JPH04111048A - 文書データの編集方法および装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、コンピュータ装置を利用して構成した文書作
成装置等における文書編集処理に係り、文書データ中の
指定位置のデータを、他のデータに置き換える文書デー
タの編集方法および装置に関する。

〔従来の技術〕

従来、文書データ中の指定位置のデータを他のデータに
置き換える方式としては、文書データ中の指定位置に一
対一に対応する差し替え用データを用意しておき、印刷
時に差し替え用データを使用するものが差し込み印字機
能として一般的に知られている。

この種の技術に間するものには、特開昭５８−１９５２
３５号、特開昭５９−２２１２５号、特開昭５８−２９
９３２６号等がある。

〔発明が解決しようとする課題〕

上記従来技術は、文書中の複数の箇所を他のデータに置
き換える場合に、それぞれの箇所に対する置き換え用の
データを１個ずつしか登録することがてきず、置き換え
用のデータを必要に応し、それぞれ作成し直さなければ
ならないという問題かあった。

本発明は、文書中のデータ置き換えを行う箇所に複数の
置換用データを登録可能とすることにより、置き換える
データを選択可能とすることを目的としている。

本発明の他の目的は、文書中の複数の箇所を他のデータ
に置き換える場合、それぞれの箇所に対応する複数の置
換用データを互いに関連付けておき、ある一箇所の置換
用データを選択することにより、そのデータとの関連付
は情報をもとにして他の箇所のデータを自動的に置き換
えることを目的としており、さらに置換用データの登録
、関連付け、選択等を行う際に置換用データ情報をウィ
ンドウを用いて表示することにより、文書の編集作業を
途中で中断する必要を無くし、文書データの置き換え処
理を容易に行えることを目的としている。

〔課題を解決するための手段〕

本発明は、上記目的を達成するために、置換用データを
登録するファイルを複数有し、文書データ中の指定位置
に上記置換用データファイルを特定するための情報を格
納しておき、文書データ中の指定位置データを対応する
置換用データファイル内の任意のデータに置き換えるこ
とを可能にしたものである。

上記数の目的を達成するために、置換用データファイル
内の各データに他のデータとの結び付を示す情報を格納
しておき、ある置換用データファイル内の１個のデータ
が選択された場合そのデータが持つ結び付きを示す情報
を使用し、他の置換用データファイル内のデータを選択
することを可能にしたものである。

〔作用〕

置換用データファイルは、文書データの一部分と置き換
える文字列データおよび、同一の置換用データファイル
内の他の文字列データとの結び付き、他の置換用データ
ファイル内の文字列データとの結び付きを示す情報を備
える。この２つの結び付きを示す情報によって、同一の
置換用データファイル内で選択可能な文字列データのウ
ィンドつへの表示、およびその中の１個か選択された場
合の他の置換用データファイル内文字列の自動選択を行
うことができる。

〔実施例〕

以下、本発明の１実施例を説明する。

第１図は、本発明を計算機による文書編集処理に適用し
た場合の全体構成および制御、データの流れを示したも
のである。

第２図〜第５図は、本発明を適用した場合の関連データ
登録、データ関連付け、文書呼び出し、関連データ選択
処理手順の１実施例を示すフローチャートである。第６
図は文書管理ファイルおよび文書ファイル内の制御コー
トについて説明したものである。

第７図〜第１１図は、本発明を適用した場合に、計算機
の画面に表示される文書データおよび関連データファイ
ル内のデータの状態を示したものである。

第１図において、１０は本実施例において文書編集処理
を行うために必要なデータ置換処理部であり、各種バッ
ファメモリと、ブロクラムで構成される。１１は編集す
るための文書データ等を表示するための画面表示装置で
ある。１２はプログラム１０が使用するファイルを管理
するための情報を格納する文書管理ファイルである。１
３はブロクラム１０；こより編集を行うデータを持つ文
書データファイルである。１４は文書データファイル１
３の一部のデータを置き換えるためここ使用する複数の
データを持つ関連データファイルであり、この関連デー
タファイル１４は、１個の文書データファイル１３に対
して複数存在する場合がある。

