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DISPOSITIF DESTINE A LOGER DES FICHES COMPTABLES.
Les fiches de disponibilités et les fiches pour la tenue des comptes employées jusqu'ici dans les banques, caisses d'épargne et organismes analogues, ont l'inconvénient que pour une disposition rapide, on doit recourir à un certain nombre de fichiers de livres , de livres auxiliaires, de listes et,en particulier, à l'original du compte, si l'on doit fournir un renseignement sur l'état exact du compte du moment. Souvent, l'original du compte se trouve par exemple au département comptabilité mécanique, comptabilité,intérêts ou réclamations,au département dit "Adrema" (adressogra- phe) pour l'impression, au département crédit, à la direction ou dans l'un des autres départements .
De ce fait, il y a une notable dépense de travail et une perte de temps inutile pour pouvoir établir l'état du compte dans le délai normal du travail. A cela s'ajoute encore que lorsque des remarques d'opérations deviennent nécessaires sur les comptes, comme il est usuel par-.. exemple dans les instituts de crédit, du temps et du travail doivent encore une fois être dépensés pour la transcription des remarques* De même, en cas d'abondantes inscriptions quotidiennes, de nouveaux comptes doivent continuellement être inscrits. Dans ce cas,il se glisse souvent des erreurs de transcription qui, dans certains cas, peuvent mener à de notables dommeges pour l'institut de crédit, si, par exemple,une remarque importante n'est pas transcrite sur la nouvelle feuille de compte.
D'autre part, les nombreuses sources d'erreurs influencent également défavorablement le facteur de sécurité, qui est très important pour les banques et institutions sem- blables. Dans l'ensemble, les procédés de comptabilité connus exigent des frais importants en personnel et en matériel, qui fixent l'attention de tout homme d'affaires lors de l'étude de ce problème. Grâce à l'invention les frais de l'opération d'inscription doivent être notablement réduits par réunion des données nécessaires par exemple pour un extrait de compte sur les fiches de disponibilités et de tenue de compte. De même, on peut négliger l'inscription mécanique double souvent usuelle.
Ceci se fait par le fait que tant sur la fiche de disponibilités
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que sur la fiche de tenue de compte, il est prévu des poches d'introduction transparentes de trayant destinées à recevoir les notes découlant des exigences du moment en particulier dans les banquss, par exemple des spécimens de signatures., des numéros de carnet de chèques ou analogues.
Une forme de réalisation avantageuse se caractérise par le fait qu'à la partie supérieure de la fiche de disponibilités, il est prévu une poche d'introduction et en ce que celle-ci présente, y rattachée vers le bas, une feuille transparente qui., par subdivision., pliage' soudure ou analogues forme deux poches longitudinales ou davantage,la poche d'introduction supérieure étant ouverte sur le coté longitudinal externe et sur un côté transversal, tandis que les autres poches ne présentent qu'un côté transversal ouvert Dans ce cas, le coin ouvert de la poche supérieure peut être coupé en diagonale ou être arrondi, pour faciliter l'introduction des notes.
La feuille transparente placée sur la fiche de tenue de compte forme, par subdivision., pliage, soudure ou analogue, deux poches d'introduction ou davantage ouvertes sur l'un des cotés transversaux ou sur les deux. Grâce à cette mesure, un renseignement sur l'état de compte le plus récent de chaque client, avec toutes les données nécessaires pour les disponibilités, est à 'coût moment possible en un temps minime et., par suite., à peu de frais, sans que l'original du compte ou les autres documents volumineux doivent intervenir à tour de ròle.
De même, de ce fait se supprime l'adjonction des remarques sur le crédit et les opérations sur l'original, si bien qu'on réalise une autre économie de travail et de frais pour éviter les erreurs de transcription.
A l'aide de la fiche de tenue de compte conforme à l'invention, sur laquelle sont résumées chaque fois les données nécessaires, avec la fiche originale du comptes il est possible aux départements comptabilité et autres d'effectuer le contrôle et le travail d'inscription sur les comptes rapidement, avec ordre et surtout de façon sure? sans que la fiche de disponibilités et les autres documents., qui sont libres pour les autres départements, doivent être mis en jeu.
