JPH05314127A - 文書データの外部参照方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書処理装置において、１文書内あるいは複
数文書に渡って共通データが存在する場合でも、個々の
共通データの検索操作を行なう必要なく、該共通データ
の内容を自動的に更新することを目的とする。 【構成】 文書編集バッファ１３に展開される文書デー
タに対し、書込むべきデータのキー情報を記述した外部
参照ブロックを書込むと共に、このキー情報に対応する
実データを記録した外部参照変数リストを同一文書ファ
イル２０内で管理すると共に、外部変数データベース２
１に対し上記実データの最新情報を持たせ、文書ファイ
ル２０からの文書データ読出しの際には、対応する外部
参照変数リスト内の被参照実データが上記外部変数デー
タベース２１に基づき更新され、文書データ中の外部参
照ブロック部分に対応してそのキー情報に対応する実デ
ータが置換されてディスプレイ１８やプリンタ１９に出
力される構成とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、パーソナルコンピュー
タ等のデータ処理装置を使用して文書作成，編集処理を
行なう際に、複数文書間の共通項目を外部データを参照
して管理する文書データの外部参照方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】例えば新年度版の製品カタログを作成す
る場合に、その文書フォーマットを旧年度版と同一にし
て価格部分のみ新価格に変更にするには、価格を示す数
値部分のみを個々に書替えるか、あるいは同一文字列の
検索機能等を利用して、価格表示の変更を行なってい
る。

【０００３】ここで、例えば同一の製品が掲載された複
数のカタログの全てに対し新価格を反映させたい場合、
上記のような人為的価格書替え作業をその全てのカタロ
グ文書に対して行なわなければならない。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】すなわち、１文書内あ
るいは複数文書に渡って存在する共通のデータを新たな
共通データに変更したい場合、その個々のデータ位置を
検索して書替えを行なうのは非常に面倒であり、また、
自動検索機能を利用しても、１文書毎に自動検索ための
操作を行なう必要がある。

【０００５】本発明は上記課題に鑑みなされたもので、
１文書内あるいは複数文書に渡って共通データが存在す
る場合でも、個々の共通データの検索操作を行なう必要
なく、該共通データの内容を自動的に更新することが可
能になる文書データの外部参照方式を提供することを目
的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】すなわち、本発明に係わ
る文書データの外部参照方式は、編集される文書データ
文字列に対し予め書込むべきデータのキー情報を記述し
た外部参照ブロックを書込む外部参照ブロック設定手段
と、この設定手段により設定された外部参照ブロックの
キー情報に対応する実データを記録した外部参照変数リ
ストと、この外部参照変数リストを上記外部参照ブロッ
クの設定された文書データと対応付けて記憶管理する文
書ファイル手段と、上記外部参照変数リストに記録され
る実データの最新情報を有する外部変数データベース
と、上記ファイル手段から文書データを読出した際に、
該読出し文書データに対応する外部参照変数リスト内の
実データを上記外部変数データベースに基づき更新する
外部参照リスト更新手段と、上記ファイル手段から読出
した文書データ中の外部参照ブロック部分に対応して該
ブロック中のキー情報に対応する上記外部参照変数リス
ト内の実データを置換する外部参照置換手段と、この置
換手段によりデータ置換処理された文書データを出力す
る文書出力手段とを備えて構成したものである。

【０００７】

【作用】つまり、予め文書ファイル手段に保存された文
書データを指定して表示または印刷する際には、その指
定文書データに対応する外部参照変数リストにおける全
ての被参照実データが、外部変数データベースに基づき
最新のデータ内容に更新され、文書文字列中の外部参照
ブロック部分に対応して置換されて表示または印刷出力
されるので、例えば予め保存された旧年版の製品カタロ
グの価格記載部分に最新の価格が自動的に反映されるよ
うになる。

