JPH04260263A - 文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、各種文書の作成、編集
ならびに送信が可能な文書処理装置に関するものである
。

【０００２】

【従来の技術】従来より、文書処理装置で作成した文書
等を遠隔地に送信したい場合、一般的には、作成文書を
一旦印刷出力し、これをファクシミリ装置により画像送
信することが行われている。

【０００３】ところが最近では、モデム等の低廉化に伴
って、文書処理装置で作成した文書を印刷することなく
、直接電話回線を経由して遠隔地のファクシミリ装置に
送信できる通信機能を備えた文書処理装置が出現してい
る。

【０００４】この様な文書処理装置では、所望の文書を
ファクシミリ画像に変換して、送信相手の電話番号（Ｆ
ＡＸ番号）を入力したり、あるいは電子電話帳等に登録
した相手先リストから送信相手を選択することによりダ
イヤル発信を行ない送信していた。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来装置においては、例えば複数の送信先に共通の文書を
送信するために、送信先毎に送信文書中の宛名や宛先だ
けを変更する必要がある場合には、その都度、文書の一
部を変更／編集してから送信しなければならず、操作が
煩雑であるという問題があった。

【０００６】また、このような場合には、送信先毎に文
書の変更／編集をすることだけでなく、各相手先の電話
番号（ＦＡＸ番号）を繰り返し指示することになるので
、さらに操作が煩雑になるため、誤操作を招き易く、最
悪の場合には、所望の相手先に他の文書を誤って送信し
てしまう問題も生じる。

【０００７】本発明は、作成、編集した文書に、適正な
宛名書き等を付して容易かつ確実に送信することができ
る文書処理装置を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明は、各種文書の作
成および編集を行う文書処理装置において、少なくとも
文書の作成、編集用のデータを入力する入力手段と、該
入力手段により作成、編集した文書を記憶する第１記憶
手段と、１つ以上のフィールドから構成したレコード形
式のデータ群を記憶する第２記憶手段と、送信時に、前
記第２記憶手段に記憶してある任意のレコードを選択す
る選択手段と、前記第１記憶手段に記憶してある文書中
のマージ指示コマンドを検出する検出手段と、前記マー
ジ指示コマンドに基いて、前記選択されたレコードの所
定フィールドのデータを挿入して送信文書を生成する送
信文書生成手段と、前記レコード内の所定フィールドか
ら相手局識別番号を読み出し自動的にダイヤル発信して
送信を行う送信制御手段とを有することを特徴とする。 なお、上記文書とは、本発明においては、通常の文章を
主体とするものだけではなく、線図や多階調画像等を主
体とするものをも含むこととする。

【０００９】以上の構成において、送信する文書の一部
を相手先に応じて変更する場合には、文書を作成する際
、宛名、宛先等の変更部分には、マージ指示のみを入力
しておく。そして、その文書の送信時には、相手先をメ
ールリストデータ等のレコード選択により指示し、可変
部分は指定されたレコード内のデータ群を挿入すること
により作成し、ダイヤル発信に用いる電話番号（ＦＡＸ
番号）は、前記同一のレコード内のデータ群中から読み
出して送信を行う。

【００１０】

【実施例】図１は、本発明の一実施例における通信機能
付き文書処理装置の構成を示すブロック図であり、図２
は、同装置の外観を示す斜視図である。

【００１１】キーボード１は、各種入力キー群を有し、
文書等の入力を行うものである。

【００１２】表示部２は、キーボード１からの入力文書
等を表示するものであり、本実施例では液晶表示器（Ｌ
ＣＤ）を用いている。

【００１３】プリンタ３は、文書を記録紙上に印刷する
ものであり、本実施例ではインクジェットプリンタを用
いている。

【００１４】フレキシブルディスクドライブ（以下、Ｆ
ＤＤという）４は、入力作成した文書やメールリストデ
ータ等のデータを記憶するものである。

【００１５】ファクシミリ通信部５は、モデム、ＮＣＵ
等により構成され、相手ファクシミリ装置に対し、画像
データの送信を行うものである。

【００１６】ＲＯＭ１１は、ＣＰＵ１０が動作するため
の各種プログラムを格納したものであり、ＲＡＭ１２は
、ＣＰＵ１０のワークエリア等として用いられるととも
に、後述するメールリストデータや文書データ等の格納
用に使用される。