Ainsi? la fiche de tenue de sempte est pratiquement indépendante du département disponibilités (fichier disponi- bilités) et des autres documents, si bien qu'avant tout, le travail du département disponibilités n'est pas entravé* La même chose est valable également pour la fiche de disponibilités conforme à l'invention, sur laquelle sont réunies également toutes les données qui sont nécessaires pour indiquer les disponibilités de façon rapide et sûre.
Il résulte de ceci que l'état du compte du moment, avec toutes les autres données importantes, apparaît pratiquement au simple coup d'oeil? sans qu'll faille employer 1' original du compte. ,
L'agencement de poches d'introduction aux fiches de disponibilités et de tenue de compte fait en outre qu'un placement et un enlèvement sans frottement est garanti, puisqu'aucun bord dépassant des fiches n'entrave par exemple la mise en place des fiches dans les fichiers Du fait que les extraits de compte et les fiches sont placés sous les feuilles transparentes formant les poches, ils sont également protégés des souillures et sont toujours maintenus en bon état, si bien qu'ils sont toujours bien lisibles et ne doivent pas être renouvelés aussi souvent.
En particulier et de façon nouvelle., un centre est toujours, grâce à ce fichier, à même, à tout moment., de vérifier les mouvements du compte dans leur ordre,. de répondre immédiatement à toute demande et de reconnaître immédiatement comme telles des dispositions non autorisées? sans qu'aucun autre endroit de la banque - où se trouvent les documents, en particulier l'original du comptes etc.. par exemple pour les inscriptions, l'indication des opérations, le contròle, etc.. - ne doive être consulté. De plus., toute la marche du travail et la sécurité du fonctionnement sont fortement favorisés.
Le dessin ci-annexé représente un exemple de réalisation d'une fiche de disponibilités conforme à l'invention et d'une fiche de tenue de compte .
La figure 1 montre une vue de face d'une fiche de disponibilités.
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La figure 2 en montre une coupe transversale.
La figure 3 est une vue de face d'une fiche de tenue de compte.
La figure 4 en montre une coupe transversale.
Sur la fiche de disponibilités 1, il est placé, suivant l'in- vention, sur la partie supérieure de la face antérieure, une poche d'in- troduction transparente 3, de même qu'une feuille transparente* Les bords de la feuille transparente sont dans ce cas pliés vers l'intérieur, si bien qu'il se produit un bord plié, qui est fixé sur la fiche de disponibilités
De ce fait, la feuille ne s'applique pas directement sur la fiche Entre celle-ci et la feuille, il subsistes un intervalle servant à recevoir les différentes notes, fiches,pièces d'écriture ou analogues..
Dans 1' ¯ le de réalisation considéré aux figures 1 et 2, la fixation de la feuille se fait de telle fagon que, par une subdivision, un pliage, une soudure ou analogue, soient formées deux poches d'introduction 7 et 8.,juxtaposées, s'étendant dans le sens de la longueur de la fiche de disponibilités.,la poche 7 étant voisine de la poche 3, Dans ce cas, la poche supérieure 3 a deux bords ouverts vers l'extérieur formés sur le cote long 4 et le coté transversal 5 ,le coin ouvert 6 étant coupé en diagonale ou arrondi pour faciliter l'introduction des notes .
Les deux poches 7 et 8 nont toutefois qu'un bord ouvert, qui est formé sur le coté transversal 9. si bien que les poches 7 et 8 sont fermées sur trois cotés. Cependant, si c'st nécessaire, ces poches peuvent 4tre ouvertes aux deux cotés transversaux.
Le mode de fixation de la feuille transparente à la fiche de tenue de compte 2 est le même que pour les poches 7 et 8 de la fiche de disponibilités 1. Selon les exigences posées à une fiche de tenue de compte 2, il est nécessaire de munir celle-ci de deux poches d'introduction 10 et 11, suivant sa longueur et fermées sur trois cotés, poches qui sont maintenues également par une subdivision de la feuille transparente, les bords ouverts étant formés sur les cotés transversaux 12.
La poche 10 se trouvant en haut sur la fiche de tenue de compte verticale 2 peut avoir une largeur différente de celle de la poche voisine 11, par exemple de la moitié de la largeur de cette dernière* Le choix de la largeur des poches, du nombre de celles-ci et des bords ouverts aux cotés transversaux est déterminé par le but d'emploi. Au lieu dune seule feuille transparente pour chaque fiche de disponibilités et de tenue de compte..on peut aussi employer, pour la formation des poches, différentes bandes; cependant., l' emploi d'une seule feuille a davantage de faciliter la fabrication des poches.
