頼したものならば、原文書に対して添削者から返送され
た添削情報を検索し（Ｓ４）、原文書中の添削箇所と添
削要求とを対応付けて表示する（Ｓ５）。さらにＳ４の
検索結果から、原文書の添削を依頼した人全てからの添
削が返ってきているか否かを判断し（Ｓ６）、全て返っ
てきていれば添削要求を実行することによって原文書を
修正する（Ｓ７）。まだ返っていない添削があれば、原
作者と添削依頼先とで添削箇所の対応の食い違いを防ぐ
ため、原文書及び添削情報を更新せずに保存して（Ｓ１
２）終了する。

【００１５】一方、原文書が添削を依頼していないもの
であるか、または依頼した全ての添削の添削要求を実行
した場合、原作者は、原文書の更新箇所が尽きるまで
（Ｓ８）原文書の更新・表示（Ｓ９）を繰り返す。更新
箇所が尽きた後、添削を依頼するかを判断し（Ｓ１
０）、依頼する場合、添削依頼先の名前を指定する（Ｓ
１１）。最後に更新済みの原文書を保存して（Ｓ１２）
終了する。保存された原文書は、原作者の手元に残ると
同時に、添削依頼先があれば通信網もしくは外部記憶媒
体を経由して送付される。

【００１６】このように、原作者が更新する原文書と、
個々の添削者が付加する添削情報を、それぞれ分離して
保持し、添削者が自分が加えた添削情報のみをまとめて
返送し、原作者側で必要に応じて原文書中の添削箇所と
対応付けることにより、添削情報の管理と通信を容易に
している。

【００１７】図２は、本発明の文書添削支援方式におけ
る添削情報の外部記憶への書き出し方式を示すブロック
図である。図において、２１は文書作成装置に備えられ
た編集文書保持手段、２２はヘッダ情報転送手段、２３
は位置情報転送手段、２４は内容情報転送手段、２５は
外部記憶手段である。

【００１８】添削情報の書き出しは、添削者からの指示
を受けて、以下のように行われる。まず、個別の添削情
報に依らない共通する情報として、添削者の名前と、添
削を加えた文書の名前と、添削日時とを、ヘッダ情報転
送手段２２を経由して、外部記憶手段２５に書き込む。
その後、編集文書保持手段２１に保持された原文書と添
削情報の入り交じった文書データを先頭から検索して、
添削箇所の開始・終了位置を位置情報転送手段２３によ
って、その箇所に対する添削要求を内容情報転送手段２
４によって、それぞれ外部記憶に順次書き込む。ここで
は、編集文書保持手段２１の中で、添削範囲の開始・終
了位置は特殊文字コードで、対応する添削要求は添削範
囲に続く文字列として、それぞれ表現されているとし、
２２〜２４までの各転送手段は、これらを外部記憶手段
のコード形式に変換する役割（例えば開始・終了の特殊
文字コードを実際の原文書の中での文字位置に変換す
る、など）を果たす。全ての添削情報を書き出した時点
で処理は終了する。

【００１９】このように、添削情報を原文書から分離し
て、添削者毎に外部記憶上のデータとして書き込むこと
によって、添削情報だけを原作者との間でやりとりする
ことができる。また、個々の添削要求を位置情報と内容
情報とに分けたことで、原作者の側で添削箇所と内容を
正確に再現することを可能にしている。

【００２０】図３は、本発明の文書添削支援方式におい
て原文書に対応する添削情報の検索方式を示すブロック
図である。図において、３１は文書作成装置に備えられ
た編集文書保持手段、３２はヘッダ情報読み取り手段、
３３はヘッダ情報比較手段、３４は文書作成装置に備え
られた文書格納手段、３５は検索結果格納手段である。

【００２１】添削情報の検索は、原作者による文書作成
装置への原文書の読み込み指示を受けて、以下のように
行われる。まず、編集文書保持手段３１に読み込まれた
原文書及び添削情報から、ヘッダ情報読み取り手段３２
によって、文書の作成者、作成日時，文書名（添削情報
の場合は対応する原文書の名前）を記載したヘッダ情報
（添削結果と同様、添削の依頼の際に自動的に割り当て
られるものとする）を読み取る（これをヘッダ情報１と
する）。次に、文書格納手段３４に格納されている原作
者所有の文書を順次取得し、ヘッダ情報があればそれを
読み取る（これをヘッダ情報２とする）。ヘッダ情報１
とヘッダ情報２とをヘッダ情報比較手段３３で比較し、 ・ヘッダ情報２中の添削依頼者名にヘッダ情報１中の添
削の作成者名が含まれ、 ・ヘッダ情報１中の原文書名が作成情報２中の原文書に
等しく、 ・ヘッダ情報２中の文書作成日時がヘッダ情報１中の添
削作成日時より早い。 という３つの条件を満たすもののみ、原文書に対する添
削情報として、検索結果格納手段３５に取得させる。全
ての原作者所有の文書に対してヘッダ情報１とヘッダ情
報２とを比較し終わったら、処理を終了する。