１５は文書管理ファイル１２内の情報を使用して文書デ
ータファイル１３および関連データファイル１４の管理
を行う処理部である。１６は文書データファイル１３内
のデータを参即し、データが制御コートである場合に、
対応する制御を行う処理部である。１７は文書データフ
ァイル１３のデータに対して通常の編集を行う処理部で
ある。１８は制御コート判定処理部１６の制御により、
文書データファイル１３内の特定位置データを関連チー
タフアイル１４内の対応するデータに置き換える処理部
である。１９は関連チータフアイル１４に置換用のデー
タ登録を行う処理部である。２０は関連データファイル
１４か複数存在する場合に、各関連データファイル内の
データの関連付けを行う処理部である。２１は関連デー
タファイル１４に登録されているデータを画面表示装置
１１に表示する際に使用するウィンドウの制御を行う処
理部である。２２は文書データファイル１３のデータを
一時的に保管するバッファである。２３は関連データフ
ァイル１４のデータを一時的に保管するバッファである
。２４はデータ置換処理部１８により、文書データバッ
ファ２２の一部分のデータを関連データバッファ２３の
で他に置き換えたデータを格納するバッファである。２
５はウィンドウ制御処理部２１により作成したウィンド
ウ内に表示する関連データバッファ２３内のデータを格
納するバッファである。

次に第２図〜第５図のフローチャートおよび第６図〜第
１１図の画面表示データと関連データファイル内のデー
タ状態を基に、データ置換方式について説明する。

まず第２図、第６図〜第８図により、本発明における関
連データの登録方式を説明する。第７図に示すように、
画面表示装置１１上て文書データ６００の編集を行って
いる際に、文書データ６００の中て文字列６０１を他の
文字列に置き換えることにより、文書データ６００を他
の文書として流用可能であると操作者が判断した場合に
、第２図に示すように、関連データ登録コマンドを起動
する（ステップ１００）。コマンドが起動されると、フ
ァイル管理処理部１５が文書管理ファイル１２に格納さ
れている文書名データ５０１（第６図参照）を基に、現
在編集中の文書データ６００に対応する文書管理情報を
読み込む（ステップ１０１）。文書管理ファイル１２の
中には、既に作成済の文書データの書式等の一般情報５
０２（第６図参照）とその文書データに対する置換用デ
ータを含む関連データファイル１４が登録済みであるか
どうかを示す関連データファイル情報５０３が存在する
。そこで関連データファイル情報５０３を参照、判定し
た結果（ステップ１０２）、現在編集中の文書データに
対する関連データファイルが未登録であった場合、すな
わち、関連チータフアイル情報５０３が全て０てあった
場合、新規に関連データの登録処理を開始する。登録の
際にはまず、文書データ６００内の登録データ６０１の
開始位置と終了位置をカーソルの移動、またはマウス等
のボインテインクデハイスにより指定する（ステップ１
０６．１０７）。ここで現在編集中の文書データ６００
に対して、まだ関連データは登録されていないので（ス
テップ１０Ｂ）、ステップ１０６，１０７により指定し
た位置に入るデータを特徴付けるための登録名６０２を
登録する（ステップ１１０）。以上の処理の結果、登録
名６０２、および登録データ６０１を含む関連データウ
ィンドウ６０３が新規に作成され、文書データ６００と
共に画面表示装置１１上に表示される（ステップ１１１
）。

関連データ登録コマンド起動時（ステップ１００）、既
に編集中の文書データに対して、関連データファイルか
登録されている場合（ステップ１０２）、登録済の関連
データを含む関連チータウイントウをあらかしめずへて
画面表示装置１１上に表示する（ステップ１０３，１０
４，１０５）。

また、ステップ１０６，１０７により指定された登録デ
ータの（，２置が既に登録済である場合（ステップ３０
８）、たとえば第７図に示す登録データ６０１が既ζこ
登録済である場合に、第８図に示すように同一位置の異
なる登録データ７０１を指定すると（ステップ１０６，
１０７）、ステップ１０３．１０４，１０５によって表
示されている関連データウィンドウ６０３の中に、登録
データ７０１が追加される（ステップ１０９）。