【００１７】上記各ユニットは、ＣＰＵバス１３等を介
してＣＰＵ１０に接続されており、装置の電源投入後の
リセット動作により、ＣＰＵ１０はＣＰＵバス１３を通
じてＲＯＭ１１に格納してあるマイクロプログラムを読
み出し、それに従ってプログラムを実行し、必要があれ
ば表示器２に入力文字／文書等を表示したり、プリンタ
３を動作制御し、所望の文字／文書等を印刷したり、Ｆ
ＤＤ４から予め作成、編集した文書やメールリストデー
タをＲＡＭ１２に読み出したり、変更、編集した文書等
をＦＤＤ４に記憶したりして、装置全体の制御を行なっ
ている。

【００１８】図３は、本実施例における制御系の構成を
示すブロック図である。

【００１９】入力部２１は、前述のキーボード１等の操
作状態を管理および制御するものであり、制御部２０が
入力された文字等を獲得できる様に動作する。

【００２０】表示部２２は、入力部２１からの入力文字
等を前述の表示器２に表示するもので、制御部２０から
の情報により表示制御を行なう。

【００２１】印字部２３は、前述のプリンタ３が文書等
を印刷する動作を制御するもので、制御部２０からの要
求に応じて動作する。

【００２２】制御部２０は、前記入力部２１、表示部２
２、印字部２３、ＦＤＤ４等を制御して所望の文書、メ
ールリストデータ等の入力、編集、印刷、出力、記憶保
存およびＦＡＸ送信等を行なう。

【００２３】変換部２４は、後述する生成部２８で生成
される所望の文書をファクシミリ画像データに変換する
もので、本実施例では、印字用のフォントデータをファ
クシミリ装置に送信すべきドット密度に変換し、ファク
シミリのＧ３回線に送出すべく符号化（例えば、ＭＨコ
ード化）を行なう様になっている。

【００２４】通信部２５は、変換部２４で生成した符号
化画像データを、上記ファクシミリ通信部５より所望の
ファクシミリ装置に送信するために、ファクシミリの伝
送手順に従って通信制御を行うものであり、制御部２０
から相手局識別番号（ＦＡＸ番号または電話番号）が指
示されて送信制御を行なうようになっている。

【００２５】メモリ２６は、入力部２１から入力される
文書、もしくはＦＤＤ４に保存記憶してある文書を読み
出して記憶し、編集作業等に用いるための文書データメ
モリであり、制御部２０によって読み書きを行うととも
に、生成部２８が必要とするデータを読み出せるように
してある。

【００２６】メモリ２７は、入力部２１から入力される
文字／記号等、もしくはＦＤＤ４に保存記憶してあるデ
ータを読み出して、メールリストデータの記憶、編集を
行なうメールリストデータメモリであり、制御部２０に
よって読み書きを行うとともに、生成部２８が必要とす
るデータを読み出せるようにしてある。

【００２７】これら各メモリ２６、２７は、上記ＲＡＭ
１２内の所定領域に構成される。

【００２８】生成部２８は、制御部２０からの送信文書
生成指示により、文書データメモリ２６からデータを読
み出し、送信文書を生成するものである。特に、この生
成部２８では、文書データメモリ２６から読み出したデ
ータがメールマージコマンドである場合には、そのコマ
ンドで指示されるフィールドデータをメールリストデー
タメモリ２７から読み出し、送信文書中の上記コマンド
で指示される位置に挿入して送信文書を生成する処理を
行う。

【００２９】次に、図４は、メールリストデータの構成
を示す模式図である。

【００３０】本実施例におけるメールリストデータは、
複数のレコードで構成され、さらに各レコードは、複数
のフィールドにより構成されている。

【００３１】そして、各フィールドは、入力されるべき
項目が予め決めてあり、例えば第１フィールドは性別、
第２フィールドはファーストネーム、第３フィールドは
ミドルネーム、第４フィールドはラストネーム、以下同
様にして最終第１１フィールドはＦＡＸ番号というよう
に、各データを入力するようになっている。