Si c'est nécessaire, le coté dorsal de la fiche de disposition et de la fiche de tenue de compte peut être également recouvert dune feuille transparente, si bien que d'autres poches encore peuvent être formées.
Les fiches de disponibilités et de tenue de compte se composent* d'une ma- tière d'une résistance propre relativement élevée, sur laquelle sont pla- cées les poches en matière transparente. L'invention se caractérise par la réunion de fiches fixes avec une ou plusieurs poches transparentes, dans lesquelles peuvent être glissés des formulaires et des notes à épaisseur de papier. Elles ont, sur les enveloppes à fiches, l'avantage d'une résistance convénable, d'pù elles font tout d'abord office de fichier.
De plus.. la fabrication est plus simple et moins onéreuse outre que la manipulation est notablement plus avantageuse et que l'on obtient une du- rée de vie plus longue même en cas d'utilisation brutale
La manipulation pratique des fiches de disponibilités et de tenue de compte est la suivante :
Dans la poche transparente vers l'avant 3, on glisse le duplicata de l'extrait de compte journalier. Les écritures de débit et de crédit venant s'ajouter au cours de la journée sont inscrites brièvement à la main, sur le duplicata de l'extrait de compte., si bien que le compte est maintenu à jour dé façon permanente, pour les disponibilités.
Dans les poches voisines 7 et 8, on place, par exemple, la carte portant le spéci- men des signatures des personnes ayant pouvoir pour signer, de même qu'une
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fiche pour le crédit et les indications pour les opérations (blocage des chèques numéros de carnets de chèques, numéros de carnets de virements., etc.) . De ce fait on peut découvrir d'un coup d'peil le dernier état du compte, les indications de crédit.,les blocages de chèques., les saisies, les numéros de carnets de chèques, etc..? si toutes les écritures de débit et de crédit ont d'abord été passées par cette cartothèque.
Après les inscriptions sur l'original du compte, le département disponibilités re- çoit le nouvel extrait de compte du jour (duplicata)il a alors une possibilité de contrôle aisée,pour la vérification du solde du compte et 1' établissement des erreurs (inscriptions fausses sur l'original) et il peut coopérer notablement pour une sécurité de marche plus poussée.
La manipulation de la fiche de tenue de compte est exactement aussi simple que celle de la fiche de disponibilités. Dans les poches 10 et 11 transparentes de 1-lavant., on place, à la partie supérieure, la fiche portant les spécimens de signatures et, à la partie inférieure, la fiche portant les remarques sur le crédit et les opérations. On peut de ce fait également, d'un simple coup d'oeil, voir les spécimens de signatures des personnes ayant pouvoir pour signer, les remarques sur le crédit, les blocages de chèques, les numéros de carnets de chèques, etc.. Pour les inscriptions et les paiements, la fiche portant le spécimen-;:-' de signature et la fiche avec les remarques sur le crédit et les opérations sont retirées et, après le travail, sont remises en place.
Pour la comptabilité ou les autres services, toutes les données sont également réunies., de façon nouvelle, à l'aide de l'original du compte sur la fiche de tenue du compte, si bien qu'à tout moment, ils sont en mesure d'effectuer les inscriptions et le contrôle sans avoir à recourir aux autres différents fichiers,livres., listes, etc.. Grâce à la fiche de tenue de compte conforme à l'invention, on arrive à ménager dans une mesure très grande l'original du compte.
Toutes les autres données nécessaires peuvent être à tout moment établies sur l'état du compte., si la fiche du compte n'est pas en place.
L'invention n'est pas limitée à l'exemple représenté; de nombreuses modifications et d'autres formes de réalisation sont possibles,
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REVENDIGATI#S n
1.Dispositif destiné à loger des fiches de disponibilités et de tenue de compte,. caractérisé en ce que tant sur la fiche de disponibilités (1) que sur la fiche de tenue de compte (2)' des poches d'introduction transparentes à l'avant sont prévues pour recevoir les notes répondant aux diverses exigences, notamment dans le domaine bancaire, par exemple les fiches portant les spécimens' de signatures? les numéros de carnets de chèques, les extraits de compte journaliers ou analogues .