関連データ登録の終了時に、続けてデータの関連付けを
実行しない場合（ステップ１１２）、関連データファイ
ル１４の作成、編集を行う（ステップ１１３）。関連デ
ータファイル１４内には第７図に示すように、登録名６
０２．登録開始行位置６０４、登録開始桁位置６０５、
関連他ファイル名６０６．関連データインデックス６０
７．関連データ６０８．自ファイルデータ関連付は情報
６０９、他ファイルデータ関連付は情報６１０て構成さ
れる。データ関連付けを行う前は関連他ファイル名６０
６、自ファイルデータ関連付は情報６０９、他ファイル
データ関連付は情報６１０にはデータは格納されていな
い。

次に、第３図、第９図により、本実施例におけるデータ
関連付は方式を説明する。第９図に示すように、文書デ
ータ８００の編集を行っている隙に、登録データ８０１
と登録データ８０２の位置の関連データがそれぞれ複数
登録済であり、相互にデータの関連付けが可能である場
合（第９図の場合、関連データウィンドウ８０３内の関
連データ８０５．８０６と関連データウィンドウ８０７
内の関連データ８０９を関連付けることが可能である。

）、第３図に示すように、データ関連付はコマンドを起
動する（ステップ２００）。コマンドか起動されると、
まず新規に関連１寸はウィンドウ８１０を作成する（ス
テップ２０１）。次に関連データウィンドウ８０３．８
０７において、関連付けしたいデータを選択する（ステ
ップ２０２）。選択されたデータは関連付はウィンドウ
８１０内に表示されるデータが選択されると、データ関
連付は処理部２０により選択されたデータの関連データ
ファイルが読み込まれ（ステップ２０４）、そのデータ
に対する既に関連付けられたデータの有無をチエツクす
る。既に関連付けられているデータが存在する場合（ス
テップ２０５）　、そのデータを関連付はウィンドウ８
１０内に表示する（ステップ２０６）。データ関連付け
が終了すると（ステップ２０７）関連データファイル１
４内の関連データに関連付は情報を付加する（ステップ
２０８）。以下関連付は情報について説明する。

第９図において、関連データファイル８１１と関連デー
タファイル８１２内の関連データが関連付けられた場合
、関連データファイル８２２の関連他ファイル名６０６
として関連データファイル８１２のファイル名（第９図
においてはＫＡＮＲＥＮＯ２、ＤＡＴ）が格納される。

また、自ファイルデータ関連付は情報６０９には、同一
関連データファイル内の他の関連データと関連付けられ
た場合、その聞達データインデックスが格納される。

（第９図においては、関連データファイル８１２内の関
連データインデックスが０２と０３である関連データが
関連付けられるように、関連データインデックスが０２
である関連データの自ファイルデータ関連付は情報６０
９として０３が格納される）。他ファイルデータ関連付
は情報６１０には、関連他ファイル名に格納された関連
データファイル内にある関連付けられた関連データのイ
ンデックスが格納される。（第９図においては、関連デ
ータファイル８１１内のインデックス０１のデータが関
連データファイル８１２内のインデックス０１のデータ
と関連付け、関連データファイル８１１のインデックス
０２のデータと関連データファイル８１２のインデック
ス０２のデータを関連付けるため、関連データファイル
８１１のインデックス０１．０２の藺のファイルデータ
開運；１け情報の位置にそれぞれＯｌと０２が格納され
る）。