【００３２】このような構成の各レコードは、各送信相
手に付き１つずつ対応するようになっている。

【００３３】次に、上記構成における文書の送信時の動
作について説明する。

【００３４】先ず、送信に先立ち、操作者は、キーボー
ド１から所望の文書を入力したり、予め作成しておいた
文書をＦＤＤ４から呼び出す指示を行なうことにより、
送信すべき文書データを作成する。そして、この作成し
た文書データは、ＲＡＭ１２のＴＸ領域（上記メモリ２
６）に記憶される。

【００３５】この時、文章中には、所望のメールリスト
データを挿入するためのメールマージコマンドを入力す
る。

【００３６】図５は、文書データの具体例を示す模式図
である。

【００３７】図５において、各メールマージコマンド〔
Ｍ１〕〜〔Ｍ１０〕は、メールリストデータの挿入位置
を示し、また、Ｍに続く番号はレコード内の挿入すべき
フィールド番号を示している。このメールマージコマン
ドは、キーボード１からの所定の操作で入力指示できる
。

【００３８】そして、操作者が送信先を選択すべく、そ
の送信相手に応じたメールリストデータのレコードを指
示する。なお、ここでは図４で説明した第１レコードが
選択され、図５に示す文書データを送信する場合につい
て説明する。

【００３９】図６は、上記構成における文書の送信動作
を示すフローチャートである。

【００４０】この図６に示す送信動作は、前記レコード
選択指示により開始される。

【００４１】先ず、選択されたレコードをＲＡＭ１２も
しくはＦＤＤ４から読み出して、ＲＡＭ１２のＭＬ領域
（上記メモリ２７）に格納記憶する（Ｓ１）。

【００４２】そして、前記ＴＸ領域に記憶してある文書
データを読み出し、そのデータがメールリストデータか
らのマージ指定データであるかどうかを判定し（Ｓ２）
、マージ指定データでなければ、ＲＡＭ１２に設けてあ
る行バッファ領域に格納する（Ｓ３）。

【００４３】また、Ｓ２においてマージ指定データであ
る場合には、指定されたフィールド番号に対応するデー
タ列を前記ＭＬ領域から読み出し、前記行バッファに格
納する（Ｓ４）。

【００４４】そして、Ｓ３およびＳ４で生成した行バッ
ファ内のデータが所定行量に達したかどうかを判定する
（Ｓ５）。

【００４５】例えば１行のバッファである場合、行バッ
ファに格納するデータが改行コードであったり、行バッ
ファ内の文字データ等における幅の総和が予め設定され
ている送信記録幅に達したことを検知したときに、行終
了であると判定する。

【００４６】次に、このＳ５の判定で行終了でなければ
、上述のＳ２〜Ｓ４を繰り返し実行する。

【００４７】そして、行終了を検出すると、行バッファ
内の文書データをファクシミリ装置に送信できるよう、
本実施例では行バッファ内の文字データに応じてＲＯＭ
１１内のキャラクタジェネレータ（ＣＧ）からフォント
データを読み出し、ＲＡＭ１２に展開して、ファクシミ
リ画像のドット密度に変換し、圧縮コード（ＭＨコード
等）を生成し、ＲＡＭ１２もしくはＦＤＤ４に記憶して
おく（Ｓ６）。

【００４８】このようにして、行バッファのデータを送
信画像データに変換し終ると、前記ＴＸ領域内の文書を
、全て送信画像に変換したかどうかを判定し（Ｓ７）、
未完了であれば、上述のＳ２〜Ｓ７を繰り返し実行する
。

【００４９】そして完了すると、前記ＭＬ領域から相手
局の識別番号データである第１１フィールドを読み出す
（Ｓ８）。

【００５０】本実施例では、第１レコードが選択されて
いるので、相手局識別番号データは「５３８−２９１７
」である。

【００５１】そして、このデータをファクシミリ通信部
５に伝送する。ファクシミリ通信部５は、その指示に従
い、ＮＣＵを介してダイヤル発信を行ない、所定の伝送
プロトコルを経て、上述のＳ６で生成した送信画像デー
タを送信する（Ｓ９）。

【００５２】以上のように、Ｓ１〜Ｓ９の動作を行なう
ことにより、図４に示した第１レコドの相手のファクシ
ミリ装置には、図７に示すような文書（画像）を送信す
ることができる。

【００５３】以上のように、本実施例によれば、送信す
べき文書中の宛名、宛先等を相手先に応じて変更する場
合にも、基礎となる文書の変更、編集をせずにすみ、所
望の相手に所望の文書を送信することができる。