【０００８】

【実施例】以下図面により本発明の一実施例について説
明する。図１は文書データの外部参照方式を備えた文書
処理装置の構成を示すもので、この文書処理装置にはＣ
ＰＵ（中央処理装置）１１が備えられる。

【０００９】このＣＰＵ１１は、制御部１２及び文書編
集バッファ１３、そして、文書編集プログラムエリア１
４、外部変数通知プログラムエリア１５を有し、本文書
処理装置の動作制御を行なうもので、制御部１２には、
キーボード１６、マウス１７、ディスプレイ１８、プリ
ンタ１９の他、文書ファイルメモリ２０、及び外部変数
データベースメモリ２１が接続される。

【００１０】文書編集バッファ１３は、現時点において
作成あるいは校正，編集される文書データを記憶するも
ので、この場合、文書データ中における共通データ部分
には、そのデータ内容の外部参照先を示す所定フォーマ
ットの外部参照ブロックが書込まれる。

【００１１】文書ファイルメモリ２０は、上記文書バッ
ファ１３における作成あるいは校正，編集後の文書デー
タが記憶保存されると共に、その１文書ファイル内に、
該保存文書中の各外部参照ブロックに参照されるデータ
内容を記録した外部参照リスト、及びそのリスト内容を
凍結するか否かを示す外部参照凍結フラグそれぞれの記
憶エリアが与えられる。

【００１２】図２は上記文書処理装置の文書ファイルメ
モリ２０における１カタログ文書ファイル内のデータ格
納状態を示すもので、文書文字列３１の内部には、その
共通データ（この場合、製品価格）の書込み位置に対応
して外部参照ブロック３２が書込まれ、その内容を示す
データは各ブロック内の変数名に対応して外部参照変数
リスト３３に記録される。

【００１３】ここで、外部参照凍結フラグ３４に“１”
が書込まれている場合には、上記外部参照変数リスト３
３における外部参照データは固定のものとなり、“０”
が書込まれている場合には、外部変数データベースメモ
リ２１に対する各製品価格（変数値）の書替えに応じて
更新される。

【００１４】外部変数データベースメモリ２１は、本文
書処理装置で編集保存される全ての文書データに含まれ
る外部参照ブロック３２の指定変数名に対応する最新変
数値を記憶するもので、この外部変数データベースメモ
リ２１にて記憶される各種の最新変数値は、例えば製品
価格の場合、その価格見直しがある度に最新の価格に書
替えられて保存される。

【００１５】文書変数プログラムエリア１４には、文書
編集中において、その文書文字列内に外部参照ブロック
を設定，削除する際に起動される外部参照ブロック処理
プログラムａ、ユーザ支持により外部参照凍結フラグ３
４をオン，オフする際に起動される外部参照フラグ処理
プログラムｂ、文書表示または印刷する際に起動され、
文書データ中に含まれる外部参照ブロック部をその指定
変数名に対応する変数値に置換して表示または印刷出力
する外部参照置換処理プログラムｃ、外部参照凍結フラ
グ３４が“０”の状態で表示または印刷する際、あるい
は外部参照凍結フラグ３４が“１”から“０”に変更さ
れた際に起動され、外部参照変数リスト３３内の外部参
照変数値を更新する外部参照リスト更新処理プログラム
ｄ、上記外部参照ブロック処理プログラムａあるいは外
部参照リスト更新処理プログラムｄの起動に伴い、外部
変数データベースメモリ２１に最新の変数値を問合わせ
る際に起動される外部参照ベース問合せ処理プログラム
ｅがそれぞれ記憶される。

【００１６】外部変数通知プログラムエリア１５には、
上記外部参照ベース問合せ処理プログラムｅの起動に伴
い起動され、問合せ変数名に対応する変数値を外部変数
データベースメモリ２１から検索して取出す処理プログ
ラムが記憶される。ここで、上記外部変数通知プログラ
ムは、外部変数データベースメモリ２１のメモリ形式に
応じたものが導入される。