次に第４図、第６図、第１０図により、本発明における
文書呼び出し方式を説明する。第４図にはおいて、文書
呼び出しコマンドがＥ動された場合（ステップ３００）
、呼び出す文書名の指定（ステップ３０１）に従い、フ
ァイル管理処理部１５が文書管理ファイル】２から対応
する文書管理情報（一般情報５０２と関連データファイ
ル情報５０３）を読み込む（ステップ３０２）。一般情
報５０２を参照して文書データ５０５を先頭から順番に
読み込んでいく（ステップ３０３）か読み込んだデータ
は制御コート判定処理部１６によりチエツクされ、前述
した間塙データ登録コマンドにより登録された位置であ
ることを示す関連データ制御コートであった場合（ステ
ップ３０４）、対応する関連データファイル内の適当な
関連データへの置き換えを行う。以下、第６図による対
応する関連データファイルの検索方法、および第１０図
による関連データの決定方式について説明する。第６図
において文書ファイル１３を呼び出す場合、途中で関連
データ制御コート５０６を読み込む。ここで、関連デー
タ制御コート５０６はＣＩ、Ｃ２，Ｃ３のように重複し
ないインデフクス（ここでは１，２．３がインデックス
）が付けられている。制御コート判定処理部１６ζま、
このインデックスにより文書管理ファイル】２内の関連
データファイル情報５０３を基に対応する関連データフ
ァイル名を決定する。第６図においては、たとえばＣ３
という関連データ制御コートを読み込んだ場合には、関
連データファイル情報５０３の先頭から３＠目に格納さ
れている０５゛というデータを取得し、これより対応す
る関連データファイル名として”ＫＡＮＲＥＮＯ５，Ｄ
ＡＴ”を選択する。次に第１０図により文書データ呼び
出し時の関連データ決定方式について説明する。関連デ
ータファイル９０１，９０２，９０３がこれから呼び出
す文書データに登録されている場合、文書データを先頭
から読み込んでいくとまず最初に関連データファイル９
０１と対応した関連データ制御コートを読み込む（ステ
ップ３０５）。そこでこの関連データ制御コートの位置
には関連データファイル９０１内の先頭にある関連デー
タ（インデックス０１のデータ〉に決定する。さらに文
書データを読み込んでいくと次に開運データファイル９
０２に対応した関連データ制御コートを読み込む（ステ
ップ３０５）。ここで関連データファイル９０２内のイ
ンデックス０１の関連データは先に決定済の関連データ
ファイル９０１のインデックスＯ１のデータと関連付け
られているのて（ステップ３９６）、この制御コート位
置のデータをインデックス０】の関連データに決定する
。同様に関連データファイル９０３と対応する関連デー
タ制御コート位置のデータをインデックスｏ１のデータ
に決定する。上記方式で決定したデータは、置き換え可
能なデータであることを明確にするため、関連データ用
の表示属性（反転、ブリンク、色等）を付加する（ステ
ップ３０９）。文書データファイルより読み込んだデー
タおよび関連データは文書表示用バッファ２４に１ｌｌ
ｉ次格納してぃき（ステップ３１０）、文書データの読
み込みが終了した時点て（ステップ３１１）文書表示用
バッファ２４内のデータを画面表示装置】１に表示する
。

次に第５図、第１０図、第１１図により、本発明におけ
る関連データ選択方式について説明する。

第１０図において、文書データ９００を編集中にカーソ
ルを関連データ位置９０４に移動した場合（ステップ４
００）　、対応する関連データファイル９０１内の全て
の関連データを関連データウィンドウ９０５内に表示す
る（ステップ４０１．４０２）、ここで関連データウィ
ンドウ９０５内の任意のデータを選択することができる
（ステップ４０３）、ここでは関連データファイル９０
１内のインデックス０２のデータを選択した場合につい
て以下説明する。第１１図の文書データ１０００に示す
ように選択された関連データ１００２が対応する位置に
表示される。選択した関連データ１００２は、関連デー
タファイル９０２内の関連データ１００３と関連付けら
れている。さらに間連データ１００３は同一の関連デー
タファイル９０２内の関連データ１００４と関連付けら
れている（ステップ４０５．４０６）。そこて関連デー
タ１００３と１００４を関連データウィンドウ１００１
を新規に作成し、（ステップ４０７，４０８）どちらか
の関連データを選択可能な状態にする。選択したデータ
は文書データ１０００の対応する位置に表示される。こ
こでは関連データ１００３を選択した場合を示す。関連
データ１００３はさらに関連データファイル９０３内の
関連データ１００５に関連付けられている。関連データ
１００５は同一関連データファイル９０３内で他の関連
データに関連付けられていないので一意に決定され文書
データ１０００に表示される（ステップ４０９）。

以上が本発明の基本的処理を行う場合の１実施例の説明
であるが、以下本発明を応用した場合の他の実施例を説
明する。

まず、本発明を計算機より取得した日付は情報と組み合
せた場合の実施例を第１２図により説明する。第１２図
に示すように、文書データ１１００内に日付はデータ１
１０３おより日付は二二関連付けられたデータ（時候の
あいさつ１１０４）が存在する場合、文書データ１１０
０を呼び出す際に、計算機１１０１より日付は情報１１
０２を取得し、それを文書表示用のフォーマットである
日付はデータ１１０３に変換する。また、あらかしめ日
付は情報１１０２の゛月゛のデータと関連付けた関連デ
ータファイル１１０４を作成しておく。