【００５４】なお、本実施例の説明では、第１レコード
を選択した場合について述べたが、第２レコード、他の
レコードを選択した場合にも、同様にして所望の宛名、
宛先を組込んだ文書を所望の相手先に送信できるのは勿
論である。

【００５５】また、上述のＳ６における送信文書の画像
生成は、上記実施例で説明した方式に限らず、所望の文
書文字等を画像に変換することが出来れば良いことは勿
論である。

【００５６】次に、図８は、第２実施例として、複数の
相手先に同報送信する動作について説明するフローチャ
ートである。

【００５７】この第２実施例は、操作者が任意でフィー
ルド番号と文字列とを指示することにより、該当するフ
ィールド中に該当する文字列があるレコードを選択して
送信を行うようにしたものであり、例えば、第５フィー
ルドと文字列“Ｐｒｅｓｉｄｅｎｔ”が選択指示された
場合を例に説明する。

【００５８】なお、この第２実施例におけるハードウェ
アの構成は、前述した第１実施例と同一である。また、
図８に示したプログラムはＲＯＭ１１に格納してあり、
必要に応じて読み出し実行される。一方、メールリスト
データおよび文書データの構成は前述の第１実施例と同
一であるが、ＲＡＭ１２上には、レコードの選択するた
めのフィールド番号とキーワードとする文字列データを
記憶しておく領域を設けたことが相違点である。

【００５９】図９は、このようなレコード選択のための
フィールド番号とキーワードの設定動作を示すフローチ
ャートである。

【００６０】先ず、送信に先立ち、操作者は、キーボー
ド１からの入力やＦＤＤ４からの呼び出しにより得られ
た文書データを、ＲＡＭ１２上のＴＸ領域に記憶させる
（Ｓ５０）。なお、この動作は、上記第１実施例と共通
である。

【００６１】そして、送信相手を選択すべきキーワード
を検索するフィールド番号を入力して、そのフィールド
番号をＲＡＭ１２に記憶し（Ｓ５１）、次いで、前記キ
ーワードにすべき文字列データを入力し、その文字列を
ＲＡＭ１２に記憶する（Ｓ５２）。このようにして上述
した第５フィールドと文字列“Ｐｒｅｓｉｄｅｎｔ”が
設定される。

【００６２】そして、以上の設定が完了した後、所定の
スタート操作により、図８に示す送信動作が実行される
。

【００６３】この送信時には、先ずＳ２０で、ＲＡＭ１
２もしくはＦＤＤ４にあるメールリストデータから１レ
コードを読み出してＲＡＭ１２のＭＬ領域に格納し、前
記指定に該当するレコードであるかどうかを判定すべく
、第５フィールドのデータが文字列“Ｐｒｅｓｉｄｅｎ
ｔ”であるかどうかを判定する（Ｓ２１）。

【００６４】そして、該当するレコードでない場合には
、Ｓ３０へスキップして前記メールリストデータに次の
レコードが存在するかどうかを判定し、存在すればＳ２
０へ戻り、存在しなければ送信処理を終了する。

【００６５】また、Ｓ２１で該当するレコードである場
合には、Ｓ２２以降で、このレコードを送信の対象とし
て処理を行う。例えば図４に示すように、第１レコード
は、第５フィールドが“Ｐｒｅｓｉｄｅｎｔ”であるの
で、まず第１レコードが送信の対象となる。

【００６６】以下、Ｓ２２〜Ｓ２７は、指定された相手
先に送る送信文書を作成する処理であり、まず、ＲＡＭ
１２のＴＸ領域に記憶してある文書データを読み出して
、そのデータがメールリストデータからのマージ指定デ
ータであるかどうかを判定し（Ｓ２２）、マージ指定デ
ータでなければ、ＲＡＭ１２に設けてある行バッファ領
域に格納し（Ｓ２３）、マージ指定データである場合に
は、指定されたフィールド番号に応じたデータ列をＭＬ
領域から読み出し、前記行バッファに格納する（Ｓ２４
）。

【００６７】そして、Ｓ２３およびＳ２４で生成した行
バッファが所定行量に達したかどうかを判定して行終了
を監視する（Ｓ２５）。なお、この判定方法は、上記実
施例と同様である。