【００１７】図３は上記文書処理装置における文書デー
タの印刷または表示状態を示すもので、外部参照ブロッ
ク３２の書込み部分には、その外部参照ブロックの書込
み完了に伴い、その指定変数名に対応する変数値が外部
参照変数リスト３３から読出されて置換代入され、被印
刷または被表示データとして出力される。次に、上記構
成による文書処理装置の動作について説明する。

【００１８】図４は上記文書処理装置における外部参照
ブロックの設定・削除処理を示すフローチャートであ
り、編集中の文書データは文書編集バッファ１３に展開
されており、制御部１２を介してディスプレイ１８に表
示されている。

【００１９】ここで、文書文字列中に、例えば製品Ａの
価格を外部参照として示すブロック［外部参照−変数
“製品Ａ価格”］をマウス１７あるいはキーボード１６
を使用して入力設定すると、文書編集プログラムエリア
１４に記憶される外部参照ブロック処理プログラムａが
起動され、まず、現在編集中の文書データファイルに共
に記憶される外部参照変数リスト３３が文書ファイルメ
モリ２０から制御部１２に読出され、上記設定ブロック
で指定された変数名“製品Ａ価格”の有無が判断される
（ステップＳ１〜Ｓ４）。

【００２０】このステップＳ４において「Ｙｅｓ」、つ
まり、指定変数名“製品Ａ価格”に対応する変数名が、
外部参照変数リスト３３に既に存在すると判断された場
合には、同一文書中に共通の外部参照ブロックが何箇所
存在するかを示す変数名カウンタが「＋１」される（ス
テップＳ５）。

【００２１】一方、上記ステップＳ４において「Ｎ
ｏ」、つまり、指定変数名“製品Ａ価格”に対応する変
数名が、外部参照変数リスト３３に未だ存在しないと判
断された場合には、文書編集プログラムエリア１４に記
憶される外部参照ベース問合せ処理プログラムｅが起動
されると共に、外部変数通知プログラム（１５）が起動
され、外部変数データベースメモリ２１に保存される多
数の最新変数値から、上記指定変数名“製品Ａ価格”に
対応する最新の変数値が検索されて制御部１２に読出さ
れ、上記外部参照変数リスト３３に新規加入される（ス
テップＳ６〜Ｓ８）。この場合、外部参照変数リスト３
３に新規加入された変数項目のカウンタには「１」がセ
ットされる（ステップＳ５）。

【００２２】すると、上記文書文字列中の外部参照ブロ
ックの設定部分に対応して、指定変数名“製品Ａ価格”
に対応する変数値「５０万円」が入れ代わり表示される
（ステップＳ９）。

【００２３】一方、編集文書中における外部参照ブロッ
ク対応のデータ部分（例えば５０万円）を削除操作する
と、文書編集プログラムエリア１４に記憶される外部参
照ブロック処理プログラムａが起動され、まず、文書編
集バッファ１３に展開される文書文字列中の削除データ
に対応する外部参照ブロック［外部参照−変数“製品Ａ
価格”］が削除されると共に、現在編集中の文書データ
ファイルに共に記憶される外部参照変数リスト３３が文
書ファイルメモリ２０から制御部１２に読出され、上記
削除された変数値「５０万円」の変数名「“製品Ａ価
格”」に対応する変数名カウンタが「−１」される（ス
テップＳ１，Ｓ２→Ｓ１０，Ｓ１１）。

【００２４】ここで、上記カウントダウンされた変数名
カウンタ値が“０”になった場合には、該カウンタ値
“０”に対応する変数リスト項目が外部参照変数リスト
３３から削除される（ステップＳ１２，Ｓ１３）。そし
て、ディスプレイ１８上に表示される文書文字列中の削
除部分に対応する変数値「５０万円」が消去表示される
（ステップＳ１４）。