以上により、文書データ１１００を呼び出すと自動的に
日付はデータ１１０３とそれに対応する時候のあいさつ
が設定された状態にすることが可能である。

さらに他の実施例として、関連データの選択により、対
応する文書データを自動的に呼び出す方式について第６
図、第１３図により説明する。第１３図（ａ）に示すよ
うに、文書データ１２００を編集中に関連データを登録
しである位置１２０１にカーソルを移動した場合、対応
する関連データを含む関連データウィンドウが表示され
る（第５図ステップ４００〜４０２）。ここで第６図に
示すように関連データファイル５０７は異なる文書デー
タファイルで共有可能である（第６図においてはＫＡＮ
ＲＥＮＯ１，ＤＡＴが２つの文書データファイルによっ
て共有されている）。第１３図（ａ）、（ｂ）では文書
データファイル１２００と１２０３により一個の関連デ
ータファイルを共有しており、関連データ１２０４は現
在ｇ集中の文書データ１２００に使用するものであり、
関連データ１２０５は第１３図（ｂ）に示す他の文書デ
ータ１２０３て使用するものであるとする。ここで、各
関連データ中に使用される文書データを識別するための
情報を格納しておくことにより、文書データ１２００Ｗ
集時に関連データウィンドウ１２０２内の関連データ】
２０５を選択した場合、自動的に関連データ１２０５を
使用する文書データ１２０３を呼び出し、選択した関連
データを対応する位置に表示した態様で編集処理を開始
することが可能である。

〔発明の効果〕

本発明によれば、以上述へたように、編集する文書ファ
イルの指定箇所を置き換えるためのデータを複数持つこ
とかできるので、その中のデータを選択することにより
、容易に文書を編集することができる。

また、文書ファイルの複数の箇所にそれぞれ複数の置き
換え用データを登録した際に、それらのデータを関連付
けしておくことができるので、１個の置き換え用データ
の選択操作により他の箇所のデータを関連付けされたデ
ータに自動的に置き換えることができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例を示す全体構成ブロック図、
第２図、第３図、第４図、第５図は本発明の一実施例を
示すフローチャート、第６図はファイルのデータ構成図
、第７図、第８図、第９図。 第１０図、第１１図、第１２図、第１３図は実施例の操
作時における表示画面上に表示される文書データおよび
関連データの状態を示す説明図である。 １０：データ置換処理部、１１：画面表示装置、１２：
文書管理ファイル、１３；文書データファイル、 １４：間違データファイル 纂 閉 第 乙 図 弗 図 第 図 畢 図 第 Ｏ 図 第 圀 第 凹 第 図 第 図 （θ）