【００６８】そして、行終了でなければ、上述のＳ２２
〜Ｓ２５を繰り返し、行終了であれば、行バッファ内の
文書データを相手ファクシミリ装置に送信できるよう、
行バッファ内の文字データに応じてＲＯＭ１１のＣＧ領
域からフォントデータを読み出し、ＲＡＭ１２に展開し
てからファクシミリ画像のドット密度に変換し、圧縮コ
ードを生成して、ＲＡＭ１２もしくはＦＤＤ４に記憶し
ておく（Ｓ２６）。

【００６９】そして、行バッファ内のデータを送信画像
データに変換し終わると、ＴＸ領域内の文書を全て送信
画像に変換したかどうか判定して（Ｓ２７）、未完了で
あれば上述のＳ２２〜Ｓ２７を繰り返し実行し、全文書
の変換が完了すると、ＲＡＭ１２のＭＬ領域の相手局識
別番号データとした第１１フィールドからデータ列を読
み出す（Ｓ２８）。

【００７０】即ち本実施例においては、このとき第１レ
コードが選択されているので、読み出すデータは「５３
８−２９１７」となる。そして、前記データをファクシ
ミリ通信部５に伝送すると、ファクシミリ通信部５は、
その指示に従いＮＣＵを介してダイヤル発信し、所定の
伝送プロトコルを経て、上記Ｓ２６で生成した送信画像
データを送信する（Ｓ２９）。

【００７１】送信が終了すると、送信処理の終了判定を
行なう（Ｓ３０）。そして、メールリストデータに残り
レコードがある場合、Ｓ２０に戻り以下のレコードを読
み出す。

【００７２】このような動作を繰り返し、第２レコード
および第３レコードの第５フィールドが文字列“Ｐｒｅ
ｓｉｄｅｎｔ”ではないので、これらのレコードは送信
対象外となり、その後、Ｓ２０に戻って第４レコードを
読み出す。そして、この第４レコードの第５フィールド
は、文字列“Ｐｒｅｓｉｄｅｎｔ”であるので（Ｓ２１
）、送信の対象となり、前述した第１レコードと同様に
して、Ｓ２２〜Ｓ２７で文書データにフィールドデータ
を挿入しながら、送信画像データを生成し、Ｓ２８で第
４レコードの第１１フィールドのデータ「２３４−５６
９７」を読み出してファクシミリ通信部５に伝送する。 ファクシミリ通信部５は、その指示に従いＮＣＵを介し
てダイヤル発信し、所定のプロトコルを経て前記送信画
像データを送信する（Ｓ２９）。

【００７３】以上のように、この第２実施例においては
、Ｓ２０で読み出したレコードが送信の対象であれば、
必要に応じてレコード中のフィールドデータを挿入しな
がら、送信画像データを生成して、所望の送信相手にダ
イヤル発信を行ない、自動送信する動作を、メールリス
トデータが終了するまで繰り返し、送信処理を終了する
。

【００７４】次に、図１０は、上記第２実施例に、送信
エラー処理を付加した第３実施例の動作を示すフローチ
ャートである。

【００７５】上述した第２実施例において、Ｓ２８のダ
イヤル発信により所望の相手に文書を送信すべく、相手
のファクシミリ装置を呼び出すわけであるが、相手が受
信中または送信中であると、回線がビジーとなり接続で
きない。

【００７６】また、回線が接続できて、上述のＳ２９で
送信を開始しても、回線の具合や相手機の記録紙切れ等
により送信を完了できないときがある。

【００７７】そこで、送信エラー発生時のエラー処理を
備えた送信動作について以下に説明する。

【００７８】なお、ハードウェアの構成は前述の実施例
と同一であり、図１０に示したプログラムがＲＯＭ１１
に格納してあり、必要に応じて読み出し実行される。ま
た、メールリストデータおよび文書データの構造は前述
の実施例と同じであるが、ＲＡＭ１２上に送信エラー検
出時のレコード番号を記憶しておく領域（以下、ＥＬ領
域という）を設けてあることが相違する点である。

【００７９】先ず、送信に先立ち、操作者は、キーボー
ド１からの入力やＦＤＤ４からの呼び出しにより得られ
た文書データをＲＡＭ１２上のＴＸ領域に記憶する。

【００８０】そして、メールリストデータ中から所望の
送信相手に応じたレコードを選択するため、フィールド
番号と文字列データを設定した後、送信開始を指示する
。以上の処理は、上記図９に示す手順で実行される。