【００２５】図５は上記文書処理装置における保存文書
に対する外部参照変数値の更新・置換処理を示すフロー
チャートであり、マウス１７あるいはキーボード１６の
操作により任意の文書データの表示または印刷が指定さ
れると、制御部１２により文書ファイルメモリ２０に保
存された被表示あるいは被印刷指定された文書データフ
ァイルが読出され文書バッファ１３に展開されると共
に、同一文書ファイル中に記録された外部参照凍結フラ
グ３４が“１”か“０”判断される（ステップＡ１〜Ｓ
５）。

【００２６】このステップＡ５において「Ｎｏ」、つま
り、被表示指定あるいは被印刷指定された文書データに
対応する外部参照凍結フラグ３４が“０”と判断される
と、その外部参照変数リスト３３は凍結されてない状態
なので、まず、文書編集プログラムエリア１４に記憶さ
れる外部参照リスト更新処理プログラムｄ及び外部参照
ベース問合せ処理プログラムｅが起動されると共に、文
書変数通知プログラム（１５）が起動され、外部参照変
数値の更新処理が開始される。

【００２７】すなわち、被表示指定あるいは被印刷指定
された文書データファイル中の外部参照変数リスト３３
が制御部１２に読出され、外部変数データベースメモリ
２１に保存される多数の最新変数値から、上記変数リス
ト中の各項目に対応する変数名の最新変数値が１項目毎
に検索されて制御部１２に読出され、対応する外部参照
変数リスト３３中の各変数値が順次最新のものに入替え
られて更新される（ステップＡ６〜Ａ１１）。

【００２８】この後、上記ステップＡ１０において「Ｙ
ｅｓ」、つまり、制御部１２に読出された外部参照変数
リスト３３に記録される全ての変数名に対応する変数値
が、外部変数データベース（２１）の最新変数値に基づ
き更新され、被更新リスト項目が最終位置に達すること
でその更新処理が終了したと判断されると、文書編集プ
ログラムエリア１４に記憶される外部参照置換処理プロ
グラムｃが起動される。

【００２９】すると、上記文書編集バッファ１３に展開
された文書文字列中の外部参照ブロックの設定部分に対
応して、その指定変数名に対応する変数値が上記ステッ
プＡ６〜Ａ１１の処理を経て更新された外部参照変数リ
スト３３から選択されて置換代入され、ディスプレイ１
８またはプリンタ１９に対し表示または印刷出力される
（ステップＡ１２，Ａ１３）。

【００３０】したがって、予め文書ファイルメモリ２０
に保存された文書データを指定して表示または印刷する
際には、その指定文書データに対応する外部参照変数リ
スト３３における全ての被参照変数値が、外部変数デー
タベース（２０）に基づき最新の変数値に更新され、文
書文字列中の外部参照ブロック部分に対応して置換され
て表示または印刷されるので、例えば予め保存された旧
年版の製品カタログの価格記載部分に最新の価格が自動
的に反映されるようになり、新年版カタログ作成の際
に、その価格記載部分を一々検索して書替える作業を省
くことができる。

【００３１】一方、上記ステップＡ５において「Ｙｅ
ｓ」、つまり、被表示指定あるいは被印刷指定された文
書データに対応する外部参照凍結フラグ３４が“１”と
判断されると、その外部参照変数リスト３３は凍結され
た状態なので、前記ステップＡ６〜Ａ１１における外部
参照変数値の更新処理は実行されずに、直ちに、文書編
集プログラムエリア１４に記憶される外部参照置換処理
プログラムｃが起動され、上記文書編集バッファ１３に
展開された文書文字列中の外部参照ブロックの設定部分
に対応して、その指定変数名に対応する変数値が外部参
照変数リスト３３から選択されて置換代入され、ディス
プレイ１８またはプリンタ１９に対し表示または印刷出
力される（ステップＡ５→Ａ１２，Ａ１３）。