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、文書データと、当該文書データと関連し、当該文書
   データの一部を置換する置換用データを備え、前記文書
   データの予め定めた指定箇所を対応する前記置換用デー
   タと置き換え可能とすることを特徴とする文書データの
   編集方法。 ２、請求項１記載の文書編集方法において、文書データ
   の任意の一つの指定箇所に対し、複数の置換用データを
   登録可能とし、当該複数の置換データの任意の一つの置
   換用データを選択し、当該選択した置換データで前記指
   定箇所のデータを書き換え可能とすることを特徴とする
   文書データの編集方法。 ３、請求項１記載の文書編集方法において、文書データ
   の複数箇所を置換用データとの置き換え可能な位置とし
   て指定し、それぞれの位置に対応して予め登録した置換
   用データを相互に関連付けて置くことにより、前記文書
   データ中の一箇所のデータを置換用データに置き換えた
   際に、他の箇所のデータを関連付けられている置換用デ
   ータに自動的に置き換えることを特徴とする文書編集方
   法。 ４、請求項１記載の文書編集方法において、置換用デー
   タを複数の異なる文書データによって共有し、現在編集
   中の文書データに対して行った置換用データ相互の関連
   付けを、他の文書データ編集時にも利用可能とすること
   を特徴とする文書編集方法。 ５、請求項１記載の文書編集方法において、対応する文
   書データが未作成の状態において、置換用データの登録
   、関連付け等の編集を可能とすることを特徴とする文書
   編集方法。 ６、請求項１記載の文書編集方法において、置換用デー
   タの登録、関連付け等の編集を行う際に、文書データ中
   の異なる位置に対応した置換用データを、それぞれ異な
   るウィンドウに表示することを特徴とする文書編集方法
   。 ７、請求項１記載の文書編集方法において、置換用デー
   タを特定の文書データに関連付けておくことにより、任
   意の文書データ編集中に、当該置換用データを選択し、
   関連付けられている文書データを呼び出すことを可能と
   する文書編集方法。 ８、請求項１記載の文書編集方法において、置換用デー
   タを日付け等の計算機によって自動的に決定可能なデー
   タとして登録しておくことにより、文書データ呼び出し
   時に、決定された置換用データを自動的に文書データ中
   に組み入れることを特徴とする文書編集方法。 ９、文書データと、当該文書データを構成する任意の文
   字列に対応して予め定めた複数の選択可能な置換用文字
   列データとを備え、前記文書データの任意の文字列を、
   選択した任意の置換用文字データで置換可能とした文書
   データの編集方法。 １０、文書データと、当該文書データを構成する任意の
   異なった文字列の各々に対応して予め定めた１つ以上の
   選択可能な置換用文字列データを備えると共に、前記異
   なった文字列に対する置換用データの任意の１つを相互
   に関係を持たせ、前記文書データの任意の文字列に対す
   る任意の置換用データの選択により、異なった文字列に
   対する置換用データが前記相互の関係に基づいて置換可
   能とした文書データの編集方法。 １１、作成される文書データと、当該文書データを構成
   する任意の文字列に対応して予め定めた複数の選択可能
   な置換用文字列データとを記憶し、前記文書データの任
   意の文字列を、選択した前記任意の置換用文字列データ
   で置換可能とした文書データの編集方法。 １２、文書データを記憶する文書データ記憶部と、当該
   文書データと関連し、当該文書データの一部を置換する
   置換用データを記憶する置換用データ記憶部と、前記文
   書データの予め定めた指定箇所を対応する前記置換用デ
   ータと置き換え処理するデータ置換処理手段とを具備し
   てなる文書データの編集装置。 １３、置換用データ記憶部は、文書データの任意の一つ
   指定箇所に対し、複数の置換用データを登録可能で、デ
   ータ置換処理手段は、前記複数の置換用データの任意の
   一つの置換用データを選択し、当該選択した置換用デー
   タで前記指定箇所のデータを置換することを特徴とする
   請求項１２記載の文書データの編集装置。 １４、文書データの複数箇所を置換用データとの書き換
   え可能な位置として指定可能とし、置換用データ記憶部
   は、前記複数の各箇所に対応して置換用データを記憶す
   ると共に、任意のデータ間の相互の関連付け情報を記憶
   し、データ置換処理手段は、前記文書データの一箇所の
   データを対応する置換用データに書き換えた際に、他の
   箇所のデータを関連づけられている置換用データに自動
   的に置き換えることを特徴とする請求項１２記載の文書
   データの編集装置。 １５、置換用データ記憶部の置換用データを複数の異な
   った文書データによって共有したことを特徴とする請求
   項１２記載の文書データの編集装置。 １６、作成した文書データを記憶する文書データ記憶部
   と、当該文書データを構成する任意の文字列に対応して
   、予め定めた複数の選択可能な置換用文字列データを記
   憶する置換用データ記憶部と、前記任意の文字列を、選
   択した任意の置換用文字列データで置換処理するデータ
   置換処理手段とを具備して成る文書データの編集装置。 １７、作成した文書データを記憶する文書データ記憶部
   と、当該文書データを構成する任意の異なった文字列の
   各々に対応して予め定めた１つ以上の選択可能な置換用
   文字列データを相互に関連を持たせて記憶する置換用文
   字列データ記憶部と、前記文書データの任意の文字列に
   対する任意の置換用データの選択により、異なった文字
   列に対する置換用データを前記相互の関係に基づいて置
   換処理するデータ置換処理手段とを具備して成る文書デ
   ータの編集装置。