【００８１】つまり、本実施例においても、操作者が任
意でフィールド番号と文字列とを指示することにより、
該当するフィールド中に該当する文字列があるレコード
を選択して送信を行うものであり、例えば、第５フィー
ルドと文字列“Ｍｇｒ”が選択指示された場合を例に説
明する。

【００８２】送信時には、先ず、ＲＡＭ１２もしくはＦ
ＤＤ４にあるメールリストデータから１レコードを読み
出し、ＲＡＭ１２のＭＬ領域に格納する（Ｓ３０ａ）。 そして、第５フィールドのデータが文字列“Ｍｇｒ”で
あるかどうかを判定する（Ｓ３１）。

【００８３】例えば第１レコードは該当しないので、Ｓ
４２に進んだ後、再度Ｓ３０ａにもどり第２レコードを
読み出す。

【００８４】この第２レコードの第５フィールドは“Ｍ
ｇｒ”であるので、該当レコードであると判定し（Ｓ３
１）、Ｓ３２〜Ｓ３７で、前述の第２実施例のＳ２２〜
Ｓ２７と同様に、指定された相手先に送る送信文書を生
成する。

【００８５】まず、前記ＴＸ領域に記憶してある文書デ
ータを読み出し（Ｓ３２）、マージ指定データでなけれ
ば、そのデータをＲＡＭ１２に設けてある行バッファ領
域に格納し（Ｓ３３）、マージ指定データである場合に
は、指定されたフィールド番号に応じてＭＬ領域からデ
ータ列を読み出し、前記行バッファに格納する（Ｓ３４
）。

【００８６】そして、行バッファが所定行量に達したか
どうかを判定し、行終了を監視する（Ｓ３５）。なお、
この判定方法は、上記実施例と同様である。

【００８７】次に、行終了でなければ、上記Ｓ３２〜Ｓ
３５を繰り返し実行する。また、行終了を検知すると、
前記行バッファ内に生成した文書データをファクシミリ
装置に送信すべく送信画像データに変換する（Ｓ３６）
。

【００８８】例えば、行バッファ内の文字データに応じ
てＲＯＭ１１のＣＧ領域からフォントデータを読み出し
、ＲＡＭ１２に展開してからファクシミリ画像のドット
密度に変換し、圧縮コードを生成してＲＡＭ１２もしく
はＦＤＤ４に記憶する。

【００８９】そして、行バッファ内のデータを送信画像
データに変換し終わると、前記ＴＸ領域内の文書を全て
送信画像に変換したかどうかを判定し（Ｓ３７）、未完
了であれば、上述のＳ３２〜Ｓ３７を繰り返し実行し、
全文書の変換を完了すると、前記ＭＬ領域内の第１１フ
ィールドのデータ列を相手局識別番号データとして読み
出し、そのデータをファクシミリ通信部５に伝送し、Ｎ
ＣＵを介してダイヤル発信する（Ｓ３８）。例えば第２
レコードが選択されている場合、「１７９−０２０８」
でダイヤル発信を行う。

【００９０】そして、このダイヤル発信によって回線が
接続されたかどうか判定し（Ｓ３９）、回線が接続され
ていれば、送信画像データの送信を開始する（Ｓ４０）
。その後、送信エラーがなければ（Ｓ４１）、第３レコ
ードを処理すべく上記Ｓ３０ａに戻る（Ｓ４２）。

【００９１】また、Ｓ３９で回線接線ができないとき、
またはＳ４１で送信エラーを検知したときには、送信で
きなかったレコード番号を未送信レコード番号としてＲ
ＡＭ１２の前記ＥＬ領域に記憶し（Ｓ４３）、かつ送信
画像データをＲＡＭ１２もしくはＦＤＤ４から消去して
（Ｓ４４）、メモリ等を高率よく利用できるようにして
おき、次レコードがあれば（Ｓ４２）、上記Ｓ３０ａに
戻り、必要に応じてＳ３２〜Ｓ４４の処理を実行する。