【００３２】したがって、予め文書ファイルメモリ２０
に保存された文書データを指定して表示または印刷する
際に、その外部参照凍結フラグ３４が“１”である場合
には、外部参照変数リスト３３における被参照変数値は
更新されず、文書文字列中の外部参照ブロック部分に対
応して置換され表示または印刷されるので、例えば予め
保存された旧年版の製品カタログを入手するのに、外部
変数データベース（２１）が新価格に対応して書替えら
れていても、前記外部参照変数値の更新処理は実行され
ることなく、旧価格が新価格に書替えられるのを防止す
ることができる。

【００３３】図６は上記文書処理装置の文書ファイル内
に記録される外部参照凍結フラグ３４のＯＮ／ＯＦＦ処
理を示すフローチャートであり、任意の文書データの外
部参照変数値を凍結すべく、マウス１７あるいはキーボ
ード１８を操作してフラグ“ＯＮ”を指定すると、その
指定文書ファイルに対応する外部参照凍結フラグ３４に
“１”が書込まれる（ステップＢ１〜Ｂ３）。

【００３４】一方、任意の文書データの外部参照変数値
の凍結を解除すべく、フラグ“ＯＦＦ”を指定すると、
その指定文書ファイルに対応する外部参照凍結フラグ３
４から“１”が消去され“０”がセットされる（ステッ
プＢ１，Ｂ２→Ｂ４）。

【００３５】こうして、外部参照凍結フラグ３４がＯＦ
Ｆされると、このフラグに対応する外部参照変数リスト
３３の凍結が解除されたことになるので、文書編集プロ
グラムエリア１４に記憶される外部参照リスト更新処理
プログラムｄ及び外部参照ベース問合せ処理プログラム
ｅが起動されると共に、文書変数通知プログラム（１
５）が起動され、前記図５におけるステップＡ６〜Ａ１
１の処理と同様にして、外部参照変数値の更新処理が実
行されると共に、外部参照置換処理プログラムｃが起動
され、凍結解除文書データ中に含まれる外部参照ブロッ
ク部の指定変数名に対応する変数値置換出力処理が実行
される。

【００３６】すなわち、各文書ファイルに対応する外部
参照凍結フラグ３４を操作することで、個々の文書デー
タ中に含まれる外部参照ブロック部分に、外部変数デー
タベース（２１）に記憶される最新情報を反映させるか
否かを選択することができ、旧文書として保存したい文
書データは常にそのまま表示あるいは印刷され、また、
最新情報を反映させたい文書データには、その外部参照
ブロックに対応する変数値が自動的に更新されて出力さ
れるようになる。

【００３７】したがって、上記構成の文書処理装置によ
れば、制御部１２により文書編集バッファ１３にて展開
編集される文書データ文字列３１に対し、予め書込むべ
きデータのキー情報を記述した外部参照ブロック３２を
書込むと共に、この外部参照ブロック３２のキー情報に
対応する実データを記録した外部参照変数リスト３３を
同一文書ファイル（２０）内で記憶管理すると共に、外
部変数データベース（２１）に対して上記実データの最
新情報を持たせ、文書ファイル（２０）からの文書デー
タ読出しの際には、該読出し文書データに対応する外部
参照変数リスト３３内の被参照実データが上記外部変数
データベース（２１）に基づき更新され、文書データ中
の外部参照ブロック部分に対応してそのキー情報に対応
する外部参照変数リスト３３内の実データが置換されて
ディスプレイ１８あるいはプリンタ１９に出力される構
成としたので、新たな文書データにおける従来文書と共
通のデータ部分を外部参照ブロック３２として設定し、
従来データと共通のデータを新文書に反映させることが
できると共に、上記外部変数データベース（２１）のデ
ータ内容に変更が生じた場合には、全ての文書データ中
に設定した外部参照ブロック部分に対応してその最新情
報を自動的に反映させることができる。これにより、例
えば新年度版の製品カタログを作成する場合には、価格
を示す数値部分を個々に検索して書替える等の人為的作
業を行なう必要がなくなる。