【００２２】このように、ヘッダ情報１とヘッダ情報２
とを比較して、編集中の原文書に対する添削情報のみを
自動的に検索することで、原作者は、次に原文書と添削
情報との分離を意識しないままで両者を対応付けながら
編集を進めることができる。

【００２３】図４は、本発明の文書添削支援方式におけ
る全ての添削依頼からの添削が返送されたかを判断し、
原文書の編集の可否を制御する方式を示すブロック図で
ある。図において、３１は文書作成装置に備えられた編
集文書保持手段、３２はヘッダ情報読み取り手段、３３
はヘッダ情報比較手段、４４は添削情報格納手段、４５
は入力−命令変換手段、４６は文書作成装置に備えられ
た文書入力手段である。

【００２４】原文書の編集の可否は、添削情報の検索の
終了を受けて、以下のように行われる。まず、編集文書
保持手段３１に保持された原文書から、ヘッダ情報読み
取り手段３２によって、ヘッダ情報のうち添削依頼者名
（複数可）を取得する。更に、添削情報格納手段４４に
格納された添削情報から、ヘッダ情報読み取り手段３２
によって、各添削情報の作成者を読み取る。読み出され
た添削依頼者名と添削作成者名とをヘッダ情報比較手段
３３で順次比較し、両者が完全に一致した場合にのみ、
入力−命令変換手段４５に、文書入力手段４６からの入
力を受け付け編集命令に変換するよう許可命令を発行す
る。

【００２５】このように、依頼した添削者からの添削情
報が全て返送されるまで、原文書の編集を自動的に禁止
することによって、原文書中の添削箇所と、返送された
添削情報中の添削開始・終了位置との対応を保証するこ
とができる。

【００２６】図５は、本発明の文書添削支援方式におけ
る個々の添削情報を読み込んで原文書中の添削箇所と対
応付ける方式を示すブロック図である。図において、４
４は添削情報格納手段、５３は位置情報転送手段、５４
は内容情報転送手段、３１は文書作成装置に備えられた
編集文書保持手段である。

【００２７】添削情報と原文書との対応付けは、原文書
の編集可能の判断を受けて、以下のように行われる。ま
ず、添削情報格納手段４４に格納されている添削情報を
順次取得し、位置情報転送手段５３を経由して添削の開
始・終了位置を編集文書保持手段３１に保持されている
原文書中の位置に変換して、添削箇所を特定する。さら
に、取得した添削情報の内容情報を、内容情報転送手段
５４を経由して、編集文書保持手段３１中の特定された
添削箇所に引き続いて取り込む。全ての添削結果格納手
段４４中の添削情報を取得し終わった時点で処理は終了
する。

【００２８】このように、編集中の原文書と対応する添
削情報の位置情報から添削箇所を、内容情報から個別の
添削要求を、各々自動的に添削付加時と同じように復元
することで、原作者に原文書と添削情報の分離を見かけ
上意識せずに済む。

【００２９】

【発明の効果】本発明によって、電子化された文書の添
削において、原作者が書いた原文書と、添削者の付加す
る添削要求とを分離して保持・通信することを可能に
し、各添削情報の融合を容易にし、かつ、添削中の通信
量を減じる方法を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書添削支援方式を用いて原作者−添
削者間で文書の添削を進める際の、作業の全体的な流れ
を示すフローチャートである。

【図２】本発明の文書添削支援方式における添削情報の
外部記憶への書き出し方式を示すブロック図である。

【図３】本発明の文書添削支援方式における原文書に対
応する添削情報の検索方式を示すブロック図である。

【図４】本発明の文書添削支援方式における全ての添削
依頼からの添削が返送されたかを判断する方式を示すブ
ロック図である。

【図５】本発明の文書添削支援方式における個々の添削
情報を読み込んで原文書中の添削箇所と対応付ける方式
を示すブロック図である。

【符号の説明】

２１，３１ 編集文書保持手段 ２２ ヘッダ情報転送手段 ２３，５３ 位置情報転送手段 ２４，５４ 内容情報転送手段 ２５ 外部記憶手段 ３２ ヘッダ情報読み取り手段 ３３ ヘッダ情報比較手段 ３４ 文書格納手段 ３５ 検索結果格納手段 ４４ 添削情報格納手段 ４５ 入力−命令変換手段 ４６ 文書入力手段

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】原作者と添削者が個別の端末上で共同して
   文書を作成する文書作成装置において、 添削者が与えた複数の添削を、個々の添削箇所の位置情
   報と添削内容情報とにまとめて、原文書と分離して外部
   記憶に書き出す手段と、 原作者に返送された添削情報から、前記原作者が編集対
   象とした文書に対する添削情報のみを検索する手段と、 前記原文書の添削を依頼した添削者全てから添削情報が
   返送されるまで、前記原文書の修正を禁止する手段と、 編集中の原文書に対する複数の添削情報を、個別に添削
   箇所の位置情報と添削内容情報とに分け、前記原文書の
   添削箇所に添削の内容情報を割り当てる手段とを備える
   ことを特徴とする文書添削支援方式。