【００９２】そして、メールリストデータ中のレコード
が終了すると（Ｓ４２）、前記ＥＬ領域を参照して、前
記Ｓ３９およびＳ４１における送信不調により、Ｓ４３
で未送信レコード番号を記憶したかどうかを判定し（Ｓ
４５）、未送信レコードが存在する場合には、そのレコ
ードを読み出して、前記ＭＬ領域に格納するとともに（
Ｓ４６）、このレコード番号を前記ＥＬ領域から消去し
て、送信画像データを再び生成し（Ｓ３２〜Ｓ３７）、
Ｓ４０で送信完了するまでＳ３２〜Ｓ３９を繰り返し実
行する。そして、全ての送信を完了すると、送信処理を
終了する。

【００９３】以上説明したように、回線ビジーや回線の
状態が悪いために、送信ができなかった場合にも、その
レコード番号を記憶しておき、後に再度送信を試行する
ようにして、所望の相手に所望の文書を正確に送信する
ことができる。

【００９４】図１１は、本発明の第４実施例における送
信前の設定動作を示すフローチャートである。

【００９５】上述の各実施例では、メールリストデータ
中の各レコードの相手局識別番号データが第１１フィー
ルドに格納されていることを前提に説明した。

【００９６】しかし、メールリストデータ中の各フィー
ルドの意味や目的は本装置を使用する操作者によって異
なるときがある。

【００９７】例えば、図４に示すメールリストデータの
各レコードに電話番号を記憶しておくフィールドを設け
たい場合、電話番号を第１１フィールドにして、ファク
シミリ電話を第１２フィールドにすることができる。

【００９８】そこで、この第４実施例は、送信時にダイ
ヤル発信すべきファクシミリ番号（相手局識別番号）の
参照フィールドを操作者が任意で指定できるようにした
ものである。

【００９９】なお、ハードウエアの構成は前述の実施例
と同一であり、図１１に示したプログラムがＲＯＭ１１
に格納され、必要に応じて読み出し、実行できるように
してある。また、メールリストデータおよび文書データ
の構造は前述の第２および第３実施例と同一であり、Ｒ
ＡＭ１２上にレコードの選択するためのフィールド番号
とキーワード（文字列データ）を記憶する点は共通であ
るが、さらにダイヤル発信時に参照すべきフィールド番
号を記憶しておく領域を設けたことが相違している。

【０１００】先ず送信に先立ち、操作者は、キーボード
１からの入力やＦＤＤ４から呼び出しにより得た文書デ
ータをＲＡＭ１２のＴＸ領域に記憶する（Ｓ６０）。

【０１０１】そして、送信相手を選択すべき、キーワー
ドを検索するフィールド番号を入力して、そのフィール
ド番号をＲＡＭ１２に記憶しておく（Ｓ６１）。

【０１０２】次に、前記キーワードにすべき文字列デー
タを入力し、その文字列をＲＡＭ１２に記憶する（Ｓ６
２）。

【０１０３】なお、以上のＳ６０〜Ｓ６２における処理
は、上記第２および第３実施例（図９）と共通である。

【０１０４】そして、次に送信時にダイヤル発信を行う
ためのファクシミリ番号（相手局識別番号）を参照すべ
きフィールド番号を入力し、その番号をＲＡＭ１２に記
憶しておく（Ｓ６３）。そして、前述した送信処理を行
なう（Ｓ６４）。

【０１０５】この送信動作を第２実施例（図８）に適用
する場合、上記Ｓ２１における該当レコード判定処理は
、Ｓ６２で指定された文字列データがＳ６１で指定され
たフィールドに有るかどうかを判定するようにし、上記
Ｓ２８におけるダイヤル発信処理では、Ｓ６３で指定さ
れたフィールド番号を参照して、そのフィールド内のデ
ータを相手局識別番号としてダイヤル発信することにな
る。

【０１０６】また、第３実施例に適用する場合には、上
記Ｓ３１における該当レコード判定処理は、Ｓ６２で指
定された文字列データがＳ６１で指定されたフィールド
に有るかどうかを判定するようにし、Ｓ３８のダイヤル
発信処理では、Ｓ６３で指定されたフィールド番号を参
照し、そのフィールド内のデータを相手局識別番号とし
てダイヤル発信することになる。

【０１０７】なお、上述のＳ６３における指定がない場
合には、デフォルト値として例えば第２、第３実施例で
用いた第１１フィールドを選択するようにしておく。

【０１０８】以上説明したように、ファクシミリ番号（
相手局識別番号）の参照フィールド番号を任意に指示で
きるようにすることにより、例えばメールリストデータ
の各フィールドの意味する項目が異なった場合にも、有
効に処理できる。