【００３８】また、上記文書ファイル（２０）には、外
部参照凍結フラグ３４を設け、このフラグを“１”にセ
ットすることで上記外部変数データベース（２１）に基
づく外部参照変数リスト３３の更新処理が行なわれない
構成としたので、保存が必要な旧文書に対しては、外部
変数データベース（２１）の最新情報が反映されるのを
任意に阻止することができる。

【００３９】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、編集され
る文書データ文字列に対し予め書込むべきデータのキー
情報を記述した外部参照ブロックを書込む外部参照ブロ
ック設定手段と、この設定手段により設定された外部参
照ブロックのキー情報に対応する実データを記録した外
部参照変数リストと、この外部参照変数リストを上記外
部参照ブロックの設定された文書データと対応付けて記
憶管理する文書ファイル手段と、上記外部参照変数リス
トに記録される実データの最新情報を有する外部変数デ
ータベースと、上記ファイル手段から文書データを読出
した際に、該読出し文書データに対応する外部参照変数
リスト内の実データを上記外部変数データベースに基づ
き更新する外部参照リスト更新手段と、上記ファイル手
段から読出した文書データ中の外部参照ブロック部分に
対応して該ブロック中のキー情報に対応する上記外部参
照変数リスト内の実データを置換する外部参照置換手段
と、この置換手段によりデータ置換処理された文書デー
タを出力する文書出力手段とを備えて構成したので、１
文書内あるいは複数文書に渡って共通データが存在する
場合でも、個々の共通データの検索操作を行なう必要な
く、該共通データの内容を自動的に更新することが可能
になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係わる文書データの外部参
照方式を備えた文書処理装置の構成を示すブロック図。

【図２】上記文書処理装置の文書ファイルメモリにおけ
る１カタログ文書ファイル内のデータ格納状態を示す
図。

【図３】上記文書処理装置における文書データの印刷ま
たは表示状態を示す図。

【図４】上記文書処理装置における外部参照ブロックの
設定・削除処理を示すフローチャート。

【図５】上記文書処理装置における保存文書に対する外
部参照変数値の更新・置換処理を示すフローチャート。

【図６】上記文書処理装置の文書ファイル内に記録され
る外部参照凍結フラグのＯＮ／ＯＦＦ処理を示すフロー
チャート。

【符号の説明】

１１…ＣＰＵ、１２…制御部、１３…文書編集バッフ
ァ、１４…文書編集プログラムエリア、１５…外部変数
通知プログラムエリア、１６…キーボード、１７…マウ
ス、１８…ディスプレイ、１９…プリンタ、２０…文書
ファイルメモリ、２１…外部変数データベースメモリ、
３１…文書データ文字列、３２…外部参照ブロック、３
３…外部参照変数リスト、３４…外部参照凍結フラグ。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 編集される文書データ文字列に対し予め
   書込むべきデータのキー情報を記述した外部参照ブロッ
   クを書込む外部参照ブロック設定手段と、 この設定手段により設定された外部参照ブロックのキー
   情報に対応する実データを記録した外部参照変数リスト
   と、 この外部参照変数リストを上記外部参照ブロックの設定
   された文書データと対応付けて記憶管理する文書ファイ
   ル手段と、 上記外部参照変数リストに記録される実データの最新情
   報を有する外部変数データベースと、 上記ファイル手段から文書データを読出した際に、該読
   出し文書データに対応する外部参照変数リスト内の実デ
   ータを上記外部変数データベースに基づき更新する外部
   参照リスト更新手段と、 上記ファイル手段から読出した文書データ中の外部参照
   ブロック部分に対応して該ブロック中のキー情報に対応
   する上記外部参照変数リスト内の実データを置換する外
   部参照置換手段と、 この置換手段によりデータ置換処理された文書データを
   出力する文書出力手段と、を具備したことを特徴とする
   文書データの外部参照方式。