【０１０９】また、このような参照フィールド番号の指
定を上記第１実施例に適用しても良い。

【０１１０】なお、Ｓ６３で指定されたフィールド番号
をメールリストデータの制御情報としてメールリストデ
ータ毎に記憶するようにしておけば、送信操作の都度Ｓ
６３の処理を行なう必要がなくなる。その場合には、メ
ールリストデータにファクシミリ番号のフィールド番号
が記憶していない場合にのみ、Ｓ６３でフィールド番号
入力を行なうようにすればよい。

【０１１１】また、以上説明した第２実施例〜第４実施
例においては、送信すべき相手先をメールリストデータ
中のレコード選択により行なう場合、操作者が任意に指
定したフィールドに任意に指定した文字列が有ることを
条件として選択したが、例えば複数のレコード番号を直
接指定して選択できるようにしても良い。

【０１１２】また、レコード選択のためのフィールド番
号と文字列とを、予め登録できる複数の機能キーを設け
、このキー操作により、所望のフィールド番号と文字列
との組合わせをワンタッチで指定することにより、レコ
ード選択で送信を行うようにしても良い。

【０１１３】

【発明の効果】本発明によれば、相手先により文書の一
部を変更して送信する場合にも、その都度、文書等の変
更／編集をすることなく、所望の相手先に所望の文書を
送信できるので、送信のための操作を簡易化できるとい
う効果がある。

【０１１４】また、このような送信を、複数相手に行な
う場合にも、正確かつ容易に、所望の文書を所望の相手
に送信でき、誤操作による誤送信も防止できるという効
果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例における通信機能付き文書処
理装置の構成を示すブロック図である。

【図２】同実施例装置の外観を示す斜視図である。

【図３】同実施例における制御系の構成を示すブロック
図である。

【図４】同実施例におけるメールリストデータの構成を
示す模式図である。

【図５】同実施例における文書データの具体例を示す模
式図である。

【図６】同実施例における文書の送信動作を示すフロー
チャートである。

【図７】同実施例における送信文書の具体例を示す模式
図である。

【図８】本発明の第２実施例における同報送信動作につ
いて説明するフローチャートである。

【図９】同第２実施例における送信準備動作を示すフロ
ーチャートである。

【図１０】本発明の第３実施例における同報送信動作に
ついて説明するフローチャートである。

【図１１】本発明の第４実施例における送信準備動作を
示すフローチャートである。

【符号の説明】

１…キーボード、 ２…表示部、 ３…プリンタ、 ４…ＦＤＤ、 ５…ファクシミリ通信部、 １０…ＣＰＵ、 １１…ＲＯＭ、 １２…ＲＡＭ、 １３…ＣＰＵバス、 ２０…制御部、 ２１…入力部、 ２２…表示部、 ２３…印字部、 ２４…変換部、 ２５…通信部、 ２６…文書データメモリ、 ２７…メールリストデータメモリ、 ２８…生成部。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　各種文書の作成および編集を行う文書
   処理装置において、少なくとも文書の作成、編集用のデ
   ータを入力する入力手段と；該入力手段により作成、編
   集した文書を記憶する第１記憶手段と；１つ以上のフィ
   ールドから構成したレコード形式のデータ群を記憶する
   第２記憶手段と；送信時に、前記第２記憶手段に記憶し
   てある任意のレコードを選択する選択手段と；前記第１
   記憶手段に記憶してある文書中のマージ指示コマンドを
   検出する検出手段と；前記マージ指示コマンドに基いて
   、前記選択されたレコードの所定フィールドのデータを
   挿入して送信文書を生成する送信文書生成手段と；前記
   レコード内の所定フィールドから相手局識別番号を読み
   出し自動的にダイヤル発信して送信を行う送信制御手段
   と；を有することを特徴とする文書処理装置。
2. 【請求項２】　　請求項１において、前記送信時に、複
   数レコードが選択された場合には、各レコード毎に送信
   文書を生成するとともに、各レコード内の所定フィール
   ドから相手局識別番号を読み出して自動送信する動作を
   、選択された各々のレコード毎に順次行なうことを特徴
   とする文書処理装置。